Cómo gestionar la bolsa de horas en Tempika

Gestionar la bolsa de horas en Tempika requiere configurar el sistema una sola vez por empresa o convenio y, a partir de ahí, el cálculo del saldo de cada empleado se actualiza automáticamente con cada fichaje. Este tutorial recorre todos los pasos en orden: desde activar la bolsa en los ajustes del sistema hasta exportar el acumulado mensual para nóminas, pasando por la configuración del techo legal, la visualización del saldo por el propio empleado y el registro correcto de los descansos compensatorios.

Si todavía no tienes claro qué es la bolsa de horas ni en qué ley se ampara, consulta primero la guía bolsa de horas: cómo funciona y cómo registrarla, que cubre el marco del artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores (ET) y los requisitos del convenio o acuerdo de empresa. Este tutorial asume que ya dispones de esa base legal y que quieres operacionalizarla en Tempika.

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Bolsa de horas en Tempika: saldo por empleado y control del tope del convenio.

Activar la bolsa de horas por convenio o acuerdo en la configuración del sistema

El primer paso es indicarle a Tempika que tu empresa opera con distribución irregular de jornada. Sin este ajuste, el sistema solo calcula diferencias respecto a la jornada ordinaria como posibles horas extraordinarias; con él activado, esas diferencias fluyen hacia la cuenta de bolsa del empleado.

Dónde está la opción en el panel de administración

Accede a Ajustes → Empresa → Jornada y bolsa de horas. En la pestaña «Distribución irregular» encontrarás el interruptor «Activar bolsa de horas». Al habilitarlo, el sistema te pedirá dos datos previos:

• Fuente normativa: si la bolsa la ampara un convenio colectivo sectorial, un convenio de empresa o un acuerdo de empresa. Esta selección es meramente documental: ayuda a Tempika a etiquetar correctamente los movimientos en el historial de auditoría y en los informes exportables, pero no altera los cálculos.
• Ámbito de aplicación: si la bolsa afecta a toda la plantilla, a un grupo de categorías profesionales o a departamentos concretos. Puedes segmentar por etiqueta de empleado («grupo» o «departamento»), lo que permite tener bolsa activa para el personal de producción y jornada fija para el equipo administrativo dentro de la misma empresa.

Perfil de empleado: verificar que la jornada ordinaria está correctamente definida

La bolsa de horas se calcula siempre como diferencia entre las horas reales registradas y la jornada ordinaria del empleado ese día. Por tanto, antes de activar la bolsa es imprescindible que cada perfil de empleado tenga definida su jornada teórica en Empleados → [nombre] → Contrato → Jornada ordinaria.

Comprueba en particular:

• Empleados a tiempo completo: jornada diaria en horas y minutos (p. ej. 8 h 00 min) y distribución semanal (lunes a viernes, o turno rotativo con días variables).
• Empleados a tiempo parcial: la jornada reducida pactada en contrato. La bolsa para tiempo parcial opera bajo el artículo 12.5 del Estatuto de los Trabajadores (horas complementarias) con límites distintos; Tempika los aplica automáticamente si el contrato del empleado está marcado como «tiempo parcial».
• Empleados con cuadrante de turnos: si la jornada varía cada semana según el cuadrante, Tempika toma la jornada teórica del turno asignado ese día, no una media. Consulta el tutorial cómo gestionar cuadrantes de turnos en Tempika para la configuración de turnos rotativos.

Una vez verificados los perfiles, la activación de la bolsa no genera movimientos retroactivos: solo afecta a los fichajes desde la fecha de activación hacia delante. Los registros históricos anteriores permanecen inalterados.

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Definir el techo de acumulación y los plazos de compensación

La ley no fija un límite absoluto de horas que pueden estar en bolsa en un momento dado, pero el convenio o acuerdo casi siempre lo establece. Tempika permite trasladar esos límites al sistema para que dispares las alertas preventivas antes de que se incumplan.

