Cómo configurar el fichaje NFC y QR en Tempika

Si ya has elegido el NFC, el QR o una combinación de ambos como método de fichaje, la pregunta real que tienes delante es concreta: ¿cómo se configura todo esto en Tempika sin errores y en el menor tiempo posible? Esta guía responde exactamente a eso.

La configuración del fichaje NFC y QR en Tempika se estructura en tres grandes bloques: elegir qué tecnología va en cada punto de trabajo, crear y parametrizar esos puntos desde el panel de administración y verificar que cada fichaje queda sellado en el ledger inmutable antes de dar el sistema por operativo. Si sigues los pasos en el orden que describimos, cualquier empresa de diez a trescientos trabajadores puede tener el sistema funcionando en menos de dos jornadas laborables.

Resumen de lo que aprenderás en esta guía: cuándo usar NFC, cuándo usar QR y cuándo combinarlos; qué material necesitas; cómo crear un punto de fichaje en el panel; cómo asignar empleados y ventanas horarias; cómo probar el flujo completo antes del lanzamiento; cómo opera el modo offline; cómo gestionar tarjetas perdidas sin exponer datos del trabajador; y cómo exportar el registro por punto de fichaje cuando lo solicita la Inspección de Trabajo.

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Panel de Etiquetas NFC en Tempika: registra el tag y ánclalo a un centro o a un empleado (el UID se hashea, nunca se guarda en claro).

NFC vs QR: en qué casos usar cada método y cuándo combinarlos

Antes de tocar ningún ajuste del panel, conviene tener clara la decisión tecnológica. No existe un método superior en términos absolutos; la elección depende del entorno físico, la composición de la plantilla y el equilibrio entre coste e integridad del registro.

Cuándo NFC es la elección correcta

El fichaje con tarjeta NFC (Near Field Communication, estándar ISO/IEC 14443) destaca cuando el trabajo es principalmente manual y las condiciones del entorno dificultan el uso de pantallas o teléfonos:

• Entornos con guantes o EPIs. En construcción, logística, industria o cocinas profesionales, el trabajador acerca el llavero al lector sin quitarse los guantes. El ciclo completo dura menos de 0,5 segundos.
• Zonas ATEX o con restricción de móviles. Cuando la normativa de seguridad industrial prohíbe teléfonos en el área de trabajo, la tarjeta NFC es el único método sin dispositivo personal.
• Alta afluencia simultánea. Si ciento cincuenta operarios entran a la misma hora, la velocidad del NFC (< 0,5 s frente a 1-3 s del QR) evita colas que generarían tensión en el primer minuto de jornada.
• Sectores con guantes o herramientas en la mano. El llavero NFC va unido al llavero de trabajo y el fichaje ocurre al pasar la entrada sin liberar las manos.

Desde el punto de vista normativo, el UID de la tarjeta NFC no es un dato biométrico. El artículo 9 del RGPD clasifica como categoría especial los datos biométricos que permiten identificar de forma unívoca a una persona. El UID de una tarjeta NFC es un número de referencia que el sistema puede invalidar en segundos si la tarjeta se pierde; no contiene ninguna característica física del trabajador ni permite reconstruirla. Por eso el NFC para fichaje no exige, por sí solo, una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD, art. 35 del RGPD). Consulta nuestra guía sobre cómo hacer la EIPD para el fichaje si tienes dudas sobre tu caso concreto.

Cuándo QR es la elección correcta

El fichaje con código QR —especialmente en su variante dinámica con rotación cada 15 a 60 segundos— encaja mejor cuando la plantilla está digitalizada y el entorno físico no impone restricciones al uso del teléfono:

• Oficinas y equipos en teletrabajo híbrido. Los empleados llevan el teléfono siempre consigo. Con un código QR dinámico en la pantalla de recepción o en la tablet del puesto compartido, el registro de jornada ocurre de paso, sin interrumpir el flujo de trabajo.
• Comercio y retail. Una tablet de 10 pulgadas con código QR dinámico en el vestuario o en el punto de marcaje cubre el fichaje de toda la tienda por menos de 200 euros en hardware.
• Trabajadores desplazados en distintos centros. Las empresas de limpieza, mantenimiento o servicios de campo pueden instalar un código QR dinámico en la entrada de cada centro de cliente. El trabajador lo escanea con su teléfono y el sistema asocia el fichaje al centro correcto.
• Alta rotación de plantilla. Dar de alta a un trabajador temporal en el sistema de QR es tan sencillo como activar su cuenta: no hay tarjeta que emitir, no hay llavero que entregar.

