Conservar el registro de jornada 4 años: cómo y dónde

La obligación de conservar el registro de jornada durante cuatro años es uno de los requisitos más concretos y, a la vez, más incumplidos del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La norma fija un plazo explícito, pero no detalla el soporte, el formato ni las condiciones de integridad que debe reunir el archivo. Esa laguna genera dudas operativas reales: ¿sirve un Excel guardado en el PC del responsable de RRHH? ¿Basta con una copia en un servidor sin control de acceso? ¿Cuándo se puede borrar y cómo hay que hacerlo para cumplir el RGPD?

Esta guía responde a esas preguntas punto a punto, con referencias normativas precisas y sin ambigüedades. Al terminarla sabrás qué conservar, durante cuánto tiempo, en qué soporte, con qué garantías de integridad y cómo gestionar el ciclo de vida del dato cuando vence el plazo.

El mandato de conservación en el art. 34.9 ET

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre) establece lo siguiente en su párrafo tercero:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Tres obligaciones en una sola frase:

Plazo mínimo de cuatro años contados desde la fecha de cada registro. No desde el final del año, no desde la baja del trabajador: desde la fecha de cada entrada en el registro.
Disponibilidad para las personas trabajadoras y sus representantes legales (delegados de personal, comité de empresa, secciones sindicales).
Disponibilidad inmediata para la ITSS, que puede requerirlos en cualquier actuación inspectora.

El incumplimiento de la obligación de conservación está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto), con sanciones que oscilan entre 751 € y 7.500 € por centro de trabajo según el artículo 40 de la LISOS. Si la ITSS aprecia obstrucción o resistencia a la actuación inspectora, puede calificarse de infracción muy grave (art. 50 LISOS), con horquillas que parten de 7.501 €. Para más detalle sobre el régimen sancionador, consulta nuestro artículo sobre sanciones por no llevar el registro horario.

Punto de inicio del cómputo

La norma dice «cuatro años» pero no especifica desde cuándo. La interpretación dominante, refrendada por el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre actuaciones inspectoras en materia de registro de jornada, es que el plazo se cuenta desde la fecha de cada registro diario. En la práctica esto implica que, si hoy es 13 de junio de 2026, deben estar disponibles todos los registros de jornada desde el 13 de junio de 2022 en adelante.

Una empresa que eliminase registros anteriores a esa fecha estaría en regla desde el punto de vista laboral, pero, como veremos, puede tener que conservarlos más tiempo por otras razones (litigios pendientes, reclamaciones de cantidad).

Qué se conserva exactamente: fichajes, modificaciones y auditoría

El artículo 34.9 ET habla de «registros», en plural, sin precisar su contenido. Para saber qué campos son obligatorios, hay que remitirse al propio precepto (hora de inicio y fin de la jornada, con los ajustes previstos en convenio colectivo o acuerdo de empresa) y al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que exige como mínimo:

Campo	Obligatorio	Observaciones
Identidad del trabajador	Sí	Nombre y apellidos o número de empleado vinculado a persona identificada
Fecha del registro	Sí	Día, mes, año
Hora de inicio de jornada	Sí	Momento efectivo de comienzo de la actividad
Hora de fin de jornada	Sí	Momento efectivo de finalización
Horas extraordinarias realizadas	Sí, si las hay	Desglose separado del total ordinario
Firma o acuse de recibo del trabajador	Recomendado	La norma no lo exige explícitamente, pero facilita la prueba
Correcciones y su motivo	Muy recomendado	Si el registro se modifica, debe quedar constancia del cambio y de quién lo autorizó
Registro de pausas computables	Depende de convenio	Obligatorio si el convenio exige descanso intermedio registrado

El registro de modificaciones es especialmente importante. La ITSS no solo comprueba que existe el fichaje original: verifica que no ha sido alterado a posteriori sin dejar traza auditable. Un registro que muestra que todos los empleados empezaron siempre a la misma hora exacta, sin ningún margen, levanta sospechas. Un registro con modificaciones pero sin log de auditoría de quién las hizo y cuándo es igualmente sospechoso.

Para una guía detallada sobre los campos concretos que debe contener cada entrada, consulta qué debe incluir el registro de jornada.

Soporte válido: papel, digital o ambos

La norma no prescribe soporte. Papel y digital son igualmente válidos, siempre que se cumplan los requisitos de integridad e inalterabilidad que veremos en el apartado siguiente. En la práctica:

Papel

Sigue siendo aceptado por la ITSS. Sus desventajas son evidentes: deterioro físico, almacenamiento físico costoso, imposibilidad de búsqueda rápida en caso de requerimiento, y riesgo de pérdida irreparable (incendio, inundación, extravío). Si tu empresa usa papel, necesitas al menos:

Archivadores etiquetados por año, centro de trabajo y periodo.
Almacenamiento en lugar cerrado con acceso controlado.
Backup fotográfico o escáner periódico para prevenir pérdida total.

