Fichaje con kiosko y PIN para equipos sin móvil

En muchos entornos laborales los trabajadores no llevan su propio smartphone al puesto: el personal de una tienda de moda deja el móvil en taquilla, los operarios de un taller mecánico tienen las manos ocupadas y manchadas, los peones de obra no pueden estar pendientes de notificaciones. Para todos ellos, obligar a fichar desde una app individual es una fricción innecesaria que genera olvidos, registros tardíos y, en último término, incumplimientos de la normativa vigente sobre registro de jornada.

El kiosko de fichaje con PIN resuelve exactamente ese escenario: una tablet o pantalla fija instalada en un punto de paso, accesible para todo el equipo, donde cada persona introduce su código personal y registra la entrada o la salida en menos de cinco segundos.

Modo kiosko de Tempika: fichaje compartido por QR/PIN en una tablet del centro.

Modo kiosko de Tempika: fichaje compartido por QR/PIN en una tablet del centro.

Cuándo el kiosko es mejor que la app individual

La app en el móvil del empleado es ideal cuando la plantilla trabaja en remoto o en itinerancia, porque cada persona ficha desde donde está. Si estás decidiendo entre las dos formas, la comparativa de métodos de fichaje los pone uno al lado del otro con sus costes y sus límites. El kiosko, en cambio, encaja mejor cuando:

El equipo comparte un espacio físico definido: almacén, tienda, taller, nave industrial, recepción de hotel.
La empresa no quiere (o no puede) obligar a instalar una app en el teléfono personal del trabajador; hacerlo podría suponer tratar datos en un dispositivo privado.
La rotación de turnos es alta y varios empleados coinciden en la entrada o la salida: en un punto físico visible, nadie «se olvida» de fichar.
El entorno no permite dispositivos de pantalla pequeña: guantes, EPIs, polvo, grasa o condiciones de frío extremo hacen difícil manipular un smartphone.

En definitiva, el kiosko es la modalidad de fichaje más adecuada para retail, talleres mecánicos y manufactura ligera, hostelería y construcción y obras. Si tu empresa opera en alguno de esos sectores, lo más probable es que esta opción reduzca los incidentes de registro a casi cero.

Cómo funciona el fichaje con PIN sin tratar datos biométricos

Cuando un empleado introduce su PIN (de entre 4 y 8 dígitos) en el kiosko, Tempika registra:

La identidad del usuario asociada a ese PIN en la base de datos interna —nunca se almacena la secuencia numérica en texto plano, sino su hash seguro—.
El instante exacto del evento (timestamp con precisión de segundos y zona horaria).
El identificador del dispositivo desde el que se ficha, lo que permite auditar si se produce cualquier anomalía.
El hash de la entrada anterior del mismo usuario, enlazándola en la cadena criptográfica del ledger.

Este último punto es el núcleo del antifraude de Tempika: cada fichaje queda enlazado matemáticamente con el anterior mediante una función hash determinista. Alterar retroactivamente un registro rompería la cadena y quedaría evidenciado en la siguiente auditoría. No se trata de «inteligencia artificial» ni de aprendizaje automático, sino de un mecanismo criptográfico verificable que cualquier inspector puede comprobar.

Respecto al RGPD y los datos biométricos (art. 9), el PIN es una credencial de conocimiento: el sistema identifica a la persona porque ella sabe algo (su código), no porque mida ningún rasgo físico. No se captura huella dactilar, geometría facial ni ningún dato biométrico. Esto elimina la categoría de «dato especialmente protegido» del artículo 9 del RGPD y simplifica enormemente la base jurídica del tratamiento: el registro de jornada tiene amparo en el artículo 6.1.c (obligación legal) de forma directa.

Montar una tablet compartida como punto de fichaje en 5 minutos

No hace falta hardware propietario ni instalación técnica compleja. El kiosko de Tempika funciona en cualquier tablet con navegador moderno. La aplicación para iPhone y iPad está publicada; la de Android está en preparación. Los pasos básicos son:

1. Coloca el dispositivo en el punto de paso

Lo más habitual es una tablet de 8 o 10 pulgadas en un soporte de pared o de mostrador, cerca de la puerta de entrada al área de trabajo. Bastará con corriente eléctrica y conexión Wi-Fi o datos móviles.

2. Activa el modo kiosko desde el panel de administración

En el panel de gestión se abre Presencia y se da de alta la tablet del centro. Lo que devuelve es el identificador del terminal, y conviene copiarlo con cuidado: se muestra una sola vez, y si se pierde hay que repetir el alta. La tablet queda luego en la lista de «Tablets de kiosko» de la misma sección, con su estado, así que sí se puede consultar después cuáles hay dadas de alta. Ese identificador es lo que se introduce en la tablet para dejarla en modo kiosko, con el teclado de PIN y nada más.

Ese identificador no es una credencial y no autentica a nadie por sí solo: para que un fichaje entre hacen falta además el PIN de la persona y que tenga contrato vigente en ese centro.

3. Asigna PINes a cada empleado

Este es el paso sin el que nada de lo anterior sirve: una persona sin PIN no puede fichar en el kiosko, tenga o no su ficha de empleado dada de alta. Es el mismo muro que explica la guía de primeros pasos en su paso 3, y esa guía es la referencia buena si algún día este artículo y ella no coinciden. Se hace en Presencia, en la tarjeta PIN de kiosko: eliges a la persona y escribes su PIN, de cuatro a ocho dígitos, dos veces para confirmar.

