Fichar por llamada telefónica: cuándo tiene sentido

Hay plantillas donde la app no encaja. Personal de limpieza que entra en domicilios particulares, cuadrillas que rotan cada semana, gente con teléfono de teclas y sin tarifa de datos. En esos equipos aparece siempre la misma propuesta: que fichen llamando a un número, y que la hora de la llamada sea la hora de entrada.

La pregunta que interesa no es si eso «vale legalmente» —el Estatuto no impone ninguna tecnología—, sino qué tiene que cumplir ese sistema para servir de prueba el día que alguien lo discuta.

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TL;DR

• El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone método: exige registro diario, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona.
• Una llamada telefónica puede cumplirlo si identifica de forma fiable a quién ficha y deja el dato guardado, conservado cuatro años y exportable.
• El punto débil no es la hora: es la identificación. Reconocer solo el número llamante convierte el préstamo del móvil en un agujero.
• Grabar la conversación añade un tratamiento de datos que casi nunca hace falta para registrar una hora.
• Para plantillas sin datos móviles hay alternativas más sólidas: kiosko con PIN en el centro o app que funciona sin cobertura y sincroniza después.

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Qué exige realmente la ley al método de fichaje

El artículo 34.9 del ET dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Añade que, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales, se organizará y documentará este registro. Y cierra con la conservación durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Léase con atención lo que no dice. No dice huella. No dice app. No dice terminal. No dice fichaje presencial. La norma describe un resultado —un dato diario, por persona, con hora concreta, conservado y disponible— y deja el camino abierto. El origen de esa obligación y su alcance están explicados en la guía sobre el RDL 8/2019 y las obligaciones de registro horario.

Cualquier método que produzca ese resultado sirve. Cualquier método que no lo produzca falla, por moderno que sea.

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Cómo funciona el fichaje por llamada

El planteamiento habitual tiene tres variantes, con solidez muy distinta:

1. Llamada a un número que registra el identificador de línea llamante. La persona llama, el sistema anota la hora y asocia el registro al número de teléfono desde el que se llamó. Es la variante más cómoda y la más frágil.
2. Llamada más marcación de un código personal. La persona llama y teclea su PIN. La identificación deja de depender del terminal y pasa a depender de algo que la persona conoce.
3. Llamada a una persona. Un encargado apunta a mano las entradas que le comunican por teléfono. No es un sistema de registro: es una lista mantenida a mano, con todo lo que eso implica.

La tercera variante es la que más se ve en la práctica y la que menos aguanta un requerimiento. El problema de las anotaciones manuales no es que estén mal: es que nadie puede demostrar que no se rehicieron después. La misma cuestión aparece con cualquier registro en papel u hoja de cálculo, y está desarrollada en la guía sobre qué debe incluir el registro de jornada.

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Cuándo tiene sentido

Plantilla sin smartphone o sin tarifa de datos. Es el caso claro. Si la mitad del equipo lleva un teléfono de teclas, exigir una app crea un incumplimiento asegurado en la mitad de la plantilla.

Trabajo en domicilios de clientes o en puntos dispersos. Cuando no hay un centro por el que pasar, la llamada resuelve el problema de que no existe un sitio donde poner un terminal. El tratamiento general de estos equipos está en la guía sobre fichaje de trabajadores móviles sin oficina.

Zonas con cobertura de voz y sin cobertura de datos. Sótanos, naves, valles. La llamada entra donde la app no sincroniza.

Incorporaciones muy rápidas. Personal que entra para una campaña de tres días y al que no compensa dar de alta en una app con instalación y contraseña.

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Cuándo no tiene sentido

Cuando la identificación se apoya solo en el número llamante. Un teléfono se presta, se olvida y se comparte. Si el sistema cree que quien llama es el titular de la línea, cualquier compañero puede fichar por otro sin dejar rastro. Ese fichaje ajeno es exactamente lo que la Inspección busca cuando revisa patrones, y las consecuencias de que alguien fiche por otro están tratadas en la guía sobre qué pasa si un empleado no ficha.

Cuando el registro depende de que alguien lo transcriba. Toda lista mantenida a mano se desfasa, y lo hace en silencio: nadie recibe un aviso el día que se dejaron tres entradas sin apuntar.

Cuando hace falta acreditar dónde se ficha. Una llamada no dice desde dónde se hizo. Si el control tiene que distinguir entre centros, la llamada sola no basta.

