Visita de Inspección de Trabajo: cómo preparar el fichaje

Saber cómo prepararse para la Inspección de Trabajo en el ámbito del fichaje es una de las tareas que más desasosiego genera entre los responsables de Recursos Humanos y los asesores laborales. Una visita sin documentación en orden puede derivar en diligencias, requerimientos y, en el peor de los casos, en un acta de infracción con multas que oscilan entre los 751 € y los 7.500 € por infracción grave según el artículo 40.1.b de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000). La buena noticia es que, con el sistema y los procesos adecuados, cualquier empresa puede superar una actuación inspectora sin sobresaltos.

Este artículo detalla, paso a paso, qué exige la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en materia de registro de jornada, qué formatos acepta, cuáles son las señales que alertan al inspector y cómo tener listo un informe de fichaje que resista el escrutinio desde el primer minuto.

Por qué la Inspección de Trabajo acude a tu empresa

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligación de garantizar el registro diario de jornada de todos los trabajadores, conservar los datos durante cuatro años y ponerlos a disposición de trabajadores, sus representantes legales y la ITSS cuando sean requeridos. El incumplimiento constituye infracción grave conforme al artículo 7.5 de la LISOS.

La ITSS puede personarse en tu centro de trabajo por varias razones:

Plan de actuación programado. La Autoridad Central de la Inspección de Trabajo publica anualmente planes sectoriales. Las empresas de hostelería, construcción y comercio al por menor han encabezado históricamente estos planes.
Denuncia presentada por un trabajador, sindicato o representante legal. La denuncia activa una actuación prácticamente automática.
Cruce de datos. La ITSS puede cruzar información de la Seguridad Social (datos de cotización, horas extraordinarias declaradas) con las denuncias recibidas y seleccionar empresas con riesgo elevado de incumplimiento.
Derivación interna entre unidades. Una actuación sobre materia de prevención de riesgos o igualdad puede ampliar su alcance al registro de jornada.

En cualquiera de estos supuestos, la empresa tiene la obligación de atender al inspector (artículo 11 de la Ley 23/2015, de Ordenación del Sistema de Inspección de Trabajo) y de facilitar cuanta documentación se le solicite.

Los tres tipos de actuación inspectora

No todas las visitas de la Inspección de Trabajo siguen el mismo protocolo. Conocer las diferencias permite anticiparse mejor.

Visita directa sin aviso previo

Es la modalidad más habitual cuando la causa es una denuncia o cuando el inspector considera que un aviso previo podría dar lugar a la manipulación de datos. El inspector se persona en el centro de trabajo con su credencial (artículo 13 de la Ley 23/2015), solicita hablar con la persona responsable y requiere documentación de forma inmediata. En estos casos, el tiempo de respuesta es crítico: si no se puede entregar la documentación en ese mismo momento, el inspector puede levantar diligencia de retraso.

Comparecencia requerida

El inspector emite un requerimiento escrito en el que cita a la empresa (o a su representante legal) para que acuda a las dependencias de la Inspección en un plazo determinado —habitualmente entre cinco y quince días hábiles— con la documentación que se especifica. Esta modalidad es más frecuente cuando el volumen de trabajadores o la dispersión de centros de trabajo hacen inviable la visita directa.

Actuaciones por denuncia de trabajador o sindicato

Cuando un trabajador o una organización sindical presenta denuncia formal, la ITSS tiene la obligación de tramitarla (artículo 9.1 de la Ley 23/2015). El inspector analiza la denuncia y puede combinar la visita directa con el requerimiento de documentación complementaria. En estos supuestos, el ámbito temporal de la revisión suele extenderse hasta los cuatro años anteriores a la fecha de la denuncia, que es exactamente el plazo de conservación que exige el artículo 34.9 ET.