Techo de horas por periodo

En Ajustes → Empresa → Jornada y bolsa de horas → Límites, configura:

Si el convenio fija plazos distintos para distintos colectivos, puedes crear perfiles de bolsa con nombre libre («Convenio metal», «Acuerdo empresa 2025», «Personal de tienda») y asignar cada perfil a los empleados que corresponda. Los límites y plazos de cada perfil son independientes.

Configurar la alerta de vencimiento de plazo

El campo «Plazo máximo de compensación» activa un aviso automático al responsable de RRHH (y, opcionalmente, al empleado) cuando un saldo positivo lleva más de N días sin compensarse. La alerta se envía por el canal que elijas: correo electrónico, notificación en la app o integración con el canal de mensajería que tengas configurado.

Esta funcionalidad es especialmente relevante porque los convenios que no fijan un plazo de compensación exponen a la empresa al riesgo de que esas horas se califiquen como extraordinarias transcurrido un periodo razonable. La alerta temprana permite a RRHH actuar antes de que el saldo «prescriba» como ordinario y se convierta en una deuda de horas extra. Para el contexto normativo completo, consulta la guía horas extraordinarias: registro y límite legal.

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Cómo se muestra el saldo al empleado: transparencia y explicabilidad

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS exigen que el registro de jornada sea accesible para el trabajador y sus representantes legales. La bolsa de horas es parte de ese registro: el empleado tiene derecho a saber cuántas horas tiene acumuladas a su favor o en deuda.

Vista del empleado en la app y en el portal web

Cada empleado ve en su panel personal un cuadro de bolsa de horas con tres cifras clave:

1. Saldo actual: horas a favor del empleado (signo positivo) o horas que el empleado debe a la empresa (signo negativo), actualizadas tras cada fichaje validado.
2. Acumulado del mes en curso: total de horas de diferencia (positivas o negativas) generadas en el mes actual, con detalle día a día.
3. Plazo de vencimiento más próximo: si hay saldo positivo a favor del empleado pendiente de compensar, el sistema muestra cuántos días quedan para el vencimiento del plazo pactado.

El empleado puede además consultar el historial completo de movimientos de bolsa: cada día queda registrada la jornada real, la jornada teórica y la diferencia que ha ido a la bolsa, con la hora exacta de entrada y salida. Este nivel de transparencia reduce los conflictos internos, porque empleado y empresa comparten el mismo dato en tiempo real, sin margen para discrepancias de «tengo contados X días y tú dices Y».

Exportar el extracto del empleado

Desde Empleados → [nombre] → Bolsa de horas → Exportar extracto, el responsable de RRHH puede generar un PDF o CSV con el historial completo del saldo de un empleado en el rango de fechas que elija. Este extracto está firmado digitalmente con el mismo mecanismo criptográfico que protege el registro de jornada, lo que le confiere valor probatorio ante cualquier reclamación laboral o ante la Inspección.

Puedes leer cómo funciona ese mecanismo de integridad en el artículo prueba criptográfica en el registro de jornada: el ledger de Tempika.

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Registrar la compensación: asociar el descanso al saldo negativo de la bolsa

Cuando un empleado disfruta de un periodo de descanso para compensar horas acumuladas en bolsa, ese disfrute debe quedar documentado de forma que reduzca el saldo correspondiente. No basta con que el empleado «no fiche» ese día: el sistema necesita saber que la ausencia es una compensación de bolsa y no una ausencia no justificada.

Cómo crear un evento de compensación

Existen dos vías:

Vía 1 — El responsable lo registra directamente en el panel:

1. Ve a Empleados → [nombre] → Bolsa de horas → Añadir compensación.
2. Selecciona el rango de fechas del descanso compensatorio.
3. Elige «Compensación de bolsa» como tipo de evento.
4. El sistema descuenta automáticamente las horas del saldo acumulado más antiguo (criterio FIFO: primero entra, primero sale), respetando el plazo de vencimiento.
5. El empleado recibe la confirmación en su app con el detalle del movimiento.

