Borrador RD registro digital de jornada: novedades clave

Resumen ejecutivo: El borrador del Real Decreto de registro digital de jornada eleva la obligación legal del RDL 8/2019 a un plano técnico concreto: define qué requisitos debe cumplir un sistema para considerarse válido, cómo tiene que integrarse con la Inspección de Trabajo y en qué plazos deben adaptarse las empresas. El texto circuló internamente durante 2024 y 2025 y aún no tiene fecha de publicación en el BOE a junio de 2026. Este artículo explica con rigor —sin especular ni inventar normas que aún no existen— qué ha trascendido del proceso de elaboración, qué marco jurídico actualmente está vigente y cómo pueden prepararse ya las organizaciones.

El borrador del Real Decreto de registro digital de jornada es, con diferencia, el documento normativo más comentado del ámbito laboral digital español en los últimos dos años. Sin embargo, sigue siendo eso: un borrador. Ningún texto con rango de Real Decreto sobre requisitos técnicos del registro de jornada ha sido publicado en el BOE a la fecha de redacción de este artículo (junio de 2026). Lo que sí existe son versiones circuladas en rondas de consulta, referencias en comparecencias parlamentarias y manifestaciones de los agentes sociales que permiten trazar con precisión qué dirección toma la futura norma.

Este artículo recopila lo que ha trascendido de forma contrastada, lo diferencia con claridad de lo que aún está en negociación y explica el impacto práctico que tendrá para empresas y proveedores de software cuando el texto llegue a término.

Por qué se necesita un reglamento técnico para el registro digital

La obligación de registrar la jornada laboral existe desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Sin embargo, aquella norma se limitó a establecer la obligación y a señalar que el registro debía ser «diario» y «fidedigno», sin especificar qué medios técnicos eran válidos.

Ese vacío ha generado un problema doble:

Inseguridad jurídica para las empresas. Sin criterios técnicos, no existe certeza sobre si una hoja de Excel firmada, una app móvil o un sistema de tarjetas RFID cumplen con la norma. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) aplica el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que sí aporta orientación práctica sobre qué revisan los inspectores, pero no tiene rango normativo suficiente para fijar requisitos de los sistemas.
Imposibilidad de interoperabilidad estructurada. Sin un estándar técnico definido, la ITSS no puede conectarse de forma automática a los registros de las empresas, lo que obliga a requerir exportaciones manuales en cada visita y limita la capacidad preventiva de la inspección.

El Real Decreto en elaboración aspira a resolver ambos problemas: fijar el umbral mínimo que debe cumplir un sistema de registro para ser jurídicamente válido y habilitar un canal de interoperabilidad con los sistemas públicos de control. Si quieres entender mejor la obligación vigente hoy, consulta nuestro artículo sobre el RDL 8/2019 y sus obligaciones de registro de jornada y la guía sobre qué debe incluir el registro de jornada.

Estado actual del borrador: lo que ha trascendido hasta junio de 2026

A junio de 2026, el borrador del Real Decreto de registro digital de jornada no ha sido publicado ni en consulta pública formal ni en el BOE. El proceso se encuentra, según lo conocido, en fase de negociación con los interlocutores sociales (CCOO, UGT, CEOE y CEPYME) en el marco de la Mesa de Diálogo Social.

Lo que ha trascendido de forma contrastada —a través de comparecencias en el Congreso de los Diputados, declaraciones de las organizaciones sindicales y empresariales y filtraciones recogidas por medios especializados en derecho laboral— incluye los siguientes elementos:

El borrador distingue entre «registro digital» y «registro en papel» y establece que el primero será el régimen general para empresas por encima de un umbral de plantilla (los borradores conocidos han manejado cifras entre 25 y 50 trabajadores, aunque el número exacto no está cerrado).
Se contempla un mecanismo de interoperabilidad con los sistemas de la ITSS, posiblemente a través de una plataforma o API pública gestionada por el Ministerio de Trabajo, que permitiría a los inspectores acceder a los registros sin necesidad de requerir exportaciones manuales.
El borrador incluye requisitos técnicos mínimos para los sistemas de registro: integridad de los datos (que no puedan modificarse de forma retroactiva sin dejar trazabilidad del cambio), autenticación del trabajador y del momento del registro, y conservación durante el plazo legal de cuatro años.
Se habla de un régimen de declaración de conformidad para los proveedores de software, no de una certificación por un organismo de tercera parte. El proveedor declararía que su sistema cumple los requisitos técnicos y asumiría la responsabilidad de esa declaración.

