Kiosko de fichaje con tablet y PIN: guía para empresas
Implanta un kiosko de fichaje con tablet y PIN: cumple el art. 34.9 ET, el CT 101/2019 y la normativa RGPD sin biometría. Desde 0,99 €/empleado con Tempika.
Un kiosko de fichaje con tablet y PIN es hoy la opción más extendida entre las pequeñas y medianas empresas que necesitan cumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores sin invertir en hardware propietario, sin instalar lectores biométricos y sin depender de que cada empleado lleve smartphone. Basta con una tablet fija en la entrada o en el vestuario y un PIN personal de cuatro o seis dígitos para registrar la jornada de forma fehaciente, trazable y suficientemente robusta como para superar una visita de la Inspección de Trabajo.
Esta guía explica qué requisitos debe cumplir el sistema, qué diferencia a un kiosko bien configurado de uno que no resistiría un acta, y cómo implantar el modo kiosko en la práctica.
Qué es un kiosko de fichaje con tablet y PIN
Un kiosko de fichaje es un dispositivo —habitualmente una tablet fijada en el acceso al centro de trabajo o en la sala de descanso— desde el que los empleados registran sus entradas y salidas. En el modelo tablet + PIN, el proceso es siempre el mismo:
- El empleado selecciona su nombre en la pantalla o introduce su número de empleado.
- Escribe su PIN personal (cuatro a seis dígitos).
- El sistema valida la combinación, registra la hora con precisión de segundo y muestra confirmación visual y sonora.
El fichaje completo tarda menos de cinco segundos y no exige que el empleado lleve consigo ningún dispositivo, tarjeta o teléfono. Es especialmente adecuado para:
- Almacenes, industria y logística, donde el personal no suele tener smartphone en planta.
- Hostelería y restauración, con alta rotación y acceso compartido a un único punto de fichaje.
- Empresas de limpieza o seguridad con trabajadores en varios centros sin conexión fija.
- Negocios que prefieren evitar el coste de tarjetas RFID individuales.
Marco legal: qué exige la normativa al sistema de fichaje
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a todas las empresas a garantizar «el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS especifica qué se entiende por un sistema válido: debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos, el acceso del trabajador a su propio historial y la conservación durante cuatro años. Cualquier kiosko que pretenda cumplir la norma debe satisfacer estas tres condiciones simultáneamente.
| Condición CT 101/2019 | Cómo la satisface un kiosko bien configurado |
|---|---|
| Fiabilidad e invariabilidad | Cada registro se sella con una marca de tiempo del servidor y genera un hash encadenado que detecta cualquier alteración posterior. |
| Acceso del trabajador | El empleado puede consultar su historial desde el portal o la app sin pasar por RRHH. |
| Conservación cuatro años | Los datos se almacenan en la nube con cifrado y quedan disponibles para la ITSS en cualquier momento. |
El incumplimiento de la obligación de registro es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros por acta. La reincidencia no cambia esa calificación: el artículo 41.2 de la LISOS permite incrementar la cuantía hasta el duplo del grado, pero sin rebasar el máximo de su clase, que en una infracción grave son 7.500 euros. Lo que sí puede escalar a muy grave es una conducta distinta, como falsear deliberadamente los datos del registro.
Por qué el PIN no plantea problemas con el RGPD
La principal ventaja del PIN sobre la biometría —huella dactilar o reconocimiento facial— es que no es un dato de categoría especial según el artículo 9 del RGPD. Un código numérico no permite identificar a la persona más allá del sistema que lo gestiona, no es inmutable y puede cambiarse en cualquier momento.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aplica el principio de minimización: si existe una alternativa menos intrusiva que cumpla el mismo fin, el tratamiento más invasivo no está justificado. El kiosko con PIN es precisamente esa alternativa para la inmensa mayoría de las empresas. Si quieres profundizar en por qué la biometría en el fichaje genera un riesgo normativo elevado y difícil de mitigar, puedes leer nuestro análisis sobre biometría en el fichaje y la posición de la AEPD.
Cómo implantar un kiosko de fichaje: pasos prácticos
1. Elegir el hardware
No se necesita hardware propietario. Cualquier tablet con pantalla de al menos siete pulgadas y conexión Wi-Fi es suficiente:
| Hardware | Notas |
|---|---|
| iPad (cualquier generación reciente) | Terminal de kiosko en Safari, sin instalar nada. |
| Tablet Android (Samsung, Lenovo, etc.) | Terminal de kiosko en Chrome, sin instalar nada. |
| Tablet Windows en modo pantalla completa | Acceso por navegador igual que las anteriores. |
Una precisión sobre el nombre: aquí se escribe kiosko con k, que es la grafía que usa la propia pantalla del producto. El diccionario recoge quiosco y kiosco; se ha elegido la del producto para que el texto y lo que el lector ve en la tablet digan lo mismo.
