Fichar desde varios dispositivos: reglas contra los dobles

Una persona ficha la entrada en la tablet del almacén, sale a una visita, marca desde el móvil al llegar al cliente y por la tarde cierra la jornada desde el navegador del ordenador. Tres dispositivos, un solo día. Si el sistema no está preparado, en el registro aparecen dos entradas sin salida y una salida sin entrada.

El problema no es tener varios métodos de fichaje. Es no haber decidido qué pasa cuando se usan a la vez.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET exige el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona. No dice con qué aparato, pero sí que el dato sea uno y esté completo.

El mismo apartado remite a negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal para organizar y documentar el registro. Ahí es donde se fijan las reglas multidispositivo.

El artículo 87 de la LOPDGDD obliga a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales, con participación de la representación legal, e informar de ellos a la plantilla.

Si se usa geolocalización, el artículo 90 de la LOPDGDD exige informar con carácter previo, de forma expresa, clara e inequívoca, incluido el ejercicio de derechos.

La regla técnica que evita el 90 % de los dobles: un estado de jornada por persona, no por dispositivo.

Las correcciones se hacen dejando rastro, nunca sobrescribiendo el apunte original.

Por qué se producen los dobles

Cuatro causas, y solo una es culpa del usuario.

1. Estado por dispositivo en lugar de por persona. Si la tablet guarda su propio estado y el móvil el suyo, cada uno cree que la jornada está abierta o cerrada según lo que él vio por última vez. Es el origen estructural del problema.

2. Sincronización diferida. El fichaje sin cobertura es una necesidad real en obra, en ruta o en sótanos. Lo que genera el conflicto es que el apunte llegue al servidor media hora después de otro hecho desde otro dispositivo, y el sistema los ordene por hora de recepción en lugar de por hora del hecho.

3. Doble pulsación por incertidumbre. La persona no está segura de si el fichaje entró y vuelve a marcar. Es un problema de retroalimentación: si la pantalla no confirma con claridad, se pulsa dos veces.

4. Relojes distintos. Un dispositivo con la hora desajustada produce apuntes fuera de secuencia que parecen dobles y no lo son.

Las reglas que hay que decidir antes

El artículo 34.9 del ET remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Ese es el instrumento donde se escriben estas reglas, no un manual técnico interno que nadie ha visto.

Seis decisiones concretas:

Decisión	Opciones razonables
¿Se puede fichar desde cualquier dispositivo?	Todos, o una lista por puesto y centro
¿Qué pasa con dos entradas seguidas?	Se ignora la segunda y se avisa; o se abre incidencia para revisión
¿Y con dos apuntes en pocos segundos?	Ventana de deduplicación (por ejemplo, sesenta segundos)
¿Qué hora vale, la del hecho o la de recepción?	La del hecho, con la de recepción guardada como metadato
¿Quién puede corregir?	Persona con solicitud, mando con aprobación, y siempre con rastro
¿Se registra desde qué dispositivo?	Sí, como metadato del apunte; no como identificador de la persona

La cuarta fila es la que más incidencias evita. Un apunte hecho a las 08:02 sin cobertura y recibido a las 08:47 es un fichaje de las 08:02. Ordenar por recepción produce jornadas imposibles.

Un estado de jornada por persona

La regla técnica que resuelve el problema de raíz: el estado —dentro o fuera— pertenece a la persona, no al aparato. Cualquier dispositivo consulta ese estado antes de aceptar un apunte y actúa en consecuencia.

Con esa regla:

Si alguien intenta fichar entrada estando ya dentro, el sistema lo detecta y no genera un apunte duplicado.
Si el móvil estaba sin cobertura y llega tarde, el apunte se ordena por su hora real y se comprueba contra la secuencia.
Si dos apuntes idénticos llegan en segundos, la ventana de deduplicación descarta el segundo.

Lo que no debe hacerse es borrar el apunte sobrante en silencio. Un registro que descarta datos sin dejar rastro es un registro que nadie puede auditar. La forma correcta es conservar el apunte, marcarlo como descartado con su motivo, y que el cómputo use el válido. El procedimiento general de corrección está en cómo corregir un fichaje erróneo y en corrección de fichajes: proceso legal.

Qué método para qué situación

Método	Encaja bien en	Punto débil
App móvil	Trabajo fuera de oficina, comerciales, técnicos en ruta	Requiere dispositivo y política clara de uso
Kiosko compartido (tablet con PIN)	Taller, almacén, tienda, hostelería	Colas en el cambio de turno
NFC	Entradas rápidas, sin desbloquear el móvil	Requiere etiquetas y logística de reposición
Navegador	Puestos de oficina con equipo asignado	No sirve fuera del puesto
Código QR dinámico	Centros sin instalación fija	Depende de la pantalla que lo muestra

La combinación habitual y sensata: kiosko para quien está siempre en el centro, móvil para quien sale, navegador para oficina. Cada método está desarrollado en métodos de fichaje: comparativa para empresas, y las particularidades del móvil, en fichaje móvil: ventajas y límites legales.