Digital

Es el formato dominante y el que mejor se presta a cumplir los requisitos de integridad. No obstante, «digital» no es sinónimo de «válido automáticamente». Un Excel editable guardado en el escritorio de un empleado no garantiza ninguna condición de integridad: puede modificarse, borrarse o alterarse sin dejar huella.

El soporte digital válido debe reunir las condiciones que se detallan en el apartado siguiente.

Formatos híbridos

Algunas empresas comenzaron con papel y migraron a digital. En ese caso, deben conservar ambos formatos durante sus respectivos plazos de cuatro años desde la fecha de cada registro. No basta con escanear el papel y tirar el original si el escáner no garantiza autenticidad documental (por ejemplo, con firma electrónica del responsable sobre el PDF escaneado).

Requisitos de integridad e inalterabilidad del archivo

Este es el punto más crítico y el que más empresas descuidan. La ITSS, al requerir el registro de jornada, no solo verifica que existe: valora si el archivo tiene garantías mínimas de que no ha sido manipulado. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS y la doctrina judicial posterior (entre otras, la SAN de 6 de junio de 2019, recurso 105/2019) apuntan a que el registro debe ser fiable y no manipulable sin dejar traza.

En la práctica, un sistema de registro digital debe garantizar:

Control de acceso: solo las personas autorizadas pueden modificar registros, y queda constancia de su identidad.
Log de auditoría inmutable: cualquier modificación registra qué dato cambió, quién lo cambió, cuándo y con qué motivo. Este log no puede ser editado ni borrado por el mismo usuario que hizo el cambio.
Trazabilidad de la fuente: el sistema registra desde dónde se fichó (dispositivo, IP, geolocalización si se usa) para poder acreditar la autenticidad del dato original.
Firma o sellado del registro: los sistemas más robustos aplican un hash criptográfico a cada entrada en el momento de generarse, de modo que cualquier alteración posterior es detectable. Este es el fundamento del ledger de fichaje verificable que diferencia a herramientas avanzadas de un simple Excel.
Backup con integridad verificable: las copias de seguridad deben ser verificables (hash de la copia igual al original) y deben almacenarse en un soporte o ubicación diferente al principal.

Un Excel compartido en OneDrive, sin historial de versiones activado y con acceso de edición abierto, no cumple estos requisitos. Un sistema de registro de jornada con log de auditoría y sellado criptográfico por entrada, sí los cumple.

RGPD y período de retención: tensión entre el ET y el principio de minimización

Aquí se produce una tensión normativa real que muchas empresas no gestionan de forma explícita. El artículo 5.1.e del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, Reglamento UE 2016/679) establece el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales no pueden conservarse más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Sin embargo, el artículo 34.9 ET impone un plazo mínimo de cuatro años.

La solución no es contradictoria: el ET fija un mínimo legal (cuatro años), y el RGPD impone que no se supere ese plazo salvo que exista una base jurídica que lo justifique (por ejemplo, un litigio laboral pendiente, en cuyo caso la base legal sería el cumplimiento de una obligación legal o el interés legítimo en la defensa de reclamaciones, arts. 17.3.b y 17.3.e del Reglamento General de Protección de Datos).

La regla práctica es:

Mínimo: cuatro años desde la fecha de cada registro (por imperativo del ET).
Máximo ordinario: cuatro años más el tiempo razonable para resolver posibles reclamaciones pendientes conocidas en esa fecha.
Extensión extraordinaria: mientras exista un procedimiento judicial o administrativo en curso que requiera los registros como prueba. Una vez firme la resolución, el plazo ordinario retoma su cómputo.

Cómo fijar el período de conservación en el registro de actividades

El artículo 30.1.f del Reglamento General de Protección de Datos obliga a toda empresa que trate datos personales a mantener un registro de actividades de tratamiento (RAT) que incluya, entre otros, «los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos». La mayoría de las empresas ya documentan el tratamiento «gestión laboral y nómina», pero olvidan consignar explícitamente los registros de jornada como subcategoría diferenciada.

El RAT debe recoger al menos:

Finalidad del tratamiento: cumplimiento del art. 34.9 ET (obligación legal).
Base jurídica: art. 6.1.c del Reglamento General de Protección de Datos (cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable).
Plazo de conservación: cuatro años desde la fecha de cada registro diario, prorrogables mientras exista litigio activo relacionado con esos datos.
Medidas de seguridad: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso, log de auditoría, backup verificable.
Categorías de datos: datos de identificación del trabajador, datos de localización horaria (hora de inicio y fin), horas extraordinarias, correcciones y log de modificaciones.