Conviene ser muy precisos aquí: estos elementos proceden de versiones intermedias de un texto en negociación. Ninguno de ellos tiene carácter oficial hasta que el Real Decreto sea publicado en el BOE, y cualquiera puede cambiar antes de esa publicación. Este artículo no inventa normas ni adelanta como vigente lo que aún está en discusión.

Principales novedades previstas en el texto

Interoperabilidad con los sistemas de la ITSS

Uno de los elementos estructurales del borrador es la previsión de una conexión técnica entre los sistemas de registro de las empresas y la Inspección de Trabajo. En los textos que han circulado, se contempla que las empresas o sus proveedores de software expongan los datos del registro a través de un formato o protocolo estandarizado que permita a la ITSS acceder a ellos en el contexto de una actuación inspectora, sin depender del formato propietario de cada herramienta.

Este cambio tendría un impacto muy significativo para las empresas:

Ya no bastaría con «tener» un registro: habría que poder exportarlo en el formato que requiera la ITSS y, eventualmente, facilitarlo a través de canales digitales.
Los sistemas que almacenan datos solo en hojas de Excel sin estructura normalizada quedarían en una posición muy difícil para cumplir con este requisito.
Los proveedores de software deberían adaptar sus plataformas para exponer datos en el formato que establezca el estándar técnico.

La interoperabilidad también tiene una dimensión preventiva: si la ITSS puede analizar patrones de registro de forma más sistemática, la capacidad de detección de irregularidades —registros maquillados, jornadas excesivas sistemáticas, patrones de modificación retroactiva— aumentará considerablemente. Para entender mejor cómo trabajan hoy los inspectores con el registro, consulta nuestro artículo sobre el Criterio Técnico ITSS 101/2019.

Requisitos técnicos de autenticación y trazabilidad

El borrador apuntaría a exigir que los sistemas de registro garanticen tres propiedades técnicas fundamentales:

1. Autenticación del trabajador. El sistema debe poder acreditar que el fichaje lo realizó efectivamente el trabajador identificado, y no un tercero en su nombre. Los métodos admitidos no están definitivamente cerrados, pero las versiones conocidas del borrador excluyen expresamente la biometría como único método posible, para no crear conflictos con el artículo 9 del RGPD (categorías especiales de datos) y las resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre datos biométricos en el ámbito laboral. Métodos como PIN, tarjeta, app con autenticación de doble factor o NFC se contemplarían como válidos.

2. Integridad del registro. Una vez registrado el fichaje, no debe poder modificarse de forma silenciosa. Si hay correcciones —que están previstas para los casos en que el trabajador olvida fichar o hay un error— estas deben quedar registradas con trazabilidad: quién realizó la modificación, cuándo y con qué justificación. Esto es lo que en terminología técnica se denomina un registro con historial de cambios auditable.

3. Conservación garantizada. Los datos del registro deben conservarse durante cuatro años (plazo establecido por el propio artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RDL 8/2019) en condiciones que garanticen su integridad y disponibilidad para la ITSS. El borrador contemplaría que esta conservación pueda realizarse por la empresa o delegarse al proveedor de software, con responsabilidad compartida.

Estos tres requisitos son, en realidad, lo que un sistema de registro serio ya debería cumplir hoy. El borrador los elevaría de buenas prácticas a obligación legal expresa. Puedes revisar cómo afecta la conservación de datos en nuestra guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.

Plazos de adaptación para empresas ya implantadas

Un aspecto crítico del borrador que no está resuelto en los textos circulados es el plazo de adaptación. Las versiones conocidas manejan dos escenarios distintos:

Empresas sin ningún sistema de registro digital: plazo de entre seis meses y un año desde la entrada en vigor del RD para implantar un sistema conforme.
Empresas con sistemas ya implantados: un plazo de adaptación adicional, posiblemente de entre seis y dieciocho meses, para que los sistemas existentes sean actualizados hasta cumplir los nuevos requisitos técnicos.

Estos plazos están sujetos a negociación y podrían variar significativamente en la versión final. Lo que sí parece consolidado en el borrador es que habrá un período transitorio: no se impondrán los nuevos requisitos técnicos de forma inmediata el día de la publicación en el BOE.

Qué empresas estarán obligadas al registro digital

La versión actual del borrador distingue entre empresas en función del tamaño, aunque los umbrales exactos siguen en discusión:

Tamaño de plantilla	Previsión del borrador
Más de 50 trabajadores	Obligación de registro digital desde el primer día de vigencia del RD
Entre 25 y 50 trabajadores	Plazo de adaptación ampliado (posiblemente 12 meses)
Menos de 25 trabajadores	Régimen transitorio más largo o posibilidad de registro no digital

Hay que subrayar que estos números no son definitivos. Las organizaciones empresariales han presionado para elevar el umbral mínimo y los sindicatos para que la obligación digital sea universal. El acuerdo final dependerá de la negociación en el Diálogo Social.