Documentación que el inspector exigirá en el acto

Cuando el inspector llega, necesitará acceder de forma inmediata a varios bloques de documentación. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que orienta internamente la actuación de los inspectores en materia de registro de jornada, enumera con claridad qué se revisa:

Documento	Plazo de conservación exigido	Observaciones
Registros diarios de jornada firmados o con firma electrónica	4 años (art. 34.9 ET)	Deben estar disponibles en el centro o accesibles de forma inmediata
Acuerdo de distribución irregular de la jornada (si existe)	Vigente + 4 años	Requiere convenio colectivo o acuerdo individual
Control de horas extraordinarias (art. 35.5 ET)	4 años	Debe diferenciar horas ordinarias y extra
Documentos que acrediten la información facilitada a los trabajadores y sus representantes	4 años	Artículo 34.9 ET in fine
Contrato de trabajo	Plazo de prescripción general	Para cotejar jornada pactada con jornada realizada
Nóminas de los últimos meses	Último año como mínimo	Para cruzar horas extra declaradas y liquidadas

Además de estos documentos, el inspector puede solicitar:

Los cuadrantes o planificaciones de turnos previstas, para contrastar con los fichajes reales.
El convenio colectivo aplicable, con el fin de verificar que la jornada máxima pactada no se supera.
Las comunicaciones escritas a los representantes de los trabajadores sobre el sistema de registro implantado.

Nota importante: El Criterio Técnico 101/2019 no tiene fuerza de ley pero orienta la actuación interna de los inspectores. Su lectura completa está disponible como guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada y en el índice de criterios técnicos de la Inspección de Trabajo.

Formato del registro: papel firmado, Excel o sistema digital

Una duda frecuente es si la Inspección acepta cualquier formato o si exige un sistema concreto. La respuesta es que el artículo 34.9 ET no impone un formato específico, pero sí establece condiciones que en la práctica descartan algunos soportes.

Papel firmado a mano: Es válido si incluye la firma física del trabajador al final de cada jornada o al cierre de cada semana. El problema es la custodia: cuatro años de registros en papel multiplican el riesgo de pérdida, deterioro o manipulación posterior, y el inspector puede cuestionar la autenticidad si detecta irregularidades.

Excel u hoja de cálculo: No está prohibido, pero enfrenta dos problemas serios. El primero es la ausencia de firma del trabajador (una celda de Excel con el nombre no equivale a una firma). El segundo es la trazabilidad: los ficheros Excel pueden editarse sin dejar rastro, lo que hace que el inspector no pueda verificar que los datos reflejan la realidad.

Sistema digital con firma electrónica o registro inmutable: Es el formato que mejor cumple con las exigencias del Criterio Técnico 101/2019. Un sistema que registra cada entrada y salida de forma inmutable, vincula el fichaje a la identidad del trabajador y genera un historial que no puede modificarse retroactivamente ofrece la mayor seguridad jurídica. Esto es precisamente lo que Tempika llama el ledger verificable: cada fichaje queda anclado en una cadena de hash criptográfico en el momento en que se produce, de forma que cualquier intento de alteración posterior resulta detectable.

Para profundizar en qué campos debe contener cada registro con independencia del formato, consulta nuestro artículo qué debe incluir el registro de jornada.

Qué comprueba realmente el inspector en el sistema de fichaje

Más allá de si los documentos existen, el inspector evalúa su coherencia interna y su consistencia con otras fuentes. Los puntos de comprobación más habituales son:

Coherencia entre fichaje y contrato. Si el contrato establece una jornada de 40 horas semanales y el registro muestra sistemáticamente 45 horas, el inspector investigará si las horas extra se han comunicado a la Tesorería General de la Seguridad Social y se han liquidado en nómina (artículo 35.5 ET).

Ausencia de fichajes en días laborables. Un registro con muchos días en blanco para trabajadores a jornada completa levanta sospechas inmediatas. La empresa deberá justificar cada ausencia (vacaciones, IT, permiso retribuido) con documentación acreditativa.

Fichajes idénticos durante semanas o meses. Si todos los trabajadores marcan exactamente la misma hora de entrada y salida durante meses, el inspector puede inferir que el registro no es real sino una plantilla copiada. Los sistemas de fichaje real presentan variaciones naturales de pocos minutos.

