Fichar con el móvil personal: qué puede exigir la empresa

Instalar una aplicación de fichaje en el móvil de cada persona es la solución más barata para una empresa con plantilla dispersa, y por eso es también la que más se implanta sin analizar. La pregunta que casi nunca se hace antes es la que decide todo lo demás: si el dispositivo es de la persona trabajadora, ¿puede la empresa exigir que lo use para cumplir una obligación que es suya?

El Estatuto no contiene una respuesta directa, pero sí varias piezas que, leídas juntas, marcan el terreno. Y hay un principio de fondo que conviene tener presente: la obligación de garantizar el registro de jornada recae sobre la empresa, no sobre el bolsillo de quien trabaja.

TL;DR

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro. Es su obligación, no de la plantilla.

El artículo 20 bis del ET reconoce el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales, a la desconexión digital y a la intimidad frente a videovigilancia y geolocalización.

El artículo 87 de la LOPDGDD regula el acceso del empleador a los dispositivos que él facilita. Sobre el móvil personal, la empresa no adquiere ese derecho de acceso.

El artículo 90 de la LOPDGDD exige informar previamente, de forma expresa, clara e inequívoca si se geolocaliza.

En trabajo a distancia, los artículos 11 y 12 de la Ley 10/2021 obligan a la empresa a dotar los medios y a sufragar o compensar los gastos.

De quién es la obligación

El punto de partida es el artículo 34.9 del ET:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […]»

El sujeto obligado es la empresa. Si el sistema elegido depende de que cada persona tenga un teléfono con batería, cobertura y espacio de almacenamiento, la empresa ha trasladado a la plantilla una parte del cumplimiento de su propia obligación. No hay una prohibición expresa de hacerlo, pero sí consecuencias.

El segundo párrafo del mismo apartado remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales, para organizar y documentar el registro. La elección del medio de marcaje es exactamente esa decisión, y por eso conviene que se tome por ese cauce y no de hecho.

Lo que dice el artículo 20 bis del ET

El artículo 20 bis, introducido por la disposición final 13 de la Ley Orgánica 3/2018, dice literalmente:

«Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.»

Tres derechos en una frase, y el tercero es el que aquí importa: intimidad frente a la geolocalización, remitida a la normativa de protección de datos.

Conviene fijarse en el matiz del primero: el derecho a la intimidad se predica del uso de «los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador». Cuando el dispositivo no lo pone el empleador, no es que haya menos intimidad: es que la empresa no adquiere ninguna de las facultades que la ley le reconoce sobre sus propios equipos.

Eso se ve con claridad en el artículo 87 de la LOPDGDD, cuyo apartado 2 dispone: «El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos». El apartado 3 obliga además a establecer criterios de utilización respetando los estándares mínimos de protección de la intimidad, con participación de los representantes de los trabajadores en su elaboración e información a la plantilla.

La consecuencia práctica es clara: sobre un móvil personal la empresa no tiene facultad de acceso, ni de inspección, ni de configuración. Solo puede pedir que una aplicación envíe un dato concreto en un momento concreto.

Si se geolocaliza el marcaje

Es la parte que más se implanta sin cumplir el trámite. El artículo 90 de la LOPDGDD dice:

«1. Los empleadores podrán tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.

Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.»

Cuatro exigencias que hay que cumplir todas: información previa, expresa, clara e inequívoca, dirigida también a los representantes, y con mención del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Y un límite de fondo en el reenvío del apartado 1: la finalidad admisible es el control del cumplimiento de las obligaciones laborales del artículo 20.3 del ET, «dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo». El artículo 20.3 permite adoptar las medidas de vigilancia y control que se estimen oportunas «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad».

De ahí se deduce la diferencia entre dos diseños que parecen iguales:

Diseño	Qué hace	Encaje
Ubicación en el momento del marcaje	Registra dónde se ficha, dos veces al día	Proporcionado al fin de verificar el registro
Seguimiento continuo durante la jornada	Registra el recorrido completo	Excede el fin: vigila más de lo necesario para registrar

El análisis completo está en las guías sobre geolocalización y fichaje: qué es legal y fichaje geolocalizado en trabajo de campo.

Quién paga

Aquí el Estatuto no tiene una norma general sobre dispositivos propios, pero sí existe una regla explícita en un supuesto muy próximo, que sirve como referencia de criterio.

La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, resuelve el caso sin ambigüedad. Su artículo 11.1 reconoce el «derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad», y añade que en el caso de personas con discapacidad la empresa asegurará que esos medios, incluidos los digitales, sean universalmente accesibles. Su artículo 11.2 garantiza además la atención precisa en caso de dificultades técnicas.

Y el artículo 12.1 es todavía más directo:

«El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.»

El artículo 12.2 remite a los convenios o acuerdos colectivos el mecanismo de determinación y compensación de esos gastos.

Esa regla se aplica al trabajo a distancia, no a cualquier uso del móvil propio. Pero marca la dirección del criterio legislativo: los medios de trabajo no los financia quien trabaja. Trasladarlo a la política interna —compensando el uso o, mejor, ofreciendo alternativa— es la decisión que evita el conflicto antes de que aparezca.