Vía 2 — El empleado solicita el descanso desde la app:

1. El empleado accede a Mis ausencias → Nueva solicitud → Descanso compensatorio.
2. Indica las fechas y horas solicitadas.
3. La solicitud llega al responsable para su aprobación (flujo configurable: aprobación manual, automática con límite de saldo, o automática siempre).
4. Al aprobar, el sistema registra la compensación y actualiza el saldo.

Este segundo flujo es el recomendado porque documenta la iniciativa del trabajador y la aprobación del responsable, lo que refuerza la trazabilidad ante reclamaciones. La fecha y hora de solicitud y de aprobación quedan en el historial de auditoría.

Diferencia entre solicitar descanso compensatorio y ausencia ordinaria

Esta distinción es más importante de lo que parece, especialmente de cara a la Inspección y a la integración con nómina.

Configurar correctamente esta distinción en Tempika evita que el sistema de integración con nóminas genere asientos erróneos por ausencias que en realidad son compensaciones ya retribuidas.

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Cierre mensual: exportar el acumulado por empleado para RRHH y nómina

Al cierre de cada periodo (mensual, habitualmente), el departamento de RRHH necesita un informe consolidado con el saldo de bolsa de cada empleado para:

• Confirmar que nadie ha superado el techo de acumulación fijado en el convenio.
• Identificar saldos próximos a vencer y coordinar el disfrute antes de que se conviertan en horas extraordinarias.
• Pasar el dato al software de nóminas para que refleje correctamente el acumulado (sin retribuirlo si no procede, o con el pago correspondiente si el plazo venció y el convenio ordena la conversión automática).

Generar el informe de cierre mensual

En Informes → Bolsa de horas → Cierre mensual:

1. Selecciona el mes y el perfil de bolsa (si tienes varios).
2. El sistema genera un CSV con una fila por empleado y las siguientes columnas: nombre, número de empleado, jornada ordinaria del mes, horas reales registradas, diferencia (saldo bruto generado en el mes), compensaciones disfrutadas en el mes, saldo neto al cierre, saldo acumulado histórico pendiente de compensar, fecha de vencimiento más próxima.
3. Descarga el CSV y cárgalo en el software de nóminas mediante la integración nativa de Tempika o por importación manual según el formato de tu plataforma.

El informe está disponible en formato PDF (para archivar y firmar digitalmente como acta de cierre) y en CSV (para importar a nóminas). El PDF incluye el hash criptográfico de los datos subyacentes, lo que permite verificar en cualquier momento que el informe no ha sido alterado desde su generación.

Integración directa con el software de nóminas

Si tu plataforma de nóminas está entre las que Tempika integra de forma nativa (consulta las integraciones disponibles en Tempika), el traspaso del acumulado de bolsa puede automatizarse completamente: al cerrar el mes en Tempika, el dato fluye al módulo de nómina sin intervención manual. Esto elimina el error de transcripción y acelera el proceso de cierre. Para los detalles técnicos del flujo, consulta el artículo integración del control horario con el software de nómina.

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Alerta automática cuando un empleado se acerca al techo legal de horas extra

La bolsa de horas y las horas extraordinarias son mecanismos distintos, pero tienen un punto de contacto crítico: el artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores fija un límite de 80 horas extraordinarias al año por trabajador, y ese contador se alimenta de todas las horas que superen la jornada ordinaria y no queden amparadas por la distribución irregular documentada en el convenio.

Tempika lleva dos contadores separados por empleado:

• Contador de bolsa: horas acumuladas bajo el amparo del convenio o acuerdo de distribución irregular. No cuentan como horas extraordinarias.
• Contador de horas extra: horas que superan el límite del convenio o que se producen fuera de los supuestos de distribución irregular. Cuentan hacia el límite de 80 h/año del art. 35.2 ET.

Configurar los umbrales de alerta

En Ajustes → Empresa → Alertas → Horas extraordinarias, configura:

• Umbral de aviso temprano: porcentaje del límite legal a partir del cual se lanza la primera alerta (p. ej. 75 %, es decir, 60 horas acumuladas de las 80 permitidas).
• Umbral de aviso crítico: la segunda alerta, más urgente (p. ej. al 90 %, 72 horas acumuladas).
• Destinatarios: responsable de RRHH, director de departamento, el propio empleado, o una combinación.
• Periodicidad del recordatorio: si el umbral no se resuelve, Tempika puede reenviar el aviso cada N días hasta que se tome acción.