Discordancia entre turnos planificados y fichajes reales. Si los cuadrantes muestran un turno de mañana y el registro indica que ese trabajador fichó por la tarde, la empresa debe explicar el cambio y acreditar que se comunicó con la antelación que exige el convenio.

Ausencia de acceso de los representantes de los trabajadores. El artículo 34.9 ET obliga a que los representantes legales tengan acceso a los registros. Si la empresa no puede acreditar que ese acceso existe o existió, se considera incumplimiento del deber de información.

Señales de alerta que disparan la apertura de expediente

Hay comportamientos que, de forma casi automática, llevan al inspector a pasar de una actuación informativa a la apertura de diligencias formales:

No disponer de ningún sistema de registro en el momento de la visita. La ausencia total de registros es infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS.
Presentar registros que no han sido firmados ni validados por los trabajadores. Los documentos unilateralmente elaborados por la empresa sin intervención del trabajador tienen escasa validez probatoria.
Haber destruido o no conservar los registros de los cuatro años anteriores. La obligación de conservación es un requisito autónomo, no supeditado a que haya o no habido infracción material.
Negar el acceso al local o a la documentación. Obstaculizar la labor inspectora constituye, por sí mismo, infracción muy grave (artículo 50.1 de la LISOS).
Contradicciones manifiestas entre fuentes. Si las nóminas reflejan horas extra que no aparecen en el registro, o viceversa, la empresa queda en una posición muy difícil de defender.

Si quieres conocer en detalle las cuantías de las sanciones y los criterios de graduación, te recomendamos leer nuestro artículo sobre sanciones por no llevar el registro horario.

Cómo actuar durante la visita: derechos y obligaciones del empleador

Conocer los derechos propios es tan importante como conocer las obligaciones. Durante una visita inspectora, la empresa puede y debe:

Solicitar la acreditación del inspector. Todo funcionario de la ITSS está obligado a identificarse con su credencial oficial. No es descortesía: es un derecho reconocido en el artículo 13 de la Ley 23/2015.

Que la persona responsable o un asesor laboral esté presente. Aunque el inspector puede negar la presencia de terceros si considera que puede interferir en la actuación (caso excepcional), en la práctica la asistencia del asesor laboral o de la persona responsable de RRHH es la norma. Si no es posible en ese mismo momento, puede solicitarse que la actuación se posponga un tiempo breve para recabar dicho apoyo, aunque el inspector no está obligado a concederlo.

Solicitar copia de las diligencias. Toda actuación inspectora que quede documentada debe entregarse en copia a la empresa. Guarda siempre esas diligencias: son el punto de partida si en el futuro debes recurrir un acta de infracción.

No reconocer infracciones voluntariamente. Durante la visita, la empresa no está obligada a admitir incumplimientos. Si el inspector le pregunta directamente si tiene registros, la respuesta debe ser honesta sobre su existencia o inexistencia, pero sin añadir valoraciones que puedan usarse en su contra.

Formular alegaciones. Si se levanta un acta de infracción o un requerimiento, la empresa tiene derecho a formular alegaciones en el plazo establecido (generalmente quince días hábiles) y, posteriormente, a recurrir la resolución por vía administrativa y contencioso-administrativa.

Plazo para subsanar voluntariamente antes del acta

Uno de los mecanismos más útiles —y menos conocidos— del sistema inspector español es la subsanación voluntaria previa. El artículo 49.2 de la Ley 23/2015 establece que, en determinadas infracciones leves y graves, el inspector puede emitir primero un requerimiento de subsanación antes de levantar acta. Si la empresa subsana en plazo, el expediente puede archivarse sin sanción o con reducción significativa de la multa.

Este mecanismo solo funciona si:

La infracción no es reiterada (no ha habido sanciones previas en los últimos cinco años por la misma materia).
La empresa demuestra colaboración activa y presenta documentación que acredita que ha tomado medidas correctoras.
La subsanación es efectiva y verificable: implantar un sistema de registro, recuperar los datos de los cuatro años anteriores si existían o reconstruirlos documentalmente.

