Cómo fichar en el trabajo: formas y legalidad

Fichar en el trabajo es dejar registradas la hora a la que empiezas y la hora a la que terminas tu jornada, por el medio que tu empresa haya dispuesto: una app, un terminal, una hoja de papel. La empresa está obligada a llevar ese registro cada día, y tú a usarlo.

Esta guía responde a las dudas de base, tanto si eres empleado como si tienes un negocio pequeño. Cada pregunta que merece más de un párrafo remite a su artículo.

TL;DR

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona.

La ley no impone ningún método: vale una app, un kiosko, un QR, una tarjeta NFC o una hoja de papel, si el registro es fiable.

Se ficha al empezar y al terminar la jornada, y en las pausas si la empresa las registra.

Los registros se conservan cuatro años.

Si olvidas fichar o fichas mal, se corrige dejando rastro.

Qué es fichar y quién tiene que hacerlo

Cada fichaje deja una hora asociada a una persona: «entrada a las 8:02», «salida a las 16:05». El conjunto de esos apuntes es el registro diario de jornada.

La base legal es el artículo 34.9 del ET:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

La obligación es de la empresa; el empleado debe usar el sistema que se le da. Además, el precepto habla de inicio y fin de la jornada, no de un número de marcajes: cuántos hacen falta está en cuántas veces hay que fichar al día.

Vale para toda la plantilla por cuenta ajena, también en teletrabajo, salvo el personal de alta dirección del artículo 2.1.a) del ET, al que la guía del Ministerio de Trabajo deja fuera. Los casos dudosos tienen respuesta propia: si un autónomo sin empleados debe fichar, si los socios y administradores deben fichar y desde cuándo es obligatorio fichar. La regla no ha cambiado desde 2019: el apartado 9 lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 y sigue siendo la norma que se aplica.

Sobre el Real Decreto de registro horario digital: a 29 de octubre de 2026 no está publicado en el BOE, así que no es exigible. Lo que obliga es el artículo 34.9.

Cómo se ficha, paso a paso

Con cualquier método, la secuencia es casi la misma.

Entrada. Al comenzar la jornada, en tu puesto o donde la empresa lo haya fijado, haces el fichaje. Queda guardada la hora y quién eres.
Pausas. Solo si tu empresa las registra como interrupción. La del bocadillo, por ejemplo, depende de si es tiempo de trabajo efectivo por convenio o contrato; los criterios están en pausas y descansos en el registro de jornada. Si no se registran, todo el tiempo entre la entrada y la salida puede presumirse trabajado.
Salida. Al terminar, fichas la salida. Una jornada sin salida es un registro incompleto.
Revisión. Si el sistema lo permite, consulta tus fichajes de la semana: así se detecta un error a tiempo.
Corrección. Si algo está mal, pides la corrección y queda constancia.

Una duda frecuente es dónde se ficha. El artículo 34.5 del ET computa el tiempo de trabajo de modo que al comenzar y al terminar la jornada la persona se encuentre en su puesto. Fichar en la puerta o en la taquilla no coincide exactamente con eso, y conviene que la empresa fije el criterio por escrito.

Para quien trabaja unos días en casa y otros en la oficina hay una guía aparte: control horario en teletrabajo e híbrido.

Formas de fichar: de la app al papel

Hay más maneras de fichar en el trabajo de las que parece, y se pueden combinar. Una empresa puede ofrecer la app a quien está fuera y un kiosko a quien está dentro.

Forma	Cómo se ficha	Ventaja principal	Límite a tener en cuenta
App en el móvil	Un toque en la app, desde cualquier sitio	Sirve a equipos móviles y sin oficina	Si es el móvil personal, hay que ordenar el uso: fichar con el móvil personal
Navegador web	Entrar con tu usuario y marcar	No instala nada; útil en mostrador o en casa	Necesita un ordenador y conexión
Kiosko o tablet con PIN	Un dispositivo compartido en la entrada	Nadie usa su teléfono	Hay que vigilar que nadie fiche por otro: kiosko de fichaje con tablet y PIN
Código QR	Escanear el QR del centro o uno personal	Rápido y sin hardware dedicado	Un QR fijo se puede fotografiar; mejor si cambia: fichaje con QR dinámico
NFC o tarjeta	Acercar el móvil, la tarjeta o el llavero	Gesto inmediato	Las tarjetas se prestan y se pierden: fichar con NFC
Llamada telefónica	Llamar a un número y que quede la hora	Sirve sin teléfono inteligente	La identificación es el punto débil: fichar por llamada telefónica
Papel	Firmar hora de entrada y de salida en una hoja	Coste cero	Más fácil de rellenar a posteriori y de perder
Huella o reconocimiento facial	Poner el dedo o la cara en un lector	Nadie ficha por otro	Son datos biométricos, categoría especial del art. 9 del RGPD: por qué conviene evitarlos

Si quieres la comparación entera, con costes y puntos ciegos, está en métodos de fichaje para empresas, y para decidir entre un terminal fijo y el móvil, en terminal de fichaje o app móvil.