Lo que sí es seguro —y está vigente desde 2019— es que todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena están ya obligadas a registrar la jornada, independientemente del formato. La discusión sobre el borrador no afecta a esta obligación existente. Si tu empresa no registra la jornada, está en infracción ahora mismo, sin necesidad de esperar al nuevo RD.

Impacto en proveedores de software: certificación o declaración de conformidad

El régimen que prevé el borrador para los proveedores de software de fichaje es relevante. La opción que se consolida en los textos conocidos no es un sistema de certificación por terceros (como podría ser un organismo acreditado tipo ENAC), sino una declaración de conformidad del propio proveedor, en la que este acredita que su sistema cumple los requisitos técnicos establecidos por el RD.

Este modelo, más ligero administrativamente, tiene implicaciones importantes:

El proveedor asume la responsabilidad legal de la declaración. Si el sistema no cumple y hay una sanción a la empresa cliente derivada del incumplimiento técnico, la cadena de responsabilidad puede alcanzar al proveedor.
Las empresas deberán poder acreditar documentalmente que el sistema que usan tiene una declaración de conformidad válida.
Los proveedores de software deberán adaptar sus sistemas antes de la entrada en vigor del RD —o dentro del período transitorio— para poder emitir esa declaración.

Esto diferencia el nuevo RD del régimen actual, en el que la empresa es la única responsable de elegir y mantener el sistema de registro, sin que el proveedor tenga ninguna obligación formal específica.

Diferencias respecto al régimen actual del RDL 8/2019

Para entender el alcance del cambio que implica el borrador, conviene compararlo con lo que está vigente hoy:

Aspecto	RDL 8/2019 (vigente)	Borrador RD (previsto)
Formato del registro	Cualquiera (papel, digital, Excel)	Digital para empresas por encima del umbral
Requisitos técnicos del sistema	No especificados en la norma	Autenticación, integridad, trazabilidad de cambios
Interoperabilidad con ITSS	No existe	Canal técnico estandarizado previsto
Obligaciones del proveedor de software	Ninguna	Declaración de conformidad
Conservación de datos	4 años (art. 34.9 ET, introducido por el RDL 8/2019)	Mantiene los 4 años, refuerza condiciones técnicas
Acceso del trabajador al registro	No especificado técnicamente	Se contempla acceso digital propio del trabajador
Plazos de adaptación	N/A (ya está vigente)	Período transitorio según tamaño de empresa

El cambio más significativo no es la obligación en sí —que ya existe— sino la concreción técnica de qué significa cumplirla. El borrador convierte una obligación ambigua en una obligación técnicamente exigible y verificable.

Cómo preparar tu empresa antes de que el RD entre en vigor

Independientemente de cuándo se publique el Real Decreto, hay acciones que cualquier empresa puede y debe tomar ahora:

1. Auditar el sistema de registro actual

Evalúa si tu sistema actual garantiza las tres propiedades que el borrador contempla: autenticación del trabajador, integridad del registro e historial auditable de cambios. Si usas Excel o un sistema sin trazabilidad de modificaciones, es el momento de analizar alternativas.

2. Revisar el proveedor de software

Si ya usas un software de fichaje, pregunta explícitamente: ¿puede el sistema exportar los datos en formato estructurado? ¿Conserva el historial de modificaciones? ¿Dispone de documentación técnica que acredite cómo garantiza la integridad de los registros? Estas preguntas te dan información útil ahora y serán decisivas cuando el RD exija la declaración de conformidad.

3. Documentar los procesos de corrección

Si en tu empresa se corrigen fichajes (por olvido del trabajador, por error, por trabajo remoto sin acceso al sistema), documenta el proceso: quién aprueba la corrección, con qué evidencia y dónde queda registrado. El borrador eleva la trazabilidad de las correcciones a requisito técnico formal.

4. Verificar el cumplimiento actual

Antes de pensar en el futuro RD, asegúrate de que tu empresa cumple con la obligación vigente desde 2019. Un diagnóstico de cumplimiento previo protege a la empresa frente a inspecciones y facilita la transición cuando la nueva norma llegue. Nuestra guía sobre cómo prepararse para una visita de Inspección de Trabajo es un buen punto de partida.

