Software de fichaje sin biometría: qué buscar en 2026

Publicado el 12 de junio de 2026 · Última revisión: 12 de junio de 2026.

Cuando una empresa busca un software de fichaje sin biometría no siempre lo hace porque conozca al detalle el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos: a menudo lo hace porque alguien le ha advertido de una multa, porque su asesor legal ha levantado la mano o porque, sencillamente, le parece desproporcionado pedir a los empleados que pongan el dedo o miren a una cámara para registrar su entrada. En todos esos casos, la intuición es correcta. Este artículo explica qué garantías técnicas y legales debe ofrecer cualquier herramienta de control horario que no trate datos biométricos, y cómo evaluarlas antes de comprometerte con un proveedor.

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Resumen rápido (TL;DR)

• La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aplica criterios muy restrictivos a la biometría en el fichaje: en la práctica, la mayoría de empresas no puede cumplirlos y asume un riesgo RGPD elevado sin necesidad.
• Un software de fichaje sin biometría puede cubrir exactamente las mismas obligaciones del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores —registro diario, conservación cuatro años, acceso de la Inspección— con métodos de identificación que no tocan las categorías especiales de datos.
• No basta con que el proveedor declare que «no usa biometría»: hay que exigir que el registro sea técnicamente inmutable, que los datos residan en el Espacio Económico Europeo y que exista un mecanismo de entrega ordenado para la ITSS.
• Tempika ofrece cero módulos biométricos por diseño, una cadena de hash verificable (verifyChain), modo Inspección de Trabajo específico, datos en el EEE y un plan gratuito para hasta tres empleados.

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Por qué el fichaje sin biometría no es una renuncia técnica

La biometría en el control horario ha ganado popularidad como señal de modernidad. Pero desde el punto de vista normativo, registrar la presencia de un empleado nunca requiere sus datos biométricos: el objetivo —saber que esa persona entró a las 09:00 y salió a las 17:30— es perfectamente alcanzable con métodos que no tienen la categoría especial del art. 9 RGPD.

En nuestro análisis detallado sobre biometría en el fichaje y la posición de la AEPD explicamos con detalle por qué la autoridad española de protección de datos exige demostrar necesidad estricta antes de permitir este tipo de tratamiento —y por qué esa necesidad casi nunca existe cuando hay alternativas disponibles. Si quieres profundizar en el marco jurídico, el artículo sobre el artículo 9 del RGPD y los datos biométricos en el fichaje cubre la base legal al completo.

Lo relevante al elegir software es lo contrario: que la herramienta te permita cumplir el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS —registro fidedigno, completo y no manipulado— sin necesidad de tratar ningún dato de categoría especial.

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Métodos de identificación válidos sin biometría

Cualquiera de estas opciones cubre el requisito de identificar al empleado para el registro de jornada sin datos biométricos:

• PIN o código numérico personal. Sencillo y universal. El riesgo de que alguien comparta su PIN se gestiona con alertas de anomalías —por ejemplo, dos fichajes simultáneos del mismo empleado desde terminales distintos.
• Tarjeta RFID o NFC. La tarjeta puede desactivarse en segundos si se pierde. Estándar en industria, logística y sanidad. Sin ningún dato de categoría especial.
• Aplicación móvil con cuenta de usuario. El empleado ficha desde su teléfono, identificado por sus credenciales. La geolocalización opcional se rige por el artículo 90 de la LOPDGDD —un régimen más manejable que el del art. 9 RGPD.
• Kiosko con número de empleado. Ideal para centros de trabajo sin smartphone. El empleado introduce su número y un PIN; el sistema registra hora, terminal y empleado sin biometría.

La combinación de varios de estos factores —algo que tienes, algo que sabes, contexto del terminal— ofrece una trazabilidad suficiente para cualquier inspección de trabajo.

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Qué garantías técnicas debe ofrecer el software

Elegir un software que no use biometría es solo el primer filtro. El segundo es asegurarse de que el registro que genera tiene la solidez probatoria que exige el CT 101/2019. La tabla siguiente recoge los criterios clave:

Datos sobre Tempika consultados en la web oficial (tempika.com) a junio de 2026. Para el resto de proveedores del mercado, solicita confirmación escrita de cada punto antes de contratar.

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Qué preguntar al proveedor antes de firmar

Un proveedor serio debe poder responder estas preguntas sin rodeos:

1. ¿Tratáis datos biométricos en algún punto del proceso? Algunos sistemas afirman que «no guardan la huella», pero almacenan la plantilla matemática derivada de ella, que el RGPD también considera dato biométrico cuando sirve para identificar unívocamente a una persona. En Bizneo, biometría y RGPD analizamos un caso real: la documentación pública del proveedor no aclara si sus terminales opcionales tratan datos biométricos.
2. ¿Los registros son técnicamente inmutables una vez creados? ¿Existe una cadena de integridad que detecte cualquier alteración a posteriori?
3. ¿Dónde residen los datos y bajo qué legislación? Los servidores fuera del EEE pueden implicar transferencias internacionales que requieren garantías adicionales.
4. ¿Tenéis un modo específico para entregar registros a la Inspección de Trabajo? La ITSS puede solicitar la información en cualquier momento; el proveedor debería facilitar ese proceso.
5. ¿Cuál es el mecanismo de exportación y portabilidad? Si cambias de herramienta, necesitas llevarte cuatro años de registros en un formato utilizable.

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Preguntas frecuentes

¿Un software sin biometría cumple igualmente el RDL 8/2019? Sí. El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que introdujo la obligación de registro de jornada, no exige biometría en ningún punto. Solo requiere que el registro sea diario, fidedigno y que se conserve cuatro años. Cualquier método de identificación que genere un rastro auténtico y no manipulado cumple con esa exigencia.

¿Es suficiente el consentimiento del empleado para usar biometría? No. La AEPD ha subrayado que la relación laboral genera un desequilibrio de poder que hace inviable el consentimiento genuinamente libre. Si tu proveedor actual usa biometría y te dice que basta con que los empleados firmen un consentimiento, esa afirmación no es correcta desde el punto de vista del RGPD. Te recomendamos leer el análisis completo en biometría en el fichaje: por qué la AEPD la frena.

¿El fichaje por app móvil implica tratar datos de geolocalización? Solo si así se configura. El simple fichaje por app —el empleado abre la aplicación y pulsa «entrada»— identifica al empleado por sus credenciales de cuenta, no por su posición. La geolocalización es una capa opcional sujeta a condiciones específicas, pero no es inherente al fichaje por dispositivo móvil.

¿Tempika tiene plan gratuito? Sí. Tempika ofrece un plan gratuito permanente para empresas de hasta tres empleados, con las mismas garantías técnicas de integridad del registro que los planes de pago.

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Cómo dar el siguiente paso

Si tu empresa usa actualmente un sistema con biometría o está evaluando opciones, el primer paso es revisar si el proveedor puede documentar la base jurídica del tratamiento y la Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) exigida por el art. 35 RGPD. Si esa documentación no existe o es genérica, el riesgo es real.

Tempika está diseñado desde cero para cubrir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores sin tratar ningún dato de categoría especial. Puedes explorar la herramienta, ver cómo funciona el verifyChain y consultar los planes en nuestra página de precios. Si tienes dudas sobre si tu situación actual es conforme, el equipo puede acompañarte en la evaluación.

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Artículo elaborado por el Equipo Tempika · Summum Marketing. Información actualizada a junio de 2026. No constituye asesoramiento jurídico; consulta a tu asesor legal para analizar tu caso concreto.