Registro de jornada en contratos temporales y ETTs

Gestionar el registro de jornada en contratos temporales y ETTs requiere algo más que entender la norma: exige un protocolo operativo claro desde el alta del trabajador hasta la entrega del registro archivado. La Inspección de Trabajo no distingue entre temporales de tres días y empleados indefinidos: la obligación de registrar la jornada arranca el primer minuto del primer día y continúa hasta el último.

Esta guía de academia es el complemento operativo de nuestro artículo legal sobre qué dice el art. 34.9 ET y el CT 101/2019 para ETTs. Aquí no repetimos el marco normativo: nos centramos en el cómo hacer — configurar el sistema antes de la incorporación, gestionar las credenciales de quienes rotan entre centros, coordinar la cadena de custodia del registro y evitar los errores más frecuentes que detectan los inspectores en campañas de temporada.

Quién es responsable del registro cuando hay una ETT

Antes de entrar en la operativa, conviene fijar en dos líneas quién hace qué, porque la confusión entre ETT y empresa usuaria es la raíz de la mayoría de los expedientes sancionadores.

Art. 34.9 ET y la empresa usuaria como garante

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo) obliga a todo empleador a garantizar el registro diario de jornada de sus trabajadores. La obligación no admite excepciones por duración ni modalidad contractual.

En una cesión de trabajadores, el poder de dirección lo ejerce la empresa usuaria conforme al artículo 16 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, de Empresas de Trabajo Temporal. Eso significa que la empresa usuaria es quien, en la práctica, tiene que activar el sistema de fichaje para el cedido, supervisar que las marcas se produzcan y responder ante un inspector que aparezca en sus instalaciones.

La ETT, por su parte, es la empleadora formal: debe asegurarse de que existe un sistema de registro, tiene que custodiar los datos durante cuatro años y no puede alegar que «lo lleva la empresa usuaria» para exonerarse de responsabilidad.

Resumen operativo: la empresa usuaria gestiona el registro día a día; la ETT lo archiva y responde como empleadora. Ambas pueden ser sancionadas simultáneamente por el mismo incumplimiento.

Qué obligaciones recaen sobre la ETT y cuáles sobre la usuaria

La tabla siguiente resume el reparto más defendible ante la ITSS, coherente con el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS:

Tarea	ETT	Empresa usuaria
Dar de alta al cedido en el sistema de fichaje	Puede facilitar acceso a su plataforma	Debe configurarlo antes de la incorporación
Registrar marcas de entrada y salida	No está presente en el lugar de trabajo	Sí, cada día
Supervisar incidencias de fichaje (olvidos, errores)	Recibe notificación si hay integración	Sí, en tiempo real
Transferir el registro a la ETT	Recibe y archiva	Exporta mensualmente o al cierre de la cesión
Conservar el archivo 4 años	Sí (obligada como empleadora)	Debe mantener acceso durante la cesión activa
Responder ante la ITSS	Sí, como empleadora	Sí, como directora del trabajo efectivo

Este reparto debe quedar recogido por escrito —en el contrato de puesta a disposición o en un anexo técnico— antes de que el cedido se incorpore. Un acuerdo verbal no tiene valor probatorio ante un acta de infracción.

Contratos temporales de corta duración: el registro desde el primer día

Uno de los errores más costosos que cometen las empresas con personal de campaña o sustitución es no configurar el sistema de fichaje hasta que el trabajador lleva unos días en el puesto. La lógica errónea es: «son solo dos semanas, no merece la pena el alta». La LISOS — Real Decreto Legislativo 5/2000 no distingue: la infracción grave por ausencia de registro de jornada tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS puede ir de 751 a 7.500 euros y expediente (art. 40.1.b LISOS), sea cual sea la duración del contrato.

