Los fichajes como prueba en un juicio laboral
Cómo se aportan los fichajes como prueba en un juicio laboral: el artículo 90 de la LRJS, los documentos en poder de la parte contraria y qué resta valor a un registro.
En una reclamación de horas extraordinarias, el registro de jornada suele ser el único documento que existe. Lo tiene la empresa, lo conserva la empresa y la ley obliga a que esté a disposición de quien ficha. Cuando llega al juzgado, el debate rara vez es sobre si se aporta: es sobre si lo que se aporta merece crédito.
Este artículo repasa cómo entra un registro de fichajes en un procedimiento laboral, qué ocurre cuando la empresa no lo aporta y qué características hacen que un archivo se sostenga o se caiga.
TL;DR
- Las partes pueden servirse de «cuantos medios de prueba se encuentren regulados en la Ley», incluidos los procedimientos de archivo y reproducción de datos (artículo 90.1 de la LRJS).
- No se admiten pruebas obtenidas «directa o indirectamente, mediante procedimientos que supongan violación de derechos fundamentales o libertades públicas» (artículo 90.2).
- Si una parte no aporta sin causa justificada un documento que se le requirió, «podrán estimarse probadas las alegaciones hechas por la contraria» (artículo 94.2 de la LRJS).
- El artículo 34.9 del ET obliga a conservar cuatro años y a tener el registro a disposición de la plantilla y de sus representantes: no es un archivo interno.
- Un registro editable sin rastro no pierde su condición de documento, pero pierde fuerza: si cualquiera pudo cambiarlo, poco acredita.
Cómo entra un registro en el procedimiento
El artículo 90.1 de la LRJS abre la puerta con amplitud:
«Las partes, previa justificación de la utilidad y pertinencia de las diligencias propuestas, podrán servirse de cuantos medios de prueba se encuentren regulados en la Ley para acreditar los hechos controvertidos o necesitados de prueba, incluidos los procedimientos de reproducción de la palabra, de la imagen y del sonido o de archivo y reproducción de datos, que deberán ser aportados por medio de soporte adecuado y poniendo a disposición del órgano jurisdiccional los medios necesarios para su reproducción y posterior constancia en autos.»
Un registro de jornada digital encaja en «procedimientos de archivo y reproducción de datos». Dos exigencias del propio precepto importan en la práctica:
- Soporte adecuado. Un volcado ilegible sin el software del fabricante cumple mal ese requisito.
- Medios para su reproducción. Quien aporta el archivo tiene que hacer posible que se lea y quede constancia en autos.
De ahí una conclusión operativa: un sistema del que solo se puede sacar un listado impreso, sin datos estructurados, complica su propia aportación.
El límite: prueba obtenida vulnerando derechos fundamentales
El artículo 90.2 de la LRJS:
«No se admitirán pruebas que tuvieran su origen o que se hubieran obtenido, directa o indirectamente, mediante procedimientos que supongan violación de derechos fundamentales o libertades públicas. Esta cuestión podrá ser suscitada por cualquiera de las partes o de oficio por el tribunal en el momento de la proposición de la prueba, salvo que se pusiese de manifiesto durante la práctica de la prueba una vez admitida.»
Dos consecuencias para el diseño de un sistema de fichaje:
La cuestión puede plantearla el tribunal de oficio. No hace falta que la contraparte la suscite.
Alcanza a lo obtenido «indirectamente». Un dato derivado de un tratamiento que vulneró derechos arrastra el mismo problema.
Ahí es donde vuelve todo lo que parecía una discusión previa: si el sistema captura datos biométricos sin justificación suficiente, o mantiene una geolocalización continua sin la información previa que exige el artículo 90.2 de la LOPDGDD, el problema no se queda en el ámbito de protección de datos: llega al juicio. Los dos casos están desarrollados en biometría en el fichaje: por qué es mejor evitarla y en geolocalización y fichaje: qué es legal.
Cuando la empresa no aporta el registro
Este es el punto que decide muchas reclamaciones de horas extraordinarias, porque el documento está siempre en poder de la misma parte. El artículo 94.2 de la LRJS:
«Los documentos y otros medios de obtener certeza sobre hechos relevantes que se encuentren en poder de las partes deberán aportarse al proceso si hubieran sido propuestos como medio de prueba por la parte contraria y admitida ésta por el juez o tribunal o cuando éste haya requerido su aportación. Si no se presentaren sin causa justificada, podrán estimarse probadas las alegaciones hechas por la contraria en relación con la prueba acordada.»
La consecuencia está escrita: si el registro se requiere y no se aporta sin causa justificada, pueden estimarse probadas las alegaciones de la parte contraria sobre lo que ese documento acreditaría.
Y esa consecuencia no depende de que la empresa haya perdido el archivo por accidente. El artículo 34.9 del ET obliga a conservarlo cuatro años. Alegar que no se tiene es admitir un incumplimiento previo, no una excusa. Cómo organizar la conservación está en conservar el registro de jornada cuatro años.
