Prescripción de las infracciones laborales: plazos reales

La pregunta llega siempre formulada al revés. No es «¿cuándo prescribe esto?», sino «¿si aguanto sin hacer nada, se me pasa el problema?». La respuesta breve es que los plazos de prescripción en el orden social son largos, se interrumpen con facilidad y empiezan a contar desde un momento que la empresa no controla. Confiar en ellos como estrategia es una apuesta con el reloj puesto por otro.

Esta guía recoge los plazos vigentes, qué actos los interrumpen y dónde está la diferencia —importante en la práctica— entre prescripción de la infracción, prescripción de la sanción y caducidad del expediente.

---

TL;DR

• Regla general: las infracciones en el orden social prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción (art. 4.1 LISOS).
• Seguridad Social: cuatro años. Prevención de riesgos laborales: uno, tres y cinco años según sean leves, graves o muy graves.
• El plazo se interrumpe por el acta de infracción notificada, por un requerimiento de la ITSS y por el inicio de actuación administrativa con conocimiento formal del sujeto (art. 7.2 RD 928/1998).
• Una vez impuesta y firme, la sanción prescribe a los cinco años.
• Cosa distinta es la caducidad: el expediente sancionador debe resolverse y notificarse en seis meses desde la fecha del acta.

---

Los plazos del artículo 4 de la LISOS

El artículo 4 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social contiene cuatro reglas y ninguna excepción escondida. Esta es su redacción vigente, resumida en tabla:

El artículo 7.1 del RD 928/1998, que aprueba el reglamento del procedimiento sancionador en el orden social, reproduce estos mismos plazos para las materias generales, de Seguridad Social y de prevención de riesgos.

Un detalle que se pasa por alto: la calificación de la infracción como leve, grave o muy grave solo cambia el plazo en prevención de riesgos laborales y en cooperativas. En el resto de materias del orden social —incluido el registro de jornada— el plazo es de tres años con independencia de la gravedad.

Dónde encaja el registro de jornada

La ausencia o insuficiencia del registro horario se tipifica como infracción grave por el artículo 7.5 de la LISOS, que sanciona la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, entre otras materias de tiempo de trabajo referidas a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Es materia de relaciones laborales, no de prevención de riesgos ni de Seguridad Social. Por tanto: tres años. La cuantía correspondiente y su graduación están detalladas en la guía sobre cuantía de las multas por registro de jornada, y puedes estimar el importe aplicable a tu caso con la calculadora de sanción por registro de jornada.

---

«Desde la fecha de la infracción»: el punto donde se complica

La norma sitúa el inicio del cómputo en la fecha de la infracción. Para conductas de momento concreto —no entregar un recibo de salarios en un mes determinado— la fecha es identificable sin discusión.

El problema aparece con los incumplimientos que se prolongan en el tiempo. No llevar registro de jornada no es un acto de un día: es una situación que se mantiene mientras dure. Determinar si el plazo corre desde el primer día sin registro, desde cada día de incumplimiento o desde que la situación cesa es una cuestión que se resuelve caso a caso en vía administrativa y judicial, no un dato que la LISOS deje resuelto en su texto.

Traducido a decisiones de gestión: la empresa que lleva dos años sin registro no tiene un año de margen, tiene un problema activo. Y ese problema seguirá vivo mientras no se corrija.

---

Qué interrumpe la prescripción

Aquí está la parte que desmonta la estrategia de esperar. El artículo 7.2 del RD 928/1998 enumera las causas de interrupción, y la lista es amplia. Los plazos de prescripción para la imposición de sanciones en el orden social se interrumpen:

• Por cualquiera de las causas admitidas en Derecho.
• Por acta de infracción debidamente notificada.
• Por requerimiento u orden de paralización de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Por la iniciación del procedimiento de oficio previsto en el artículo 6 del propio reglamento.
• En todo caso, por el inicio de actuación administrativa con conocimiento formal del sujeto pasivo conducente a la comprobación de la infracción o de la deuda.
• Por cualquier actuación del sujeto responsable que implique reconocimiento de los hechos constitutivos de la infracción o de la deuda.
• Por la interposición de reclamación o recurso de cualquier clase por parte de los afectados o sus representantes.

El precepto añade un supuesto de alcance mayor: cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito y se traslada el tanto de culpa al órgano judicial o al Ministerio Fiscal, la comunicación interrumpe la prescripción hasta que se notifique a la Administración la firmeza de la resolución judicial o hasta que el Ministerio Fiscal comunique su decisión de no ejercitar la acción penal.

La consecuencia práctica es directa. La primera carta de la Inspección ya interrumpe el plazo. Cuando la empresa recibe un requerimiento o una citación, el contador vuelve a cero: no hay ventana que agotar mientras se responde. Lo que conviene en ese momento es preparar la documentación, no ganar tiempo. Los pasos concretos están en la guía sobre cómo prepararse para una visita de la Inspección de Trabajo y en la que detalla qué documentación pide la Inspección sobre control horario.

---

Tres relojes distintos que conviene no mezclar

Buena parte de la confusión viene de llamar «prescripción» a tres cosas diferentes.

1. Prescripción de la infracción

Es la del artículo 4 de la LISOS: tres, cuatro, cinco años según la materia. Corre desde la fecha de la infracción y se interrumpe con los actos vistos arriba. Si vence sin interrupción, la Administración ya no puede sancionar ese hecho.

2. Prescripción de la sanción

Es la del artículo 7.3 del RD 928/1998: las sanciones impuestas prescriben a los cinco años, contados desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la resolución que las impone. Opera sobre una multa que ya existe y que no se ha ejecutado.