Altas de trabajadores en el sistema antes de que empiecen

El protocolo correcto es que el alta en el sistema de fichaje se complete antes de la fecha de incorporación, no el día de la incorporación ni después. Estos son los pasos:

Paso 1. Recibir los datos del cedido con antelación

La ETT debe facilitar a la empresa usuaria, como mínimo 24 horas antes de la incorporación:

Nombre completo y DNI o NIE del cedido.
Fecha de inicio y fecha prevista de finalización de la cesión.
Jornada diaria (horas ordinarias, turnos, descansos pactados en el contrato de puesta a disposición).
Centro de trabajo asignado, especialmente si la empresa tiene varios.

Sin estos datos no es posible configurar correctamente el perfil en el sistema de fichaje.

Paso 2. Crear el perfil del cedido en la plataforma

Al crear el perfil, los campos críticos son:

Tipo de contrato: cedido ETT / temporal, no indefinido. Esto es importante porque algunos sistemas generan cuadrantes distintos según modalidad.
Jornada máxima: la del contrato de puesta a disposición, que puede diferir de la de los trabajadores directos o del convenio colectivo de la usuaria.
Centro de trabajo: el que figura en el contrato. Si va a rotar entre varios centros, configurar todos desde el inicio (ver sección de rotaciones).
Fecha de baja prevista: introducirla ya en el sistema para que genere la alerta de cierre de registro automáticamente.

Paso 3. Verificar que el primer fichaje se produce correctamente

El día de incorporación, el responsable de área debe confirmar que el cedido ha fichado correctamente la entrada. Si el sistema permite notificaciones de ausencia de fichaje, activarlas para ese perfil desde el primer día.

Baja y cierre de registro al final del contrato

El cierre del registro al finalizar la cesión es tan importante como el alta. Si el perfil queda activo después de la fecha de baja, el sistema puede generar registros con horas nulas o erróneas que compliquen la auditoría posterior.

Protocolo de cierre:

El día anterior a la fecha de fin de la cesión, el responsable de la empresa usuaria debe revisar que todos los registros del período estén completos (sin marcas faltantes, sin días sin registro).
El día de la baja, exportar el registro completo del cedido en formato CSV o PDF con hash de integridad.
Enviar el archivo a la ETT en el mismo día o, como máximo, el día siguiente. No esperar al cierre mensual habitual.
Desactivar el perfil del cedido en el sistema de la empresa usuaria para que no genere registros futuros.
Confirmar la recepción por parte de la ETT, que archiva el fichero junto al expediente del trabajador.

La ETT debe conservar ese archivo durante cuatro años desde la finalización de la relación laboral, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Métodos de fichaje para temporales que rotan entre centros

Los trabajadores temporales de sectores como logística, limpieza, hostelería o agroalimentación frecuentemente no tienen un centro de trabajo fijo: pueden pasar por varios en la misma semana o incluso en el mismo día. Esta casuística tiene soluciones técnicas específicas.

Credencial temporal en app o PIN de uso único

La opción más flexible para trabajadores que se mueven entre centros es el fichaje por app móvil con credenciales temporales. El sistema genera unas credenciales asociadas al período de cesión, que el cedido utiliza desde su propio teléfono para registrar entrada y salida en cada ubicación.

Ventajas de este método:

El cedido puede fichar en cualquier centro sin necesidad de hardware instalado.
El registro queda vinculado al perfil del trabajador (no al terminal), lo que facilita la exportación por expediente.
Si el cedido trabaja en dos centros el mismo día, el sistema permite registrar el cambio de ubicación durante la jornada sin romper el registro.

Consideraciones antes de implantarlo:

La app debe funcionar sin conexión (modo offline) y sincronizar cuando recupere cobertura. Los almacenes, naves industriales y zonas rurales suelen tener cobertura irregular. Ver nuestra guía sobre cómo fichar sin cobertura offline y por qué importa.
La credencial temporal debe tener fecha de caducidad automática igual a la fecha de fin de la cesión, para que el cedido no pueda seguir fichando después de su baja.
La empresa usuaria debe establecer un radio de validación geográfico (geovalla) si quiere confirmar que el fichaje se produce en el lugar de trabajo. Esto requiere verificar el cumplimiento del artículo 90 de la LOPDGDD sobre geolocalización laboral: la geolocalización debe estar justificada, informada al trabajador y proporcional al riesgo. Ver más en nuestra guía sobre geolocalización en el fichaje y RGPD.