Estas situaciones se repiten:

Varios métodos a la vez. Es posible y habitual, pero exige una regla clara para no duplicar entradas: fichar desde varios dispositivos.
Sin correo de empresa. No hace falta una cuenta corporativa para fichar: fichar sin correo corporativo.
Sin cobertura. Lo importante es que la hora que se guarde sea la del fichaje, no la de la subida: fichar sin cobertura.

Si hoy se ficha con un reloj antiguo, cómo sustituir un reloj de fichar antiguo lo plantea paso a paso.

¿Es legal fichar en papel?

Sí: la ley no obliga a usar un medio digital.

El artículo 34.9 exige que exista un registro diario con el horario de inicio y de fin de cada persona, que se organice y documente por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales, y que se conserve cuatro años. Por eso, hoy, un registro en papel puede cumplir igual que uno digital.

Otra cosa es lo que ocurre el día que alguien lo cuestiona. Un registro en papel tiene puntos débiles que el digital no tiene o tiene menos:

Se puede rellenar de golpe. Una hoja con todas las horas escritas a fin de mes con el mismo bolígrafo difícilmente prueba el horario concreto de cada día.
Se pierde o se deteriora, y hay que guardarla cuatro años.
Es difícil de enseñar. Si la Inspección o un trabajador la piden, hay que localizar la hoja correcta entre muchas.

Si optas por el papel, hazlo bien: una hoja por persona y periodo, hora escrita por quien ficha en el momento, firma, y una copia ordenada y accesible para la plantilla. La hoja de fichaje para imprimir recoge los campos mínimos. Y no firmes nunca por un compañero: fichar por otro tiene consecuencias para los dos.

Qué pasa si se olvida fichar o se ficha mal

Pasa a diario y tiene arreglo:

Avisar cuanto antes a quien gestione el registro, con la hora real y el motivo.
Corregir el apunte sin borrar el original: debe quedar quién cambia, cuándo y por qué. El procedimiento completo está en cómo corregir un fichaje erróneo.
Si el olvido se repite, fijar una regla clara: qué pasa si un empleado no ficha.

Descontar salario como castigo por un olvido de fichaje está prohibido por el artículo 58.3 del ET («multa de haber»); lo que sí puede hacer la empresa y lo que no está en descontar horas por no fichar. Por otro lado, no llevar el registro, o llevarlo mal, tiene consecuencias para la empresa, que se detallan en sanciones por no fichar. Y la visión jurídica de fondo está en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

Qué datos ve la empresa cuando fichas

La obligación legal es registrar la hora de entrada y de salida. Cualquier dato adicional (dispositivo, ubicación) tiene que estar justificado y comunicado a la plantilla. El artículo 20.3 del ET permite a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control, pero obliga a guardar «la consideración debida a su dignidad».

Qué se guarda, qué es excesivo y qué derechos tiene quien ficha está en qué datos ve la empresa al fichar.

Cómo lo resuelve Tempika

Tempika empieza por el fichaje y, en la misma app, incluye la gestión de personas. Cada empresa elige la forma que encaja con su equipo: app para iOS y Android, navegador, kiosko compartido, QR, NFC con el móvil del trabajador y PIN, y puede combinarlas. Si se va la cobertura, el fichaje se guarda con su hora real y se envía al volver. Las correcciones las pide la persona y las aprueba otra distinta, y quedan registradas.

Sin biometría, y con el registro conservado cuatro años en todos los planes, también en el gratuito (hasta 3 personas). La página del sistema de fichaje explica cómo se organiza entero, y el catálogo de funcionalidades detalla cada método.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se ficha en el trabajo?

Con el método que haya elegido tu empresa: se registra la hora de entrada al empezar la jornada y la de salida al terminar. Si la empresa registra las pausas, se ficha también al salir y al volver de cada una.

¿Qué formas hay de fichar en el trabajo?

Hay varias: app en el móvil, navegador web, kiosko o tablet con PIN, código QR, tarjeta o etiqueta NFC, llamada telefónica y papel. La ley no impone ninguna; la empresa escoge la que mejor documente la jornada de su plantilla.

¿Se puede fichar en papel?

Sí. El artículo 34.9 del ET exige un registro diario con el horario de inicio y de fin de cada persona, conservado cuatro años, pero no obliga a que sea digital. Basta con que sea fiable y que se pueda enseñar.

¿Es obligatorio fichar todos los días?

Sí, el registro es diario. La empresa debe garantizarlo y la persona trabajadora usar el sistema que se le facilita.

¿Qué normativa regula fichar en el trabajo?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. El Real Decreto de registro horario digital no está publicado en el BOE y, mientras no lo esté, no es exigible.

¿Cuánto tiempo se guardan mis fichajes?

Cuatro años. Durante ese plazo están a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Próximos pasos

Si eres empleado, confirma qué método usa tu empresa, si se fichan las pausas y cómo se pide una corrección. Si eres empresa, elige el método según cómo trabaja tu equipo, documenta el criterio y revisa los fichajes cada semana, no a fin de mes.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores consultada en el BOE a 29 de octubre de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.