Tempika está pensado para que el lunes ya estéis fichando. No hace falta instalar servidores ni esperar a un técnico: con un navegador y los datos de tu equipo es suficiente.
Un aviso antes de empezar, porque es donde se atasca casi todo el mundo. Dar de alta a una persona y darle acceso para fichar son dos cosas distintas, y la segunda no pasa sola. Por eso aquí es el paso 3 y no una nota al pie.
1 · Crea la cuenta
Entra en Probar gratis. Son dos pantallas. En la primera eliges el plan y dices cuántas personas van a fichar, aproximadamente; lo ajustas cuando quieras. En la segunda van los datos:
- El nombre de la empresa y tu nombre y apellidos.
- Tu email de trabajo. Será el usuario de la cuenta de administración.
- Sector, NIF y teléfono son opcionales. Si no los tienes a mano, sigue sin ellos.
- Aceptas la política de privacidad y ya está.
No te pedimos una contraseña, y no es un olvido. La cuenta se crea sin credencial y te llega un correo con un enlace para que la fijes tú. Así no viaja por ningún sitio ni la conoce nadie de Tempika. Tampoco te pedimos tarjeta.
Ese correo es la llave. El enlace sirve una sola vez y caduca a los siete días. Si no aparece en unos minutos, mira en spam. Si ya ha caducado, no hay que rehacer nada: escríbenos a hola@tempika.com y te mandamos otro.
Con la contraseña puesta, entras y ya tienes dentro tu empresa, un centro de trabajo llamado «Centro principal» y el catálogo de vacaciones y permisos del Estatuto cargado. Renombra el centro y añade las sedes que falten desde Estructura de empresa.
Dos detalles de plan que conviene tener claros desde el principio. El plan Gratis no caduca: es gratis hasta tres personas, sin tarjeta y sin fecha de fin. Los planes de pago sí traen 14 días de prueba, te avisamos antes de que terminen y si no sigues no pagas nada. Y si tu volumen entra en tarifa a medida, en lugar de la cuenta verás un «solicitud recibida»: te llamamos nosotros para prepararla.
Consejo: usa el email con el que gestionas RR. HH. Será la cuenta de administración, desde la que darás de alta al resto.
2 · Añade a tu equipo
Se hace desde Empleados. Tienes dos formas, según el tamaño de la plantilla:
- Uno a uno: nombre, documento de identidad, correo, centro y tipo de jornada. Va bien hasta diez o quince personas.
- Importando un Excel: desde Importación, una fila por persona. Con plantillas grandes es lo razonable. Esta pantalla la abren los perfiles de administración y de RR. HH. central.
Si nos pasas la lista, los damos de alta por ti. Es la parte que más tiempo consume al arrancar y no tiene sentido hacerla dos veces.
Con esto tienes la plantilla dentro de Tempika. Todavía no puede fichar nadie: eso es el paso siguiente y es el que de verdad importa.
3 · Dale acceso para fichar
Dar de alta a alguien no le deja fichar. El alta crea su ficha laboral: su contrato, su centro, su jornada. Para que pueda registrar una entrada necesita además una de estas dos cosas, y ninguna se activa sola.
Esto vale igual para el equipo que hayas subido por Excel. La importación crea las fichas y no crea ninguna cuenta ni ningún PIN: si te quedas ahí, tienes la plantilla entera dentro y nadie podrá fichar.
Opción A · Su cuenta de Tempika
Es la vía normal para quien tiene correo y móvil o ordenador de trabajo. En el último paso del alta hay una casilla que dice «Crear cuenta de acceso ahora». Viene desmarcada, así que si pasas de largo el alta termina sin cuenta.
Al marcarla escribes tú el correo de acceso y una contraseña de doce caracteres o más. No sale ningún correo automático: esas credenciales se las das tú a la persona, por el canal que uses habitualmente. No hace falta que busque nada: la cuenta nace marcada para cambiar la contraseña, así que en cuanto haga login con la que le diste, Tempika la lleva sola a la pantalla de cambio antes de dejarla entrar a ningún otro sitio.
Un detalle de permisos que ahorra un mal rato: la casilla la ve cualquiera que pueda dar altas, pero crear la cuenta sólo lo puede hacer un perfil de administración o de RR. HH. central. Si tu perfil es de RR. HH. de centro, la marcarás y al guardar te dirá que no tienes permiso. En ese caso deja el alta sin cuenta y pide el acceso a quien administre.
Si ya diste de alta a gente sin marcar la casilla, se arregla sin repetir el alta. Ve a Accesos y roles y pulsa Crear cuenta: la pantalla te lista exactamente a quién está en plantilla y no tiene credencial. Esta pantalla la abren los perfiles de administración y de RR. HH. central; si tu perfil es de responsable de equipo, pídelo a quien administre.
Opción B · Un PIN para el kiosko
Para quien no tiene correo de empresa ni va a usar el móvil: personal de tienda, taller, almacén, obra. Ficha en una tablet compartida en la entrada tecleando su PIN, y no necesita cuenta propia.
El PIN se fija en Presencia, en la tarjeta «PIN de kiosko». No está dentro del alta, así que hay que pasar por ahí a propósito. Elige a la persona, teclea el PIN dos veces y guarda.
Dos cosas que conviene saber antes de teclearlo. El PIN se guarda cifrado y no se puede volver a consultar: si alguien lo olvida, se le pone otro. Y la tablet de la entrada funciona con la sesión del centro abierta, así que el terminal lo prepara y lo deja en marcha alguien de gestión; el trabajador solo teclea su código. La tablet se da de alta en esa misma pantalla de Presencia.