Conviene recordar además que el mismo cuerpo normativo exige un registro adecuado. El artículo 14 de la Ley 10/2021 dispone que el sistema de registro horario del artículo 34.9 del ET «deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada».

La regla que resuelve casi todos los casos: alternativa disponible

Si la empresa ofrece al menos un método de fichaje que no requiere dispositivo propio, el problema desaparece. Quien quiera usar su móvil lo usa; quien no quiera, no tiene que hacerlo, y nadie queda sin poder cumplir.

Métodos que no exigen teléfono personal:

Kiosko en tablet con PIN individual en el punto de entrada, tratado en la guía sobre kiosko de fichaje en tablet con PIN.
Código QR mostrado por el sistema y escaneado con un dispositivo de empresa.
Terminal fijo con tarjeta o llavero de proximidad.
Dispositivo corporativo para quien trabaja fuera.

La comparación completa está en la guía sobre métodos de fichaje y la contraposición entre terminal y aplicación, en terminal de fichaje frente a app móvil. Para plantillas sin cuenta de correo, el escenario está tratado en fichar sin correo corporativo.

Ofrecer alternativa tiene además un efecto secundario útil: convierte el uso del móvil personal en voluntario, y con ello desaparece la discusión sobre si la empresa puede imponerlo.

Qué debe constar por escrito

Sea cual sea la decisión, tres cosas tienen que estar documentadas antes de instalar nada:

Qué dato recoge la aplicación y cuál no. Si registra ubicación, cuándo lo hace y con qué precisión.
La información previa del artículo 90.2 de la LOPDGDD, dirigida a la plantilla y a sus representantes, con mención de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
La alternativa disponible para quien no use dispositivo propio, y cómo se solicita.

El sitio natural de todo ello es el documento interno de la empresa, cuyo modelo está en la guía sobre el protocolo de fichaje como documento interno. Los derechos de la plantilla sobre estos datos están tratados en derechos del trabajador sobre los datos de fichaje, y los requisitos legales de una aplicación de fichaje, en app móvil de fichaje y requisitos legales.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa obligarme a instalar una app de fichaje en mi móvil?

El Estatuto no contiene una prohibición expresa, pero la obligación de garantizar el registro es de la empresa según el artículo 34.9, y el artículo 20 bis reconoce el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales, a la desconexión digital y a la intimidad frente a la geolocalización. Ofrecer un método alternativo que no requiera dispositivo propio es la vía que evita el conflicto.

¿Puede la empresa acceder al contenido de mi móvil personal?

El artículo 87.2 de la LOPDGDD limita el acceso del empleador a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores, y solo a efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la integridad de esos dispositivos. Sobre un dispositivo personal, la empresa no adquiere esa facultad.

¿Puede geolocalizarme la app de fichaje?

El artículo 90.1 de la LOPDGDD permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del ET, dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. El apartado 2 exige informar con carácter previo, de forma expresa, clara e inequívoca, a la plantilla y en su caso a sus representantes, incluyendo el posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

¿Puede seguirme durante toda la jornada?

La finalidad admisible es verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales. Registrar la ubicación en el momento del marcaje sirve a ese fin; el seguimiento continuo del recorrido va más allá de lo necesario para registrar la jornada.

¿Quién paga el móvil y los datos?

En trabajo a distancia, el artículo 12.1 de la Ley 10/2021 establece que su desarrollo deberá ser sufragado o compensado por la empresa y que no podrá suponer la asunción por la persona trabajadora de gastos relacionados con equipos, herramientas y medios vinculados a su actividad. Fuera de ese ámbito no hay una regla general, pero el criterio legislativo apunta en la misma dirección.

¿Y si no tengo smartphone?

La empresa debe garantizar el registro igualmente, conforme al artículo 34.9 del ET. Si el único método disponible exige un dispositivo que la persona no tiene, el incumplimiento es de quien está obligado a garantizarlo.

¿Tengo que aceptar que la app esté activa fuera de mi jornada?

El artículo 20 bis del ET y el artículo 88 de la LOPDGDD reconocen el derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo, incluyendo el tiempo de descanso, los permisos y las vacaciones. Una aplicación de fichaje no necesita estar operando en esos periodos para cumplir su función.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika el móvil es una opción, no un requisito. Quien trabaja fuera ficha desde la app —que sigue funcionando sin cobertura y sincroniza al recuperarla— y quien entra por un punto fijo usa el kiosko en tablet con PIN individual o el QR. Los tres caminos escriben en el mismo registro, así que ofrecer alternativa no obliga a mantener dos sistemas.

El registro guarda el horario concreto de entrada y salida que exige el artículo 34.9 del ET, cada apunte se encadena mediante hash con el anterior y las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo. El modo Inspección entrega el periodo completo por persona en CSV, XML y PDF.

Puedes revisar el detalle en las funcionalidades de Tempika o consultar la guía sobre fichaje móvil: ventajas y límites legales.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LOPDGDD y de la Ley 10/2021 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.