Reloj laboral: qué es, obligación legal y cómo elegirlo

Publicado el 22 de julio de 2026 · Última revisión: 22 de julio de 2026.

Este artículo cita el Estatuto de los Trabajadores y la LISOS con enlaces directos al BOE, confirmados el 22 de julio de 2026. Los datos de terceros, cuando aparecen, proceden de sus webs oficiales en la fecha indicada y pueden haber cambiado.

Cuando alguien busca un reloj laboral casi siempre tiene la misma duda de fondo: qué sistema necesita su empresa para fichar y hasta dónde le obliga la ley. El término es viejo (el "reloj de fichar" de la fábrica, con su tarjeta de cartón perforada), pero lo que hay detrás en 2026 es una obligación legal muy concreta con multas asociadas. Esta guía explica qué es un reloj laboral hoy, por qué es obligatorio, qué ocurre si no lo llevas, cuánto tiempo hay que conservar los datos, qué tipos existen y cómo elegir el que encaja con tu equipo.

Resumen rápido (TL;DR)

Un reloj laboral (o reloj de fichaje) es cualquier sistema que registra la hora exacta de entrada y salida de cada persona; hoy es casi siempre software.
Es obligatorio para toda empresa con trabajadores por cuenta ajena desde el 12 de mayo de 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), sin umbral de plantilla: aplica desde el primer empleado.
No llevarlo es infracción grave: de 751 a 7.500 € por la LISOS, y falsear o dificultar el registro escala mucho más.
Los registros deben conservarse cuatro años y estar disponibles para el trabajador, sus representantes y la Inspección.
Hay varios tipos: app móvil, kiosko o tablet con PIN, QR dinámico, NFC y biometría; la biometría es la única que la AEPD frena de forma severa.
Al elegir, lo que importa no es el aparato, sino que el registro sea fiable, inalterable, accesible y proporcional con los datos personales.

Qué es un reloj laboral (y por qué ya casi nunca es un reloj)

Un reloj laboral es el sistema con el que una empresa deja constancia de cuándo empieza y cuándo termina la jornada de cada persona. En su origen fue un objeto físico —un reloj de pared que estampaba la hora en una tarjeta al entrar y al salir—, de donde vienen expresiones que aún usamos, como "fichar".

En la práctica actual rara vez es una máquina dedicada: es software —una app en el móvil, una tablet en la entrada, un QR, un lector NFC o un terminal en la pared—. Lo que importa no es el soporte, sino la función: capturar una hora fiable, asociarla a una persona y guardarla de forma que nadie pueda alterarla después sin que se note.

Conviene no confundir dos conceptos que a menudo se mezclan:

Registro de jornada: anotar hora de inicio y fin del trabajo. Es lo que obliga la ley.
Control de presencia o de productividad: vigilar qué hace el empleado, dónde está en cada momento o cuánto rinde. Es otra cosa, con implicaciones de protección de datos mucho más delicadas.

Un reloj laboral bien planteado se queda en el primer terreno: registra la jornada y nada más de lo necesario. La frontera exacta, en la guía sobre la diferencia entre registro horario y control horario.

Por qué es obligatorio: la base legal

El reloj laboral no es una recomendación de buenas prácticas: es un mandato legal con régimen sancionador propio. Su base está en el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Su redacción literal no deja margen a interpretación:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

De ese texto salen tres obligaciones directas:

Registrar cada día el inicio y el fin de la jornada de cada persona.
Conservar los registros cuatro años, disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
Organizar el sistema por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes.

Detrás de la norma española hay además una sentencia europea de peso: la STJUE de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank), que obligó a los Estados miembros a exigir un sistema objetivo, fiable y accesible de registro de la jornada diaria. Esa exigencia de fiabilidad es la que separa hoy un reloj laboral que aguanta una inspección de otro que no; el análisis a fondo del precepto está en la guía sobre el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

La ley, eso sí, es neutral en cuanto al formato: admite papel, hoja de cálculo o software, siempre que el registro sea fiable e inalterable. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que siguen los inspectores, concreta que el sistema no debe permitir modificar datos históricos de forma no trazable: ahí un reloj laboral digital marca la diferencia frente a un cuadrante en papel que cualquiera reescribe.

A quién obliga y desde cuándo

La obligación alcanza a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin importar el tamaño, el sector ni la forma jurídica: una empresa con un solo empleado está sujeta en los mismos términos que una de doscientos. No existe umbral mínimo de plantilla por debajo del cual quedes exento.

Un autónomo que contrata a su primer trabajador tiene que llevar el reloj laboral desde el primer día de esa relación; el propio autónomo no está obligado a fichar por sí mismo, porque la norma protege el tiempo de trabajo por cuenta ajena. El personal de alta dirección (Real Decreto 1382/1985) queda fuera del régimen ordinario de jornada, aunque la ITSS revisa si esa persona ejerce de verdad poderes de dirección. Y los contratos a tiempo parcial arrastran una obligación de registro reforzada (art. 12.4 ET): sin sus horas documentadas, el contrato puede considerarse a jornada completa, con el consiguiente ajuste de cotizaciones.