Cuando se graba la conversación. Registrar una hora no requiere conservar la voz de nadie. Añadir una grabación introduce un tratamiento de datos que hay que justificar, informar y conservar, cuando el dato que se necesitaba era una marca de tiempo. El criterio de recoger lo mínimo imprescindible se explica aplicado al fichaje en la guía sobre derechos del trabajador sobre los datos de fichaje.

Cuando no hay forma de corregir un error dejando rastro. Las correcciones son inevitables: llamadas que no entran, cortes de línea, olvidos. Lo que no es aceptable es que la corrección sustituya al dato original sin dejar constancia de quién la hizo y por qué. El procedimiento correcto está en la guía sobre cómo corregir un fichaje erróneo.

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Comparación con los métodos habituales

Ningún método de esta tabla es perfecto y ninguno es ilegal por sí mismo. La comparación completa, con los criterios para elegir según el tipo de plantilla, está en la guía sobre métodos de fichaje para empresas.

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Lo que hay que garantizar, use el método que use

1. Hora concreta de inicio y de fin. No un «turno de mañana»: una hora. Lo exige el artículo 34.9 del ET.
2. Dato individual por persona. Un registro colectivo de la cuadrilla no cumple.
3. Trazabilidad de las correcciones. Quién modificó, cuándo y por qué, sin borrar el dato original.
4. Exportable sin depender del proveedor. Cuando llegue el requerimiento, hay que entregar el periodo completo en un formato legible.
5. Conservación de cuatro años y disponibilidad para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.
6. Resúmenes mensuales en tiempo parcial. El artículo 12.4.c) del ET obliga a registrar día a día, totalizar mensualmente y entregar copia del resumen junto al recibo de salarios, y advierte de que, si esas obligaciones de registro se incumplen, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa salvo prueba en contrario.

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, permisos y registro de jornada, entre otras materias de tiempo de trabajo referidas a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto. El artículo 40.1.b) sitúa la sanción entre 751 y 7.500 euros según el grado.

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Preguntas frecuentes

¿Es legal fichar por llamada telefónica?

El artículo 34.9 del ET no impone ningún método. Un sistema basado en llamadas cumple si identifica de forma fiable a la persona, guarda el horario concreto de inicio y fin, conserva el dato cuatro años y lo mantiene disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección.

¿Basta con reconocer el número desde el que se llama?

Es la variante más frágil. Identifica el terminal, no a la persona, y un teléfono prestado produce un fichaje ajeno sin rastro. Añadir un código personal que la persona marca mejora bastante la identificación.

¿Puede el encargado apuntar a mano lo que le comunican por teléfono?

Puede, pero eso no es un sistema de registro: es una lista mantenida a mano, que se desfasa sin avisar y que no permite demostrar que no se rehizo después. Ante un requerimiento es el tipo de documento que más discusión genera.

¿Hay que grabar la llamada?

No hace falta para cumplir el artículo 34.9, que pide una hora, no una voz. Grabar añade un tratamiento de datos que habría que justificar e informar sin que aporte nada al registro.

¿Qué alternativa hay si la plantilla no tiene datos móviles?

Un kiosko con PIN en el centro para quien pasa por él, y una app que funcione sin cobertura y sincronice al recuperarla para quien trabaja fuera. El porqué de esa segunda pieza está en la guía sobre fichar sin cobertura.

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Cómo lo resuelve Tempika

Tempika no ficha por llamada telefónica. Lo decimos claro porque el problema que la llamada intenta resolver —gente sin smartphone, sin datos o sin un centro por el que pasar— se resuelve mejor por otra vía.

Para quien pasa por un local, el kiosko en tablet con PIN cubre a toda la plantilla con un solo dispositivo y sin instalar nada en el móvil de nadie. Para quien trabaja fuera, la app funciona sin cobertura y sincroniza al recuperarla, con QR y NFC como refuerzo cuando el fichaje debe quedar ligado a un punto concreto; la guía sobre cómo configurar el fichaje NFC y QR en Tempika explica el alta de las etiquetas y del kiosko paso a paso.

En las dos vías, el apunte se encadena con hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que una corrección posterior queda trazada con autor, fecha y motivo en lugar de sustituir el dato original. El modo Inspección entrega el periodo en CSV, XML y PDF. Puedes ver el detalle en las funcionalidades de Tempika.

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Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.