Sustituir el reloj de fichar: del terminal físico a la nube
Cómo sustituir un reloj de fichar antiguo por un sistema en la nube sin perder el histórico ni dejar días sin registrar. Qué exige el artículo 34.9 durante el cambio.
El reloj de la entrada lleva once años funcionando. Lee tarjetas, imprime un listado si alguien acierta con la combinación de teclas y guarda los datos en su propia memoria. El fabricante ya no da soporte, el software que lo leía solo corre en un ordenador que nadie quiere tocar y la persona que sabía manejarlo se jubiló. Nada de eso ha impedido cumplir hasta hoy, y por eso el cambio se pospone.
El problema aparece cuando hay que entregar tres años de registros de una persona concreta y resulta que el terminal guarda seis meses. Este artículo trata la sustitución con la única pregunta que importa: cómo se cambia sin dejar un solo día sin registrar y sin perder lo que ya existe.
TL;DR
- El artículo 34.9 del ET no impone ningún método. Impone resultado: hora concreta de inicio y fin, cuatro años de conservación y disponibilidad para plantilla, representantes e Inspección.
- Un terminal que no conserva cuatro años o del que no se puede extraer el histórico incumple, aunque marque las horas correctamente.
- El cambio de sistema no reinicia el plazo de cuatro años: el histórico anterior sigue siendo exigible.
- La organización del registro se documenta por convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal.
- Si el terminal antiguo era de huella, la sustitución es también la ocasión de cerrar un tratamiento de datos que hoy es difícil de sostener.
Lo que la ley pide, y lo que no
El artículo 34.9 dice tres cosas y ninguna es tecnológica:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Ni reloj, ni huella, ni app. Lo que hay son tres exigencias de resultado: horario concreto, cuatro años y disponibilidad. Un cuaderno cumpliría las tres si alguien lo llevara al día y nadie lo perdiera. Un terminal caro las incumple si su memoria se sobrescribe cada semestre.
Por ahí es por donde suele fallar el equipo antiguo. No por medir mal las horas, sino por no poder devolverlas cuando se piden.
Cinco preguntas que retratan al equipo actual
Antes de comparar productos, conviene medir el que ya está instalado. Si alguna respuesta es incómoda, la decisión ya está tomada.
- ¿Cuánto histórico guarda antes de sobrescribir? Si son meses, faltan años.
- ¿Se puede extraer un periodo por persona sin depender de un ordenador concreto? Si la respuesta implica un PC con Windows XP en un armario, es una dependencia, no un sistema.
- ¿Puede una persona consultar sus propios fichajes? El artículo 34.9 exige que estén a disposición de las personas trabajadoras. Un listado que solo imprime administración no lo cumple del todo.
- ¿Cómo se corrige un fichaje mal marcado? Si se corrige editando y sin dejar rastro, el archivo pierde valor como prueba.
- ¿Qué pasa con quien no pasa por la puerta? Comerciales, técnicos de campo, teletrabajo. Un terminal fijo no registra a quien no está delante de él.
La comparación entre métodos, con sus límites, está en terminal de fichaje frente a app móvil y en fichaje móvil: ventajas y límites legales.
Si el terminal antiguo leía huella
Muchos relojes instalados hace una década funcionan con huella dactilar. La sustitución es una buena ocasión para no repetir ese modelo.
El artículo 89 de la LOPDGDD y el artículo 90 regulan videovigilancia y geolocalización remitiendo a la facultad del artículo 20.3 del ET, que permite al empresario adoptar «las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad». La huella no es una de esas medidas equiparables: es un dato biométrico cuyo tratamiento tiene una carga de justificación muy superior, y el criterio actual hace difícil sostener que sea necesario para una tarea —marcar una hora— que se resuelve con medios mucho menos invasivos.
El análisis completo, con lo que implica para una empresa que ya lo tiene instalado, está en biometría en el fichaje: por qué es mejor evitarla.
El histórico no se queda en el equipo viejo
Este es el punto donde más empresas se equivocan, y el error es silencioso: se instala el sistema nuevo, se desconecta el viejo y el terminal termina en un almacén. Meses después alguien pide los registros de 2024.
El plazo de cuatro años del artículo 34.9 corre sobre los registros, no sobre el sistema que los produjo. Cambiar de proveedor no reinicia nada. Lo que hay que hacer, en orden:
- Volcar todo lo que el equipo antiguo tenga antes de desconectarlo, en el formato que dé, aunque sea feo.