5. Revisar la política de control horario

El borrador introduce conceptos nuevos (declaración de conformidad, interoperabilidad, acceso del trabajador al registro) que deberían reflejarse en la política interna de control horario de la empresa. Actualizar este documento ahora, aunque la norma no esté en vigor, facilita la adaptación futura. Puedes usar como base nuestro modelo de política de control horario.

Posición de los agentes sociales en la negociación

La negociación del borrador en el marco del Diálogo Social ha revelado posiciones diferenciadas:

Organizaciones sindicales (CCOO y UGT) han reclamado de forma consistente que el registro digital sea obligatorio para todas las empresas sin umbral mínimo de plantilla y que los plazos de adaptación sean cortos. Su argumento principal es que el registro en papel es fácilmente manipulable y que la interoperabilidad con la ITSS es imprescindible para hacer efectiva la lucha contra las horas extra no pagadas —que, según datos de la Encuesta de Población Activa (EPA), representan millones de horas anuales no retribuidas ni cotizadas.

Organizaciones empresariales (CEOE y CEPYME) han expresado preocupación por el coste de adaptación, especialmente en pequeñas y medianas empresas, y han presionado para que el umbral mínimo sea elevado y los plazos de adaptación sean amplios. También han pedido que el régimen de declaración de conformidad no genere responsabilidades desproporcionadas para los proveedores de software más pequeños.

El Ministerio de Trabajo ha mantenido la aspiración de publicar el texto antes de que finalice la legislatura, aunque el proceso se ha dilatado más de lo previsto. Fuentes parlamentarias atribuyeron parte del retraso a la dificultad de acordar el protocolo técnico de interoperabilidad con la ITSS, que implicaba negociar también con el Ministerio de Hacienda por las implicaciones en la Agencia Tributaria.

Esta tensión entre velocidad legislativa, coste empresarial y efectividad en la lucha contra el fraude laboral explica por qué el borrador lleva más tiempo del esperado en el proceso de elaboración.

Lo que Tempika está haciendo ya para anticiparse al RD

Aunque el Real Decreto no ha sido publicado, en Tempika llevamos tiempo diseñando la plataforma con los principios que el borrador apunta como requisitos. Esto no es un ejercicio de marketing anticipatorio: es la única forma responsable de construir un sistema de registro de jornada para el mercado español.

Concretamente, la arquitectura de Tempika ya incorpora:

Registro con sellado criptográfico por entrada. Cada fichaje queda firmado con un hash que incluye el identificador del trabajador, la marca temporal y el identificador del dispositivo. Cualquier modificación posterior rompe la cadena y queda detectada. Este mecanismo es determinista y verificable por cualquier auditor técnico: no requiere confiar en nuestra palabra, sino que puede comprobarse matemáticamente.
Historial de correcciones auditables. Cualquier modificación de un fichaje —por el trabajador o por el administrador— genera un registro inmutable que incluye el estado anterior, el estado nuevo, el autor de la modificación y la marca temporal. Nada se borra; todo se registra.
Exportación en formatos estructurados. Los registros pueden exportarse en JSON, CSV y PDF, con metadatos de integridad, lo que facilita tanto la entrega a la ITSS como la futura interoperabilidad cuando el RD establezca el protocolo técnico.
Autenticación sin biometría. Cumplimos los requisitos del artículo 9 del RGPD y las indicaciones de la AEPD: la autenticación del trabajador se realiza mediante métodos que no requieren tratamiento de datos biométricos (PIN, NFC, app con segundo factor). Puedes leer más sobre esto en nuestra guía sobre biometría en el fichaje y la posición de la AEPD.

Cuando el Real Decreto sea publicado, la adaptación de Tempika a los requisitos técnicos formales será, en la mayoría de los casos, una cuestión de documentación y declaración, no de rediseño de la plataforma.

Si quieres conocer en detalle la arquitectura del producto, visita nuestra página de funcionalidades de Tempika o la sección de planes y precios de Tempika.

Preguntas que el borrador no resuelve todavía

A pesar de lo mucho que ha trascendido del proceso de elaboración, hay preguntas importantes que las versiones conocidas del borrador no resuelven todavía o resuelven de forma ambigua:

¿Qué ocurre con los trabajadores a tiempo parcial? El régimen actual del artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores ya exige un registro especialmente detallado para los contratos a tiempo parcial. El borrador no aclara si el nuevo marco técnico cambia algo en este régimen especial o si simplemente lo absorbe.