3. Caducidad del expediente

No es prescripción, pero es el plazo que con más frecuencia decide un recurso. El artículo 20.3 del RD 928/1998 fija en seis meses el plazo máximo para resolver los expedientes sancionadores por infracciones de orden social, computados desde la fecha del acta hasta la fecha en que se notifique la resolución. Superado ese plazo se produce la caducidad del expediente, con posibilidad de ampliación cuando concurran circunstancias excepcionales, en los términos de los artículos 21.5 y 23 de la Ley 39/2015.

Ojo con la lectura optimista: el artículo 7.5 del RD 928/1998 —no confundir con el 7.5 de la LISOS, citado más arriba— precisa que la caducidad declarada de un expediente sancionador no impide iniciar otro nuevo con identidad de sujeto, hechos y fundamentos, siempre que la infracción no haya prescrito, se realicen nuevas actuaciones inspectoras y se practique nueva acta. La caducidad tumba el expediente, no el asunto.

Si ya tienes un acta encima de la mesa, los plazos y el orden de las alegaciones están explicados en la guía sobre cómo recurrir un acta de infracción de la ITSS.

---

Cuánto puede durar la actuación inspectora

La Inspección tampoco dispone de tiempo ilimitado. El artículo 21.4 de la Ley 23/2015, ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, establece que las actuaciones comprobatorias no se dilatarán por espacio de más de nueve meses, salvo que la dilación sea imputable al sujeto inspeccionado o a personas dependientes del mismo.

Ese plazo puede ampliarse por otro periodo que no excederá de nueve meses cuando concurra alguna de estas circunstancias:

• Que las actividades de inspección revistan especial dificultad y complejidad, atendiendo al volumen de operaciones o a la dispersión geográfica de las actividades.
• Que en el transcurso de las actuaciones se descubra que el sujeto inspeccionado ha obstruido u ocultado alguna de sus actividades o de las personas que las desempeñan.
• Que la actuación requiera cooperación administrativa internacional.

El mismo apartado añade que las actuaciones no podrán interrumpirse por más de cinco meses, salvo que la interrupción la cause el sujeto inspeccionado o exista un pronunciamiento judicial pendiente que condicione el resultado.

El cómputo arranca en la fecha de la primera visita o, si hubo requerimiento de comparecencia, desde la comparecencia efectiva siempre que se haya aportado la totalidad de la documentación requerida. Ese matiz importa: entregar la documentación a medias no congela nada a favor de la empresa; retrasa el inicio del cómputo.

---

Por qué el registro convierte esta discusión en irrelevante

El plazo de prescripción solo interesa cuando ya hay un incumplimiento que esperar a que caduque. Una empresa con el registro de jornada al día no necesita contar años: necesita poder exportar cuatro años de datos cuando se los pidan.

Y esos cuatro años no son negociables. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección. Ese plazo de conservación es más largo que el plazo general de prescripción de tres años, de modo que en el momento de una actuación inspectora la empresa debe tener disponible documentación de un periodo que excede el sancionable. Cómo montar ese archivo sin depender de un único proveedor está explicado en la guía sobre conservar el registro de jornada durante 4 años.

---

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda en prescribir una infracción por no llevar registro de jornada?

Tres años desde la fecha de la infracción, por aplicación del artículo 4.1 de la LISOS. Es materia de relaciones laborales, no de prevención de riesgos ni de Seguridad Social, así que el plazo no varía según la gravedad.

¿Interrumpe la prescripción una simple carta de la Inspección?

Sí, cuando supone el inicio de actuación administrativa con conocimiento formal del sujeto pasivo dirigida a comprobar la infracción. El artículo 7.2 del RD 928/1998 lo recoge de forma expresa, junto con el requerimiento y el acta de infracción notificada.

Si el expediente caduca, ¿se acabó el problema?

No necesariamente. El artículo 7.5 del RD 928/1998 permite iniciar un expediente nuevo con los mismos sujeto, hechos y fundamentos si la infracción no ha prescrito, se practican nuevas actuaciones inspectoras y se extiende nueva acta.

¿Cuánto dura la multa una vez impuesta?

La sanción prescribe a los cinco años desde el día siguiente a la firmeza de la resolución que la impone, según el artículo 7.3 del RD 928/1998.

¿Puede la Inspección investigar hechos de hace cinco años?

Puede pedir la documentación de cuatro años, que es el plazo de conservación del artículo 34.9 del ET. Sancionar es otra cosa: solo alcanza a las infracciones no prescritas, tres años en la regla general del orden social.

¿La prescripción se aplica de oficio o hay que alegarla?

En la práctica se alega en el escrito de alegaciones al acta o en el recurso posterior, aportando la fecha del hecho y la de los actos que la empresa considera que no interrumpieron el plazo. Dejarla sin invocar es un error habitual en las impugnaciones redactadas con prisa.

---

Cómo ayuda Tempika

Tempika conserva los fichajes durante los cuatro años del artículo 34.9 del ET y los deja exportables por persona y periodo desde el modo Inspección, en CSV, XML y PDF. No hay que reconstruir nada cuando aparece el requerimiento.

Las correcciones no sobrescriben el dato original: quedan trazadas con su autor, su fecha y su motivo sobre un registro encadenado con hash, el verifyChain. Cuando la discusión con la Inspección gira sobre si un fichaje se editó después de recibir la citación, esa trazabilidad es lo que sostiene la posición de la empresa. Puedes estimar tu exposición con la calculadora de sanción por registro de jornada o revisar los planes de Tempika.

---

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente de la LISOS, del RD 928/1998 y de la Ley 23/2015 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.