Cuándo puede solicitarse ampliación por litigio pendiente

Si una persona trabajadora interpone una reclamación de cantidad (por horas extraordinarias no pagadas, por diferencias salariales ligadas a jornada) o un despido cuya causa está vinculada al control de asistencia, los registros de jornada correspondientes al período controvertido deben conservarse hasta que el procedimiento sea firme, independientemente de que hayan superado el plazo de cuatro años del ET.

La empresa debe documentar esta decisión de ampliación en el RAT, añadiendo una nota de bloqueo (en inglés, «legal hold») sobre los registros afectados: una indicación en el sistema que impide su borrado automático hasta que se levante manualmente, con la firma del responsable de RRHH o del asesor jurídico.

Responsabilidad del empresario en caso de pérdida del registro

La pérdida del registro de jornada, sea por fallo técnico, borrado accidental o destrucción física, no exime al empresario de sus obligaciones. Al contrario: si la ITSS solicita el registro y la empresa no puede aportarlo, se presume incumplimiento del deber de registro, no imposibilidad sobrevenida. La carga de la prueba de que los registros existían y se perdieron por causa no imputable a la empresa es extremadamente difícil de satisfacer en la práctica.

Las consecuencias de la pérdida sin justificación incluyen:

Sanción administrativa por infracción grave del art. 7.5 LISOS (entre 751 € y 7.500 € por centro de trabajo).
Presunción de realización de horas extraordinarias no registradas: en procedimientos judiciales por reclamación de horas extra, la ausencia de registro se interpreta en perjuicio del empresario (art. 34.9 ET in fine: «en caso de discrepancia, la carga de la prueba corresponde al empresario»).
Agravante en actuaciones inspectoras posteriores: un antecedente de pérdida de registros puede convertir una actuación de seguimiento en infracción de mayor gravedad.

Buenas prácticas de backup y cadena de custodia

Una política de backup del registro de jornada eficaz debe seguir la regla 3-2-1:

3 copias del mismo conjunto de datos.
En 2 soportes distintos (por ejemplo, servidor de producción + NAS local).
Con al menos 1 copia offsite (nube externa, servidor en otra ubicación física).

Además, el backup no es suficiente si no se verifica periódicamente. Un backup que no se puede restaurar no es un backup. Las buenas prácticas incluyen:

Práctica	Frecuencia recomendada	Responsable
Backup automático completo del registro	Diaria	Sistema / IT
Verificación de integridad del backup (hash)	Semanal	IT / responsable de datos
Prueba de restauración completa	Trimestral	IT
Auditoría de accesos al archivo de registros	Mensual	Responsable de RRHH o DPD
Revisión del log de modificaciones	Mensual	Responsable de RRHH
Actualización del RAT si cambian los plazos o medidas	Cuando proceda	DPD o responsable legal

La cadena de custodia documenta quién ha accedido al archivo, cuándo, con qué fin y si ha habido modificaciones. En caso de litigio, el juez puede requerir esa cadena de custodia para valorar la fiabilidad del registro como prueba. Un sistema que no la mantiene no puede acreditar la autenticidad del dato en sede judicial.

Para exportar el registro con garantías antes de una inspección, consulta nuestra guía sobre cómo exportar el registro de jornada para la Inspección.

Procedimiento de borrado seguro al vencer el plazo

Cuando los cuatro años han transcurrido y no existe litigio activo ni retención legal que justifique conservar los registros, la empresa está obligada a suprimirlos en virtud del principio de limitación del plazo de conservación del Reglamento General de Protección de Datos (art. 5.1.e RGPD). No hacerlo —mantener datos más tiempo del necesario sin base jurídica— es también una infracción del RGPD, pasible de sanción por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

El borrado no es simplemente pulsar «eliminar» en el explorador de archivos. Un borrado seguro de datos personales debe:

Ser definitivo e irrecuperable: sobrescritura de sectores del disco (en entornos físicos) o eliminación criptográfica (destrucción de la clave de cifrado en entornos cloud).
Alcanzar a todas las copias: no solo el archivo principal, sino todos los backups, logs derivados, exportaciones en CSV o PDF que contengan datos personales de ese período.
Quedar documentado: fecha del borrado, responsable, conjunto de datos eliminados, método utilizado. Esta documentación debe conservarse —paradójicamente— como prueba de que se cumplió el deber de supresión.
No afectar a registros en retención legal: el sistema debe poder borrar selectivamente por rango de fechas, preservando los registros bajo «legal hold».

