¿Puede la empresa sancionar al trabajador que no ficha?

Hay una persona en casi todas las plantillas que no ficha. No por conflicto: se le olvida, entra con prisa, sale hablando por teléfono. Al tercer mes, alguien de administración se cansa de reconstruir su jornada y pregunta lo lógico: si se le puede sancionar.

Se puede, pero no de cualquier manera y no siempre. El Estatuto de los Trabajadores permite sancionar incumplimientos laborales, y con una condición que decide el caso antes de empezar: la falta tiene que estar tipificada. Si el convenio colectivo aplicable no recoge esa conducta en su cuadro de faltas y sanciones, la sanción que se imponga es nula, con independencia de lo razonable que parezca.

Este artículo trata la vía disciplinaria. El procedimiento operativo para reconstruir un fichaje olvidado —quién responde, cómo se corrige y cómo se previene— está en la guía sobre qué pasa si un empleado no ficha.

TL;DR

Se puede sancionar «de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable» (art. 58.1 del ET).

Una sanción no tipificada en la ley o en el convenio es nula (art. 115.1.d) de la LRJS).

Están prohibidas las sanciones que reduzcan vacaciones o descansos y la multa de haber (art. 58.3 ET): descontar dinero del salario como castigo no es una opción.

Las faltas del trabajador prescriben rápido: diez días las leves, veinte las graves y sesenta las muy graves desde que la empresa las conoce, y en todo caso a los seis meses de cometerse (art. 60.2 del ET).

La obligación de registrar sigue siendo de la empresa (art. 34.9 del ET): sancionar no sustituye a tener el registro completo.

De dónde nace la facultad de sancionar

El artículo 58.1 del ET es breve y condicional:

«Los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.»

La facultad existe, pero no es autónoma: se ejerce «de acuerdo con» una graduación que tiene que estar escrita en otro sitio. El Estatuto no contiene un cuadro de faltas y sanciones para el conjunto de las relaciones laborales; ese cuadro vive en el convenio colectivo.

De ahí que el primer paso al plantear una sanción por no fichar no sea redactar la carta: es abrir el convenio y buscar si su régimen disciplinario contempla la conducta. Suele aparecer bajo formulaciones como «no cumplimentar los partes o sistemas de control de asistencia», «faltas de puntualidad» o «incumplimiento de las normas internas de la empresa». Si no está, no hay sanción posible por esa vía.

Qué convenio rige en cada centro no siempre es obvio, y la guía sobre convenio colectivo y registro de jornada por sector explica cómo identificarlo cuando conviven varias actividades.

Lo que ocurre si no está tipificada

No es una cuestión de grado: es de validez. El artículo 115.1.d) de la Ley 36/2011, reguladora de la jurisdicción social, enumera los casos en que la sentencia declara nula la sanción, y cierra con esta frase:

«También será nula la sanción cuando consista en alguna de las legalmente prohibidas o no estuviera tipificada en las disposiciones legales o en el convenio colectivo aplicable.»

Y el artículo 114.3 de la misma ley reparte la carga de la prueba de una forma que conviene conocer antes de firmar nada:

«Corresponderá al empresario probar la realidad de los hechos imputados al trabajador, y su entidad, sin que puedan ser admitidos otros motivos de oposición a la demanda que los alegados en su momento para justificar la sanción.»

Dos consecuencias prácticas. La primera: la empresa tiene que probar que la persona no fichó los días que se le imputan, lo que exige un registro fiable —el mismo que se dice que falta—. La segunda: no se pueden añadir motivos después. Lo que no esté en la comunicación de la sanción no se podrá alegar en juicio.

El artículo 58.2 del ET añade el requisito formal: la valoración de las faltas y las sanciones impuestas serán siempre revisables ante la jurisdicción social, y la sanción de las faltas graves y muy graves requerirá comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan.

Las sanciones prohibidas

El artículo 58.3 del ET cierra la puerta a las dos soluciones que primero se le ocurren a cualquiera:

«No se podrán imponer sanciones que consistan en la reducción de la duración de las vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso del trabajador o multa de haber.»

Multa de haber significa descontar una cantidad del salario a título de castigo. Está prohibido. Cosa distinta —y perfectamente lícita— es no abonar el tiempo que no se ha trabajado: eso no es una sanción, es la ausencia de contraprestación. La diferencia está en el concepto: si el descuento responde a horas no trabajadas y acreditadas, es liquidación; si responde a «por no fichar te quito veinte euros», es multa de haber y es nula.

Tampoco cabe quitar días de vacaciones ni recortar descansos. La sanción tiene que salir del catálogo del convenio: amonestación, suspensión de empleo y sueldo con la duración que él fije, y las demás que prevea.

El reloj corre, y corre deprisa

Es el punto donde más sanciones se caen. El artículo 60.2 del ET establece:

«Respecto a los trabajadores, las faltas leves prescribirán a los diez días; las graves, a los veinte días, y las muy graves, a los sesenta días a partir de la fecha en que la empresa tuvo conocimiento de su comisión y, en todo caso, a los seis meses de haberse cometido.»

Calificación de la falta	Plazo desde que la empresa la conoce	Plazo máximo desde que se cometió
Leve	10 días	6 meses
Grave	20 días	6 meses
Muy grave	60 días	6 meses

Diez días para una falta leve es muy poco. El caso típico —«llevamos tres meses avisándole»— suele significar que las faltas de los dos primeros meses han prescrito, y que solo quedan vivas las de los últimos días. Esperar a acumular no refuerza el expediente: lo vacía.