Se recomienda fijar la tablet a la pared o al mostrador con un soporte antirrobo. No es imprescindible conexión eléctrica permanente si la batería supera las diez horas de autonomía.
2. Activar el modo kiosko en el software
En Tempika, la configuración completa lleva menos de cinco minutos:
- Da de alta el terminal en Presencia → Dispositivos y copia su identificador.
- Abre el terminal de kiosko en el navegador de la tablet e introduce ese identificador. No hay que instalar ninguna aplicación.
- Deja la tablet bloqueada en esa pantalla —acceso guiado en iPadOS, anclaje de pantalla en Android— para que el empleado no pueda salir a otras funciones ni tocar el reloj del sistema.
Los empleados seleccionan su nombre en la lista o teclean su número, introducen el PIN y el sistema confirma con un sonido y un cambio de color de pantalla diferente para entrada y salida.
3. Asignar PINes y comunicar el procedimiento
Cada empleado recibe su PIN en el correo de bienvenida y puede cambiarlo en cualquier momento desde su perfil. El responsable de RRHH puede restablecer un PIN olvidado sin ver el valor actual. Algunas recomendaciones:
- Desactivar PINes triviales como 0000, 1234 o la fecha de nacimiento.
- Incluir en la política interna que el PIN es personal e intransferible.
- Activar la alerta de fichajes simultáneos: si el mismo empleado ficha desde el kiosko y desde la app móvil en un intervalo de menos de cinco minutos, el sistema genera una incidencia automática.
Qué ofrece Tempika en el modo kiosko
| Función | Tempika |
|---|---|
| Modo kiosko en tablet iOS y Android | ✅ Incluido en todos los planes |
| PIN personal por empleado | ✅ Configurable y renovable |
| Hash encadenado por fichaje (verifyChain) | ✅ Garantiza integridad ante la ITSS |
| Modo Inspección | ✅ Vista de solo lectura para la ITSS sin acceso al resto del sistema |
| Fichaje offline sin cobertura | ✅ Cola local sincronizada al recuperar conexión |
| Diseño sin biometría en ningún punto | ✅ Decisión de arquitectura, no restricción técnica |
| Datos alojados en el Espacio Económico Europeo | ✅ Servidores en la Unión Europea |
| Aislamiento de datos por empresa (RLS) | ✅ Multitenant con separación en base de datos |
| Plan gratuito | ✅ Hasta 3 empleados, sin límite de tiempo |
| Precio de entrada | Desde 0,99 €/empleado/mes |
Preguntas frecuentes sobre el kiosko de fichaje
¿Puede funcionar el kiosko sin conexión a internet?
Sí. Tempika almacena los fichajes localmente cuando la tablet pierde la conexión y los sincroniza en cuanto esta se restablece. La marca de tiempo se genera en el dispositivo y el hash de integridad confirma que el registro no ha sido modificado durante el período offline.
¿Cuántas tablets puedo usar por empresa?
No hay límite de dispositivos. Cada centro de trabajo puede tener una o varias tablets en modo kiosko, todas vinculadas al mismo centro o a centros distintos. Los registros de todos los dispositivos se consolidan en el panel de administración en tiempo real.
¿Es suficiente un kiosko con tablet y PIN para cumplir el art. 34.9 ET?
Sí, siempre que el sistema satisfaga las tres condiciones del CT 101/2019: fiabilidad, acceso del trabajador y conservación durante cuatro años. El PIN como método de identificación es expresamente admitido por la doctrina inspectora y no presenta objeción normativa alguna bajo el RGPD.
¿Qué ocurre si un empleado olvida su PIN?
El responsable de RRHH puede asignar un PIN provisional desde el panel. El empleado lo modifica en su siguiente acceso al portal. Mientras tanto, el responsable puede registrar la entrada o salida del empleado de forma manual desde la administración, quedando la modificación auditada con nombre del autor y marca de tiempo.
¿Puede el empleado fichar también desde el móvil si hay kiosko?
Sí, los métodos pueden coexistir. La empresa decide, en la política de fichaje, qué métodos están permitidos para cada centro o grupo de empleados: por ejemplo, obligar al personal de tienda a usar el kiosko y permitir a los comerciales fichar desde la app.
Conclusión
Un kiosko de fichaje con tablet y PIN es la solución más equilibrada para registrar la jornada en un entorno físico: no requiere hardware específico, funciona sin internet, genera un rastro de integridad auditable ante la ITSS y evita completamente el riesgo normativo de la biometría. Y puede estar operativo en menos de una hora.
Si quieres ver el modo kiosko en acción o comparar los planes según el tamaño de tu plantilla, visita la página de producto de Tempika o consulta los precios adaptados a cada empresa.
Artículo redactado por el Equipo Tempika con base en la normativa vigente a la fecha de publicación. La información contenida tiene carácter informativo general y no sustituye el asesoramiento jurídico individualizado. Ante situaciones concretas, consulte con un asesor laboral.
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