Qué pasa si no llevas un reloj laboral: sanciones

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no cumpla, es infracción grave por el artículo 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000), que incluye expresamente el registro de jornada entre las materias de tiempo de trabajo:

«La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.»

Las cuantías de las infracciones graves las fija el artículo 40.1.b) de la propia LISOS, en tres grados:

Grado	Cuantía (euros)
Mínimo	751 – 1.500
Medio	1.501 – 3.750
Máximo	3.751 – 7.500

Ese es el marco por la mera ausencia del registro. La sanción escala cuando la conducta va más allá: falsear el registro, manipular los datos o dificultar la actuación de la Inspección pueden reconducirse a infracciones muy graves, con multas que la LISOS sitúa entre 7.501 y 225.018 euros. Y el importe no es lo único en juego: sin datos de jornada la empresa se queda sin prueba para rebatir una reclamación de horas extraordinarias, y con varios centros la Inspección puede abrir un expediente por cada uno. El desglose completo, en la guía sobre sanciones por no llevar el registro horario.

La conservación durante cuatro años

Registrar la jornada de hoy no basta: la ley exige conservar cada registro durante cuatro años y mantenerlo accesible. Es la parte que más "relojes laborales" baratos incumplen sin decirlo, porque archivan o borran los fichajes al cabo de unas semanas.

El plazo coincide con el de prescripción de las infracciones y el de conservación de documentos de cotización: un inspector puede pedirte en 2026 los fichajes de 2023, y tienes que mostrarlos con la integridad con la que se crearon. Un sistema que "resetea" el histórico cada mes te deja cumpliendo a medias. Por eso, al valorar un reloj laboral, la pregunta no es solo "¿registra bien?", sino "¿conserva los cuatro años y puedo probar que nadie ha tocado esos datos?". El cómo, con copias y migraciones, en la guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.

Tipos de reloj laboral

No existe "el" reloj laboral: hay varios métodos, y casi siempre la mejor solución combina más de uno según el puesto. Los principales, con su encaje real:

App móvil. El empleado ficha desde su teléfono. Lo más flexible y lo que mejor cubre a comerciales, personal de campo o teletrabajo; con cuidado con la geolocalización, que solo debe registrarse si es proporcional al fin y siempre informando. Detalle en qué debe tener una app móvil de fichaje.
Kiosko o tablet con PIN. Un dispositivo compartido en la entrada donde cada persona ficha con un código. Típico de tienda, taller o almacén, donde no todos llevan móvil de empresa. Detalle en kiosko de fichaje con tablet y PIN.
QR dinámico. Un código que cambia cada pocos segundos y evita que alguien fiche por otro con una foto. Detalle en fichaje con QR dinámico.
NFC. El trabajador acerca una tarjeta o el móvil a un lector: rápido en entornos con mucho tránsito. Detalle en fichar con NFC en empresas.
Biometría (huella o rostro). Cómoda, pero jurídicamente la más problemática; por eso va en su propio apartado.

Si quieres una comparación cara a cara de todos ellos, con pros y contras por método, tenemos una comparativa de métodos de fichaje y un análisis específico de terminal de fichaje frente a app móvil.

La biometría y el freno de la AEPD

La huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos, que el RGPD clasifica en la categoría especial de mayor protección. La Agencia Española de Protección de Datos ha fijado criterios tan restrictivos que la mayoría de las empresas no pueden cumplirlos con solvencia: hay que justificar que no existe una alternativa menos intrusiva, y casi siempre la hay (un PIN, una tarjeta, una app). Instalar un lector de huella "porque es cómodo" es asumir un riesgo alto a cambio de una comodidad que un PIN resuelve igual de bien. El detalle jurídico, en la guía sobre biometría en el fichaje y por qué la AEPD la frena.

Cómo elegir un reloj laboral

Elegir un reloj laboral no es elegir un aparato, es elegir cómo vas a demostrar la jornada de tu equipo dentro de tres años. Los criterios que de verdad pesan, por orden:

Que el registro sea inalterable y demostrable. Que nadie pueda editar un fichaje del pasado sin dejar rastro. Un Excel no lo cumple; un sistema con cadena de integridad, sí. Es lo primero que mira un inspector cuando duda.
Que conserve los cuatro años. Sin histórico completo, no cumples. Confirma el plazo real antes de contratar, no el titular de la portada.
Que trate los datos con proporción. Cuantos menos datos personales recojas para cumplir, mejor: evita la biometría salvo justificación sólida y no actives geolocalización continua si no es imprescindible.
Que sepas dónde se alojan los datos. Que estén en el Espacio Económico Europeo simplifica el cumplimiento del RGPD. Muchos proveedores no lo publican; si no lo encuentras, pregúntalo por escrito.
Que funcione en tu realidad. Obra, campo o almacén sin cobertura piden fichaje offline real; los turnos rotativos, cuadrantes.
Que el coste y las condiciones sean claros. Precio por empleado, sin mínimos que penalicen al equipo pequeño y sin permanencia.

