Registro de jornada en ETT y contratos temporales

Cuando una empresa de trabajo temporal (ETT) cede un trabajador a una empresa usuaria, surgen de inmediato preguntas que el legislador no resolvió con toda la claridad deseable: ¿quién lleva el registro de jornada, la ETT o la empresa donde el trabajador trabaja físicamente? ¿Qué ocurre en los contratos eventuales, de obra o con jornada parcial? ¿Cómo se coordina el fichaje cuando el trabajador lleva meses rotando entre empresas distintas?

El registro de jornada en trabajadores temporales cedidos por una ETT obliga a ambas partes y exige un protocolo de coordinación claro. Sin ese protocolo, las lagunas en el registro son la primera causa de sanción cuando la Inspección de Trabajo visita una empresa con personal cedido. Este artículo responde todas las preguntas relevantes con base en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS y la Ley 14/1994 que regula las ETT en España.

El doble vínculo en la ETT: empresa y trabajador cedido

Una relación de trabajo temporal triangular tiene tres partes: la ETT (empleadora formal, quien firma el contrato y abona el salario), el trabajador cedido y la empresa usuaria (quien dirige la actividad laboral efectiva). Esta triangulación tiene consecuencias directas sobre el registro de jornada.

Según el artículo 34.9 del ET, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, todos los empleadores están obligados a garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores. La norma no distingue entre relaciones laborales directas y relaciones de cesión. La Ley 14/1994, de 1 de junio, sobre empresas de trabajo temporal, establece en su artículo 16 que durante el período de prestación de servicios en la empresa usuaria corresponde a esta el ejercicio de las facultades de dirección y control de la actividad laboral. Ese ejercicio incluye la obligación material de registrar la jornada.

En términos prácticos:

La ETT es la empleadora: debe asegurarse de que existe un sistema de registro y de que el trabajador puede fichar.
La empresa usuaria dirige el trabajo y, por tanto, gestiona el fichaje día a día: activa el kiosko, el terminal o la app, y supervisa que las marcas se registren correctamente.
Ambas partes son responsables ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Si la inspección detecta un registro incompleto o inexistente, puede sancionar a cualquiera de las dos o a ambas.

Este doble vínculo es el origen de la mayoría de los conflictos en la práctica. La clave es establecer por escrito, antes de que el trabajador se incorpore, cuál de las dos partes custodiará el registro y cómo se transferirán los datos.

Quién lleva el registro de jornada: ¿la ETT o la empresa usuaria?

La norma no asigna exclusivamente la responsabilidad a una sola parte, lo que ha generado criterios dispares en la práctica. Sin embargo, el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS —la guía interna que utilizan los inspectores en sus actuaciones— aporta luz:

«El empleador está obligado a garantizar el registro de jornada de todos sus trabajadores, incluidos los cedidos a través de ETT. La empresa usuaria, al ejercer el poder de dirección, deberá facilitar los medios necesarios para que el trabajador pueda registrar su jornada diaria.»

En la práctica, el reparto más habitual y más defendible ante una inspección es el siguiente:

Responsabilidad	ETT	Empresa usuaria
Proporcionar el sistema de fichaje	Puede ceder su herramienta o exigir que la usuaria tenga la propia	Debe tener o aceptar el sistema y ponerlo a disposición del cedido
Registrar las marcas de entrada/salida	No (no está presente en el lugar de trabajo)	Sí, día a día
Conservar el registro 4 años	Sí (es la empleadora y el custodio legal)	Obligada a entregar copia a la ETT mensualmente o al cierre de la cesión
Responder ante la ITSS	Sí, como empleadora	Sí, como quien ejerce la dirección

Lo habitual y más seguro es que la empresa usuaria gestione el registro operativo —usando su propio sistema o el que le facilite la ETT— y que transmita los datos a la ETT con la periodicidad pactada (generalmente mensual, al liquidar las horas). La ETT los archiva durante cuatro años, que es el plazo mínimo de conservación establecido por el art. 34.9 ET.

