Conservar el registro de jornada 4 años sin perderlo

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a conservar el registro de jornada durante cuatro años. Es uno de los flancos donde más empresas reciben requerimientos de la Inspección de Trabajo: no por no haber fichado, sino por no poder aportar el histórico completo cuando se lo piden. Este artículo explica exactamente qué exige la ley, desde cuándo cuentan esos cuatro años, qué formato admite la ITSS, qué ocurre cuando cambias de herramienta a mitad del periodo y cómo el RGPD interactúa con esta obligación de conservación.

La obligación legal: qué dice exactamente el art. 34.9 ET sobre la conservación

El artículo 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre (ET), en la redacción introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece en su párrafo tercero:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Tres obligaciones distintas se derivan de ese párrafo único:

Obligación	A quién va dirigida	Plazo
Conservar el registro	Empresa	4 años desde el fichaje
Tenerlo disponible para el trabajador	Empresa	Durante los 4 años
Tenerlo disponible para sus representantes	Empresa	Durante los 4 años
Tenerlo disponible para la ITSS	Empresa	Durante los 4 años y en el acto

La obligación de registrar y la de conservar son acumulativas y diferenciadas. Una empresa puede haber registrado puntualmente y, aun así, incumplir si destruye o pierde los registros antes de que transcurran los cuatro años.

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS (Instrucción sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) precisa que la ausencia del registro o su imposibilidad de exhibición inmediata se tratará como incumplimiento del artículo 34.9 ET, con independencia de que la empresa alegue que «el sistema se perdió» o «el proveedor ya no tiene acceso».

La infracción por incumplimiento del registro de jornada (que incluye su conservación) está tipificada en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) como infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo (grado mínimo a máximo según el artículo 40 de la LISOS). Si existen indicios de ocultación deliberada de los registros a la Inspección, ese hecho podría valorarse de forma autónoma como obstrucción a la labor inspectora (art. 50 de la LISOS).

Para una visión completa del marco normativo, consulta nuestra guía sobre la obligación de registro horario digital y el art. 34.9 ET.

Cuatro años desde qué momento: desde el alta, desde el fichaje o desde el fin del contrato

Esta es la pregunta que genera más confusión en la práctica. El artículo 34.9 ET dice «cuatro años», pero no especifica el dies a quo (punto de inicio del cómputo). La interpretación mayoritaria de la Inspección, coherente con el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, es que el cómputo empieza desde la fecha de cada registro individual, es decir, desde el día que se produjo el fichaje.

Dicho de otro modo: un fichaje del 15 de septiembre de 2024 debe conservarse hasta el 15 de septiembre de 2028.

Sin embargo, en la práctica esto significa que los cuatro años corren de modo continuo, y que en cualquier momento dado la empresa debe poder exhibir registros de los últimos cuatro años completos contados desde la fecha de la visita inspectora.

El caso especial de los trabajadores que ya no están en plantilla

La obligación no desaparece cuando termina la relación laboral. Si un trabajador causó baja el 1 de febrero de 2023, los registros de su jornada deben conservarse hasta el 1 de febrero de 2027. El plazo se computa a partir de cada fichaje, no desde la fecha de extinción del contrato, aunque en la práctica suele coincidir (el último fichaje es próximo a la baja).

Este punto es especialmente relevante cuando hay despidos o extinciones impugnadas: el registro de jornada de los últimos cuatro años puede ser prueba en procedimientos judiciales laborales, y su ausencia puede perjudicar a la empresa en la valoración del juez.

La siguiente tabla resume los escenarios habituales:

Situación	Inicio del cómputo	Fecha límite (ejemplo)
Trabajador en activo	Fecha de cada fichaje	Fijarse en el fichaje más antiguo del sistema
Trabajador que causó baja	Fecha de cada fichaje de ese trabajador	4 años desde el último fichaje registrado
Alta nueva en 2026	Primer fichaje del trabajador	4 años después del primer fichaje
Empresa constituida en 2024	Primer fichaje de cualquier trabajador	4 años después de ese primer fichaje

Qué formato exige la ley (y cuál no exige: ni papel, ni Excel, ni PDF obligatorio)

El artículo 34.9 ET no prescribe ningún formato concreto. Dice que el registro debe hacerse «diariamente» y conservarse, pero no indica si ha de ser en papel, en sistema digital, en base de datos, en PDF, en Excel o en cualquier otro soporte.