La desventaja del QR frente al NFC es el riesgo de buddy punching (fichar por un compañero ausente). Con QR estático, ese riesgo es alto: el código puede fotografiarse y compartirse. Con QR dinámico, el código expira en segundos y la única forma de suplantación sería transmitir la imagen en tiempo real, algo que en la práctica no ocurre. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS exige que el registro sea «fidedigno y representativo de la jornada realmente realizada»; el QR dinámico cumple ese requisito de forma demostrable. Para más detalle sobre el mecanismo antifraude del QR, consulta el artículo fichaje con código QR: cómo implantarlo en tu empresa.

Cuándo combinar NFC y QR en la misma empresa

La combinación es más habitual de lo que parece. Una empresa de logística puede tener lectores NFC en el almacén (operarios con guantes, alta afluencia) y códigos QR dinámicos en las oficinas de administración y ventas (empleados con teléfono, horarios más flexibles). Tempika soporta ambas tecnologías en el mismo panel: los registros de todos los puntos se consolidan en un único ledger y se exportan conjuntamente en el informe para la Inspección de Trabajo.

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Material necesario: tarjetas, lectores y requisitos del dispositivo

Antes de entrar al panel de Tempika, comprueba que dispones del material adecuado para tu configuración. Un error frecuente es comprar el lector sin verificar la compatibilidad del estándar NFC; otro es intentar usar el QR estático donde se necesita el dinámico y descubrir el problema durante una inspección.

Para la configuración NFC

Lectores NFC recomendados:

Tempika es compatible con lectores que cumplan el estándar ISO/IEC 14443 (tipos A y B). Los formatos más habituales son:

• Lector de pared con pantalla (tipo tablet industrial con NFC integrado): precio orientativo 150-400 €. Muestra confirmación en pantalla, nombre del empleado y hora. Requiere alimentación eléctrica (PoE o adaptador) y conexión Wi-Fi o Ethernet. Ideal para entornos de oficina, hostelería y retail.
• Lector compacto sin pantalla (LED + zumbador de confirmación): precio orientativo 80-200 €. Más robusto, sin partes móviles, idóneo para exteriores, almacenes o zonas de polvo. La confirmación llega al trabajador por la app o por notificación.
• Lector USB para escritorio: precio orientativo 20-60 €. Se conecta al ordenador del administrador para dar de alta tarjetas sin necesidad de acercarlas al lector de pared.

Soportes de identificación:

Las tarjetas de generación actual compatibles con Tempika —familia MIFARE DESFire EV2/EV3 o NTAG 424 DNA— incorporan cifrado AES-128, lo que hace prácticamente inviable la clonación en un entorno de trabajo habitual.

Para la configuración QR

Dispositivos para el punto de fichaje:

• Tablet Android 10+ o iPadOS 14+ de 8 a 11 pulgadas con conexión Wi-Fi o datos móviles: el dispositivo más versátil y económico (120-250 €). Instala la app de Tempika en modo kiosko para mostrar el código QR dinámico de forma permanente.
• Pantalla de señalización con Android embebido: para instalaciones en obra, nave o almacén donde se prefiere una pantalla de mayor tamaño y mayor robustez física.
• Smartphone del trabajador como lector (variante): en lugar de mostrar el QR en un dispositivo fijo, es el trabajador quien escanea el código con su teléfono personal. Esta variante no requiere hardware fijo, pero sí que todos los empleados tengan la app instalada y la cuenta activada.