El PIN de uso único es una alternativa cuando el cedido no tiene smartphone o cuando la empresa prefiere no gestionar la instalación de la app en dispositivos personales. El sistema genera un código numérico válido para un turno o una jornada que el trabajador introduce en un terminal compartido.

Kiosko compartido con acceso diferenciado por campaña

Para centros con gran volumen de temporales —una plataforma logística en campaña navideña, una empresa de manipulado hortofrutícola en cosecha— el kiosko de fichaje compartido es la solución más eficiente. Ver nuestra guía completa sobre fichaje con kiosko y PIN para equipos sin móvil.

El kiosko permite fichar con PIN personal, tarjeta o QR a decenas de trabajadores en pocos minutos. Para que funcione correctamente con temporales cedidos por distintas ETTs, la configuración debe contemplar:

Perfil de campaña diferenciado

Cada cedido debe estar asociado a su campaña o ETT de origen, de forma que los datos se puedan exportar de forma segmentada al finalizar. Si el kiosko mezcla temporales de tres ETTs distintas sin segmentación, la exportación posterior se convierte en un trabajo manual costoso y propenso a errores.

Credencial no reutilizable entre campañas

El PIN o la tarjeta de un cedido de la campaña de verano no debe seguir activo en la campaña de navidad, aunque sea el mismo trabajador cedido por la misma ETT. Cada cesión es un contrato distinto con su propio período de registro. El sistema debe generar credenciales nuevas al inicio de cada cesión.

Registro de centro por turno

Si el kiosko está ubicado en un centro pero el cedido trabaja parte de la jornada en otro (por ejemplo, entra en almacén A y termina en almacén B del mismo recinto), el registro debe permitir marcar el cambio de centro. Si el sistema no lo permite, la empresa debe documentar ese desplazamiento de otra forma (parte de trabajo diario firmado por el responsable de turno).

Cómo gestionar la cadena de custodia del registro entre ETT y usuaria

La cadena de custodia es el conjunto de procedimientos que garantiza que el registro de jornada llega desde el origen (la empresa usuaria donde se produce el fichaje) hasta el archivo definitivo (la ETT, que lo custodia cuatro años) sin pérdidas, alteraciones ni lagunas.

La cadena de custodia tiene cuatro eslabones:

Eslabón 1: Producción del registro

El registro se produce en el sistema de fichaje de la empresa usuaria. Cada marca (entrada, salida, pausa, reanudación) debe quedar almacenada con:

Identificador único del trabajador.
Fecha y hora exacta (con zona horaria).
Centro de trabajo o ubicación.
Tipo de marca (entrada, salida, pausa ordinaria, pausa de descanso mínimo legal).

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS exige que el registro sea fiable e inmodificable. Cualquier corrección debe quedar trazada: quién la hizo, cuándo y por qué motivo, sin sobrescribir el dato original. Un sistema que permite editar registros sin dejar rastro de la modificación no cumple este requisito.

Eslabón 2: Transmisión periódica a la ETT

La transmisión debe pactarse por escrito en el contrato de puesta a disposición. Las modalidades más frecuentes:

Acceso compartido en tiempo real: la ETT tiene acceso de solo lectura al panel de la empresa usuaria para los registros de sus cedidos. Es la opción más segura porque elimina el riesgo de pérdida en la transmisión y permite a la ETT validar los datos a medida que se generan.
Exportación mensual en archivo estructurado: CSV o PDF firmado digitalmente, con campos de inicio, fin, tipo de pausa y total de horas netas. Debe enviarse dentro de los primeros cinco días naturales del mes siguiente.
Exportación al cierre de cada cesión: obligatoria para cesiones de duración inferior a un mes o cuando se produce una baja anticipada.

La transmisión por correo electrónico sin cifrado no es recomendable si el archivo contiene datos de varios trabajadores: se prefiere un sistema de intercambio seguro (enlace de descarga con autenticación, portal del cliente o API directa entre plataformas).