Si utilizas un proveedor de software de control horario, asegúrate de que el contrato (que actúa como contrato de encargado del tratamiento conforme al art. 28 del Reglamento General de Protección de Datos) especifique las condiciones y plazos del borrado de datos cuando finaliza la relación contractual.

Cómo Tempika gestiona el ciclo de vida del dato de fichaje

Tempika está preparado para cumplir el ciclo de vida completo del dato de jornada, desde el primer fichaje hasta el borrado verificado al vencer el plazo legal:

Registro inmutable con prueba criptográfica: cada fichaje genera un hash que se inscribe en el ledger interno. Cualquier intento de alteración produce un hash diferente, lo que hace la manipulación detectable sin necesidad de intervención humana. El antifraude es completamente determinista; no hay componentes probabilísticos ni algoritmos de predicción: el sistema comprueba matemáticamente la coherencia del registro.
Log de auditoría de doble capa: las modificaciones autorizadas (corrección de un olvido de fichaje, por ejemplo) quedan registradas con identidad del autorizador, motivo y timestamp, separadas del registro original. El inspector o el trabajador pueden ver ambas capas.
Exportación en PDF firmado digitalmente: preparado para entregas a la ITSS con metadatos de integridad, sin necesidad de preparación manual previa.
Configuración del período de retención: el administrador de la cuenta puede definir el plazo de conservación (por defecto, cuatro años) y aplicar retenciones individuales sobre registros afectados por litigios. Al vencer el plazo, el sistema alerta para que el responsable confirme el borrado, que queda documentado automáticamente.
Backup cifrado con verificación de integridad: las copias de seguridad se verifican mediante hash tras cada generación. El panel de administración muestra el estado de la última verificación.
Contrato de encargado del tratamiento disponible: conforme al art. 28 RGPD, con cláusulas de borrado al finalizar el contrato y condiciones de subencargados.

Si quieres ver cómo funciona el sistema de registro y exportación en la práctica, consulta cómo implantarlo paso a paso o accede a las funcionalidades de Tempika para una visión completa de las funcionalidades. Si tu empresa necesita gestionar cuadrantes y turnos además del fichaje, el artículo sobre gestión de cuadrantes en Tempika explica cómo se integra todo.

Para las empresas que buscan alternativa a su herramienta actual, puedes comparar en nuestra página de alternativa a Sesame y consultar los precios de Tempika sin letra pequeña.

Modelo de cláusula de retención para el registro de actividades de tratamiento

La cláusula siguiente es un punto de partida orientativo para incluir en el RAT de tu empresa. Antes de adoptarla, revísala con tu asesor jurídico o delegado de protección de datos, ya que las circunstancias concretas de tu organización pueden requerir ajustes.

Actividad de tratamiento: Registro diario de jornada laboral

Responsable del tratamiento: [Denominación social de la empresa], [NIF], [dirección]

Finalidad: Cumplimiento de la obligación legal establecida en el artículo 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre (ET), de registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora y conservar dicho registro durante cuatro años.

Base jurídica: Art. 6.1.c del Reglamento General de Protección de Datos (cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento).

Categorías de datos tratados:

Datos de identificación: nombre y apellidos, número de empleado.
Datos de jornada: fecha, hora de inicio, hora de fin, horas extraordinarias realizadas.
Datos de gestión interna: correcciones del registro, identidad del autorizador, motivo de la corrección, timestamp de modificación.
Datos de localización técnica (si aplica): dispositivo de fichaje, dirección IP o coordenadas de geolocalización en caso de fichaje por GPS.

Período de conservación:

Plazo ordinario: cuatro (4) años desde la fecha de cada registro diario.
Plazo extraordinario: mientras exista un procedimiento judicial, arbitral o administrativo en curso en el que los registros sean necesarios como prueba. El bloqueo se activa mediante nota de retención («legal hold») firmada por el responsable de RRHH o el asesor jurídico, y se levanta de forma expresa una vez firme la resolución del procedimiento.
Transcurrido el plazo aplicable, los datos se suprimirán de forma segura e irrecuperable, con documentación del borrado.

Destinatarios: Los registros permanecerán a disposición de la persona trabajadora y sus representantes legales. Se comunicarán a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando sean requeridos. No se cederán a terceros salvo obligación legal.

Transferencias internacionales: [Indicar si el encargado del tratamiento (proveedor de software) tiene servidores fuera del EEE y en qué condiciones]

Encargado del tratamiento: [Nombre del proveedor de software], [NIF/VAT], contrato de encargado del tratamiento firmado en fecha [XX/XX/XXXX], con cláusulas de borrado al finalizar la relación contractual.

