Tarjeta de fichaje perdida: protocolo sin drama
Qué hacer cuando alguien pierde la tarjeta de fichaje: cómo registrar la jornada mientras tanto, por qué anularla el mismo día y qué respaldo tener.
Alguien llega el lunes y no encuentra su tarjeta. La deja en un cajón hace tres semanas, se le cayó en el vestuario o simplemente no aparece. El problema inmediato parece pequeño —hoy no puede fichar—, pero tiene dos capas: la jornada de esa persona sigue teniendo que quedar registrada, y una tarjeta perdida es una credencial que anda suelta y que cualquiera puede usar.
Las dos capas se resuelven bien con un protocolo de media página escrito antes de que ocurra. Sin él, lo que pasa es lo previsible: la persona no ficha durante días, alguien reconstruye las horas de memoria a fin de mes y la tarjeta se queda activa hasta que aparece o hasta que nadie se acuerda.
TL;DR
- La obligación de registrar no se suspende porque falte la tarjeta: el art. 34.9 del ET impone el registro diario a la empresa, con el horario concreto de inicio y fin.
- La tarjeta es una credencial: debe inhabilitarse cuando conste o se sospeche su pérdida, criterio que el Esquema Nacional de Seguridad recoge en su medida op.acc.6.
- Hace falta un método de respaldo definido de antemano: PIN en el kiosko, QR o app del móvil.
- Las jornadas de los días afectados se reconstruyen con corrección trazada, con autor, fecha y motivo, sin borrar ni inventar apuntes.
- Los criterios de uso de los dispositivos y de las credenciales se documentan con participación de los representantes de los trabajadores (art. 87 de la LOPDGDD).
Primero: la obligación sigue siendo de la empresa
El artículo 34.9 del ET establece que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, y que conservará esos registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No dice que la obligación se traslade a quien no puede fichar. Una tarjeta perdida es un problema de la empresa antes que del trabajador, y el registro de esos días tiene que existir igualmente. Quién responde de un fichaje que falta está desarrollado en la guía sobre qué pasa si un empleado no ficha.
De ahí la primera regla del protocolo: el día en que se comunica la pérdida, la persona debe poder seguir registrando su jornada por otra vía. Si no la hay, el problema no es la tarjeta: es que el sistema no tiene respaldo.
Segundo: la tarjeta es una credencial, no un objeto
Una tarjeta de fichaje identifica a una persona ante un sistema. Mientras siga activa, quien la tenga puede marcar en su nombre. Eso la convierte en una credencial, con las mismas reglas de gestión que una contraseña.
El Esquema Nacional de Seguridad, aprobado por el Real Decreto 311/2022, recoge esas reglas en la medida op.acc.6 de su anexo II. Dos de ellas se aplican de forma directa:
- [op.acc.6.5] Las credenciales serán inhabilitadas —pudiendo ser regeneradas, en su caso— cuando conste o se sospeche su pérdida, compromiso o revelación a entidades no autorizadas.
- [op.acc.6.6] Las credenciales serán inhabilitadas cuando el usuario que autentican termina su relación con el sistema.
El ENS es de aplicación obligatoria al sector público y, conforme a su artículo 2.3, a las entidades del sector privado que presten servicios o provean soluciones al sector público en virtud de una relación contractual. Fuera de ese ámbito no obliga, pero el criterio es el mismo y sirve como referencia escrita de qué se considera buena práctica.
La segunda regla es la que más se incumple: tarjetas de personas que dejaron la empresa hace meses y siguen abriendo la puerta y marcando en el terminal. Una revisión periódica del listado de credenciales activas contra el listado de plantilla resuelve el problema en diez minutos al trimestre.
El protocolo, paso a paso
1. Comunicación inmediata. La persona avisa en cuanto detecta la pérdida, por el canal que se haya definido —no por conversación de pasillo—, para que quede la fecha.
2. Anulación el mismo día. La tarjeta se da de baja en el sistema. No se espera «por si aparece»: si aparece, se reactiva o se sustituye, que es más barato que un marcaje ajeno.
3. Activación del método de respaldo. La persona empieza a fichar por la vía alternativa desde ese momento. Ese es el paso que evita los días en blanco.
4. Reconstrucción de los días afectados. Si hubo jornadas sin registrar entre la pérdida y el aviso, se reconstruyen con una corrección que apunte al día correspondiente, con autor, fecha y motivo, y sin borrar nada. El procedimiento correcto está en la guía sobre cómo corregir un fichaje erróneo.
5. Entrega de la nueva credencial con constancia. Se anota a quién se entrega y cuándo. Es el mismo criterio que recoge el ENS en su medida op.acc.6.2 para los usuarios de la organización: antes de activar el mecanismo de autenticación, el usuario reconocerá que ha recibido las credenciales de acceso y que conoce y acepta las obligaciones que implica su tenencia, en particular el deber de custodia diligente, la protección de su confidencialidad y el deber de notificación inmediata en caso de pérdida.
6. Revisión de si hubo marcajes anómalos. Entre la pérdida real y la anulación puede haber apuntes que no hizo esa persona. Merece la pena mirarlos antes de cerrar el mes.
Qué método de respaldo elegir
| Método | Ventaja | Límite |
|---|---|---|
| PIN en kiosko de tablet | No requiere nada físico; se activa al instante | Hay que evitar que se compartan los códigos |
| QR en pantalla del kiosko | No hay hardware que perder | Requiere que la persona tenga móvil |
| App en el móvil | Sirve también fuera del centro | Depende del dispositivo personal si no lo aporta la empresa |
| Alta de una tarjeta provisional | Mantiene el mismo flujo de siempre | Solo funciona si hay stock preparado |
La combinación que mejor funciona en la práctica es tener dos métodos activos para toda la plantilla desde el principio, no uno principal y otro que se busca cuando hace falta. Un kiosko con PIN o QR y la app del móvil cubren casi todas las situaciones sin coste adicional. La comparación completa está en la guía sobre métodos de fichaje, y el detalle del marcaje en tablet, en la de kiosko de fichaje con PIN.