Eslabón 3: Validación por la ETT

Al recibir el registro, la ETT debe comprobar:

Que el número de días trabajados coincide con el contrato de puesta a disposición.
Que no hay días sin registro en los períodos en que el cedido debía trabajar.
Que el total de horas netas coincide con la liquidación de horas que va a facturar a la empresa usuaria.
Que las horas extras eventuales están correctamente identificadas y autorizadas.

Si hay discrepancias, la ETT debe comunicarlas a la empresa usuaria antes de cerrar la liquidación mensual, no después. Los errores detectados a los tres meses de la cesión son mucho más difíciles de corregir (el trabajador ya no está en la empresa, el responsable de turno puede no recordar el incidente) y pueden dar lugar a reclamaciones de horas no pagadas.

Eslabón 4: Archivo a largo plazo

La ETT archiva el registro por expediente de trabajador. El formato debe permitir la recuperación inmediata ante un requerimiento de la ITSS, que puede producirse hasta cuatro años después del fin de la relación laboral.

Los requisitos mínimos del archivo:

Indexación por trabajador (nombre + DNI o NIE) y por período (año + mes).
Formato legible sin software propietario (CSV, PDF/A o XML estructurado).
Copia de seguridad en ubicación distinta al servidor principal.
Registro de accesos al archivo (quién consultó qué expediente y cuándo).

La prueba criptográfica que ofrece Tempika —un hash de cadena vinculado a cada bloque de registros— permite demostrar ante la Inspección que el archivo no ha sido modificado desde su generación original. Esto es especialmente valioso cuando han pasado años desde el final de la cesión y la empresa usuaria ya no existe o ha cambiado de titularidad.

Errores frecuentes que generan responsabilidad solidaria

El régimen de responsabilidad solidaria entre ETT y empresa usuaria significa que ambas responden frente al trabajador y frente a la Administración por los incumplimientos que se produzcan durante la cesión. Estos son los errores más comunes que activan esa responsabilidad solidaria en materia de registro de jornada:

Error 1: No dar de alta al cedido en el sistema hasta el segundo o tercer día

Los primeros días sin registro son los que más peso tienen en un acta de inspección, porque evidencian que el empleador no tenía preparado el sistema. Una visita de la ITSS el primer lunes de septiembre —inicio habitual de las campañas de distribución— puede encontrar a diez temporales que llevan tres días trabajando sin un solo fichaje.

Error 2: Usar el mismo PIN o credencial de una campaña anterior

Si el cedido reutiliza las credenciales de una cesión anterior, el sistema mezcla registros de dos contratos distintos. Esto complica la liquidación de horas, puede afectar al cómputo de horas extras y hace imposible separar los datos para entregarlos a la ETT correcta (si el cedido ha trabajado para dos ETTs distintas en el mismo año).

Error 3: No registrar los cambios de centro durante la jornada

En sectores donde el cedido se desplaza entre instalaciones —logística, limpieza, mantenimiento de instalaciones— el registro debe reflejar en qué centro trabajó en cada momento. Un registro que solo tiene entrada y salida global sin desglose de centros puede invalidarse si el inspector detecta que el cedido estuvo en una instalación que no está en el contrato de puesta a disposición.

Error 4: Transmitir el registro a la ETT con meses de retraso

Algunas empresas usuarias transmiten el registro acumulado al final de la temporada, en lugar de hacerlo mensualmente. Si durante ese período hay una inspección y la ETT no tiene los datos, no puede exhibirlos. La empresa usuaria tampoco tiene el archivo original ya que lo envió junto a la liquidación de horas. El resultado: ninguna de las dos partes puede acreditar el registro ante el inspector.

Error 5: Corregir fichajes manualmente sin dejar trazabilidad

Los olvidos de fichaje son inevitables, especialmente en la primera semana de una campaña. Lo que no es aceptable es que el responsable de turno corrija manualmente la marca sin que el sistema registre la corrección (quién la hizo, cuándo y motivo). Un registro con marcas corregidas sin trazabilidad de la corrección no es fiable a efectos del CT 101/2019.