Si la empresa usuaria no tiene sistema de fichaje propio o tiene uno insuficiente, la ETT puede —y en la práctica debería— exigir contractualmente que la usuaria utilice la solución que la propia ETT pone a disposición de sus trabajadores cedidos. Herramientas como Tempika permiten habilitar acceso para empleados cedidos con una configuración específica de centro de trabajo, de modo que el registro queda vinculado al expediente del trabajador en la ETT.

Lo que dice el CT 101/2019 sobre las ETT

El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social es el documento de referencia interno para los inspectores que actúan en materia de registro de jornada. Aunque no tiene rango de ley, define el criterio de actuación de la ITSS y, por tanto, marca la línea entre lo que se tolera y lo que da lugar a un acta de infracción.

Sobre las ETT, el CT 101/2019 establece varios puntos relevantes:

El registro debe existir siempre, independientemente de la modalidad contractual. No existe exención para los trabajadores cedidos.
La ETT puede delegar la gestión operativa del registro en la empresa usuaria, pero no puede delegar la responsabilidad de que ese registro exista y sea completo.
Los registros deben estar disponibles para la inspección, tanto en poder de la ETT como de la empresa usuaria. Un inspector puede solicitar los registros al ir a la usuaria, sin avisar previamente a la ETT.
Las irregularidades en los contratos de puesta a disposición —por ejemplo, que el contrato de trabajo del cedido no especifique la jornada diaria de forma clara— se interpretan como incumplimiento del art. 34.9 ET.

Una consecuencia práctica importante: si la ETT emite mensualmente la factura de horas a la empresa usuaria, esa factura no sustituye al registro de jornada. La Inspección exige el detalle diario (hora de inicio, hora de fin, pausas cuando procedan), no el resumen mensual de horas.

Puedes leer más sobre los requisitos exactos que pide la ITSS en nuestra guía sobre qué pide la Inspección de Trabajo en el control horario.

Obligaciones en contratos de obra y servicio, eventual e interino

Los tres tipos de contratos temporales más frecuentes en las ETT son el contrato de puesta a disposición eventual por circunstancias de la producción, el contrato por obra o servicio y el contrato de interinidad (sustitución). Cada uno tiene matices propios en el fichaje.

Contrato eventual por circunstancias de la producción

Es el más habitual en las ETT. La duración máxima es de seis meses dentro de un período de doce (ampliable a doce meses en doce mediante convenio sectorial). La obligación de registro de jornada es idéntica a la de cualquier contrato indefinido: registro diario, hora de inicio y hora de fin, conservación cuatro años.

El error más frecuente: algunas empresas usuarias no configuran el sistema de fichaje para los temporales cedidos bajo el supuesto de que «es poco tiempo» o «no merece la pena el alta». Esta actitud es un error que puede costar entre 751 y 7.500 euros por infracción grave en virtud de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), con independencia de cuántos días haya durado el contrato.

Contrato por obra o servicio (fórmulas de proyecto a medida)

Tras la reforma laboral de 2021 (Real Decreto-ley 32/2021), el contrato por obra o servicio quedó eliminado del Estatuto de los Trabajadores con carácter general, aunque la Ley 14/1994 de ETT introdujo matizaciones específicas para el sector. En cualquier caso, si la ETT articula una cesión de duración determinada vinculada a un proyecto o encargo concreto, la obligación de registro de jornada aplica desde el primer día, aunque el contrato tenga una duración prevista de solo dos semanas.

Contrato de interinidad (sustitución)

Cuando la ETT cede un trabajador para sustituir a otro que está de baja o en excedencia, el contrato de interinidad hace surgir una casuística peculiar: la jornada del sustituto puede no coincidir exactamente con la del sustituido. El registro debe reflejar la jornada real del trabajador cedido, no la del sustituido. Si la empresa usuaria configura el sistema de fichaje tomando como referencia el horario del trabajador ausente, puede acumular discrepancias que resulten difíciles de justificar ante la ITSS.

Registro de trabajadores fijos discontinuos: peculiaridades

Los trabajadores fijos discontinuos no son, estrictamente hablando, trabajadores temporales: tienen un contrato indefinido pero prestan servicios de forma intermitente. En el contexto de las ETT, sin embargo, aparecen con cierta frecuencia en sectores con campañas estacionales (agroalimentario, turismo, comercio).