Compruébalo con una persona antes de anunciarlo. Que entre, que fiche una entrada y que tú la veas aparecer en Presencia. Cinco minutos ahí te ahorran el lunes de «no me deja».
4 · Asigna turnos (opcional)
Si tu equipo trabaja por turnos, define los horarios habituales (mañana, tarde, partido…) y asígnalos desde Cuadrantes. Con esto, Tempika sabe qué se espera de cada jornada y puede avisarte de horas extra o descansos que se acercan al límite de tu convenio.
Esos límites salen del convenio que tengas configurado en Convenios · parámetros normativos. Si no lo tocas, los cálculos van con los valores generales del Estatuto.
¿No tienes turnos fijos? No pasa nada: puedes empezar a fichar sin turnos y configurarlos más adelante. El cuadrante también se puede generar automáticamente cuando lo necesites.
5 · El primer fichaje
Llegó el momento. Cada persona ficha en un sitio distinto según lo que sea, y esto es lo que hay que decirle a cada una:
- Tu equipo, desde el navegador: entra en app.tempika.com y aterriza en su portal, con el botón de fichar arriba. Un toque y queda registrado.
- Tu equipo, desde el móvil: la app de Tempika, con el mismo usuario y contraseña. Es la opción para quien trabaja fuera.
- Kiosko: en la tablet compartida, introduce el PIN y listo.
- Tú, si también fichas: desde Fichar, en el menú del panel de gestión. Ojo: si tienes un plan de pago, tu cuenta de administración nace sin ficha laboral y esa pantalla no te dejará avanzar hasta que te des de alta a ti misma como empleada.
Sin cobertura. La app del móvil, la pantalla Fichar del panel y el portal del empleado en el navegador guardan el fichaje con su hora real y lo envían solos al recuperar la conexión: no hace falta volver a pulsar. La única pantalla que sí necesita conexión en el momento es la tablet de kiosko: si estáis en un sitio con mala cobertura, que fichen desde el portal, desde Fichar o desde la app en vez de la tablet.
La guía de tu equipo
Lo que viene a continuación está escrito para la persona que ficha, no para quien administra. Cópialo y pégalo en el correo o en el grupo con el que avises a la plantilla; te ahorra la mitad de las preguntas del primer día.
Para reenviar a tu equipo
Vas a fichar en Tempika
A partir de ahora tus entradas y salidas se registran en Tempika. Es una obligación legal de la empresa, y también tu prueba: el registro es tuyo y puedes consultarlo cuando quieras.
Qué recibes
Un correo o un mensaje de la persona que lleva RR. HH. con tu usuario y una contraseña. No es un correo automático de Tempika, así que revisa también el WhatsApp o el canal por el que os escribís. Si en tu puesto se ficha en una tablet compartida, en lugar de eso recibirás un PIN de unos pocos dígitos.
Cómo entras
- Desde el ordenador: entra en app.tempika.com con tu correo y tu contraseña.
- Desde el teléfono: instala la app de Tempika y usa los mismos datos.
- En tu primer acceso, Tempika te lleva sola a la pantalla de cambiar contraseña nada más entrar con la que te dieron — no tienes que buscarla. Si más adelante se te olvida, en la pantalla de acceso pulsa «¿Olvidaste tu contraseña?». Te llega un enlace al correo y pones la que quieras.
Cómo fichas
Al entrar aterrizas en tu portal y lo primero que ves es un botón grande. Lo pulsas al llegar y vuelves a pulsarlo al irte; el botón ya sabe si te toca entrar, salir o volver de la pausa, no tienes que elegir nada. Encima verás la hora en marcha y, debajo, cómo va tu jornada de hoy.
Desde el móvil funciona aunque no tengas cobertura: el fichaje se guarda en el teléfono con su hora real y se envía solo cuando recuperas la conexión. Si fichas desde el navegador necesitas estar conectada en ese momento. Y en la tablet de la entrada, teclea tu PIN y aparece la confirmación.
Qué más hay en tu portal
- Mi horario: tus turnos y tus fichajes de los últimos días.
- Pedir tiempo libre: en la misma página de inicio, más abajo. Pides las vacaciones o el permiso y ahí ves cómo va lo que ya pediste.
- Mis datos y Mis documentos: lo que la empresa tiene de ti, y tus nóminas y contratos cuando se cuelgan ahí.
- Mi retribución y formación, si tu empresa los usa.
Me he equivocado al fichar
Pasa y está previsto. En la lista de tus fichajes, en la página de inicio de tu portal, cada uno tiene un botón «¿Algo mal?»: desde ahí pides la corrección y la aprueba quien lleve tu equipo. Nadie reescribe su propio registro: la corrección queda como una anotación sobre el fichaje original, con quién la pidió y quién la aprobó. Es justo eso lo que hace que el registro sirva como prueba.
No me llega el acceso
Si te han dado de alta pero no puedes entrar, o entras y el botón de fichar no te deja, no es cosa tuya y no lo puedes arreglar desde tu lado. Falta que te creen la cuenta o el PIN. Díselo a quien lleve RR. HH. en tu empresa: lo resuelve en un minuto desde Accesos y roles, o desde Presencia si tu puesto ficha por PIN. Mientras no esté, avísale de tus horas para que las anote y no pierdas jornada.
Ya cumples
Con el primer fichaje hecho, el registro de jornada ya está en marcha: inmutable, conservado y listo para exportar si la Inspección lo pide. A partir de aquí, lo demás es comodidad: cuadrantes, avisos y export a nóminas cuando los necesites.
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