Error 6: Asumir que la factura de horas sustituye al registro diario

La factura mensual de horas que la ETT emite a la empresa usuaria es un resumen financiero, no un registro de jornada. El inspector exige el detalle diario: hora de inicio, hora de fin, total de horas netas por día. El resumen mensual no permite verificar el cumplimiento de los límites de jornada, los descansos entre jornadas ni las horas extras.

Buenas prácticas para campañas de refuerzo (navidad, verano, cosecha)

Las campañas de temporada concentran la mayor parte de la contratación temporal y, con ella, la mayor parte de los riesgos de incumplimiento en el registro de jornada. Estas son las buenas prácticas que reducen ese riesgo de forma sistemática:

Preparación previa a la campaña (dos semanas antes)

1. Configurar los perfiles en el sistema antes de conocer los nombres

El sistema de fichaje debe tener creadas las plantillas de perfil para los cedidos: tipo de contrato, jornada tipo de la campaña, centros de trabajo habilitados, configuración de exportación hacia la ETT. Cuando lleguen los datos de cada cedido concreto, solo habrá que rellenar nombre, DNI y fecha de inicio.

2. Acordar el protocolo de transmisión con la ETT por escrito

Antes del inicio de la campaña, ETT y empresa usuaria deben firmar un anexo técnico al contrato de puesta a disposición que especifique: sistema de fichaje utilizado, formato y periodicidad de la exportación, persona de contacto en cada parte y protocolo ante incidencias (olvidos, bajas anticipadas, accidentes).

3. Configurar las alertas automáticas

La plataforma de fichaje debe enviar una alerta al responsable de turno cuando un cedido no haya fichado entrada en los primeros 30 minutos de su turno. En campañas con decenas de temporales, la supervisión manual es inviable: las alertas automáticas son el único mecanismo fiable.

4. Preparar el material de acogida para el cedido

El cedido debe recibir el primer día, en formato papel o digital:

Instrucciones de uso del sistema de fichaje (cómo fichar entrada, salida y pausas).
PIN o credencial temporal asignada.
Número de teléfono de la persona de contacto para incidencias de fichaje.

Este material forma parte de la acogida laboral obligatoria; su ausencia dificulta alegar buena fe ante la Inspección si el cedido no ha fichado correctamente.

Durante la campaña

5. Revisión semanal del estado del registro

El responsable de RRHH o el coordinador de la empresa usuaria debe revisar semanalmente que todos los cedidos tienen el registro completo. No hay que esperar al cierre mensual para detectar lagunas.

6. Notificación inmediata a la ETT de bajas anticipadas

Si un cedido causa baja antes de la fecha prevista (por baja médica, desistimiento u otras causas), la empresa usuaria debe notificarlo a la ETT en el mismo día y exportar el registro hasta esa fecha. No comunicarlo a tiempo es el error que más frecuentemente genera lagunas en el archivo.

7. Registro de horas extras con autorización explícita

Si durante la campaña el cedido trabaja más horas de las pactadas en el contrato, esas horas extras deben estar autorizadas por escrito por la empresa usuaria y comunicadas a la ETT antes del cierre de la semana, no al final del mes. La ETT necesita esa información para liquidar correctamente el salario y para que no haya discrepancias entre el registro y la nómina.

Cierre de campaña

8. Exportación y entrega del registro completo antes del último día

El día anterior al fin de la campaña, exportar el registro completo de cada cedido y enviarlo a la ETT. No esperar a que termine el último turno del último día: las exportaciones de última hora son propensas a errores.

9. Desactivación simultánea de todas las credenciales

Al cerrar la campaña, desactivar en el mismo acto todas las credenciales de los cedidos que han causado baja. Si la desactivación se hace de forma manual uno a uno, es fácil que alguna quede activa, lo que puede generar registros erróneos posteriores.