Qué hace fuerte a un registro y qué lo debilita
| Característica | Efecto |
|---|---|
| Hora concreta de inicio y fin, día a día | Es lo que exige el art. 34.9: sin ello, no hay registro |
| Cobertura completa de la plantilla | Un archivo con huecos invita a preguntar por los huecos |
| Correcciones con autor, fecha y motivo | Explica las diferencias en lugar de esconderlas |
| Encadenamiento que detecta alteraciones posteriores | Permite sostener que el archivo no se retocó |
| Disponibilidad para la plantilla | Cumple el art. 34.9 y evita el reproche de archivo unilateral |
| Edición libre sin rastro | Resta valor: si cualquiera pudo cambiarlo, poco acredita |
| Registro reconstruido después del conflicto | El peor escenario: nace ya cuestionado |
La tercera fila es contraintuitiva y conviene subrayarla. Un archivo con correcciones no es un archivo débil: es un archivo honesto, siempre que cada corrección lleve quién, cuándo y por qué. Lo débil es un archivo impecable que nadie puede explicar, o uno donde las diferencias aparecen y desaparecen sin traza.
Lo que ocurre cuando el registro se altera de verdad, con sus consecuencias, está en sanciones por manipulación de datos del registro de jornada.
Quién tiene que probar qué
El reparto de la carga de la prueba explica por qué el registro pesa tanto en este tipo de pleitos, y conviene precisarlo porque circula una versión simplificada.
La regla especial de la LRJS no es general: el artículo 96.1 desplaza la carga al demandado en procesos donde de las alegaciones de la parte actora se deduzcan «indicios fundados de discriminación por razón de sexo, orientación o identidad sexual, origen racial o étnico, religión o convicciones, discapacidad, edad, acoso y en cualquier otro supuesto de vulneración de un derecho fundamental o libertad pública», en cuyo caso corresponde al demandado «la aportación de una justificación objetiva y razonable, suficientemente probada, de las medidas adoptadas y de su proporcionalidad». El apartado 2 hace lo propio en los procesos sobre responsabilidades derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Una reclamación ordinaria de horas extraordinarias no entra en esos supuestos. Lo que sí opera es el artículo 94.2, que es más concreto y más eficaz: el documento está en poder de la empresa, y si se requiere y no se aporta sin causa justificada, pueden estimarse probadas las alegaciones de la contraria.
Ahí está la asimetría real del asunto. La empresa no solo tiene el documento: tiene la obligación legal de tenerlo, por el artículo 34.9 del ET, y la de entregarlo a quien ficha. Una empresa que llega a juicio sin registro llega con un incumplimiento previo acreditado por su propia ausencia.
El registro también protege a la empresa
El enfoque habitual es defensivo: el registro como riesgo. Es la mitad del cuadro.
En una reclamación de horas extraordinarias, el registro es lo que permite a la empresa acreditar la jornada realmente realizada. Sin él, la discusión se resuelve con otros elementos y la empresa pierde su documento principal.
En una sanción por impuntualidad, el registro es lo que acredita el hecho. El marco de esas sanciones está en llegar tarde al trabajo: qué puede hacer la empresa.
En una discusión sobre descansos, es lo que demuestra que se respetaron las doce horas del artículo 34.3 del ET.
En una actuación inspectora, es el primer documento que se pide. Lo que suele solicitarse está en qué pide la Inspección de Trabajo en control horario.
Hay además una obligación de entrega periódica que refuerza la posición de ambas partes: el artículo 35.5 del ET exige que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada se registre día a día y se totalice en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, «entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». Un resumen entregado cada mes y no discutido en su momento es un elemento más de contexto.
Preguntas frecuentes
¿Sirve el registro de fichajes como prueba en un juicio?
Sí. El artículo 90.1 de la LRJS permite servirse de cuantos medios de prueba estén regulados en la Ley, incluidos los procedimientos de archivo y reproducción de datos, aportados en soporte adecuado.
¿Qué pasa si la empresa no aporta el registro cuando se le requiere?
El artículo 94.2 de la LRJS establece que, si no se presentan sin causa justificada, podrán estimarse probadas las alegaciones hechas por la contraria en relación con la prueba acordada.
¿Puedo pedir mis fichajes a mi empresa antes de reclamar?
El artículo 34.9 del ET establece que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección durante los cuatro años de conservación.
¿Vale un registro que la empresa puede editar?
Se aporta como cualquier documento, pero su fuerza depende de que pueda explicarse. Un archivo modificable sin rastro deja abierta la duda sobre qué había antes.
¿Puede rechazarse una prueba obtenida con un sistema de fichaje?
El artículo 90.2 de la LRJS no admite pruebas obtenidas, directa o indirectamente, mediante procedimientos que supongan violación de derechos fundamentales o libertades públicas, y la cuestión puede plantearse de oficio.
¿Cuántos años hacia atrás puedo pedir?
La obligación de conservación del artículo 34.9 del ET es de cuatro años. En contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) exige conservar los resúmenes mensuales durante un periodo mínimo de cuatro años.
Cómo lo resuelve Tempika
Un registro sirve en un juicio si se puede explicar. En Tempika cada apunte se encadena con hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que una alteración posterior es detectable en lugar de indemostrable, y las correcciones no borran: quedan con autor, fecha y motivo junto al apunte original.
El modo Inspección entrega el periodo completo por persona en CSV, XML y PDF, lo que facilita aportarlo en soporte adecuado sin depender del software de nadie. Y cada persona consulta sus propios fichajes desde su acceso, que es lo que hace efectiva la disponibilidad que exige el artículo 34.9.
Puedes revisar el planteamiento completo en la página de cumplimiento o consultar las funcionalidades de Tempika.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente de la Ley 36/2011 reguladora de la jurisdicción social, del Estatuto de los Trabajadores y de la LOPDGDD consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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