Si el método de respaldo es el móvil personal, conviene documentarlo. El artículo 87 de la LOPDGDD exige que el empleador establezca criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de protección de la intimidad, con participación de los representantes de los trabajadores en su elaboración, e informando de esos criterios a la plantilla. Y es razonable ofrecer alternativa a quien no quiera usar su teléfono.
Lo que no es una solución es sustituir la tarjeta por huella o reconocimiento facial. El tratamiento de datos biométricos en el fichaje activa el régimen de categorías especiales de datos y exige un análisis que la mayoría de las empresas no supera; está desarrollado en las guías sobre biometría en el fichaje y por qué conviene evitarla y sobre software de fichaje sin biometría.
El error que hay que evitar: fichar por otro
Cuando alguien no tiene tarjeta, la salida informal es que un compañero marque por él. Es comprensible y es exactamente lo que hay que impedir, por dos motivos.
El primero es que destruye el valor probatorio del registro. Si un apunte puede corresponder a otra persona, el registro deja de acreditar nada, y precisamente lo que el artículo 34.9 del ET exige es documentar el horario de cada persona trabajadora.
El segundo es disciplinario. El artículo 20.2 del ET somete a ambas partes a las exigencias de la buena fe, y el artículo 58.1 permite sancionar los incumplimientos laborales de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones establecida en las disposiciones legales o en el convenio colectivo aplicable. Muchos convenios tipifican expresamente el marcaje por cuenta ajena. El alcance de esa vía está tratado en la guía sobre si la empresa puede sancionar al trabajador que no ficha, y las consecuencias de alterar el registro, en la de sanciones por manipulación del registro de jornada.
La forma de evitarlo no es vigilar: es que exista una alternativa inmediata y conocida. Nadie ficha por otro cuando puede fichar por sí mismo en diez segundos.
Lo que se arriesga si el hueco se queda
El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, entre otras materias referidas a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto. El artículo 40.1.b) sitúa la sanción entre 751 y 7.500 euros según el grado, y el artículo 39.2 incluye entre los criterios de graduación el número de personas afectadas y el incumplimiento de advertencias y requerimientos previos.
No es la pérdida de la tarjeta lo sancionable: es el registro incompleto que deja detrás. Los tramos están detallados en la guía sobre cuantía de las multas por registro de jornada.
Preguntas frecuentes
Si pierdo la tarjeta, ¿qué hago con la jornada de hoy?
Registrarla por el método de respaldo que tenga la empresa. La obligación del artículo 34.9 del ET recae sobre la empresa y no se suspende por la falta de una credencial física.
¿Puede fichar un compañero por mí?
No. El artículo 34.9 del ET exige el registro del horario de cada persona trabajadora, y un apunte hecho por otro invalida esa función. Además, muchos convenios tipifican el marcaje por cuenta ajena en su régimen disciplinario, con el marco del artículo 58.1 del ET.
¿Hay que anular la tarjeta aunque probablemente aparezca?
Sí. El criterio recogido en la medida op.acc.6.5 del anexo II del RD 311/2022 es inhabilitar las credenciales cuando conste o se sospeche su pérdida, compromiso o revelación a personas no autorizadas. Reactivar una tarjeta recuperada cuesta menos que revisar marcajes ajenos.
¿Se pueden reconstruir los días que no fiché?
Sí, y hay que hacerlo. La reconstrucción se añade como corrección con autor, fecha y motivo, sin sustituir ni borrar apuntes existentes, para que el registro siga siendo verificable.
¿Puede la empresa cobrarme la tarjeta nueva?
El artículo 58.3 del ET prohíbe las sanciones que consistan en multa de haber. Un descuento en nómina impuesto como castigo por la pérdida no cabe por esa vía; cualquier repercusión de coste debería tener otro fundamento y, en todo caso, estar prevista y comunicada por escrito.
¿Qué pasa con las tarjetas de quien deja la empresa?
Deben inhabilitarse. Es el criterio de la medida op.acc.6.6 del anexo II del RD 311/2022: las credenciales se inhabilitan cuando el usuario que autentican termina su relación con el sistema.
Cómo lo resuelve Tempika
En Tempika una persona nunca depende de un solo método. El mismo perfil puede fichar desde el kiosko en tablet con PIN, desde el QR o desde la app del móvil, así que perder una tarjeta no deja a nadie sin poder registrar su jornada: se ficha por otra vía el mismo día y no hay hueco que reconstruir después.
Dar de baja una credencial es inmediato y queda registrado con su fecha, de modo que se puede comprobar si hubo marcajes entre la pérdida y la anulación. Si hace falta reconstruir alguna jornada, la corrección se añade sin borrar el apunte original y queda trazada con autor, fecha y motivo, encadenada mediante hash con el resto del histórico —el verifyChain—, así que un día reconstruido se distingue de un día fichado en su momento en lugar de confundirse con él.
El modo Inspección entrega el periodo completo en CSV, XML y PDF.
Puedes ver el detalle en las funcionalidades de Tempika o comparar alternativas en la guía sobre terminal de fichaje frente a app móvil.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LISOS, de la LOPDGDD y del Real Decreto 311/2022 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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