Requisitos del dispositivo fijo para QR dinámico:

El código QR dinámico necesita conexión activa al servidor para rotar el código cada N segundos. Si la conexión se interrumpe, el dispositivo muestra un aviso en pantalla y los trabajadores deben usar el método alternativo (fichaje desde la app individual o, si está disponible, el lector NFC). Por eso es importante habilitar el modo offline en la app del trabajador como respaldo, y no depender exclusivamente del kiosko QR en entornos con conectividad inestable.

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Paso 1 — Crear el punto de fichaje NFC o QR en el panel de Tempika

Con el material listo, entra en el panel de administración de Tempika y sigue estos pasos. El tiempo estimado para crear un punto de fichaje desde cero es de cinco a diez minutos.

Crear un punto de fichaje NFC

1. Navega a Dispositivos en el menú lateral. Si es tu primera instalación, la lista estará vacía. Haz clic en Nuevo dispositivo.

2. Selecciona el tipo «Lector NFC». El asistente te pedirá:

   • Nombre del punto de fichaje: usa un nombre descriptivo y estable (por ejemplo, «Entrada principal — Almacén norte» o «Acceso vestuario — Planta 2»). Este nombre aparecerá en los informes de la Inspección y en el ledger de cada registro, así que debe ser inequívoco.
   • Centro de trabajo asociado: si tu empresa tiene varios centros, asigna el lector al centro correcto. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro identifique el lugar de trabajo cuando los trabajadores se desplazan entre centros.
   • Zona horaria: configura la zona horaria del punto de fichaje, especialmente relevante si tienes centros en Canarias (UTC+0 en invierno, UTC+1 en verano) o en el extranjero.

3. Empareja el lector físico con el panel. El sistema genera un código de emparejamiento de seis dígitos con validez de treinta minutos. Introdúcelo en el lector físico (el proceso varía según el fabricante: algunos lo piden en pantalla durante el primer arranque, otros mediante la app de configuración del fabricante). Una vez introducido, el lector aparece como Activo en el panel de Tempika.

4. Configura el modo offline del lector. En Configuración del dispositivo, activa la opción «Almacenamiento local de eventos». Esta opción es la que garantiza que, si el lector pierde la conexión, los fichajes no se pierden: se guardan localmente con su timestamp real y se sincronizan al recuperar la red. Para más información sobre la importancia del modo offline en términos legales, consulta el artículo fichar sin cobertura: por qué el modo offline importa.

5. Guarda y verifica. El lector debe aparecer en el listado de dispositivos con estado «Activo» y «Sin alertas». Si aparece «Sin conexión», revisa la red del lector (Ethernet, Wi-Fi o LTE según el modelo).

Crear un punto de fichaje QR dinámico

1. En Dispositivos, haz clic en Nuevo dispositivo y selecciona «Kiosko QR». El asistente te pedirá los mismos datos que para el NFC (nombre, centro, zona horaria) más un parámetro específico: el intervalo de rotación del código (15, 30 o 60 segundos). El valor predeterminado es 30 segundos, que es el equilibrio más extendido entre seguridad antifraude y comodidad de escaneo. Solo reduce el intervalo a 15 segundos si tu sector tiene un riesgo de suplantación muy alto; aumentarlo a 60 segundos si los trabajadores de mayor edad o con menor familiaridad con el móvil tienen dificultades para escanear a tiempo.

2. Instala la app de Tempika en la tablet o pantalla que actuará como kiosko. Desde la app, accede a Modo kiosko e introduce el código de vinculación que aparece en el panel. La pantalla pasa automáticamente al modo de presentación del código dinámico, con el logotipo de la empresa y el contador regresivo hasta la siguiente rotación.

3. Bloquea la tablet en modo kiosko. Este paso es obligatorio para garantizar la fiabilidad del registro. Sin el bloqueo, un empleado puede salir de la app y manipular el reloj del sistema, lo que invalidaría los timestamps. En Android 10+, usa el Device Owner Mode o el anclaje de pantalla en Ajustes → Accesibilidad. En iPadOS, activa el Acceso guiado (Ajustes → Accesibilidad → Acceso guiado). La guía completa de configuración del hardware la encontrarás en kiosko de fichaje en tablet: configuración legal.

