Fichar en un coworking: presencia sin oficina propia

Una empresa de ocho personas cierra su oficina y contrata cuatro puestos flexibles en un coworking. Nadie tiene mesa fija, dos personas van tres días por semana, otra alterna entre dos sedes de la misma red y la cuarta trabaja desde casa salvo los martes. El registro de jornada sigue siendo obligatorio y sigue teniendo que decir a qué hora empieza y termina cada persona. Lo que ya no está claro es qué figura legal aplica a cada una.

La respuesta depende de un detalle que casi nunca se escribe: quién eligió el sitio. De ahí cuelga si hay acuerdo de trabajo a distancia, si hay compensación de gastos y qué puede o no puede comprobar la empresa sobre dónde está la persona cuando ficha.

TL;DR

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar el horario concreto de inicio y fin de jornada. No exige registrar el lugar.

Si el coworking lo elige la persona trabajadora, es trabajo a distancia (art. 2.a) de la Ley 10/2021). Si lo determina la empresa, es trabajo presencial (art. 2.c).

Es «regular» —y por tanto sujeto a la Ley 10/2021— el trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada (art. 1).

El artículo 14 de la Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral e incluya el momento de inicio y finalización de la jornada.

Geolocalizar el fichaje no es automático: el artículo 90 de la LOPDGDD exige información previa expresa, clara e inequívoca, y el tratamiento debe caber en el art. 20.3 del ET.

Coworking elegido por la persona o impuesto por la empresa: no es lo mismo

El artículo 2 de la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, define tres cosas con una precisión que resuelve el caso:

«a) "Trabajo a distancia": forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.»

«c) "Trabajo presencial": aquel trabajo que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa.»

Un coworking no aparece por su nombre en ninguna de las dos, y no hace falta. Lo determinante es de quién es la decisión:

Situación	Figura	Consecuencia principal
La empresa contrata y asigna los puestos del coworking	Trabajo presencial	Es el lugar determinado por la empresa; no hay acuerdo de trabajo a distancia por este motivo
La persona decide trabajar desde un coworking que ella elige	Trabajo a distancia	Si es regular, aplica la Ley 10/2021 con su acuerdo escrito
La empresa ofrece varias sedes y la persona escoge día a día	Zona gris	Conviene resolverlo por escrito en la política interna antes del primer conflicto

Y hay un umbral que decide si la ley entra o no. El artículo 1 de la Ley 10/2021 establece que se entenderá regular el trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato. Por debajo de ese umbral, el trabajo a distancia ocasional queda fuera del régimen de la ley, aunque la obligación de registro del artículo 34.9 del ET se mantiene siempre.

Qué tiene que decir el acuerdo si es trabajo a distancia

Cuando el coworking es la opción elegida por la persona y el trabajo a distancia es regular, el artículo 7 de la Ley 10/2021 fija el contenido mínimo obligatorio del acuerdo escrito. Tres letras importan especialmente en este supuesto:

f) Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora. Si es un coworking concreto, se nombra. Si la persona puede alternar, se define el criterio.
c) Horario de trabajo de la persona trabajadora y, dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad. Es la referencia contra la que se lee después el registro.
h) Medios de control empresarial de la actividad. Aquí es donde se documenta cómo se ficha y qué datos se recogen al hacerlo.

El acuerdo también debe enumerar los gastos que pudiera tener la persona por prestar servicios a distancia y la forma de cuantificar la compensación que la empresa debe abonar, que se corresponderá, de existir, con la previsión del convenio o acuerdo colectivo aplicable (letra b). Cuando el coworking lo paga la persona, esa letra deja de ser un formalismo.

Un detalle relevante para quien piense en visitas de comprobación: el artículo 16.2 de la misma ley establece que la visita al lugar donde se desarrolla el trabajo a distancia, cuando sea necesaria para la evaluación de riesgos, requiere en cualquier caso el permiso de la persona trabajadora si se trata de su domicilio o del de una tercera persona física, y debe justificarse por informe escrito entregado a la persona y a los delegados de prevención.

Qué exige el registro cuando no hay oficina

El artículo 14 de la Ley 10/2021 lleva por título «Derecho al registro horario adecuado» y dice:

«El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada.»

Merece la pena leer lo que no dice. No exige registrar la dirección postal desde la que se ficha, ni el nombre del coworking, ni la mesa. Lo que exige es el tiempo, con su inicio y su fin, reflejado fielmente. El lugar puede ser un dato útil para la organización interna, pero no es el objeto de la obligación legal.

Eso importa porque el reflejo automático de muchas empresas al perder la oficina es sustituir el control físico por control de posición. Y ahí hay un límite.

Geolocalización: cuándo cabe y cuándo sobra

El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales permite a los empleadores tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control previstas en el artículo 20.3 del ET, siempre que esas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. Y añade, en su apartado 2, que con carácter previo los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos, así como del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.

Traducido al caso: si la persona ha elegido el coworking, comprobar por posición que está en él aporta poco a la obligación del artículo 34.9 —que va de horas, no de metros— y añade un tratamiento de datos que hay que justificar, informar y limitar. El desarrollo completo está en la guía sobre geolocalización en el fichaje y qué es legal.

