Registro horario digital obligatorio 2026: qué cambia

Desde principios de 2025, en muchos grupos de Telegram de RRHH y foros de gestión laboral circula la misma pregunta: «¿Ya es obligatorio el registro horario digital?». La respuesta honesta es no, todavía no, al menos no en los términos que plantea el borrador del Real Decreto que lleva circulando dos años. Pero eso no significa que tu empresa pueda desentenderse del tema. La obligación de registrar la jornada existe desde 2019 y la Inspección de Trabajo la aplica cada vez con más intensidad.

En este artículo te explicamos con precisión qué está en vigor hoy, en qué punto se encuentra el borrador del Reglamento de registro horario digital, qué cambiaría si se publicara y cómo prepararse sin alarmas innecesarias ni soluciones que luego no encajen con la norma real.

Qué se está debatiendo en 2026 (y qué NO está en vigor todavía)

El Gobierno inició en 2023 la tramitación de un Real Decreto específico para el registro horario digital. El objetivo declarado era ir más allá del Art. 34.9 ET —que obliga a registrar la jornada pero no prescribe el formato— y exigir que ese registro reuniera características técnicas concretas: inalterabilidad, trazabilidad, acceso remoto por parte de la ITSS y, en algunos borradores, exportación en formato estandarizado.

El debate ha sido intenso. Por un lado, las organizaciones sindicales (CC.OO. y UGT) llevan años reclamando que un Excel modificable no puede considerarse registro fiable. Por otro, organizaciones empresariales como CEOE y Cepyme advirtieron de que imponer requisitos técnicos detallados podría generar una carga desproporcionada para las pymes.

En ese contexto llegamos a 2026 con el borrador paralizado. El punto de inflexión más reciente fue el dictamen contrario del Consejo de Estado, emitido el 23 de marzo de 2026. El Consejo consideró que el texto del borrador contenía deficiencias técnico-jurídicas relevantes que debían corregirse antes de su aprobación. A la fecha de publicación de este artículo, el Real Decreto no ha sido publicado en el BOE y no tiene fecha oficial de entrada en vigor.

Lo que sí está vigente —y esto es importante— es la obligación general de registrar la jornada que lleva en pie desde mayo de 2019.

El borrador del RD: dictamen contrario del Consejo de Estado (23-mar-2026) y sin publicación en BOE

El dictamen del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026 no es un veto definitivo; es un informe preceptivo que el Gobierno puede o no tener en cuenta antes de aprobar el texto. Pero en la práctica supone un frenazo importante, porque obliga a revisar y subsanar los puntos observados antes de volver a someter el proyecto a Consejo de Ministros. Qué contenía ese borrador, artículo a artículo, está en el borrador del RD de registro digital de jornada.

Las principales objeciones giraron en torno a tres ejes:

Indefinición técnica: el borrador hacía referencia a requisitos como «inalterabilidad» y «trazabilidad» sin especificar con suficiente precisión los mecanismos técnicos admisibles. Esto generaba inseguridad jurídica sobre qué herramientas cumplirían la norma y cuáles no.
Proporcionalidad para pymes: no quedaba clara la graduación de las obligaciones en función del tamaño de la empresa, lo que podría vulnerar el principio de proporcionalidad.
Conflicto con el marco de protección de datos: algunas previsiones sobre el acceso remoto de la ITSS a los sistemas de registro en tiempo real planteaban dudas sobre su compatibilidad con el RGPD y la LOPDGDD.

Mientras el Ministerio de Trabajo trabaja en un texto corregido, la situación normativa es exactamente la misma que en 2019: obligación de registro de jornada, sin requisitos técnicos de formato definidos por reglamento.

Qué obliga HOY de verdad: Art. 34.9 ET y Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS

La fuente primaria de la obligación es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo —cuyas obligaciones desglosamos una a una en RDL 8/2019: resumen de obligaciones del registro horario—. Su texto es claro:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establezca en este artículo.»

El precepto añade que los registros se conservarán durante cuatro años y estarán a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

¿Qué pasa si no se cumple? El régimen sancionador está en el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Las infracciones por ausencia o falsificación del registro de jornada se tipifican como graves (art. 7.5 de la LISOS), con sanciones de entre 751 y 7.500 euros por infracción (art. 40.1.b de la LISOS). En empresas con plantillas grandes o con reincidencia, la cuantía puede ser sustancialmente mayor.