Una recomendación que ahorra disgustos: no obligar a usar el teléfono personal. Si se admite, el artículo 87.3 de la LOPDGDD exige especificar de modo preciso los usos autorizados y establecer garantías para preservar la intimidad. Lo limpio es ofrecer siempre una alternativa —kiosko o navegador— para quien no quiera instalar nada en su móvil.

Lo que hay que informar

Criterios de utilización. El artículo 87.3 de la LOPDGDD:

«Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.»

Y cierra: «Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado.»

Dos exigencias, y las dos se incumplen a menudo: participación de la representación legal en la elaboración e información a la plantilla.

Geolocalización, si la hay. El artículo 90 de la LOPDGDD permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del ET, dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. Y añade en su apartado 2:

«Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.»

El tratamiento completo está en geolocalización en el fichaje: qué es legal. Y conviene recordar el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD: para acreditar el cumplimiento del artículo 34.9 basta el horario; la posición exacta de cada marca rara vez es necesaria.

Sin datos biométricos. La huella o el rostro son categoría especial del artículo 9 del RGPD y su uso para control horario está fuertemente restringido. El planteamiento está en biometría en el fichaje: por qué mejor evitarla.

El registro tiene que seguir siendo uno

Por muchos dispositivos que haya, lo que el artículo 34.9 exige es un registro con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Eso significa que el export debe salir consolidado. Un inspector no acepta tres ficheros —uno del kiosko, otro de la app y otro del navegador— para reconstruir una jornada. Quiere el día completo de esa persona.

Y significa también que el metadato de dispositivo es útil para auditar, no para segmentar el cómputo. La jornada es de la persona.

Qué se arriesga la empresa

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, referidos a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto.

Una infracción grave se sanciona, según el artículo 40.1.b) de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. Los tramos están en cuantía de las multas por registro de jornada.

Hay además un riesgo distinto y peor: si los dobles se «limpian» borrando apuntes, el registro deja de ser fiable. El tratamiento de esa conducta está en manipulación del registro de jornada.

Errores frecuentes

Guardar el estado en el dispositivo. Produce dobles por diseño. El estado es de la persona.

Ordenar los apuntes por hora de recepción. Con sincronización diferida genera secuencias imposibles. Vale la hora del hecho.

Borrar los apuntes duplicados. Se marcan como descartados con su motivo; no se eliminan.

Obligar a usar el móvil personal sin alternativa. El artículo 87.3 de la LOPDGDD exige criterios precisos y garantías cuando se admite el uso privado del dispositivo; ofrecer una alternativa evita el problema.

Activar la geolocalización por defecto. Requiere información previa expresa, clara e inequívoca, y debe superar el principio de minimización.

No escribir las reglas. El artículo 34.9 remite a convenio, acuerdo o decisión previa consulta para organizar y documentar el registro. Ese es el sitio donde deben estar.

Dejar los relojes sin sincronizar. Un dispositivo desfasado produce apuntes fuera de secuencia que parecen errores del usuario.

Preguntas frecuentes

¿Se puede fichar desde varios dispositivos?

Sí. El artículo 34.9 del ET no impone un medio concreto: exige que quede registrado el horario de inicio y finalización de la jornada de cada persona. Lo que hay que resolver es que los distintos dispositivos alimenten un único registro.

¿Cómo se evitan los fichajes duplicados?

Manteniendo el estado de jornada en la persona y no en el dispositivo, aplicando una ventana de deduplicación para apuntes casi simultáneos y ordenando siempre por la hora del hecho, no por la de recepción.

¿Qué pasa si alguien ficha dos veces la entrada?

El sistema debe detectarlo y no generar dos entradas. El segundo apunte se conserva marcado como descartado con su motivo, para que la corrección quede trazada.

¿Se puede obligar a instalar la app en el móvil personal?

Lo prudente es no hacerlo y ofrecer alternativa. Si se admite el uso del dispositivo con fines privados, el artículo 87.3 de la LOPDGDD exige especificar de modo preciso los usos autorizados y establecer garantías para preservar la intimidad, con participación de la representación legal en la elaboración de los criterios.

¿Hay que informar de la geolocalización?

Sí, con carácter previo y de forma expresa, clara e inequívoca, a la plantilla y en su caso a sus representantes, incluyendo información sobre el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión (art. 90.2 LOPDGDD).

¿Y si no hay cobertura?

El apunte debe poder hacerse sin conexión y sincronizarse después conservando su hora real. Está desarrollado en fichar sin cobertura: por qué importa.

¿El export tiene que estar consolidado?

Sí. El registro es de la persona, no del aparato. Un export por dispositivo obliga a reconstruir la jornada y deja huecos aparentes.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika el estado de jornada vive en la persona. Da igual si la entrada se marcó en la tablet del almacén y la salida desde el móvil: el sistema sabe que la jornada estaba abierta y encaja el apunte donde corresponde. Los intentos duplicados se detectan y quedan registrados como descartados, con su motivo, en lugar de desaparecer.

Los fichajes hechos sin cobertura conservan su hora real y se ordenan por ella cuando sincronizan, con la hora de recepción guardada aparte como metadato. El dispositivo de origen se registra para poder auditar, sin que eso fragmente el cómputo.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior queda detectada. El export sale consolidado por persona y periodo, en CSV, XML y PDF.

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Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley Orgánica 3/2018 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.