La subsanación no garantiza el archivo, pero reduce sustancialmente el riesgo de sanción. Implantar un sistema de fichaje antes o inmediatamente después de recibir un requerimiento es una de las acciones de mayor impacto en este proceso.

Para entender cómo el registro horario digital se encuadra en el marco normativo vigente —y qué podría cambiar con la regulación en curso—, consulta registro horario digital obligatorio 2026: qué cambia.

Cómo prepararse para la Inspección de Trabajo: qué hace Tempika

Uno de los puntos de mayor fricción durante una visita inspectora es tener que recopilar manualmente registros de semanas o meses dispersos en hojas de cálculo o carpetas de papel. Tempika está diseñado para que ese informe esté disponible en segundos.

Informe de jornada por trabajador y período. Desde el panel de administración, cualquier responsable de RRHH puede generar un informe filtrado por trabajador, departamento y rango de fechas. El informe incluye: hora de entrada, hora de salida, duración de la jornada, descansos intermedios registrados, total de horas ordinarias y extraordinarias, y estado de cada fichaje (válido, corregido con trazabilidad de quién lo corrigió y cuándo).

Ledger verificable. Cada fichaje queda registrado en una cadena de hash criptográfico (append-only) que permite demostrar que no ha sido modificado con posterioridad. El sistema es completamente determinista: no interviene ningún algoritmo de inteligencia artificial en la validación de los fichajes; la prueba de integridad es matemáticamente verificable por cualquier auditor.

Acceso diferenciado para representantes de trabajadores. El artículo 34.9 ET exige que los representantes legales de los trabajadores tengan acceso a los registros. Tempika permite configurar un rol de solo lectura para el comité de empresa o los delegados sindicales, de forma que ese acceso quede acreditado con un registro de auditoría.

Firma del trabajador integrada. Cada trabajador confirma su fichaje desde su dispositivo, lo que equivale funcionalmente a la firma exigida por el Criterio Técnico 101/2019. El inspector puede verificar que cada registro fue validado por el propio trabajador y no introducido unilateralmente por la empresa.

Exportación en formatos estándar. El informe puede exportarse en PDF estructurado o en CSV para facilitar su entrega en mano durante la visita o por correo electrónico ante un requerimiento de comparecencia.

Si quieres ver cómo Tempika se compara con otros sistemas del mercado en términos de funcionalidad y seguridad jurídica, consulta las funcionalidades del sistema de fichaje de Tempika y los planes y precios disponibles para tu empresa.

Checklist previo a la visita inspectora

A continuación encontrarás la lista de verificación que recomendamos revisar al menos una vez al trimestre, aunque no hayas recibido ningún aviso:

Documentación y conservación

Los registros de jornada de los últimos cuatro años están localizados y accesibles en menos de diez minutos.
Cada registro incluye la firma o validación del trabajador, la hora de entrada, la hora de salida y los descansos intermedios cuando aplica.
Las horas extraordinarias aparecen diferenciadas de las ordinarias en los registros (art. 35.5 ET).
Los registros están protegidos contra modificación retroactiva (sistema digital con trazabilidad o papel en soporte físico custodiado).

Acceso y comunicación

Los representantes legales de los trabajadores tienen acceso efectivo a los registros o existe documentación que acredita que se les ha proporcionado.
Se ha comunicado por escrito a todos los trabajadores el sistema de registro implantado y cómo utilizarlo.
Existe un procedimiento documentado para corregir fichajes erróneos que deja trazabilidad de quién realizó la corrección y cuándo.

Coherencia interna

Se ha cruzado una muestra de registros de jornada con las nóminas correspondientes para verificar que las horas extra declaradas coinciden con las registradas.
No hay días laborables en blanco sin justificación documental (vacaciones firmadas, parte de IT, permiso retribuido acreditado).
Los cuadrantes o planificaciones de turnos se conservan y son coherentes con los fichajes reales.