- Comprobar que el volcado es legible por alguien que no sea el instalador: si hace falta el software del fabricante, no es un archivo, es un rehén.
- Guardarlo con criterio de retención, identificando periodo, personas y empresa, y con copia fuera del equipo original.
- Dejar constancia del corte: qué día termina el sistema antiguo y qué día empieza el nuevo, sin solape ni hueco.
- No desmontar el terminal hasta haber verificado los tres puntos anteriores.
El procedimiento detallado está en conservar el histórico de fichajes en una migración y la obligación de fondo, en conservar el registro de jornada cuatro años.
El día del cambio: cómo no dejar un hueco
| Fase | Duración típica | Qué hay que garantizar |
|---|---|---|
| Volcado del histórico | Antes del corte | Archivo legible sin el equipo antiguo |
| Alta de personas y calendarios | Antes del corte | Convenio, centro y jornada correctos |
| Consulta a la representación legal | Antes del corte | Exigida por el segundo párrafo del art. 34.9 |
| Comunicación a la plantilla | Antes del corte | Método nuevo, desde cuándo y cómo se corrige |
| Día del corte | Un día | Los dos sistemas cubren la jornada completa |
| Primera semana | Cinco días | Revisión diaria de fichajes ausentes |
La tercera fila no es un formalismo. El segundo párrafo del artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa. Cambiar de sistema es organizar el registro de otra manera. Si hay representación, la consulta toca.
La sexta fila es la que salva el mes. La primera semana con un método nuevo genera olvidos, y un olvido detectado el mismo día se resuelve con una corrección motivada; detectado en la nómina, con una discusión.
Errores que se repiten en la sustitución
Solapar dos sistemas «por si acaso» durante meses. Genera dos versiones de la verdad y ninguna sirve como prueba limpia. Mejor un corte claro con fecha.
Migrar solo los saldos. Los totales de horas no son el registro. El artículo 34.9 pide hora concreta de inicio y fin, día a día.
Aprovechar para «redondear» el histórico. Reescribir apuntes antiguos al importarlos destruye lo único que hacía útil ese archivo.
Olvidar a quien no pasa por la puerta. Si el terminal solo cubría el centro, la migración es la ocasión de cubrir al resto, no de perpetuar el hueco.
No comunicar nada. Un método nuevo sin instrucciones produce una semana de fichajes incompletos que después hay que corregir uno a uno.
Preguntas frecuentes
¿Obliga la ley a tener un reloj de fichar?
No. El artículo 34.9 del ET no impone ningún medio concreto. Impone que el registro incluya el horario concreto de inicio y fin de cada persona, se conserve cuatro años y esté a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
¿Puedo tirar el terminal antiguo después de instalar el nuevo?
No antes de haber volcado y verificado su histórico. El plazo de cuatro años corre sobre los registros, y cambiar de sistema no lo reinicia.
¿Hay que informar a la representación legal del cambio?
El segundo párrafo del artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
Mi terminal solo guarda seis meses. ¿Estoy incumpliendo?
Si no existe otro archivo que cubra los cuatro años, sí. La obligación de conservación es de la empresa, no del fabricante del equipo.
¿Y si el nuevo sistema mide distinto y aparecen diferencias con el viejo?
Conviene documentar el criterio de cada uno y la fecha del corte. Lo que no se puede hacer es reescribir hacia atrás para que cuadren: eso convierte un cambio de sistema en una alteración del histórico.
¿Puedo pasar de la huella a otro método sin problema?
Sí, y es la dirección recomendable. Dejar de tratar datos biométricos elimina un tratamiento de alto riesgo que hoy resulta difícil de justificar para marcar una hora.
Cómo lo resuelve Tempika
Tempika sustituye el terminal sin exigir instalación física: se ficha desde el móvil, desde el navegador o desde un kiosko compartido, y el mismo registro sirve para el equipo del centro y para quien trabaja fuera. Las personas ven sus propios fichajes desde su acceso, lo que resuelve la parte del artículo 34.9 que pide que el registro esté a disposición de la plantilla.
El histórico anterior se puede incorporar, y a partir del corte cada apunte se encadena con hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior es detectable. Las correcciones no borran: quedan con autor, fecha y motivo. El modo Inspección entrega el periodo completo por persona en CSV, XML y PDF.
Puedes revisar las funcionalidades de Tempika o consultar los planes, incluido el gratuito para equipos de hasta 3 personas.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores y de la LOPDGDD consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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