Con esos criterios, comparar deja de ser cuestión de marketing. Para eso mantenemos un hub de comparativas donde contrastamos opciones del mercado con datos tomados de sus propias webs, reconociendo dónde cada una es mejor.

Dónde encaja Tempika

Tempika es un reloj laboral en formato software, pensado para cumplir el art. 34.9 ET sin asumir riesgos innecesarios con los datos personales. Sus decisiones de diseño, sin adornos:

Registro inmutable con hash encadenado. Cada fichaje queda enlazado criptográficamente al anterior; si alguien intentara modificar un registro antiguo, la cadena se rompe y la alteración se detecta. No es inteligencia artificial ni aprendizaje automático: es verificación por reglas, comprobable paso a paso, como muestra la prueba verificable.
Fichaje multimodal: app, kiosko, QR, NFC y PIN, para que cada puesto use el método que le encaja.
Offline real: los fichajes sin cobertura se guardan en el dispositivo y se sincronizan al recuperar red, conservando ambas marcas de tiempo. Útil en obra, almacén o zonas rurales.
Cero biometría por diseño: ni huella ni reconocimiento facial, para no arrastrar el riesgo de la categoría especial del RGPD.
Datos alojados en el Espacio Económico Europeo y sin permanencia en ningún plan.
Antifraude determinista: detecta anomalías (dobles entradas, ubicaciones imposibles) con reglas configurables, no con perfilado opaco.
Export para Inspección en PDF y CSV, fiel a lo registrado.

Tempika tiene un plan Gratis permanente para hasta 3 empleados y 1 centro, sin tarjeta, que ya incluye el registro inmutable y el export para Inspección. A partir de 4 empleados el precio arranca en 0,99 €/empleado/mes, con turnos y descansos incluidos, y crece en funciones (cuadrantes, compliance, transparencia retributiva) según el tamaño del equipo. El detalle por tramos está en la página de precios.

Una nota de honestidad, porque es habitual que se pregunte: en España no existe una certificación oficial de software de fichaje, así que Tempika no se anuncia como "certificado" ni "homologado". Lo que ofrece es una arquitectura verificable. El sello electrónico de entidad sobre la cadena de hash, que reforzaría esa verificación con una firma de la propia entidad, está en desarrollo ("Próximamente"): hoy no forma parte del producto y no lo presentamos como si lo estuviera.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el reloj laboral para todas las empresas?

Sí. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa con al menos una persona por cuenta ajena, desde el 12 de mayo de 2019, sin umbral de plantilla ni excepción por sector.

¿Un autónomo tiene que fichar?

El autónomo no registra su propia jornada, pero sí debe llevar el reloj laboral de sus empleados por cuenta ajena desde el primer contrato. Uno con uno o dos trabajadores encaja en el plan Gratis de Tempika (hasta 3 personas).

¿Vale un Excel o el papel como reloj laboral?

La ley no los prohíbe, pero la Inspección valora que el registro sea fiable e inalterable. Un Excel que cualquiera edita sin dejar rastro es una prueba débil frente a un sistema con cadena de integridad, que puede costar cero si tu equipo entra en un plan gratuito.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los fichajes?

Cuatro años desde la fecha de cada registro (art. 34.9 ET), disponibles para el trabajador, sus representantes y la Inspección durante todo ese plazo.

¿Puedo usar huella dactilar en el reloj laboral?

Técnicamente sí, pero la AEPD aplica criterios muy restrictivos a la biometría en el fichaje y casi nunca se justifica frente a un PIN o una tarjeta. Es el método con más riesgo de protección de datos; conviene evitarlo salvo motivos sólidos.

¿Qué multa hay por no llevar el reloj laboral?

Es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multa de 751 a 7.500 € según el grado (art. 40.1.b LISOS). Falsear el registro o dificultar la Inspección puede reconducirse a infracción muy grave, con importes muy superiores.

En resumen

Un reloj laboral es, hoy, mucho más que el viejo reloj de fichar: es la forma de cumplir una obligación legal en vigor desde 2019 y de demostrar la jornada de tu equipo durante cuatro años. Elegir bien no es comprar el aparato más vistoso, sino asegurar que el registro sea fiable, inalterable, accesible y respetuoso con los datos personales, evitando la biometría cuando no hace falta.

Si tienes hasta 3 personas, puedes empezar gratis con el registro inmutable desde el primer día. Para comprobar que un fichaje no se puede alterar, mira la prueba verificable; si valoras varias opciones, compáralas en el hub de comparativas. Y la guía sobre control horario gratis completa el panorama.

Artículo elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) · Julio de 2026. Las citas legales se han verificado en el BOE en la fecha indicada; los datos de terceros, cuando aparecen, se han tomado de sus webs oficiales en esa misma fecha y pueden haber cambiado, así que reconfírmalos antes de contratar. Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico: consulta con un profesional del derecho laboral las circunstancias concretas de tu empresa.

Fuentes: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RDLeg 2/2015), Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, artículos 7.5 y 40 de la LISOS (RDLeg 5/2000), STJUE de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18).