Sistema y cobertura

El sistema de fichaje cubre a todos los trabajadores (incluidos temporales, a tiempo parcial y trabajadores en teletrabajo).
Existe un procedimiento para el fichaje en casos de fallo técnico (sin cobertura, dispositivo averiado) que no deja lagunas en el registro. Consulta más sobre esto en cómo fichar sin cobertura.
El sistema está preparado para exportar un informe completo en menos de cinco minutos si el inspector lo requiere en el acto.

Asesoramiento y respaldo

El asesor laboral o la persona responsable de RRHH conoce el procedimiento a seguir si recibe una visita sin previo aviso.
Existe un número de contacto disponible de inmediato para el asesor laboral en caso de visita directa.
Se ha revisado que el convenio colectivo aplicable y la jornada pactada en los contratos son coherentes con la jornada registrada.

Preguntas frecuentes

¿Puede la Inspección de Trabajo acceder a mi sistema de fichaje directamente?

El inspector puede solicitar que le muestres el sistema en funcionamiento y los datos que contiene, pero no tiene acceso remoto autónomo a tus servidores ni a tu plataforma SaaS sin tu colaboración. Estás obligado a facilitar el acceso a la información, pero el inspector no puede extraer datos directamente sin tu intervención. Si el sistema está en la nube, puedes mostrar las pantallas o exportar el informe en el momento.

¿Qué pasa si los registros tienen correcciones?

Las correcciones no son, por sí mismas, un problema. Lo relevante es que quede constancia de quién realizó la corrección, cuándo y por qué razón. Un sistema de registro que muestra un historial de auditoría de las modificaciones refuerza la credibilidad de los datos. Lo que el inspector cuestiona no es que haya correcciones, sino que el registro haya podido manipularse sin dejar rastro.

¿El convenio colectivo puede reducir el plazo de conservación de cuatro años?

No. El artículo 34.9 ET establece el plazo de cuatro años como mínimo legal imperativo. El convenio colectivo puede ampliar ese plazo o establecer condiciones adicionales, pero nunca reducirlo por debajo del mínimo legal.

¿Los trabajadores autónomos con empleados también están obligados?

Sí. La obligación del artículo 34.9 ET se aplica a cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena, con independencia de la forma jurídica del empleador. Si eres autónomo y tienes trabajadores contratados, el deber de registro de jornada te alcanza igual que a una sociedad limitada. Puedes leer más en nuestro artículo sobre control horario para autónomos con empleados.

¿Cuánto tiempo tiene la empresa para responder a un requerimiento de comparecencia?

El requerimiento fija el plazo concreto. Lo habitual es entre cinco y quince días hábiles desde la notificación. Si necesitas más tiempo por circunstancias excepcionales, puedes solicitarlo por escrito a la Inspección, que valorará la petición. No acudir sin haber solicitado prórroga puede considerarse obstrucción.

Conclusión

Prepararse para una visita de la Inspección de Trabajo en materia de fichaje no requiere medidas extraordinarias: requiere orden, sistematización y un sistema de registro que cumpla desde el principio con las exigencias del artículo 34.9 ET y del Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS. Tener los registros de cuatro años localizados, firmados por los trabajadores, coherentes con las nóminas y exportables en minutos marca la diferencia entre una visita que se cierra sin incidencias y una que deriva en expediente sancionador.

Si quieres ver cómo Tempika te ayuda a estar preparado para la Inspección de Trabajo desde el primer día, explora las funcionalidades del sistema de fichaje de Tempika o consulta los planes y precios disponibles para tu empresa. También puedes revisar cómo encajamos en la obligación legal vigente en nuestra guía sobre la ley de registro horario digital.

Equipo Tempika · Diseñado por Summum Marketing · Última revisión: junio de 2026

Referencias normativas: art. 34.9 ET (RDL 8/2019, de 8 de marzo); arts. 7.5 y 50.1 LISOS (RDL 5/2000); arts. 9.1, 11 y 13 Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social; Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada (ITSS, Ministerio de Trabajo y Economía Social).