Las particularidades del registro de jornada para los fijos discontinuos son:

La obligación de registro aplica durante los períodos de actividad, no durante las pausas entre campañas (ya que en esos períodos no hay prestación efectiva de servicios).
El llamamiento —la comunicación de inicio de actividad— debe constar documentalmente y, aunque no es parte del registro de jornada en sentido estricto, es un complemento necesario para que el inspector comprenda la pauta de actividad del trabajador.
Si el fijo discontinuo es cedido por una ETT, se aplica la misma regla que para el resto de cedidos: la empresa usuaria gestiona el registro operativo durante la campaña y la ETT lo archiva.

Una cuestión que los departamentos de RRHH plantean con frecuencia: ¿hay que registrar la jornada durante el período entre campaña y llamamiento? La respuesta es no, porque el artículo 34.9 ET regula el registro de la jornada de trabajo efectivo, no los períodos de inactividad entre campañas. Eso sí, el sistema de registro debe quedar activo desde el primer día de cada llamamiento sin necesidad de intervención manual por parte del trabajador.

Contratos a tiempo parcial: registro reforzado por el art. 12 ET

El contrato a tiempo parcial merece una mención específica porque el legislador le aplica un régimen de registro más exigente que al contrato a tiempo completo. El artículo 12.4 del Estatuto de los Trabajadores, en su redacción vigente, establece que:

El empresario debe entregar mensualmente al trabajador una copia del resumen de horas realizadas, ordinarias y complementarias.
La copia debe firmarse por ambas partes.
Dicha copia se adjunta a la nómina mensual.
Las horas complementarias de trabajadores a tiempo parcial se registran y computan de forma separada a las ordinarias.

Este registro reforzado se explica porque históricamente los contratos a tiempo parcial fueron el principal mecanismo para disfrazar horas extraordinarias no pagadas como horas ordinarias. La reforma de 2019 (RDL 8/2019) y el Criterio Técnico 101/2019 dieron un impulso a este control.

La regla de fondo es la misma que explicamos en jornada reducida y fichaje obligatorio: ningún régimen horario especial exime del registro diario.

En el contexto ETT, esto significa que la empresa usuaria debe llevar dos contadores distintos para los cedidos a tiempo parcial: horas ordinarias y horas complementarias. La ETT recibe mensualmente no solo el total de horas sino también el desglose, porque lo necesita para liquidar correctamente el salario y para el archivo de los cuatro años.

Tipo de horas	Quién registra	Quién archiva
Ordinarias	Empresa usuaria (fichaje diario)	ETT (4 años)
Complementarias pactadas	Empresa usuaria (fichaje diario) + notificación previa	ETT (4 años)
Complementarias voluntarias	Empresa usuaria (fichaje diario)	ETT (4 años)
Resumen mensual firmado	Empresa usuaria entrega, trabajador firma	ETT archiva junto al expediente

Si quieres profundizar en los requisitos de contenido del registro, consulta nuestra guía sobre qué debe incluir el registro de jornada.

Coordinación entre la ETT y la empresa usuaria en el fichaje

Este es el punto donde más fallan las empresas en la práctica. La coordinación no puede quedar en un acuerdo verbal o en un intercambio de correos. Debe estar recogida en el contrato de puesta a disposición o en un anexo técnico al mismo.

Los elementos mínimos que ese documento debe contemplar:

1. Sistema de fichaje utilizado

Especificar si la empresa usuaria usa su propio sistema o si se integra con el de la ETT. Si hay integración, describir el método: API, exportación periódica de CSV, acceso compartido al panel de la herramienta de registro.

2. Periodicidad de la transferencia de datos

Lo más habitual es mensual, al cierre de la liquidación de horas. Pero si el contrato de puesta a disposición es de corta duración (dos o tres semanas), es más seguro que la transferencia sea semanal o al cierre del contrato.