Esto tiene dos consecuencias prácticas importantes:

Cualquier formato que permita verificar el registro es, en principio, válido desde el punto de vista de la obligación de registro del art. 34.9 ET.
Lo que sí exige la ITSS es que el formato sea accesible y verificable en el acto de la visita, tal como precisa el CT 101/2019.

El criterio de accesibilidad de la ITSS: que el inspector lo pueda consultar en el acto

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS establece que la empresa debe poder exhibir los registros de forma inmediata al inspector actuante, sin necesidad de esperas ni gestiones con terceros. En la práctica, esto descarta o dificulta algunos escenarios:

Papel archivado en almacén externo: si hay que desplazarse a buscar los archivos y no se pueden aportar en el día de la visita, el inspector puede tenerlo por incumplido.
Excel en el ordenador de un empleado que está de baja o ha causado baja: si el fichero no es accesible de inmediato, es un riesgo.
Datos en un proveedor SaaS que ya no presta servicio: si la herramienta ha dejado de funcionar o la empresa no tiene el exportado, la obligación de exhibición inmediata no se puede cumplir.

La solución más robusta es un sistema digital que permita:

Generación de un exportado firmado o con hash en el momento de la visita, que demuestre integridad del dato.
Acceso directo por parte de responsable de RRHH o administrador sin depender del proveedor.
Descarga histórica por rango de fechas para cualquier trabajador o centro de trabajo.

Los sistemas como Tempika (características del producto) están diseñados para que el exportado del histórico se genere en segundos, con firma del ledger que acredita que los datos no han sido alterados. Esto no certifica cumplimiento legal (el cumplimiento depende de la empresa), pero sí es un elemento técnico que facilita la exhibición inmediata.

Papel vs digital: ventajas e inconvenientes reales de cada soporte

Ambos soportes son legalmente admisibles, pero tienen perfiles de riesgo muy distintos cuando hablamos de conservar durante cuatro años.

Criterio	Papel	Digital
Coste de archivo a 4 años	Alto (espacio físico, carpetas, escáner)	Bajo (almacenamiento en la nube es barato)
Integridad del dato	Vulnerable (deterioro, pérdida, manipulación manual)	Alta si hay hash o ledger que detecta alteraciones
Accesibilidad inmediata ITSS	Depende del archivo físico	Alta: descarga en segundos si el sistema es adecuado
Búsqueda por trabajador/fecha	Lenta y manual	Instantánea
Riesgo de pérdida	Alto (incendio, robo, traslado)	Bajo si hay backup redundante
Firma y evidencia de no manipulación	Requiere sellos físicos o firma manuscrita	Hash criptográfico o ledger verificable

El papel, paradójicamente, tiene un riesgo adicional: facilita la manipulación a posteriori. La Audiencia Nacional ha reconocido en varias sentencias (entre otras, SAN de 6 de junio de 2019, rec. 105/2019) que el registro debe ser diario y reflejar la realidad, y que los registros firmados en bloque a final de mes o semana no cumplen la exigencia de registro «diario» del ET.

Para profundizar en cómo las sentencias de la Audiencia Nacional han interpretado los requisitos del registro, consulta el artículo sobre sentencias de la Audiencia Nacional en materia de registro de jornada.

Qué pasa si cambias de software de fichaje a mitad del periodo de conservación

Este es uno de los escenarios más peligrosos y más frecuentes. Una empresa trabaja con una herramienta de control horario durante dos años y decide cambiar de proveedor. Al contratar el nuevo sistema, el viejo se desactiva. Si no se ha hecho un exportado previo del histórico, los datos de esos dos años pueden quedar inaccesibles.

La ley no contempla excepciones por «cambio de proveedor»: la empresa es responsable de la conservación, con independencia de quién sea el proveedor técnico.