4. Conecta la tablet a la corriente eléctrica. Un kiosko que se queda sin batería a mitad de la jornada genera huecos en el registro de jornada. Usa una regleta con protección contra sobretensión y activa la opción de «mantenimiento de batería» (disponible en Android 10+ e iPadOS 13+) para limitar la carga al 80% y prolongar la vida del acumulador.

Crear un punto de fichaje combinado NFC + QR

En el mismo punto de fichaje puedes habilitar ambos métodos. En Configuración del dispositivo, activa las opciones «Lector NFC» y «Código QR dinámico» simultáneamente. Los empleados con tarjeta NFC ficharán acercándola al lector; los que no tienen tarjeta (o que la han olvidado ese día) podrán escanear el QR dinámico en la pantalla del propio dispositivo. Esta combinación es especialmente útil en entornos mixtos con trabajadores de distintos perfiles.

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Paso 2 — Asignar empleados al punto de fichaje y definir la ventana horaria

Crear el punto de fichaje es solo la mitad del trabajo. Para que los registros queden correctamente atribuidos a cada trabajador y para que el sistema detecte ausencias o irregularidades, hay que configurar los perfiles de empleado y las reglas de turno.

Dar de alta empleados y asignar métodos de identificación

En Trabajadores, cada empleado tiene una ficha con sus datos básicos y la sección Métodos de identificación, donde se configura cómo va a fichar.

Alta de tarjeta NFC:

1. Accede al perfil del empleado → Métodos de identificación → Añadir tarjeta NFC.
2. Acerca la tarjeta virgen al lector USB de escritorio (el lector del panel de administración, no el lector de pared instalado en la entrada). El sistema lee el UID y lo vincula al perfil. Si no tienes lector USB, también puedes hacerlo desde la app móvil de administración: en el perfil del empleado, selecciona Registrar tarjeta NFC y acerca la tarjeta al NFC del teléfono del administrador.
3. El sistema confirma que la tarjeta está activa. Entrega la tarjeta al empleado y anota el número de serie en el registro físico de entrega (útil si hay que invalidarla por pérdida).

El tiempo estimado para dar de alta una tarjeta NFC es de treinta a sesenta segundos por empleado. Para plantillas de más de veinte personas, organiza una sesión colectiva de alta: en una hora puedes registrar a toda la plantilla.

Alta para fichaje QR:

El fichaje QR no requiere ninguna acción específica de alta en el método: en cuanto el empleado tiene la app de Tempika instalada y la cuenta activada con sus credenciales, ya puede escanear el código QR del kiosko. Solo asegúrate de que la cuenta está en estado Activa en la ficha del trabajador.

Para los empleados que no van a instalar la app (por política de la empresa o por preferencia personal), hay dos alternativas que no requieren dispositivo personal:

• PIN de confirmación en el kiosko QR: el trabajador escanea el código QR con la cámara del kiosko (en variante invertida) y confirma su identidad introduciendo un PIN de cuatro dígitos en la pantalla táctil.
• Tarjeta NFC adicional: aunque el punto de fichaje sea principalmente QR, si el lector tiene NFC habilitado, el trabajador puede también usar una tarjeta.

Definir la ventana horaria y las alertas de turno

En Cuadrantes, configura los turnos habituales de la empresa y asígnalos a cada trabajador o grupo de trabajadores. Para cada turno, define:

• Hora de entrada y hora de salida esperadas.
• Tolerancia de fichaje: el margen en minutos dentro del cual un fichaje se considera normal (por ejemplo, ±10 minutos respecto a la hora de entrada sin generar alerta). Fuera de ese margen, el sistema marca el fichaje como «irregular» para revisión del responsable.
• Puntos de fichaje habilitados para ese turno: puedes restringir que ciertos turnos solo puedan fichar en determinados lectores. Esto es útil cuando tienes trabajadores de distintos centros que, por su turno, solo deberían estar en un edificio concreto.