3. Formato del registro transferido

El formato debe permitir a la ETT archivar los datos de forma que sean recuperables ante un requerimiento de la ITSS. El CT 101/2019 no exige ningún formato concreto, pero sí que el registro sea fiable, inmodificable e identificable por trabajador y día. Un PDF firmado digitalmente o un CSV con hash de integridad cumplen esa condición.

4. Persona de contacto en caso de incidencia

Si un trabajador cedido olvida fichar o hay un error en el registro, ¿a quién se reporta? ¿El coordinador de la empresa usuaria llama al gestor de la ETT o lo corrige directamente? Este protocolo debe estar definido de antemano.

5. Procedimiento ante finalización anticipada del contrato

Si la cesión se interrumpe antes de lo previsto, la empresa usuaria debe transferir inmediatamente el registro completo a la ETT, sin esperar al cierre mensual habitual. Este punto se olvida con frecuencia y genera lagunas en el archivo.

Sanciones cuando no queda claro quién es el responsable

La ambigüedad sobre quién es responsable del registro no exime a ninguna de las partes. El régimen sancionador previsto en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Real Decreto Legislativo 5/2000) establece que la ausencia de registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS.

Las horquillas vigentes son:

Nivel de infracción	Horquilla de multa
Infracción grave (grado mínimo)	751 € – 1.500 €
Infracción grave (grado medio)	1.501 € – 3.750 €
Infracción grave (grado máximo)	3.751 € – 7.500 €

La graduación dentro de esa horquilla depende de factores como el número de trabajadores afectados, la negligencia o intencionalidad del empleador, y si existen incumplimientos previos. En situaciones de cesión ilegal —cuando la empresa usuaria usa al trabajador cedido para actividades no contempladas en el contrato de puesta a disposición— las infracciones pueden acumularse con otras en materia de ETT, multiplicando el importe total.

Un aspecto que muchos directores de RRHH desconocen: la Inspección puede sancionar a ambas partes —ETT y empresa usuaria— por el mismo incumplimiento, cada una como empleadora o como responsable de la dirección efectiva del trabajo. No se trata de un reparto de la sanción, sino de dos actas independientes.

Para entender mejor cómo actúa la Inspección en estas situaciones, puedes consultar nuestra guía sobre cómo prepararse para una visita de la Inspección de Trabajo sobre el registro horario.

Cómo integrar trabajadores cedidos en el sistema de fichaje habitual

La solución técnica más eficiente es que la empresa usuaria centralice el fichaje de todos sus trabajadores —propios y cedidos— en una única plataforma, y que esa plataforma permita exportar los datos por expediente de trabajador para su transferencia a la ETT.

Los pasos recomendados para una implantación ordenada:

Paso 1. Definir la estructura en el sistema antes de la incorporación

Antes de que el cedido llegue a su puesto, la empresa usuaria debe haberlo dado de alta en el sistema de fichaje con su contrato correcto y su jornada máxima. No hay que esperar a que el trabajador llegue para hacer el alta: ese retraso genera habitualmente un primer día sin registro.

Paso 2. Configurar la jornada y el calendario correspondiente

El cedido puede tener una jornada diferente a los trabajadores directos. El sistema debe reflejar exactamente la jornada pactada en el contrato de puesta a disposición, no la del convenio colectivo de la empresa usuaria (salvo que coincidan).

Paso 3. Activar la exportación periódica

Configurar la exportación automática de los registros del cedido con periodicidad mensual (o semanal, si la cesión es corta). El formato CSV con campos de inicio, fin, tipo de pausa y total de horas netas es el más interoperable.

Paso 4. Notificar incidencias en tiempo real

Cualquier olvido de fichaje, corrección manual o acumulación de horas extra del cedido debe comunicarse a la ETT en el momento, no solo al final del mes. Esto permite a la ETT validar la liquidación de horas con datos correctos y al trabajador conocer su saldo real de jornada.

Paso 5. Transferir el registro completo al cierre

Al finalizar la cesión, la empresa usuaria exporta el registro completo del período y lo entrega a la ETT, que lo archiva junto al expediente del trabajador. La ETT conserva ese archivo durante cuatro años desde la finalización de la relación laboral.