Obligaciones prácticas ante un cambio de herramienta:

Antes de contratar la nueva solución, exportar el histórico completo del sistema saliente en un formato estable (CSV, JSON, PDF firmado o similar).
Verificar el exportado: comprobar que el fichero contiene todos los empleados, todos los periodos y todos los campos requeridos (hora entrada, hora salida, persona, fecha, centro).
Guardar el exportado en un repositorio independiente del proveedor: no en la nube del antiguo proveedor (que puede desaparecer), sino en almacenamiento propio (NAS, S3 corporativo, servidor interno).
Acreditar la integridad del exportado: si el sistema saliente emite un hash o firma del fichero de exportación, guardarlo junto al fichero. Si no, calcular un SHA-256 del fichero y guardar ese hash en un registro interno con fecha.
Documentar el proceso de cambio (fecha de exportación, persona responsable, ubicación del archivo) para poder acreditarlo ante la ITSS si es necesario.

El nuevo proveedor no tiene obligación legal de importar ni custodiar el histórico del sistema anterior. La responsabilidad es enteramente de la empresa.

Cómo exportar el histórico completo de jornadas en formato auditable

Independientemente de si vas a cambiar de sistema o simplemente quieres tener una copia offline de seguridad, exportar el histórico de jornadas en formato auditable es una buena práctica que la ITSS valora positivamente.

Un exportado auditable debe contener, como mínimo:

Identificación del trabajador: nombre y número de empleado o NIF.
Fecha y hora de entrada: con precisión de minuto (no solo de hora).
Fecha y hora de salida: ídem.
Centro de trabajo o localización: especialmente relevante en empresas con varios centros o con trabajadores desplazados.
Canal de fichaje: si es relevante (app móvil, NFC, PIN, web).
Timestamp de creación del registro: la hora en que el sistema recibió el fichaje, que puede diferir de la hora declarada si hay fichajes diferidos (modo sin conexión).

Adicionalmente, un exportado de calidad superior incluye:

Hash o firma del registro individual: permite verificar que el dato no ha sido alterado desde el momento del fichaje.
Metadatos de modificación: si un registro fue corregido a posteriori por el administrador, el exportado debe reflejar tanto el valor original como el corregido, con quién hizo la corrección y cuándo.

Qué formato de archivo es más recomendable

No hay un formato obligatorio por ley. Las opciones más habituales son:

CSV o XLSX: legibles por cualquier hoja de cálculo, fáciles de archivar, pero sin protección de integridad nativa.
PDF con firma electrónica: más robusto para archivos definitivos; permite verificar que el contenido no se ha alterado.
JSON firmado o con hash: ideal para sistemas que necesitan ser procesados programáticamente; el hash permite verificación posterior.
Exportado nativo del sistema con sello electrónico de entidad: algunos sistemas emiten el exportado con un sello del propio proveedor como entidad independiente del empresario, que acredita que el fichero existía en ese momento con ese contenido. Tempika trabaja en esta dirección mediante su propio sello electrónico de entidad (en desarrollo); no se usa un prestador cualificado externo (QTSP), porque ni lo exige la ley ni hace falta cuando el proveedor ya actúa como tercero independiente del empresario.

Tempika permite exportar el histórico de jornadas en CSV con el hash SHA-256 del ledger de cada trabajador, lo que facilita la exhibición ante la ITSS con evidencia de no manipulación. Si quieres ver cómo funciona, consulta la sección de características del producto.

RGPD y conservación: cuándo el plazo de retención laboral y el de protección de datos colisionan

El RGPD (Reglamento UE 2016/679) establece en su artículo 5.1.e) el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para los fines para los que se tratan.

Esto genera una tensión aparente con la obligación del artículo 34.9 ET: ¿qué pasa cuando el trabajador ejerce su derecho de supresión (artículo 17 RGPD) y pide que se borren sus fichajes?

La respuesta es clara en la normativa: el artículo 17.3.b) del RGPD exceptúa el derecho de supresión cuando el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento. La conservación del registro de jornada durante cuatro años es exactamente ese caso: una obligación legal que prevalece sobre el derecho de supresión individual.

Por tanto:

La empresa no está obligada a borrar los fichajes de un exempleado aunque este lo solicite, durante los cuatro años que fija el ET.
Una vez transcurridos los cuatro años, sí deberá borrarlos salvo que exista otra base jurídica para la conservación (por ejemplo, si hay un litigio pendiente o una inspección en curso, donde entra en juego la base del artículo 17.3.e) RGPD).
La política de privacidad de la empresa y el registro de actividades de tratamiento (RAT, obligatorio según el artículo 30 del RGPD) deben reflejar este doble plazo: cuatro años de retención por obligación laboral, borrado posterior salvo circunstancias excepcionales.