Tres cosas que conviene saber antes de teclearlo:

Lo eliges tú, no lo genera el sistema. No se envía por correo ni por SMS: se lo entregas tú a la persona.
No se puede volver a consultar. Se guarda cifrado y no existe ninguna pantalla que lo muestre; si alguien lo olvida, se le pone otro.
La combinación la decides tú. Evita 1234 o 0000 por tu cuenta, porque el sistema acepta cualquier secuencia numérica de esa longitud.

Una alternativa razonable es poner un PIN provisional y pedirle a la persona que lo cambie: cualquiera puede fijar el suyo propio.

4. Prueba una entrada y una salida

Con un empleado de prueba, verifica que el registro aparece en tiempo real en el panel de administración, que la firma de la cadena hash es válida y que el cuadrante diario refleja correctamente las horas trabajadas.

Todo el proceso, desde encender la tablet hasta el primer fichaje real, no debería llevar más de cinco minutos en un entorno con Wi-Fi estable.

Identificación fiable de cada persona en un dispositivo común

El riesgo evidente de un dispositivo compartido es el «fichaje por cuenta ajena»: que un compañero pique el PIN de otro para no tener que venir. Tempika mitiga esto con varias capas:

Vínculo con el centro: el fichaje solo entra si esa persona tiene un contrato vigente en el centro de esa tablet. Es una comprobación determinista, sin biometría de por medio: quien no pertenece a ese centro no puede fichar ahí aunque alguien teclee su PIN.
Reto firmado del terminal: la tablet no basta con estar encendida. El fichaje va acompañado de un reto efímero y firmado del centro, así que un PIN teclado fuera de ese contexto se rechaza.
Log inmutable por dispositivo: cada fichaje incluye el identificador del kiosko, de modo que el historial de auditoría siempre permite responder «¿quién fichó desde qué punto y a qué hora?».
Revisión de patrones imposibles: el panel de antifraude marca los casos en que la misma persona aparece fichando en centros distintos en un intervalo que no da tiempo material a recorrer.

Para equipos donde el nivel de confianza interna es alto y la logística no justifica medidas adicionales, el PIN en tablet ofrece ya una trazabilidad muy superior a cualquier sistema de hoja de papel o marcador de tarjeta sin cifrado.

Modo offline del kiosko cuando la conexión falla

En entornos industriales o en obras la cobertura suele ser intermitente, y aquí hay una distinción que conviene tener clara antes de montar el terminal, porque cambia lo que pasa cuando se cae el Wi-Fi.

Con la aplicación de Tempika instalada en la tablet, el kiosko guarda el fichaje en el propio dispositivo con la hora real en que se hizo y lo envía cuando vuelve la conexión. Al trabajador se le confirma en pantalla igual, sin que tenga que repetirlo ni esperar. La hora que queda registrada es la del momento del fichaje, no la de la sincronización.

Con el kiosko abierto en el navegador de la tablet, no hay cola: el fichaje necesita conexión en ese instante. Si la caseta de obra tiene el Wi-Fi justo, esta no es la variante que quieres.

Es decir: para un punto de fichaje en un sitio con cobertura mala, monta el kiosko sobre la app y no sobre el navegador. En una recepción o una tienda con red estable, cualquiera de las dos sirve.

Higiene y rotación de PIN: buenas prácticas

Un código de cuatro dígitos compartido en voz alta o anotado en un post-it junto a la tablet pierde toda su utilidad. Estas son las recomendaciones del equipo de Tempika para mantener el sistema fiable a lo largo del tiempo:

Entrégalo en mano y que lo cambie la persona. El PIN lo teclea quien administra, así que durante un momento lo conocen dos personas. Lo limpio es dárselo en persona o por un canal privado y decirle que ponga el suyo: cualquiera puede cambiar su propio PIN desde Presencia. Tempika no lo manda por correo ni por SMS, ni lo muestra después en ninguna pantalla.

La rotación es una decisión vuestra, no una opción del sistema. No hay hoy ninguna caducidad automática que obligue a renovarlo cada tantos días, así que si os interesa rotarlos —por ejemplo tras una baja larga o cuando alguien deja el centro— tiene que ser una costumbre del equipo, apuntada en vuestro protocolo.

Revoca de inmediato cuando alguien sale de la empresa. Aquí sí lo hace el sistema: dar de baja a una persona revoca su PIN, sin tener que tocar nada en la tablet.

Y si se pierde la tablet, desactívala. En Presencia, en la tarjeta de tablets de kiosko, cada tablet dada de alta se puede pasar a deshabilitada, y desde ese momento deja de poder fichar aunque quien la tenga sepa su identificador. Es lo primero que hay que hacer, no un cambio de PIN: el identificador del terminal no autentica por sí solo, pero mientras la tablet siga activa, sigue fichando.

Informa al equipo del propósito del kiosko. La transparencia reduce el recelo: explicar que el sistema registra la jornada para cumplir la normativa laboral —y que los datos de cada persona solo los ven el empleado y RRHH— mejora la adopción y reduce los intentos de eludir el registro.

Siguiente paso: configurar tu kiosko de fichaje con PIN en Tempika

Si tu empresa tiene empleados que trabajan sin móvil o en un entorno físico compartido, el kiosko de fichaje con PIN es probablemente la forma más sencilla de cumplir con el registro de jornada obligatorio sin fricciones ni hardware especializado.

Puedes ver cómo encaja en tu sector en las páginas de retail, hostelería o construcción, comparar la funcionalidad completa en la página de producto o consultar los planes disponibles en precios.

Si hasta ahora usabas una solución de fichaje que no ofrece modo kiosko ni ledger verificable, la comparativa con alternativas como Sesame HR puede ayudarte a decidir con más información.

Para poner en marcha tu primer kiosko, accede a tu cuenta o empieza una prueba gratuita.