Alertas recomendadas para configurar en esta fase:

La configuración de alertas no es solo una comodidad operativa; tiene implicaciones legales. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro sea conservado y accesible, y la Inspección de Trabajo verifica durante sus visitas que la empresa detecta activamente los huecos en el registro y los gestiona, no que simplemente disponga de un software funcionando sin nadie que lo supervise.

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Paso 3 — Probar el flujo completo antes del lanzamiento

Nunca actives el sistema sin una fase de pruebas con empleados reales en condiciones reales. Los errores de configuración que no se detectan en la prueba se convierten en registros incorrectos que, a efectos del Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, pueden interpretarse como falta de fiabilidad del sistema.

El proceso de prueba recomendado es el siguiente:

1. Selecciona al menos un empleado voluntario por turno y por punto de fichaje. Si tienes tres turnos y dos puntos de fichaje, la prueba mínima son seis fichajes completos (entrada + salida en cada combinación).

2. Realiza fichajes de prueba completos (entrada y salida). Para NFC: acerca la tarjeta al lector y comprueba la confirmación visual y/o sonora. Para QR: abre la app o la cámara y escanea el código dinámico; comprueba que la confirmación aparece tanto en la pantalla del kiosko como en el teléfono del empleado.

3. Verifica en el panel que los registros han aparecido correctamente. En Informes > Registro de jornada, filtra por el día de la prueba y comprueba que cada fichaje tiene:

   • Nombre del empleado correcto.
   • Timestamp con la hora real (no la hora de sincronización si hubo un momento offline).
   • Punto de fichaje correcto.
   • Tipo de evento correcto (entrada o salida).

4. Simula una interrupción de red. Desconecta el Wi-Fi del lector NFC o de la tablet QR durante dos minutos y realiza un fichaje. Vuelve a conectar y comprueba que el fichaje en cola se sincroniza correctamente con el timestamp del momento real de la lectura, no del momento de la sincronización.

Verificar que el fichaje queda sellado en el ledger inmutable

Este es el paso más importante de toda la fase de pruebas y el que da valor diferencial al sistema frente a cualquier hoja de cálculo o registro manual.

En Informes > Verificación de integridad, comprueba que:

• Todos los eventos de la prueba aparecen con estado «Hash válido».
• La cadena de firmas del ledger no presenta interrupciones: cada evento tiene un hash que encadena al evento inmediatamente anterior del mismo empleado. Si la cadena se rompe en algún punto, el sistema lo marca en rojo y el administrador puede localizar exactamente qué evento fue alterado o se generó fuera de orden.
• Los eventos que se registraron en modo offline aparecen correctamente integrados en la cadena, con los timestamps originales del momento de la lectura.

El ledger criptográfico de Tempika funciona mediante un modelo de hash-chain: al generar cada registro de jornada, el servidor calcula un hash SHA-256 del contenido del evento (trabajador, timestamp, tipo de evento, identificador del lector) y lo encadena al hash del evento anterior del mismo empleado. Cualquier modificación posterior de cualquier campo del evento —aunque sea de un solo segundo en el timestamp— produce un hash diferente que rompe la cadena y queda matemáticamente evidenciada. Este mecanismo es determinista: no hay ningún componente de inteligencia artificial ni de aprendizaje automático; es verificación criptográfica pura y estándar.

Para entender en profundidad qué garantiza este ledger ante una inspección o un litigio laboral, consulta el artículo prueba criptográfica del registro de jornada: qué es y qué garantiza.

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Fichaje NFC sin internet: cómo funciona el modo offline

Uno de los aspectos que más preguntas genera antes de la implantación es qué ocurre cuando el lector NFC pierde la conexión. La respuesta es importante porque afecta directamente a la validez legal del registro.

