Sanciones por no llevar el registro horario (LISOS)

Desde que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores entró en vigor en junio de 2019, llevar un registro diario de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, muchas organizaciones —sobre todo microempresas y autónomos con personal— siguen sin implantarlo o lo hacen de forma tan deficiente que no resistiría una visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

Las sanciones por no fichar o por llevar un registro horario incompleto están tipificadas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Este artículo explica de forma honesta qué cuantías están en juego, qué agravantes pueden elevarlas y qué pasos concretos ayudan a reducir —que no eliminar— el riesgo. El punto de partida para no exponerse es entender qué es un reloj laboral y qué debe cumplir para resistir una inspección.

Marco sancionador: la LISOS y la infracción grave del registro

La LISOS clasifica las infracciones laborales en tres categorías: leves, graves y muy graves. La ausencia o deficiencia del registro de jornada se encuadra en el artículo 7 de la LISOS como infracción grave, concretamente en el apartado relativo al incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de la jornada de trabajo establecidas en el artículo 34.9 del ET.

Esto tiene una implicación directa: no se trata de un apercibimiento o de una advertencia. La primera vez que la ITSS levanta acta de infracción por este motivo, la empresa puede recibir una multa económica real, sin posibilidad de quedarse únicamente en recomendaciones.

La normativa vigente que debe conocerse es:

Art. 34.9 ET: obliga a registrar diariamente la jornada con el horario concreto de inicio y fin de cada trabajador.
Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS: instrucción interna que detalla cómo los inspectores verifican el cumplimiento y qué se considera un registro válido.
Art. 7.5 LISOS: tipifica como infracción grave la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descanso, registro y permisos.

Horquillas reales por tramos: grado mínimo, medio y máximo

Las infracciones graves de la LISOS se sancionan en una escala de tres tramos según el artículo 40 de la LISOS:

Grado	Cuantía por infracción
Mínimo	751 € a 1.500 €
Medio	1.501 € a 3.750 €
Máximo	3.751 € a 7.500 €

Estos importes corresponden a una sola infracción, pero la clave está en cómo se computa cuando afecta a varios trabajadores. Si quieres una estimación orientativa del tramo según el tamaño de tu plantilla y tu situación, prueba la calculadora de sanciones por registro de jornada.

¿Se multiplica por trabajador?

No, y conviene ser preciso porque este punto se cuenta mal en casi todas partes. La LISOS multiplica la sanción por trabajador cuando lo dice expresamente, y lo dice en el artículo 7.2 («se considerará una infracción por cada una de las personas trabajadoras afectadas») y en el 7.14. El artículo 7.5, que es el del registro de jornada, no lleva esa cláusula. La sanción por trabajador es una reforma en tramitación, no derecho vigente.

Lo que sí ocurre es distinto y está en el artículo 39.2: el número de trabajadores afectados es uno de los criterios de graduación, así que cuando la infracción afecta a una pluralidad de trabajadores la sanción se gradúa al alza dentro de la horquilla de 751 a 7.500 €.

En la práctica, una empresa de veinte empleados sin registro horario puede ver cómo el inspector gradúa la infracción directamente en grado máximo (7.500 €) o en tramo medio alto (3.000-5.000 €), frente a los 751 € del mínimo que aplicaría a una empresa unipersonal.

Cómo se agrava: reiteración, horas extra ocultas y falta de registro de pausas

La ley prevé criterios de graduación que pueden llevar la sanción de grado mínimo a grado máximo. Los más frecuentes en materia de registro horario son:

Reiteración y reincidencia

Hay reincidencia cuando se comete una infracción del mismo tipo y calificación que la que motivó una sanción anterior dentro de los 365 días siguientes a la notificación de esta, y siempre que esa resolución sea firme (art. 41.1 LISOS). La nueva sanción se puede incrementar hasta el duplo del grado que corresponda, pero sin superar en ningún caso el máximo de la clase de infracción (art. 41.2), que en las graves son 7.500 €.

Horas extraordinarias no registradas

Cuando la ITSS detecta que se han realizado horas extra que no aparecen en el registro —o que el registro no existe y hay indicios de trabajo fuera de la jornada ordinaria—, la infracción puede acompañarse de una segunda acta por horas extra no abonadas ni compensadas. Esta segunda infracción también es grave en virtud del art. 7.5 de la LISOS y se suma a la anterior.

El riesgo aumenta cuando los inspectores obtienen datos de correos electrónicos, accesos a sistemas informáticos o testimonios de trabajadores que contradicen el horario declarado.

Falta de registro de pausas y descansos

El Criterio Técnico 101/2019 es explícito: el registro debe reflejar la jornada efectiva. Si el sistema únicamente graba la entrada y salida, pero omite las pausas intermedias, el inspector puede considerar que el registro es formalmente incompleto y levantar acta igualmente. Esto es especialmente relevante en sectores como hostelería, limpieza o logística, donde los descansos entre turno y turno son frecuentes y están regulados por convenio colectivo.

Qué impacto tiene una sanción en una microempresa o autónomo

Para una empresa de entre uno y nueve empleados —el tejido más común del tejido empresarial español—, incluso una sanción en grado mínimo (751 €) implica un coste real. Pero el coste económico directo de la multa no es el único factor:

Plazo de resolución: desde el acta hasta la resolución firme pueden pasar entre seis y dieciocho meses, período durante el cual la deuda queda anotada y puede generar intereses si no se deposita.
Coste de asesoría jurídica: una impugnación ante el Juzgado de lo Social implica honorarios de letrado y posiblemente perito, que en muchos casos superan el importe de la propia multa.
Tiempo de gestión interna: recopilar documentación, atender a la ITSS y responder a las alegaciones consume horas del empleador o del responsable de RRHH que tienen un coste de oportunidad real.
Reputación ante la plantilla: un expediente sancionador puede generar tensión laboral y facilitar reclamaciones individuales por parte de trabajadores que, en ese contexto, toman mayor conciencia de sus derechos.