La AEPD ha publicado orientaciones sobre el tratamiento de datos en el ámbito laboral que abordan esta cuestión. Puedes consultarlas directamente en la sede electrónica de la AEPD.

Para más detalle sobre los derechos del trabajador en relación con sus datos de fichaje, consulta nuestro artículo sobre derechos del trabajador sobre los datos de fichaje y el RGPD.

Bajas de empresa y conservación: los 4 años empiezan al terminar la relación laboral

Este epígrafe merece desarrollo propio porque genera errores frecuentes en la gestión de RRHH.

Cuando un trabajador causa baja, muchas empresas eliminan su perfil del sistema de fichaje o lo archivan en un estado inactivo que impide exportar su histórico. Esto es un error: la obligación de conservación sigue vigente.

Checklist de lo que debe hacer la empresa cuando un trabajador causa baja:

Exportar el histórico completo de jornadas de ese trabajador antes de desactivar su cuenta en el sistema.
Guardar el exportado en el repositorio de conservación de la empresa (no en el sistema de fichaje activo, pero sí accesible).
Anotar la fecha límite de conservación (fecha del último fichaje + 4 años) en el expediente del trabajador.
Si hay liquidación o finiquito impugnado, conservar los registros hasta que haya firmeza judicial, independientemente del plazo de cuatro años.
Revisar la política de privacidad para asegurar que refleja que los datos de exempleados se conservan durante cuatro años por obligación legal.

Trabajadores cedidos por ETT

En el caso de trabajadores puestos a disposición por una empresa de trabajo temporal (ETT), la obligación de registro recae en la empresa usuaria (la que dirige el trabajo), según el artículo 34.9 ET y el CT 101/2019. La ETT puede tener también sus propios registros, pero la empresa usuaria es la que responde ante la ITSS si el registro está incompleto o no se puede exhibir.

Para profundizar en las obligaciones específicas de las ETT y los trabajadores temporales, consulta el artículo sobre registro de jornada de trabajadores temporales y ETT.

Cómo afecta la Directiva (UE) 2019/1152 de condiciones de trabajo transparentes

La Directiva (UE) 2019/1152 (Directiva de condiciones de trabajo transparentes), traspuesta al ordenamiento español a través del Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre, de reforma laboral, no modifica directamente el artículo 34.9 ET en materia de conservación. Sin embargo, refuerza el derecho del trabajador a acceder a la información sobre su jornada de manera sencilla y transparente.

Esto tiene implicaciones para cómo debe estructurarse el sistema de conservación:

El trabajador tiene derecho a solicitar su histórico de jornadas, y la empresa debe poder entregárselo sin dilación.
Si la empresa usa un sistema digital, es recomendable que el trabajador tenga acceso directo a su propio histórico (portal del empleado) durante el periodo de conservación.
La Directiva de Transparencia también refuerza la tendencia regulatoria hacia el registro horario digital obligatorio, sobre la que existe un borrador de Real Decreto en tramitación (pero que, a la fecha de publicación de este artículo, no está en vigor). Para seguir la evolución de esa propuesta, consulta nuestro análisis sobre qué cambia con el registro horario digital obligatorio en 2026.

Errores frecuentes que detecta la Inspección de Trabajo en materia de conservación

La experiencia acumulada de visitas inspectoras y el propio CT 101/2019 de la ITSS permiten identificar los errores más habituales que cometen las empresas:

Error 1: Asumir que el sistema SaaS conserva los datos "indefinidamente" Los contratos con proveedores SaaS suelen prever la eliminación de datos tras un periodo de inactividad o al cancelar la suscripción. Si la empresa cancela el servicio, los datos pueden desaparecer. La obligación de conservación es de la empresa, no del proveedor.

Error 2: Confundir la nómina con el registro de jornada La nómina refleja el salario y las horas pactadas, pero no el registro diario de entrada y salida. Son documentos distintos con regímenes de conservación distintos. La nómina se conserva cuatro años por la prescripción de las obligaciones en materia de Seguridad Social (artículo 21 de la Ley General de la Seguridad Social), ya que la prescripción de las acciones del trabajador por percepciones económicas (artículo 59.2 ET) es de solo un año; el registro de jornada exige además la granularidad diaria.