Los lectores NFC compatibles con Tempika incorporan almacenamiento local cifrado que actúa como cola de eventos cuando no hay conexión disponible. El funcionamiento detallado es el siguiente:

1. El trabajador acerca la tarjeta al lector. El lector detecta que no puede alcanzar el servidor (timeout de 3 segundos por defecto) y activa automáticamente el modo offline.
2. El evento de fichaje se genera con el timestamp capturado del reloj interno del lector en el momento de la lectura. Este timestamp es el que quedará en el ledger; no el de la sincronización posterior.
3. El evento se almacena en la cola local del lector. El trabajador ve la confirmación visual habitual: el sistema no le muestra ningún aviso de modo offline para evitar confusiones o intentos de manipulación.
4. Cuando se restaura la conexión, el lector sincroniza la cola completa con el servidor en orden cronológico. El servidor valida la secuencia, construye los hashes de los eventos encolados y los integra en el ledger con los timestamps originales.

Condición crítica para la validez del modo offline: el reloj interno del lector no puede estar manipulado. En modo kiosko correctamente configurado, el empleado no tiene acceso a los ajustes del dispositivo y no puede modificar el reloj. Adicionalmente, Tempika compara el timestamp local con el del servidor en cada sincronización; una desviación superior a ±5 minutos genera una incidencia automática y etiqueta los registros afectados para revisión del administrador.

Si el tiempo sin conexión supera las 8 horas, el servidor emite una alerta al administrador. Este umbral es relevante porque una interrupción de conectividad prolongada puede indicar un problema técnico (router caído, cable Ethernet desconectado) que conviene resolver cuanto antes para no acumular eventos en cola que, en caso de fallo del dispositivo, podrían perderse.

Para entornos con conectividad estructuralmente inestable (obras en zonas sin cobertura, almacenes subterráneos, zonas rurales con Wi-Fi débil), la opción más robusta es un lector con tarjeta SIM LTE integrada como conexión primaria o de respaldo. El coste mensual de datos para un lector NFC es mínimo (los eventos son bloques de datos de pocos kilobytes), pero garantiza conectividad independiente de la red Wi-Fi del cliente.

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Gestionar tarjetas perdidas o robadas sin exponer la identidad del empleado

La pérdida o el robo de una tarjeta NFC es el escenario de incidencia más frecuente en los sistemas de fichaje físico. La buena noticia es que el protocolo de respuesta es rápido y no expone ningún dato personal del trabajador, ni al posible hallador de la tarjeta ni al sistema de logs.

Cómo invalidar una tarjeta en menos de un minuto

1. Accede al perfil del trabajador en el panel de Tempika (sección Trabajadores, búsqueda por nombre o número de empleado).
2. Ve a Métodos de identificación y localiza la tarjeta afectada (aparece con su número de serie y la fecha de alta).
3. Haz clic en Invalidar tarjeta y confirma la acción. El sistema envía la invalidación a todos los lectores NFC de la empresa en tiempo real. Desde ese instante, aunque alguien encuentre la tarjeta y la acerque a un lector, el sistema la rechaza sin generar ningún registro de fichaje válido.

El proceso completo dura menos de un minuto desde que el empleado comunica la pérdida.

Por qué la identidad del empleado no está en la tarjeta

Uno de los malentendidos más comunes es creer que una tarjeta NFC extraviada expone datos personales del trabajador. No es así. La tarjeta solo almacena el UID, un número de referencia de 4 a 7 bytes que en sí mismo no contiene nombre, DNI, datos de jornada ni ninguna información personal. La asociación entre ese UID y la identidad del trabajador existe exclusivamente en la base de datos del servidor, protegida con las medidas de seguridad del sistema.

Quien encuentre la tarjeta solo tiene un número que no puede decodificar en ninguna información personal por sus propios medios. Además, una vez invalidada, ese número ya no tiene efecto en ningún lector del sistema.

Este diseño es coherente con el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c del RGPD: el soporte físico contiene solo lo imprescindible para la función técnica de identificación, y nada más.