Casos en los que la ITSS presume incumplimiento aunque exista «un» registro

Tener un registro no es garantía de seguridad. Los inspectores han desarrollado criterios para evaluar si el sistema empleado cumple los requisitos mínimos del art. 34.9 ET y del Criterio Técnico 101/2019. Estos son los supuestos más habituales en los que se levanta acta aunque la empresa crea que está cumpliendo:

Registros «redondos» o uniformes

Si todos los empleados fichan a la misma hora exacta todos los días durante meses, o si los registros muestran entradas y salidas en punto exacto sin variación, el inspector puede concluir que el sistema no refleja la jornada real sino un horario teórico volcado a posteriori. Este patrón es frecuente cuando se usan hojas de Excel rellenadas a final de mes.

Registros sin firma o validación del trabajador

La normativa exige que el registro esté disponible para la representación legal de los trabajadores y que pueda ser consultado por ellos. Un sistema que no permite al empleado verificar o validar sus propias anotaciones puede ser considerado deficiente.

Conservación insuficiente o no accesible

El artículo 34.9 ET obliga a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos disponibles para la ITSS. Si la empresa no puede presentar los registros de los últimos cuatro años en el momento de la visita —porque están en un disco duro sin organizar, en papel deteriorado o en un sistema que ya no está operativo—, la situación se equipara a la inexistencia del registro a efectos sancionadores.

Sistemas sin trazabilidad de modificaciones

Cuando los datos de fichaje pueden editarse sin dejar rastro de quién los modificó y cuándo, el inspector no puede verificar que el registro no ha sido alterado. Este es precisamente uno de los requisitos que el borrador del Real Decreto sobre registro horario digital —pendiente de publicación en el BOE a fecha de este artículo— busca formalizar: la inalterabilidad y trazabilidad del registro.

Cómo reducir el riesgo de forma honesta

No existe ningún sistema que garantice de forma absoluta que una empresa nunca recibirá una inspección o que esta no encontrará ningún defecto. La honestidad obliga a decirlo así. Pero hay medidas concretas que reducen significativamente la probabilidad de sanción y, si esta se produce, facilitan la defensa:

1. Implantar un registro diario real, no retrospectivo

El registro debe generarse en el momento del fichaje, no reconstruirse a partir del horario teórico. Esto implica que el empleado o el sistema registren la hora de inicio y fin de jornada en tiempo real.

2. Conservar los datos durante cuatro años y exportarlos fácilmente

El sistema debe permitir exportar los registros en un formato estructurado —CSV, PDF, XML— que la ITSS pueda leer. La guía de cumplimiento normativo de Tempika detalla qué campos deben estar presentes en un export válido.

3. Garantizar que los registros no pueden alterarse sin trazabilidad

Un sistema que registra quién modificó un fichaje, cuándo y por qué —y que mantiene el valor original— es mucho más difícil de cuestionar en una inspección. Este es el principio que sustenta el ledger de hash encadenado que Tempika aplica: cada fichaje queda enlazado criptográficamente con el anterior, de forma que cualquier alteración posterior es detectable. No es una garantía legal per se, pero sí una evidencia técnica sólida.

4. Registrar pausas y descansos

Si el convenio colectivo de tu sector o la jornada de tu empresa incluye pausas retribuidas o no retribuidas, el registro debe reflejarlas. Revisa el convenio aplicable y configura el sistema para que las pausas sean registrables.

5. Informar a la plantilla y a la representación legal de los trabajadores

El registro debe ser accesible para el comité de empresa o los delegados de personal. Tener un protocolo interno de comunicación sobre el sistema de fichaje, con evidencia de que la plantilla fue informada, es un elemento que puede utilizarse como atenuante en un eventual expediente sancionador.

Para empresas que están evaluando alternativas a los sistemas actuales, la página de comparativa con Sesame HR describe en qué aspectos difieren los enfoques de distintas herramientas en cuanto a trazabilidad e inalterabilidad.

Conclusión

El régimen sancionador de la LISOS en materia de registro horario no es un mecanismo disuasorio de papel. Las multas son reales, los expedientes se tramitan y la reiteración los agrava. Para una microempresa, una sanción en tramo medio puede suponer entre 1.500 € y 3.750 € más costes indirectos. Para una empresa de veinte o más empleados, el inspector puede graduar la infracción hasta los 7.500 €.

La forma más eficaz de reducir el riesgo es implantar un sistema de registro que cumpla los requisitos actuales del art. 34.9 ET —jornada real, conservación cuatro años, acceso de la representación sindical— y que esté preparado para los criterios de trazabilidad e inalterabilidad que el borrador del Real Decreto sobre registro digital prevé formalizar.

Si quieres conocer cómo Tempika aborda estos requisitos de forma concreta, la página de funcionalidades de Tempika detalla las opciones de registro, exportación y ledger de hash encadenado. Si ya tienes claro que quieres implantarlo, los planes y precios de Tempika parten de un coste por empleado que suele ser considerablemente inferior al de una sola sanción en grado mínimo.

Artículo elaborado por el Equipo Tempika con referencia a la normativa vigente a junio de 2026. No constituye asesoramiento jurídico. Ante una situación concreta, consulta con un asesor laboral o abogado especializado.