El artículo 87 de la misma ley orgánica añade otra pieza cuando el fichaje se hace desde un dispositivo de la empresa: los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de protección de la intimidad, en cuya elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores, y las personas trabajadoras deberán ser informadas de esos criterios.

Qué método de fichaje encaja en un coworking

App en el móvil de la persona. Es la opción natural cuando no hay terminal propio. Debe funcionar sin cobertura y sincronizar después, porque los sótanos y las salas interiores de muchos espacios compartidos son puntos muertos. El porqué está en la guía sobre fichar sin cobertura.

Navegador desde el portátil. Sirve para quien trabaja siempre con el equipo abierto y evita depender del teléfono personal.

Kiosko en tablet. Solo tiene sentido si la empresa tiene un espacio propio dentro del coworking —una sala privada, por ejemplo—. En una zona común compartida con otras compañías no procede: el dispositivo no es de la empresa y el espacio tampoco.

QR dinámico. Funciona bien cuando la empresa sí tiene sala reservada y quiere marcar la presencia en ella sin instalar hardware. La mecánica está explicada en la guía sobre fichaje por QR dinámico.

Lo que no funciona es el sistema doble: una hoja para quien va al coworking y una app para quien está en casa. Produce totales que no cuadran y deja huecos que después hay que explicar. La comparación de opciones está en la guía sobre métodos de fichaje.

Errores frecuentes en equipos sin oficina propia

Dar por hecho que sin centro de trabajo no hay obligación de registrar. El artículo 34.9 del ET no condiciona la obligación a la existencia de un local. Se registra igual.

No escribir quién elige el sitio. Es el dato del que cuelgan el acuerdo, la compensación de gastos y el régimen aplicable. Un correo con la política interna resuelve más que tres conversaciones.

Registrar la ubicación «por si acaso». Los datos que se recogen sin necesidad hay que informarlos, conservarlos y borrarlos. Si el artículo 14 de la Ley 10/2021 pide tiempo, recoger posición añade obligaciones sin añadir cumplimiento.

Confundir flexibilidad con ausencia de horario. El artículo 34.9 del ET registra el horario concreto «sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo». Flexible no significa indeterminado: significa que las horas se distribuyen de otro modo y se siguen anotando.

Olvidar la desconexión. El artículo 88 de la LOPDGDD obliga al empleador, previa audiencia de los representantes, a elaborar una política interna sobre las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital, que debe preservarse de forma específica en los supuestos de trabajo a distancia.

Preguntas frecuentes

¿Hay que fichar si se trabaja desde un coworking?

Sí. El artículo 34.9 del ET obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización, con independencia del lugar desde el que se preste el trabajo, y a conservarlo cuatro años.

¿Trabajar en un coworking es teletrabajo?

Depende de quién lo elija. Según el artículo 2 de la Ley 10/2021, es trabajo a distancia el que se presta en el domicilio o en el lugar elegido por la persona trabajadora, y es trabajo presencial el que se presta en el lugar determinado por la empresa. El teletrabajo es la modalidad de trabajo a distancia que se realiza mediante uso exclusivo o prevalente de medios informáticos y de telecomunicación.

¿Desde qué porcentaje se aplica la Ley 10/2021?

Desde el treinta por ciento de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato, conforme al artículo 1 de esa ley. La negociación colectiva puede fijar un porcentaje o periodo inferiores.

¿Puede la empresa comprobar por GPS que estoy en el coworking?

El artículo 90 de la LOPDGDD permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del ET, con información previa expresa, clara e inequívoca y dentro de los límites de ese marco. No es un permiso general: el tratamiento tiene que ser necesario y proporcionado, y la obligación del artículo 34.9 del ET se refiere a horas, no a ubicación.

¿Quién paga el coworking?

Si es lugar determinado por la empresa, es un coste de la empresa. Si es lugar elegido por la persona en régimen de trabajo a distancia regular, el artículo 7.b) de la Ley 10/2021 obliga a que el acuerdo enumere los gastos y fije la forma de cuantificar la compensación, conforme al convenio o acuerdo colectivo aplicable.

¿Sirve el control de accesos del coworking como registro de jornada?

No por sí solo. El torno del edificio registra entradas al espacio, no la jornada laboral de una persona concreta bajo el control de su empresa, y no lo conserva la empresa ni queda a disposición de la plantilla y de la Inspección en los términos del artículo 34.9 del ET.

Cómo lo resuelve Tempika

En un equipo sin oficina propia lo que hace falta es que todos fichen en el mismo sitio aunque estén en sitios distintos. Con Tempika, cada persona marca desde la app del móvil o desde el navegador, y la app sigue funcionando sin cobertura y sincroniza al recuperarla, que es lo que ocurre en salas interiores y sótanos de muchos espacios compartidos. Si la empresa tiene sala reservada, puede añadir un kiosko en tablet con PIN o un QR sin cambiar nada del resto.

La geolocalización es opcional y se activa por decisión de la empresa, con el aviso previo a la persona trabajadora, no por defecto: el registro que exige la ley es de horas. Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, así que las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo, y el modo Inspección entrega el periodo en CSV, XML y PDF.

Puedes revisar el detalle en las funcionalidades de Tempika, o pasar por la guía de control horario en teletrabajo híbrido si el coworking es solo una parte de la semana.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley 10/2021 y de la LOPDGDD consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.