Modo kiosko o fichaje individual: cuál conviene

La decisión parece técnica y no lo es. Elegir entre un punto compartido en la entrada y que cada persona fiche desde su propio dispositivo determina quién puede fichar, dónde, con qué fricción y qué datos se tratan. Y una vez implantado, cambiar de modelo cuesta más de lo que parece.

La pregunta útil no es cuál es mejor, sino cuántas personas coinciden en el mismo minuto y cuántas trabajan fuera del centro. Con esas dos cifras, la decisión casi se toma sola.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET no impone un método: exige el horario concreto de inicio y finalización de cada persona y su conservación durante cuatro años.

El mismo apartado remite a convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal para organizar y documentar el registro. El método se decide ahí.

Kiosko: sin dependencia del móvil personal, coste por centro y no por persona; su límite es la cola en el cambio de turno.

Individual: cubre a quien trabaja fuera del centro; exige política de uso del dispositivo conforme al art. 87 de la LOPDGDD y alternativa para quien no quiera instalar nada.

Ninguno de los dos requiere biometría. El PIN y la credencial personal cumplen igual y evitan tratar datos del artículo 9 del RGPD.

Lo habitual en empresas con varios perfiles es combinar los dos, no elegir.

Qué es cada cosa

Modo kiosko —también escrito quiosco o kiosco; aquí usamos la grafía con k, que es la que aparece en la pantalla del producto—. Un dispositivo compartido, normalmente una tablet fija en la entrada, el vestuario o el mostrador, donde cada persona se identifica con su PIN, su tarjeta o una etiqueta NFC y marca. El aparato pertenece a la empresa y está en un punto físico.

Fichaje individual, o modo individual. Cada persona ficha desde su propio dispositivo: la app en el móvil, el navegador del ordenador de trabajo o una credencial personal. El punto de marcaje viaja con la persona.

No son alternativas excluyentes. Son dos respuestas a dos situaciones distintas dentro de la misma empresa.

La tabla que resuelve la mayoría de los casos

Criterio	Kiosko compartido	Fichaje individual
Personal que trabaja siempre en el centro	Encaja bien	Funciona, con más dispositivos implicados
Personal en ruta, visitas o varios centros	No sirve	Es la única opción práctica
Coste	Por punto de marcaje	Sin hardware, si se usa el dispositivo existente
Cambio de turno con muchas personas a la vez	Cola: es su punto débil	Sin cola: cada uno marca a la vez
Dependencia del móvil personal	Ninguna	Existe, salvo que se den dispositivos
Trazabilidad de quién marca	Depende del identificador usado	Alta: credencial personal
Riesgo de marcaje por otra persona	Real si el PIN se comparte	Menor, pero no nulo
Datos tratados	Los mínimos	Puede añadir posición o identificador de dispositivo
Funcionamiento sin cobertura	Depende del punto fijo	Con app, guarda y sincroniza

Las dos filas que suelen decidir son la cuarta y la segunda. Un centro con cuarenta personas que entran a las 06:00 en punto necesita, con un solo kiosko, más de un minuto solo en desfilar. Y ningún kiosko resuelve al comercial que empieza el día en casa del cliente.

Cuándo el kiosko es la respuesta

Encaja bien cuando se dan varias de estas condiciones:

La plantilla trabaja en un punto fijo y entra y sale por el mismo sitio.
Hay personas sin smartphone o que no quieren usar el suyo para trabajar.
El entorno es hostil para el móvil: taller con guantes, cocina, obra, cámara frigorífica.
Interesa un punto visible que refuerce que el registro existe y es de todos.
El coste por persona importa: un kiosko cubre a todo un centro.

El caso de uso clásico es hostelería, taller, tienda y almacén. La guía de implantación está en kiosko de fichaje con tablet y PIN y la configuración concreta, en fichaje con kiosko y PIN para equipos.

Su punto débil tiene solución práctica: más de un punto de marcaje en los cambios de turno con mucha gente, o combinar el kiosko con NFC para que la marca sea de un segundo en lugar de teclear un PIN. El funcionamiento del NFC está en fichar con NFC: cómo funciona.

Cuándo el fichaje individual es la respuesta

Es la opción cuando:

Hay personal fuera del centro: comerciales, técnicos, reparto, obra, visitas.
La plantilla se reparte entre varios centros sin punto fijo asignado.
Hay teletrabajo regular. En ese caso, el artículo 14 de la Ley 10/2021 exige que el registro «refleje fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria», incluyendo inicio y finalización.
El puesto es de oficina con equipo asignado, donde el navegador basta.
Interesa que cada persona vea su propio saldo sin pedirlo a nadie.

Ese último punto se subestima. El artículo 34.9 exige que los registros permanezcan a disposición de las personas trabajadoras. Un modelo donde cada uno consulta su histórico desde su dispositivo cumple ese requisito sin gestión adicional.

El planteamiento para quien trabaja sin oficina está en fichaje para trabajadores móviles sin oficina, y la comparación con terminales físicos, en terminal de fichaje frente a app móvil.