Estos plazos son los de las faltas del trabajador. No hay que confundirlos con los de las infracciones de la empresa, que prescriben a los tres años según el artículo 4.1 de la LISOS y están tratados en la guía sobre prescripción de las infracciones laborales.

Antes del expediente: la orden tiene que existir

Sancionar el incumplimiento de una instrucción exige que la instrucción exista y sea conocida. El artículo 20.2 del ET lo formula así: el trabajador debe al empresario la diligencia y la colaboración en el trabajo que marquen las disposiciones legales, los convenios colectivos y las órdenes o instrucciones adoptadas por aquel en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y, en su defecto, los usos y costumbres; y añade que ambas partes se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe.

Y el artículo 20.3 habilita al empresario a adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad.

Traducido: si nunca se ha comunicado por escrito cómo, cuándo y dónde hay que fichar, sancionar por no hacerlo es frágil. La secuencia sólida empieza mucho antes del expediente:

Instrucción escrita y comunicada, con acuse. El modelo está en la guía sobre protocolo de fichaje como documento interno.
Recordatorio individual documentado ante los primeros olvidos, dejando constancia de la fecha.
Comprobación de que el sistema funciona para esa persona: sin cobertura, sin acceso al terminal o con el turno mal asignado, el incumplimiento puede no ser suyo.
Consulta del convenio para ver si la conducta está tipificada y cómo se califica.
Comunicación escrita con la fecha y los hechos, dentro del plazo de prescripción.

Hay un límite que conviene tener presente en el paso final. El artículo 17.1 del ET declara nulas las decisiones del empresario que supongan un trato desfavorable de los trabajadores como reacción ante una reclamación efectuada en la empresa o ante una acción administrativa o judicial destinada a exigir el cumplimiento del principio de igualdad de trato y no discriminación. Sancionar a quien acaba de reclamar horas extra es el escenario que más difícil resulta de defender.

Y mientras tanto, la obligación sigue siendo de la empresa

Es el punto que más se pierde de vista. El artículo 34.9 del ET dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada. No dice que lo garantice el trabajador. Que alguien no fiche no traslada la obligación ni la suspende: el registro tiene que estar completo igualmente, con la jornada reconstruida por el procedimiento que corresponda y con la corrección trazada.

Por eso una empresa que sanciona pero no completa el registro sigue expuesta. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, entre otras materias referidas a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto, y el artículo 40.1.b) sitúa la sanción entre 751 y 7.500 euros según el grado.

Dicho de otro modo: la vía disciplinaria resuelve la conducta, no el expediente. Ambas cosas hay que hacerlas.

Preguntas frecuentes

¿Se puede sancionar a alguien por no fichar?

Sí, siempre que la conducta esté tipificada como falta en las disposiciones legales o en el convenio colectivo aplicable, según el artículo 58.1 del ET. Si no lo está, la sanción es nula conforme al artículo 115.1.d) de la LRJS.

¿Se le puede descontar dinero del sueldo?

Como sanción, no: el artículo 58.3 del ET prohíbe la multa de haber. Cosa distinta es no abonar tiempo que no se ha trabajado, lo que exige acreditar cuál fue la jornada real.

¿Se le pueden quitar días de vacaciones?

No. El artículo 58.3 del ET prohíbe las sanciones que consistan en la reducción de la duración de las vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso.

¿Cuánto tiempo tengo para sancionar?

Diez días para las faltas leves, veinte para las graves y sesenta para las muy graves desde que la empresa tuvo conocimiento de su comisión, y en todo caso seis meses desde que se cometieron, según el artículo 60.2 del ET.

¿Hay que comunicarlo por escrito?

El artículo 58.2 del ET lo exige para las faltas graves y muy graves, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan. En la práctica conviene hacerlo también en las leves, porque el artículo 114.3 de la LRJS impone al empresario probar la realidad y la entidad de los hechos imputados y no admite alegar después motivos distintos de los invocados al sancionar.

Si sanciono, ¿queda cubierta la obligación de registro?

No. El artículo 34.9 del ET impone la obligación a la empresa. La jornada de esos días hay que reconstruirla y dejarla registrada con su corrección trazada, con independencia de la vía disciplinaria.

Cómo lo resuelve Tempika

La mayoría de los casos que acaban en expediente empiezan por un sistema que pone difícil fichar. En Tempika la persona puede marcar desde el móvil, desde el navegador o desde un kiosko en tablet con PIN, la app funciona sin cobertura y sincroniza al recuperarla, y quien olvida un marcaje recibe el aviso el mismo día en lugar de enterarse a fin de mes.

Cuando hace falta reconstruir una jornada, la corrección se añade sin borrar el apunte original y queda trazada con autor, fecha y motivo, encadenada mediante hash con el resto del histórico —el verifyChain—. Eso deja dos cosas a la vista al mismo tiempo: el registro completo que exige el artículo 34.9 del ET y la constancia documentada de los avisos, que es lo que sostiene cualquier actuación posterior. El modo Inspección entrega el periodo en CSV, XML y PDF.

Si lo que necesitas es estimar la exposición de la empresa, puedes usar la calculadora de sanciones por registro de jornada o repasar los tramos en la guía sobre cuantía de las multas.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley 36/2011 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.