¿Cómo se gestionarán los trabajadores sin smartphone ni acceso a ordenador? El borrador prevé el fichaje digital, pero los sectores con alta proporción de trabajadores sin dispositivos propios (construcción, limpieza, distribución) plantean un desafío práctico. Las versiones conocidas no resuelven si los terminales compartidos o los kioskos de fichaje con PIN son equivalentes a los dispositivos personales.

¿Qué estándar técnico exacto se usará para la interoperabilidad con la ITSS? Las versiones del borrador mencionan la interoperabilidad pero no el protocolo técnico concreto (API REST, archivo XML con esquema predefinido, etc.). Sin ese detalle técnico, los proveedores de software no pueden desarrollar la integración.

¿Cuál será la carga sancionadora para los nuevos incumplimientos técnicos? El borrador amplía las obligaciones, pero no está claro si los nuevos incumplimientos técnicos (por ejemplo, un sistema sin trazabilidad de correcciones) se tipificarán como infracciones graves del artículo 7.5 de la LISOS o si bastará la exigencia de adecuación antes de sancionar.

¿Habrá un registro público de declaraciones de conformidad? Para que las empresas puedan verificar que su proveedor ha emitido una declaración válida, necesitaría existir algún mecanismo de consulta. El borrador no concreta si ese registro será público, centralizado o simplemente contractual entre empresa y proveedor.

Estas preguntas abiertas son precisamente las que hacen que la publicación del texto definitivo sea tan esperada. Cuando el RD sea publicado, actualizaremos este artículo con las respuestas oficiales.

Preguntas frecuentes sobre el borrador del RD de registro digital

¿El borrador del Real Decreto de registro digital de jornada está ya publicado en el BOE?

No. A junio de 2026, el borrador del Real Decreto de registro digital de jornada no ha sido publicado en el Boletín Oficial del Estado. Se encuentra en fase de negociación en el Diálogo Social. La obligación de registrar la jornada vigente es la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019.

¿Mi empresa tiene que hacer algo ahora, antes de que se publique el RD?

Sí. Con independencia del nuevo RD, la obligación de registro de jornada existe desde mayo de 2019 y la Inspección de Trabajo la aplica con rigor. Además, prepararse ahora con un sistema que ya cumpla los requisitos técnicos que el borrador contempla facilita la futura adaptación sin urgencias ni costes extraordinarios.

¿Qué es la declaración de conformidad que prevé el borrador para los proveedores de software?

Es un documento en el que el propio proveedor declara que su sistema cumple los requisitos técnicos establecidos por el Real Decreto. No es una certificación de terceros: es la asunción formal de responsabilidad por parte del proveedor. Cuando el RD se publique, las empresas deberán poder acreditar que el sistema que usan dispone de esa declaración.

¿El borrador del RD obligará a usar biometría para el fichaje?

No. Las versiones conocidas del borrador contemplan expresamente que la biometría es un método posible pero no obligatorio, y establecen métodos alternativos válidos (PIN, NFC, app con autenticación). Esto es coherente con la posición de la AEPD y con el artículo 9 del RGPD, que exige que el tratamiento de datos biométricos esté justificado por la necesidad y la proporcionalidad.

¿Cuándo entrará en vigor el Real Decreto de registro digital de jornada?

No hay fecha oficial. A junio de 2026, el texto sigue en negociación. Las estimaciones que han circulado desde 2024 se han ido postergando. Lo más prudente es planificar la adaptación para cuando se publique, sin fijar una fecha de referencia que podría no cumplirse.

El borrador del Real Decreto de registro digital de jornada representa un salto cualitativo en la exigencia legal sobre el control horario en España. Pasa de una obligación de resultado («tener el registro disponible») a una obligación de medios técnicos concretos («tener un sistema que garantice autenticación, integridad y trazabilidad»). Eso cambia el escenario para empresas y proveedores de forma significativa.

La incertidumbre sobre la fecha de publicación no debería traducirse en inacción. Las empresas que aprovechen este período para revisar y mejorar sus sistemas de registro estarán en una posición mucho mejor cuando la norma llegue —y reducirán su exposición a sanciones en el entorno inspector actual, que ya es exigente con la normativa de 2019.

En Tempika estamos preparados para ese cambio. Si quieres saber cómo nuestra plataforma gestiona el cumplimiento normativo del registro de jornada o comparar opciones del mercado, te invitamos a explorar las funcionalidades de Tempika o a ver cómo aplicamos el fichaje digital en hostelería. Para empresas que buscan una alternativa más técnica a las soluciones generalistas, también puedes consultar nuestra comparativa de Tempika frente a Sesame HR.