Si la empresa usuaria utiliza Tempika, puede habilitar perfiles de empleado cedido con acceso de solo lectura para el gestor de la ETT, eliminando la necesidad de exportaciones manuales periódicas y reduciendo los errores de transcripción. Más información sobre cómo Tempika gestiona el fichaje de trabajadores cedidos.

Preguntas frecuentes de directores de RRHH sobre ETT y fichaje

¿La ETT puede exigir a la empresa usuaria que use su sistema de fichaje?

Sí. La Ley 14/1994 no impide que la ETT incluya en el contrato de puesta a disposición una cláusula que obligue a la empresa usuaria a utilizar el sistema de fichaje que la ETT proporciona para sus cedidos. Es una práctica cada vez más extendida porque garantiza a la ETT que el registro cumplirá sus propios estándares de formato y conservación.

¿Qué ocurre si el cedido trabaja en varios centros distintos durante la misma semana?

El registro debe reflejar en qué centro trabajó el empleado cada día o, si trabajó en varios el mismo día, el desglose horario por centro. Esto es especialmente relevante en sectores como logística o limpieza, donde el cedido puede pasar por dos o tres instalaciones distintas en una misma jornada. El sistema de fichaje debe permitir registrar el cambio de centro durante el día sin que eso genere una ruptura en el registro de la jornada.

¿Hay que conservar el registro si el contrato de puesta a disposición duró solo tres días?

Sí. La obligación de conservación durante cuatro años no distingue por la duración del contrato. Un contrato de tres días genera un registro de tres días que debe archivarse durante cuatro años. El volumen es mínimo, pero la obligación es la misma.

¿La ITSS puede pedir el registro directamente a la empresa usuaria, sin pasar por la ETT?

Sí. El inspector puede comparecer en las instalaciones de la empresa usuaria y solicitar los registros de los trabajadores cedidos que estén prestando servicios en ese momento. La empresa usuaria tiene la obligación de exhibirlos. Si no los tiene porque «los lleva la ETT», eso no le exime: debe tener acceso inmediato a esos datos. Por eso es fundamental que la transferencia de datos no sea solo mensual, sino que la usuaria tenga siempre acceso en tiempo real al estado del registro de sus cedidos.

¿El trabajador cedido puede negarse a fichar con el sistema de la empresa usuaria?

No. El trabajador tiene la obligación de registrar su jornada como parte de su deber de obediencia al empresario (en este caso, bajo la dirección de la empresa usuaria). Si el cedido no ficha, la responsabilidad de la sanción recae sobre el empleador, pero la empresa usuaria puede dar instrucciones y, si el incumplimiento persiste, comunicárselo a la ETT para que tome las medidas oportunas conforme al contrato de trabajo.

Conclusión: el doble vínculo exige un doble protocolo

El registro de jornada de trabajadores cedidos por una ETT no es más complejo que el de cualquier otro trabajador en cuanto a sus requisitos materiales: registro diario con hora de inicio y fin, conservación durante cuatro años, accesibilidad inmediata ante la ITSS. Lo que sí es más complejo es la coordinación entre las dos entidades responsables.

Las ETT que trabajan con un sistema de fichaje robusto y un protocolo escrito de transferencia de datos tienen muchas menos incidencias en las inspecciones. Las empresas usuarias que integran a los cedidos en su sistema habitual desde el primer día —con la jornada y el calendario correctos— evitan las lagunas que precisamente son las que detectan los inspectores.

Si tu empresa recibe trabajadores cedidos con cierta frecuencia, vale la pena revisar si tu sistema de fichaje actual permite gestionar perfiles de cedidos de forma diferenciada y si la exportación de datos hacia la ETT está automatizada. Puedes ver cómo Tempika resuelve este escenario en la página de funcionalidades de Tempika o comparar opciones en nuestra guía sobre cómo elegir software de control horario.

Información elaborada con base en el Art. 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), el RDL 8/2019, el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, la Ley 14/1994 de ETT y el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con un experto en derecho laboral.

Autor: Equipo Tempika · Diseñado por Summum Marketing.