Alta de una tarjeta de sustitución

Una vez invalidada la tarjeta perdida, el proceso de alta de la tarjeta nueva es idéntico al alta inicial: acercar la nueva tarjeta virgen al lector USB o al NFC del teléfono del administrador y vincularla al perfil del empleado. El trabajador puede usar la nueva tarjeta de forma inmediata, sin esperas ni configuraciones adicionales.

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Exportar el registro por punto de fichaje para la Inspección de Trabajo

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en su redacción vigente desde el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece que los registros de jornada deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS concreta qué información se solicita habitualmente en una visita de inspección y en qué formato se espera recibirla.

Tempika permite exportar el registro de jornada filtrado por punto de fichaje, lo que es especialmente útil cuando la empresa tiene varios centros o varios lectores y la inspección se refiere a un centro concreto.

Cómo exportar desde el panel

1. Ve a Informes > Registro de jornada.
2. Aplica los filtros necesarios:
   • Rango de fechas (la ITSS puede solicitar hasta cuatro años de historial, aunque lo más habitual en una visita es el año en curso y el anterior).
   • Centro de trabajo o punto de fichaje concreto.
   • Trabajadores afectados (todos o una selección).
3. Selecciona el formato de exportación. Tempika genera el informe en tres formatos:
   • PDF firmado digitalmente: recomendado para entregas en papel o por correo electrónico. Incluye el resumen del ledger (hashes de verificación) al final del documento.
   • CSV/Excel: adecuado cuando el inspector quiere cruzar los datos con sus propias herramientas de análisis.
   • Formato ITSS: exportación estructurada con los campos que el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS menciona explícitamente (identificador del trabajador, centro de trabajo, fecha, hora de inicio, hora de finalización, descansos si aplican).
4. Descarga el archivo y comprueba que el hash de verificación del ledger aparece al final del PDF. Este hash es la firma criptográfica que demuestra que el registro no ha sido modificado desde que se generó. Un inspector técnicamente formado puede verificarlo de forma independiente sin necesidad de acceder a Tempika.

La guía completa sobre qué solicita la Inspección de Trabajo y cómo preparar la documentación la encontrarás en exportar el registro de jornada para la Inspección. Para entender cómo se prepara una visita de inspección desde el punto de vista operativo, consulta también cómo prepararse para una visita de la Inspección de Trabajo sobre el registro horario.

Conservación durante cuatro años

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que los registros se conserven durante cuatro años y estén disponibles para trabajadores, representantes y la ITSS durante ese periodo. Tempika mantiene todos los registros en sus servidores durante ese plazo de forma automática; no es necesaria ninguna acción del administrador para garantizar la conservación. Los registros eliminados por baja del servicio quedan cubiertos por el protocolo de exportación completa antes del cierre de cuenta.

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Preguntas frecuentes sobre NFC y QR en el fichaje empresarial

¿Puedo usar la misma tarjeta NFC del trabajador para el control de acceso y para el registro de jornada?

Sí, con condiciones. Si la tarjeta ya existe como tarjeta de acceso (para abrir puertas o torniquetes), puedes registrar su UID en Tempika sin emitir una tarjeta nueva, siempre que el fabricante del sistema de acceso lo permita y que la tarjeta use un estándar compatible (ISO/IEC 14443). En ese caso, el empleado usa la misma tarjeta para ambas funciones y el fichaje de jornada queda registrado como un evento diferente del evento de acceso físico. Consulta con el proveedor de tu sistema de control de acceso antes de proceder; algunas soluciones propietarias cifran el UID de forma que no es legible por lectores genéricos.

¿Qué ocurre si el trabajador olvida su tarjeta NFC ese día?

El administrador puede autorizar un fichaje manual de emergencia desde el panel de Tempika, introduciendo la hora de entrada y el motivo. Este evento queda registrado en el ledger como «registro manual» con el identificador del administrador que lo introdujo, lo que mantiene la trazabilidad. Si el olvido es habitual en un trabajador concreto, considera habilitarle también el método QR como alternativa secundaria.

¿El QR dinámico funciona si el teléfono del trabajador no tiene internet en el momento del escaneo?