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS concreta cómo aplican los inspectores este artículo. Los puntos clave son:

El registro debe ser diario e individualizado para cada trabajador.
No existe prohibición legal de los formatos en papel, hoja de cálculo o aplicación, pero cualquier sistema debe garantizar la fiabilidad e integridad de los datos.
Los inspectores pueden y deben valorar la credibilidad del sistema: un Excel idéntico semana tras semana o fichajes todos exactamente «a la hora en punto» levantarán sospechas fundadas.
La Sentencia de la Audiencia Nacional 4128/2023 refuerza la interpretación extensiva: la obligación alcanza a todos los trabajadores, incluidos los que tienen flexibilidad horaria o teletrabajan.

En síntesis: hoy, cualquier empresa española con al menos un trabajador por cuenta ajena debe registrar diariamente la jornada, conservarlo cuatro años y tenerlo disponible para la ITSS. No se exige tecnología concreta, pero sí integridad y fiabilidad del dato.

Diferencia entre «digital obligatorio» como propuesta y la obligación vigente de registrar la jornada

Conviene separar dos planos que se mezclan habitualmente en titulares y en conversaciones de oficina:

Lo que ya es obligatorio (desde 2019):

Registrar el inicio y fin de jornada de cada trabajador, cada día.
Conservar los registros cuatro años.
Facilitar el acceso a los registros a los trabajadores, sus representantes y la ITSS cuando lo pidan.

Lo que propone el borrador del RD (pero aún no está en vigor):

Que el sistema de registro sea digitalmente verificable: las anotaciones no puedan alterarse de forma indetectable una vez guardadas.
Que exista un sello de tiempo o hash que acredite cuándo se realizó cada fichaje.
Que la ITSS pueda acceder de forma remota (bajo requerimiento formal) a los datos en formato estructurado.
Que haya un mínimo de trazabilidad de modificaciones: si un responsable corrige un fichaje, el sistema debe guardar el dato original, el dato corregido, el usuario que realizó la modificación y el momento en que se hizo.

La distinción importa porque algunas soluciones del mercado llevan meses vendiendo «cumplimiento del nuevo RD» cuando ese RD no existe todavía. Eso es, en el mejor de los casos, publicidad engañosa; en el peor, genera falsas expectativas en las empresas sobre su nivel de protección frente a la ITSS.

Tempika registra el estado real: preparado para los requisitos del borrador, cumpliendo desde hoy con el Art. 34.9 ET. Puedes revisar el detalle técnico y legal en nuestra guía completa sobre la ley de registro horario digital.

Qué cambiaría si se publica: inalterabilidad, trazabilidad, acceso remoto de la ITSS

Asumiendo que el texto del borrador se corrige y termina publicándose en el BOE —escenario probable a medio plazo, aunque sin fecha—, los cambios prácticos para las empresas serían los siguientes:

Inalterabilidad del registro

El sistema deberá garantizar que un fichaje registrado no pueda modificarse sin dejar rastro. Técnicamente, esto se resuelve mediante hash-chains (encadenado criptográfico de registros) o mediante sello electrónico de entidad de un proveedor independiente del empresario. No es magia: es el mismo principio que usa un libro de actas con páginas numeradas, aplicado al entorno digital.

En la práctica, significa que los sistemas basados en hojas de cálculo editables o en bases de datos sin auditoría de cambios dejarían de ser válidos. Un Excel donde el responsable puede sobrescribir el fichaje de lunes sin dejar huella no cumple el requisito de inalterabilidad.

Trazabilidad de correcciones

Toda modificación sobre un fichaje existente deberá conservar el dato original como parte del registro. El historial de cambios se convierte en obligatorio, no en opcional.

Acceso remoto estructurado por la ITSS

El borrador prevé que, ante un requerimiento formal de la Inspección, la empresa pueda proporcionar los registros en un formato estructurado (probablemente JSON o XML con un esquema definido) sin necesidad de exportaciones manuales. Esto reduce fricciones en las inspecciones y elimina la posibilidad de entregar datos incompletos «por error».

Obligación de información al trabajador

El borrador refuerza el derecho del trabajador a consultar su propio registro en tiempo real, directamente desde el sistema, sin depender de que RRHH le proporcione un extracto.