10. Reunión de balance con la ETT

Una reunión breve (o un correo de cierre estructurado) entre ETT y empresa usuaria al terminar la campaña permite identificar qué ha funcionado bien y qué no en el protocolo de registro. Los puntos de mejora se incorporan al anexo técnico para la siguiente campaña. Esta práctica reduce los incidentes de forma significativa campaña a campaña.

Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada en ETTs y contratos temporales

¿Quién debe dar de alta al cedido en el sistema de fichaje: la ETT o la empresa usuaria?

En la práctica, la empresa usuaria es quien da de alta al cedido en el sistema de fichaje, porque es quien tiene acceso a la plataforma donde el trabajador va a fichar. La ETT debe facilitar los datos del cedido con antelación suficiente para que el alta esté completada antes de la incorporación. Si la ETT tiene su propia plataforma y quiere que la usuaria la use, debe haberlo pactado en el contrato de puesta a disposición y haber facilitado el acceso y la formación necesarios.

¿Es obligatorio registrar la jornada en un contrato de dos días?

Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no tiene umbral mínimo de duración. Un contrato de puesta a disposición de dos días genera dos días de registro de jornada que deben conservarse durante cuatro años. El volumen es mínimo, pero la obligación es idéntica a la de un contrato de seis meses.

¿Puede la ETT pedir a la empresa usuaria que use su propia plataforma de fichaje?

Sí. La Ley 14/1994 no impide que la ETT incluya en el contrato de puesta a disposición una cláusula que obligue a la empresa usuaria a utilizar la plataforma de la ETT para el registro de los cedidos. Es una práctica cada vez más extendida porque garantiza a la ETT que el formato y los estándares del registro serán los que necesita para el archivo de cuatro años, sin depender de la exportación de un sistema de terceros.

¿Qué ocurre si el cedido trabaja en varios centros el mismo día?

El registro debe reflejar el desglose por centro. Si el cedido trabaja cuatro horas en el centro A y cuatro en el centro B el mismo día, el sistema debe permitir registrar el cambio de ubicación durante la jornada. Si el sistema de fichaje no tiene esa funcionalidad, la empresa usuaria debe documentar ese desglose mediante un parte de trabajo diario firmado por el responsable de turno en cada centro, que se adjunta al registro del sistema.

¿La ITSS puede pedir el registro directamente a la empresa usuaria sin avisar a la ETT?

Sí. El inspector puede comparecer en las instalaciones de la empresa usuaria y solicitar, en ese mismo momento, los registros de los trabajadores cedidos que estén prestando servicios. La empresa usuaria está obligada a exhibirlos. No puede diferir la respuesta alegando que «los lleva la ETT». Por eso es fundamental que la empresa usuaria mantenga acceso en tiempo real al estado del registro de sus cedidos, no solo copias exportadas de forma mensual.

Conclusión: el registro de temporales es operativa, no solo norma

El registro de jornada en trabajadores temporales cedidos por ETTs tiene una base legal clara —artículo 34.9 ET, CT 101/2019, Ley 14/1994— que explicamos con detalle en nuestro artículo sobre el marco legal del registro de jornada en ETTs. Pero la norma no falla por falta de conocimiento: falla por falta de operativa.

Las empresas que menos incidentes tienen en las inspecciones son las que tratan el registro de temporales como un proceso estandarizado, no como una gestión ad hoc. Eso significa: altas configuradas antes de la incorporación, credenciales con caducidad automática, alertas de fichaje activas desde el primer turno, transmisión periódica pactada por escrito con la ETT y exportaciones de cierre el mismo día de la baja.

Si tu empresa gestiona campañas de temporada con personal cedido, revisa si tu sistema de fichaje actual permite segmentar los registros por ETT de origen y exportarlos en el formato que necesita cada agencia. Puedes ver cómo Tempika resuelve este escenario en nuestra página sobre el módulo de registro de jornada de Tempika o comparar alternativas en nuestra guía sobre cómo elegir software de control horario.

Información elaborada con base en el Art. 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), el Real Decreto-ley 8/2019, el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, la Ley 14/1994 de ETT y el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con un experto en derecho laboral.

Autor: Equipo Tempika · Diseñado por Summum Marketing.