Error 3: Conservar solo los resúmenes mensuales El artículo 34.9 ET exige el registro «diario» de la jornada. Los resúmenes agregados por semana o mes no sustituyen al registro día a día. La Inspección puede requerir ver el dato de un día concreto.

Error 4: No tener el histórico accesible de exempleados Como se explicó más arriba, la baja de un trabajador no extingue la obligación de conservación. Este error es especialmente frecuente en empresas con alta rotación (hostelería, construcción, comercio).

Error 5: Depender exclusivamente del papel sin digitalización Los registros en papel son vulnerables a pérdida, deterioro o manipulación. Si la empresa opta por papel, debe tener un proceso de custodia física equivalente al de los contratos de trabajo o las nóminas.

Preguntas frecuentes sobre la conservación del registro de jornada

¿Estamos obligados a conservar los fichajes de trabajadores que ya se fueron hace más de un año?

Sí. El artículo 34.9 ET obliga a conservar los registros durante cuatro años contados desde cada fichaje. Un trabajador que causó baja hace un año generó fichajes que, en su mayor parte, tienen aún tres o más años por cumplir. La empresa debe conservar esos registros, accesibles y en soporte que permita su exhibición inmediata a la ITSS.

¿Qué formato de archivo es el más seguro para guardar el histórico de jornadas?

La ley no exige un formato concreto. Lo más recomendable es combinar un exportado en CSV o PDF (legible sin software especial) con un hash SHA-256 del fichero que acredite su integridad. Si el sistema lo permite, un exportado con firma electrónica o con el sello electrónico de entidad del propio proveedor —que actúa como tercero independiente del empresario— aporta mayor garantía probatoria.

Si cambio de proveedor de software de fichaje, ¿pierdo los datos anteriores?

Solo si no haces el exportado previo. La empresa es la responsable de la conservación, no el proveedor. Antes de desactivar cualquier sistema, exporta el histórico completo, verifica que el fichero es correcto y guárdalo en almacenamiento propio independiente del proveedor.

¿El trabajador puede pedir que borremos sus datos de fichaje invocando el RGPD?

No durante los cuatro años de conservación obligatoria. El artículo 17.3.b) del RGPD exceptúa el derecho de supresión cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal. La conservación del registro de jornada durante cuatro años es esa obligación legal. Una vez transcurrido ese plazo, salvo que exista un litigio pendiente u otra base jurídica, sí deberás eliminar los datos.

¿Hay un formato específico de exportado que exija la ITSS?

No. El CT 101/2019 de la ITSS exige que el registro sea «accesible» y se pueda exhibir «en el acto», pero no prescribe un formato de fichero concreto. Lo esencial es que el inspector pueda leer los datos (quién fichó, cuándo entró y cuándo salió) sin necesidad de software propietario ni gestiones con el proveedor.

Conclusión: la conservación es tan importante como el registro

Cumplir con la obligación de registrar la jornada no es suficiente si no se puede demostrar ese cumplimiento cuatro años después. La conservación del registro de jornada durante cuatro años es una obligación autónoma, exigible independientemente de si la empresa fichó bien o mal.

Los puntos clave que todo responsable de RRHH debe tener claros:

Los cuatro años se cuentan desde cada fichaje individual, no desde la baja del trabajador ni desde el alta de la empresa.
El formato no está regulado, pero la accesibilidad inmediata ante la ITSS sí es exigible.
Cambiar de software sin exportar previamente el histórico es un riesgo legal real.
El RGPD no permite borrar los fichajes antes de que venzan los cuatro años; sí obliga a borrarlos después.
Los fichajes de exempleados deben conservarse igual que los de los trabajadores en activo.

Si quieres conocer cómo Tempika gestiona la conservación del histórico y la exportación auditable de jornadas, visita la página de características del producto o revisa nuestra comparativa frente a otras herramientas del mercado en Tempika vs Sesame HR.

Para contexto normativo adicional, consulta también nuestra guía completa sobre la ley de registro horario digital en España y el análisis de sanciones por no cumplir el registro de jornada.

Información elaborada con fines divulgativos. No constituye asesoramiento jurídico. Para aplicar estas obligaciones a tu empresa, consulta con un asesor laboral.

Equipo Tempika · Actualizado: junio de 2026.