Migrar de sistema de fichaje sin perder datos

Publicado el 28 de junio de 2026 · Última revisión: 28 de junio de 2026.

Cambiar de herramienta de fichaje es una de esas decisiones que la mayoría de las empresas toman mirando hacia adelante: funcionalidades del nuevo sistema, precio, facilidad de uso. Lo que queda fuera del foco son los registros del sistema que se abandona. Y ahí está el problema. Migrar de sistema de fichaje sin perder datos requiere un orden concreto de acciones: exportar primero, verificar después y solo entonces dar de baja el contrato anterior. Sin ese orden, la migración puede dejar a la empresa sin acceso a registros que la ley obliga a conservar.

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Resumen rápido (TL;DR)

• El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años, con independencia del software que uses en cada momento.
• Cancelar el contrato con el proveedor anterior sin exportar los datos equivale a destruir documentación con obligación legal de conservación.
• El proceso seguro tiene cinco pasos: inventario, exportación, verificación, archivo o importación, y periodo de transición solapado.
• Un inspector puede pedir registros de hace tres años. Si ya no tienes acceso al sistema anterior y no exportaste, no tienes defensa posible.
• Tempika permite importar históricos en CSV y conservarlos bajo la misma cadena de integridad que los nuevos fichajes.

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Por qué se pierden datos al migrar de sistema de fichaje

El patrón es siempre parecido: la empresa decide cambiar de herramienta, configura el nuevo sistema, da de alta a los empleados, arranca los fichajes desde el día de la migración y, en algún momento de los meses siguientes, cancela la suscripción anterior. En ese momento, si el proveedor saliente elimina los datos del cliente —cosa que la mayoría hace entre treinta y noventa días después de la baja— el histórico desaparece.

No es un fallo de nadie en particular: es la secuencia habitual cuando el foco está en el nuevo sistema y nadie tiene asignada la tarea de exportar el histórico antes de salir.

El resultado práctico es que la empresa queda sin acceso a registros de jornada que la ley sigue exigiendo, con independencia de que el proveedor haya cerrado el acceso.

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Qué exige la ley durante y después del cambio de sistema

La obligación de conservar los registros de jornada está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: cuatro años de conservación, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

El cambio de proveedor no interrumpe ni reinicia ese plazo. Si tienes registros desde enero de 2023, debes poder presentarlos hasta enero de 2027, con independencia de cuántas veces hayas cambiado de sistema en ese intervalo.

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS —el manual interno que guía a los inspectores— precisa que los registros deben ser fiables y no manipulables. Eso tiene implicaciones para cómo guardas el histórico exportado: un CSV sin ningún control de integridad es legalmente válido, pero añadir una marca de tiempo verificable y conservar el hash del fichero en el momento de la exportación hace que sea mucho más difícil de impugnar ante una reclamación.

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Los cinco pasos para migrar sin perder ni un fichaje

1. Inventario: cuánto histórico tienes y desde cuándo

Antes de hacer nada, determina el rango de fechas que cubre tu histórico actual. Consulta en el sistema que vas a abandonar cuál es el primer fichaje registrado. Si llevas tres años con el mismo proveedor, ese es el histórico que debes exportar íntegro antes de salir. Incluye también los empleados ya dados de baja durante ese periodo: siguen siendo parte del registro que la ley protege.

2. Exportación antes de cancelar el contrato

Descarga todos los registros en el formato que ofrezca el proveedor saliente: CSV, Excel o PDF. Si el sistema permite exportar por periodos, hazlo en bloques anuales para facilitar la verificación posterior. Guarda también los datos de empleados (nombre, número de documento, identificador interno) que vinculan cada fichaje a una persona identificada.

No canceles el contrato hasta tener la exportación completa y verificada. Es el error más frecuente y el más difícil de corregir una vez cometido.

3. Verificación de la exportación

Comprueba que el fichero exportado contiene lo que debe contener:

• Rango de fechas completo, sin saltos de semanas o meses.
• Todos los empleados activos en ese periodo, incluidos los ya dados de baja.
• Horas de entrada y salida por día y por persona.
• Sin filas vacías o valores nulos en los campos clave.

Una comprobación rápida: contrasta el número total de registros exportados con el contador que muestra el sistema antes de exportar. Si coincide, la exportación es completa. Si hay diferencia, repite la exportación por tramos hasta identificar el hueco.

4. Archivo o importación en el nuevo sistema

Tienes dos opciones para gestionar el histórico exportado:

a) Archivo externo seguro. Guarda los ficheros en un repositorio con acceso controlado: carpeta con permisos restringidos, servidor interno o nube corporativa. Conserva los ficheros cuatro años desde el último registro que contienen y anota la fecha de exportación en un documento aparte.

b) Importación en el nuevo sistema. Algunos sistemas, como Tempika, permiten importar históricos en CSV. Eso centraliza toda la trazabilidad en una sola plataforma y facilita presentar los registros ante una inspección sin acceder a sistemas distintos. Para más detalle sobre conservación, consulta la guía sobre cómo conservar el histórico de fichajes al migrar.

5. Periodo de transición solapado

Durante la primera semana de funcionamiento del nuevo sistema, mantén activos ambos en paralelo y compara que los fichajes coinciden para los mismos días y empleados. Este solapamiento detecta configuraciones incorrectas de turnos, zonas horarias o identificadores antes de que afecten al histórico definitivo.

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Qué formato de exportación se recomienda

No hay un formato legalmente exigido para el histórico exportado. La Inspección acepta papel, Excel, CSV o sistemas digitales, siempre que el contenido sea completo: hora de entrada, hora de salida, identificación del trabajador y fecha.

Lo que marca la diferencia es la trazabilidad posterior. Guardar el hash SHA-256 del fichero y la fecha exacta de exportación en un documento separado es una medida sencilla que demuestra que el fichero no ha sido modificado y añade una capa de defensa ante cualquier cuestionamiento.

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Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si el proveedor anterior ya eliminó los datos?

Que no tengas acceso a los registros no te exime de la obligación legal. La Inspección puede considerar que no llevas el registro de jornada —infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros— aunque el motivo sea que el proveedor eliminó los datos tras la baja.

¿Qué pasa si el proveedor saliente solo exporta en formato propietario?

El CSV es el formato más universal. Pide al proveedor saliente una exportación adicional en CSV o en texto plano antes de dar de baja el servicio. Para una valoración completa de los costes implicados en el proceso, consulta nuestra guía sobre costes de migrar de software de fichaje.

¿Tempika puede importar mis fichajes históricos?

Sí. Tempika acepta importación de históricos en CSV. Los registros importados quedan bajo la misma cadena de integridad (verifyChain) que los nuevos fichajes, lo que permite presentar todos los registros —los anteriores y los actuales— en un único bloque coherente ante la Inspección, sin cambiar de sistema para cada periodo.

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Migra a Tempika con los datos a salvo

Tempika está pensado para que el cambio de sistema no implique perder ni un fichaje: importación del histórico en CSV, verificación de integridad mediante verifyChain y modo Inspección para que cualquier auditor consulte los registros en segundos. Sin biometría, datos en el Espacio Económico Europeo, aislamiento por empresa (RLS) y desde 0,99 € por empleado al mes. Si tienes hasta tres empleados, el plan gratuito incluye el registro de jornada completo.

Prueba Tempika gratis y consulta con nuestro equipo cómo gestionar la importación de tu histórico antes de dar de baja el sistema anterior.

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Artículo elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing). La información de este artículo tiene carácter orientativo y no sustituye el asesoramiento jurídico especializado. Ante situaciones concretas, consulta con un asesor laboral.