Ninguno de estos requisitos está en vigor hoy. Pero todas las empresas que están eligiendo un sistema de fichaje en 2026 harían bien en elegir uno que ya los cumpla, para no tener que migrar de herramienta cuando el RD se publique.

Cómo prepararse sin caer en alarmismo ni en soluciones que luego no encajen

La estrategia razonable no es esperar a que el RD se publique (puede llevar otro año) ni comprar urgentemente cualquier solución con el argumento del «cumplimiento garantizado» (nadie puede garantizar cumplimiento de una norma que no existe todavía).

La estrategia razonable es esta:

1. Asegúrate de cumplir con lo que ya obliga hoy. Si tu empresa todavía lleva el control de jornada en papel o en un Excel sin bloqueo de edición, el riesgo de sanción ya es real. La ITSS puede requerir el registro en cualquier momento. Sectores como hostelería, construcción o logística están especialmente expuestos por la irregularidad histórica de sus jornadas.

2. Elige una herramienta que ya implemente los principios del borrador. No porque sea obligatorio ahora, sino porque si lo es mañana, no querrás cambiar de sistema con treinta días de plazo. Los requisitos del borrador (hash-chain, auditoría de cambios, exportación estructurada) son técnicamente compatibles con el cumplimiento del Art. 34.9 ET vigente. No son alternativas: son un supraconjunto.

3. Verifica que el proveedor sea transparente sobre lo que tiene y lo que no. Desconfía de quien te venda «certificado ITSS» (no existe ese certificado), «cumplimiento garantizado del nuevo RD» (el RD no está en vigor) o «IA antifraude» (los sistemas de detección de anomalías en fichajes son deterministas, no inteligencia artificial). La honestidad sobre las limitaciones es una señal de madurez del producto.

4. Forma a tu equipo de RRHH ahora. Cuando el RD se publique, el plazo de adaptación será probablemente de seis a doce meses. Las empresas que ya usen un sistema digital con historial de cambios y exportación verificable apenas tendrán trabajo que hacer. Las que empiecen desde cero con un Excel tendrán un problema serio.

En sectores con alta rotación o jornadas irregulares —clínicas, retail, call center— la trazabilidad del registro no solo es una obligación legal: es una herramienta de gestión que reduce conflictos laborales y facilita la negociación de convenios.

Si quieres ver cómo funciona en la práctica, nuestra guía de primeros pasos cubre la configuración inicial y los flujos de fichaje más habituales. Y si buscas comparar opciones en el mercado, en nuestra página alternativa a Sesame HR analizamos las diferencias clave entre las principales herramientas disponibles.

Guía legal completa: todo lo que necesitas saber sobre la normativa vigente

Este artículo cubre el estado a junio de 2026. La normativa de registro horario en España tiene más capas: la sentencia del TJUE de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) (que motivó la reforma del ET), el régimen sancionador completo de la LISOS —desglosado por tramos en cuantía de las multas por registro de jornada—, las implicaciones del RGPD en la recogida de datos de fichaje y las particularidades por convenio colectivo.

Todo eso lo desarrollamos con detalle en nuestra guía completa sobre la ley de registro horario digital en España: qué dice hoy el Art. 34.9 ET, cuánto puedes ser sancionado, cómo interpretan los inspectores el Criterio Técnico 101/2019 y qué debes preparar antes de una visita de la ITSS.

Conclusión: ni alarmismo ni pasividad

El registro horario digital obligatorio en los términos del borrador del RD no está en vigor a la fecha de este artículo. El dictamen contrario del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026 ha retrasado su publicación sin fecha concreta.

Lo que sí está en vigor, desde 2019, es la obligación de registrar diariamente la jornada de cada trabajador, conservar los datos cuatro años y ponerlos a disposición de la ITSS cuando se soliciten. La LISOS prevé sanciones de entre 751 y 7.500 euros por incumplimiento.

La postura sensata es cumplir hoy con lo que ya es obligatorio y elegir una herramienta que esté preparada para lo que probablemente lo será mañana. Sin vender humo ni generar angustia innecesaria.

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Artículo elaborado por el Equipo Tempika a partir de fuentes primarias: Art. 34.9 ET (RDL 8/2019), Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, LISOS (RDL 5/2000), STJUE C-55/18 y dictamen del Consejo de Estado de 23 de marzo de 2026. Este artículo es divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con un asesor laboral.