Lo que hay que resolver en los dos modelos

Identificación sin biometría

Ni el kiosko ni el fichaje individual necesitan huella ni reconocimiento facial. Los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona son categoría especial del artículo 9 del RGPD, y su uso para control horario está fuertemente restringido. El planteamiento está en biometría en el fichaje: por qué mejor evitarla y en software de fichaje sin biometría.

Las alternativas que cumplen igual: PIN personal, tarjeta o etiqueta NFC, credencial de usuario con contraseña, o código dinámico.

Política de uso del dispositivo

El artículo 87.3 de la LOPDGDD obliga a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales, con participación de la representación legal en su elaboración, y a informar de ellos a la plantilla. Y añade que, cuando se admita el uso con fines privados, el acceso al contenido «requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad».

En modelo individual sobre móvil personal, eso significa escribir qué hace la app, qué datos recoge y qué no hace. Y ofrecer alternativa a quien no quiera instalarla.

Marcaje por otra persona

Es el riesgo del kiosko cuando los PIN se comparten, y no desaparece por completo en el modelo individual. Tres medidas que funcionan sin recurrir a biometría:

PIN personal y no transferible, con cambio periódico.
Ventana geográfica del punto de marcaje cuando exista causa que lo justifique, con la información previa que exige el artículo 90 de la LOPDGDD y respetando la minimización del artículo 5.1.c) del RGPD.
Trazabilidad completa: qué dispositivo, a qué hora, y encadenado de forma que una modificación posterior sea detectable.

Documentar la decisión

El artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Elegir método sin pasar por ahí deja la implantación sin respaldo.

El documento interno que lo recoge está desarrollado en protocolo de fichaje de empresa y en el modelo de política de control horario.

Lo que no cambia con el método

Sea cual sea la elección, el artículo 34.9 exige lo mismo:

Horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona.
Conservación durante cuatro años.
Disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Y en contratos a tiempo parcial se suma el artículo 12.4.c) del ET: registro día a día, totalización mensual y entrega del resumen con el recibo de salarios, con presunción de jornada completa si no se cumple.

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas en materia de jornada, descansos, permisos y registro de jornada referidas a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto. Una infracción grave se sanciona, según el artículo 40.1.b) de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.

El modelo mixto, que es lo que suele funcionar

En una empresa con almacén, oficina y comerciales, el reparto natural es:

Almacén: kiosko en la entrada, con NFC para que el cambio de turno no genere cola.
Oficina: navegador desde el equipo asignado.
Comerciales y técnicos: app en el móvil, con funcionamiento sin cobertura.

Lo que hay que garantizar entonces es que todo desemboque en un solo registro por persona, y que no aparezcan dobles cuando alguien use dos vías el mismo día. Las reglas para eso están en fichar desde varios dispositivos.

Preguntas frecuentes

¿Obliga la ley a usar un método concreto de fichaje?

No. El artículo 34.9 del ET exige el resultado —registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona— y remite a negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal para organizar y documentar cómo se hace.

¿Qué método conviene si hay muchas personas entrando a la vez?

Con un solo kiosko se forma cola. Las salidas son añadir puntos de marcaje, usar NFC para reducir el tiempo por persona, o pasar a fichaje individual.

¿Se puede obligar a fichar con el móvil personal?

Lo prudente es ofrecer alternativa. Si se admite el uso del dispositivo con fines privados, el artículo 87.3 de la LOPDGDD exige especificar de modo preciso los usos autorizados y establecer garantías para preservar la intimidad, con participación de la representación legal en la elaboración de los criterios.

¿Hace falta huella o reconocimiento facial?

No. Los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona son categoría especial del artículo 9 del RGPD. El PIN personal, la tarjeta NFC o la credencial de usuario cumplen la obligación sin ese tratamiento.

¿Cómo evito que alguien fiche por otro?

Con PIN personal no compartido y renovado, trazabilidad del dispositivo y del momento, y una cadena de integridad que haga detectable cualquier modificación posterior. La ventana geográfica es una medida adicional que exige información previa y superar el principio de minimización.

¿Puedo combinar los dos modelos?

Sí, y en empresas con perfiles distintos suele ser lo razonable. La condición es que todo alimente un único registro por persona y que el sistema evite los dobles.

¿Qué pasa si el kiosko se queda sin conexión?

Debe seguir aceptando fichajes y sincronizarlos después conservando su hora real. Un punto de marcaje que deja de funcionar sin red convierte un incidente técnico en un hueco en el registro.

Cómo lo resuelve Tempika

Tempika no obliga a elegir. El mismo tenant admite kiosko con PIN o NFC, app móvil, navegador y código dinámico, y todos alimentan el mismo registro por persona. El estado de jornada vive en la persona, no en el aparato, de modo que combinar métodos el mismo día no genera dobles.

Ninguna de las opciones usa datos biométricos. El kiosko funciona sin conexión y sincroniza después conservando la hora real del fichaje, y cada apunte guarda como metadato el dispositivo de origen para poder auditar.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior queda detectada. El export sale consolidado por persona y periodo, en CSV, XML y PDF.

Puedes ver el detalle en las funcionalidades de Tempika o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley Orgánica 3/2018 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.