Depende del flujo. Si el trabajador escanea el QR del kiosko con la app de Tempika instalada en su teléfono, la app puede encolar el evento en modo offline y sincronizarlo cuando recupere conexión. Si el flujo es a través del navegador (sin app instalada), necesita conexión en el momento del escaneo para completar el fichaje. En entornos con conectividad inestable, la solución más robusta es el lector NFC con almacenamiento local, que no depende del dispositivo personal del trabajador.

¿Necesito comunicar a los trabajadores la implantación de estos sistemas antes de activarlos?

Sí. El artículo 13 del RGPD obliga a informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos personales antes de que este se inicie. En el caso del fichaje, la información debe cubrir al menos: quién es el responsable del tratamiento, qué datos se recogen (timestamps, identificador del empleado, punto de fichaje), con qué finalidad (cumplimiento del art. 34.9 ET), durante cuánto tiempo se conservan (cuatro años) y cómo pueden los trabajadores acceder a sus propios registros o solicitar correcciones. Además, el artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho del comité de empresa a ser informado sobre la implantación de sistemas de control de los trabajadores. Una plantilla de comunicación interna adaptable la encontrarás en modelo de política de control horario para la empresa.

¿Cómo se gestiona el fichaje en obras o centros temporales donde no hay infraestructura fija?

Para obras o ubicaciones sin infraestructura de red, la opción más usada es un lector NFC portátil con conectividad LTE (tarjeta SIM) montado en la caseta de acceso o en el vestuario provisional. No requiere Ethernet ni Wi-Fi del cliente; funciona con su propia conexión de datos. Para obras muy cortas (menos de una semana) donde instalar hardware fijo no tiene sentido, el fichaje desde la app móvil del trabajador con geolocalización acotada al perímetro de la obra es una alternativa legal válida, siempre que esté documentada en la política de control horario de la empresa. En el artículo control horario en construcción y obra detallamos las particularidades del sector y las exigencias específicas que aplica la ITSS en las visitas a obras.

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Conclusión y próximos pasos

La configuración del fichaje NFC y QR en Tempika no es un proceso técnico complejo, pero sí uno que requiere orden: elegir la tecnología correcta para cada punto de trabajo, crear los dispositivos en el panel con los parámetros adecuados, asignar empleados y ventanas horarias, y verificar el ledger antes de declarar el sistema operativo. Saltarse cualquiera de esos pasos —especialmente la verificación del ledger y la prueba del modo offline— puede dar lugar a un sistema que «funciona» en apariencia pero que no generaría un registro válido ante la Inspección de Trabajo.

El diferencial de Tempika en este proceso no es la interfaz ni el precio: es la prueba criptográfica verificable de cada fichaje. Cualquier registro que el sistema genera puede demostrarse íntegro ante un inspector o en un procedimiento judicial sin depender de la confianza en el proveedor; el hash de verificación es independiente y estándar. Eso es lo que convierte el registro de jornada en evidencia real, no en un dato en una hoja de cálculo.

Si todavía estás evaluando si Tempika es la solución adecuada para tu empresa, visita la página de funcionalidades de Tempika para una descripción detallada o consulta los planes y precios de Tempika. Si tienes dudas sobre el marco legal del registro de jornada antes de decidir el método de fichaje, el punto de partida obligado es la guía sobre la ley de registro horario digital en España. Y si quieres comparar Tempika con otras soluciones del mercado, el artículo Tempika como alternativa a Sesame HR puede orientarte sobre las diferencias en funcionalidad y precio.

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Guía elaborada por el Equipo Tempika. Última revisión: junio de 2026. Las referencias normativas corresponden a la legislación vigente en esa fecha: art. 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo; Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 5.1.c, 9, 13, 22, 30 y 35; Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 22; Estatuto de los Trabajadores, art. 64.4.d; Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS); Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000), art. 7.5. El borrador de Reglamento de registro de jornada digital no está publicado en el BOE a la fecha de esta revisión; las referencias a normativa en tramitación se hacen explícitamente como «borrador» o «propuesta». Diseñado por Summum Marketing.