Medidas de seguridad: Control de acceso por roles, log de auditoría inmutable, cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo (AES-256 o equivalente), backup diario con verificación de integridad, prueba de restauración trimestral.

Preguntas frecuentes sobre la conservación del registro de jornada

¿Los cuatro años se cuentan desde el inicio del año natural o desde cada registro?

Desde cada registro. El artículo 34.9 ET dice que los registros deben conservarse durante cuatro años, sin referirse al año natural. La ITSS interpreta el plazo de forma individual por cada entrada: un fichaje del 15 de marzo de 2023 debe conservarse hasta el 15 de marzo de 2027 como mínimo. En la práctica, la mayoría de los sistemas simplifican el cómputo conservando por año natural completo (todos los registros de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2026), lo que es una interpretación más conservadora y razonable desde el punto de vista operativo.

¿Puedo conservar solo el resumen mensual y no los fichajes diarios?

No. El artículo 34.9 ET exige el registro «diario» de la hora de inicio y fin de la jornada. Un resumen mensual de horas trabajadas no sustituye a los registros individuales diarios. La ITSS puede exigir los fichajes concretos de cualquier día del período auditado, y un resumen mensual no permite verificar si la jornada máxima diaria o el descanso mínimo entre jornadas se respetaron en días concretos.

¿Qué pasa si el trabajador ya no está en la empresa? ¿Hay que conservar igualmente sus registros?

Sí. La obligación de conservación no depende de que la relación laboral esté vigente. Los cuatro años se cuentan desde la fecha de cada registro, independientemente de si el trabajador ha causado baja en la empresa. Esto es especialmente relevante porque los plazos para reclamar diferencias salariales (un año desde el devengo, según el art. 59.1 del Estatuto de los Trabajadores, aunque la prescripción de derechos reconocidos en sentencia es de un año desde la firmeza) y para que la ITSS actúe (cuatro años desde la infracción, conforme al art. 4.3 de la LISOS) coinciden aproximadamente con el plazo de conservación del ET.

¿Un backup en la nube cumple los requisitos de inalterabilidad?

Depende de las condiciones del servicio cloud y de cómo lo uses. Un archivo subido a un bucket de almacenamiento genérico sin control de versiones y con permisos de escritura amplios no garantiza inalterabilidad. Un almacenamiento cloud con versionado activado, control de acceso granular, log de operaciones (quién accedió, cuándo y qué hizo) y cifrado del lado del servidor sí puede considerarse válido. Lo determinante no es el soporte, sino las garantías de integridad e inmutabilidad que ofrece el sistema en su conjunto.

¿Cuándo y cómo debo borrar los registros al vencer el plazo?

Cuando venzan los cuatro años (o el plazo extraordinario si hay litigio), debes eliminar los datos de forma segura: eso implica sobrescritura o destrucción criptográfica de todas las copias, incluyendo backups y exportaciones en PDF o CSV. El borrado debe documentarse: fecha, responsable, conjunto de datos eliminados y método. Si usas un proveedor de software, el contrato de encargado del tratamiento debe regular cómo y cuándo borra los datos a petición tuya o al finalizar la relación contractual.

Conclusión

La conservación del registro de jornada durante cuatro años es una obligación legal precisa, pero gestionarla correctamente requiere atender cuatro dimensiones que la norma no detalla: el soporte, la integridad del archivo, la articulación con el RGPD y la gestión del borrado al vencer el plazo. Una empresa que conserva sus fichajes en un Excel sin control de acceso no cumple los requisitos de integridad aunque respete el plazo. Una empresa que no borra los datos al vencer el plazo tampoco está en regla, ahora desde la perspectiva del RGPD.

El punto de partida es documentar el tratamiento en el registro de actividades con la cláusula de retención adecuada, elegir un sistema de fichaje con log de auditoría y garantías de inalterabilidad, y establecer un procedimiento de borrado verificado al vencer el plazo.

Si quieres conocer la obligación en su contexto general antes de entrar en los detalles de conservación, la página sobre la ley de registro horario digital ofrece una visión completa del marco normativo. Y si estás valorando implantar o cambiar tu sistema de control horario, en la página de funcionalidades de Tempika encontrarás la descripción detallada de cómo gestionamos el ciclo de vida del dato de jornada de principio a fin.

Aviso legal: Este artículo tiene carácter exclusivamente informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las citas normativas son correctas a fecha de publicación; consulta siempre con tu asesor laboral o delegado de protección de datos antes de tomar decisiones con impacto legal en tu organización.