Cuando se supera el umbral de aviso temprano, el sistema muestra además una recomendación automática: revisar si el convenio permite ampliar la bolsa, renegociar la carga de trabajo o confirmar que las horas en cuestión son genuinamente extraordinarias y deben retribuirse conforme al artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores (con recargo mínimo del 75 % sobre el salario ordinario o compensación en descanso en el plazo de cuatro meses).

Esta funcionalidad preventiva evita llegar a la situación más costosa: descubrir en la auditoría anual que un empleado lleva 100 horas extra sin compensar ni declarar, con la deuda de cotización, el posible recargo de prestaciones y la infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS que eso puede conllevar.

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Qué datos conservar (4 años) y cómo exportarlos para la Inspección

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece que los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y ponerse a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando sean requeridos.

Esa obligación se extiende a los datos de la bolsa de horas: los movimientos de saldo, los eventos de compensación, los informes de cierre mensual y los extractos individuales forman parte del expediente de registro de jornada y deben conservarse el mismo plazo.

Qué documentación exige la ITSS en una actuación

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS detalla qué información debe estar disponible ante una inspección. Para empresas con bolsa de horas activa, los inspectores habitualmente solicitan:

1. El texto del convenio colectivo o acuerdo de empresa que ampara la distribución irregular.
2. El registro de jornada de cada trabajador (entrada, salida, pausas y horas efectivas, día a día) durante el periodo inspeccionado.
3. Los movimientos de saldo de bolsa: cuándo se acumularon, cuándo se compensaron y si los plazos del convenio se respetaron.
4. Las comunicaciones de preaviso al trabajador cuando se alteró su horario por la bolsa.
5. Los extractos periódicos de saldo entregados al trabajador (si el convenio los obliga).

Cómo exportar desde Tempika para una actuación inspectora

En Informes → Exportación para Inspección:

1. Indica el rango de fechas del periodo inspeccionado y los trabajadores afectados (por nombre, departamento o toda la plantilla).
2. Selecciona los tipos de datos a incluir: registros diarios, movimientos de bolsa, eventos de compensación, extractos de saldo y alertas lanzadas.
3. El sistema genera un archivo ZIP con:
   • Un CSV por empleado con el registro diario completo.
   • Un CSV consolidado con los movimientos de bolsa de cada empleado.
   • Los informes de cierre mensual del periodo.
   • Un archivo de verificación (manifest.json) con los hashes SHA-256 de cada fichero, que permite al inspector (o al tribunal) comprobar que los datos no han sido alterados desde su generación.

Esta estructura responde exactamente al formato que la ITSS espera según el Criterio Técnico 101/2019. Puedes consultarla en detalle en la guía descarga de datos ITSS: qué formato exigen.

La conservación automática durante cuatro años está garantizada en Tempika: los registros se almacenan cifrados en el servidor y no pueden eliminarse durante ese plazo desde el panel de administración (solo un proceso autorizado de borrado con doble confirmación, reservado para casos de baja del servicio y con aviso legal previo). Para las implicaciones RGPD de este almacenamiento, consulta la guía cumplimiento del RGPD en el registro de jornada.

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Preguntas frecuentes de administradores de RRHH sobre la bolsa de horas

¿Puede un empleado ver el saldo de otro empleado?

No. Los permisos de visibilidad en Tempika siguen un modelo de mínimo acceso: cada empleado ve únicamente su propio saldo y su historial. Los responsables de equipo ven el saldo de los miembros de su equipo directo (si tienen el rol «Supervisor» asignado). Solo los usuarios con rol «Administrador» o «RRHH» tienen acceso a los datos de toda la plantilla. Esta segmentación está implementada a nivel de base de datos y no solo de interfaz, lo que garantiza que no se pueden obtener datos de otros empleados mediante llamadas directas a la API.

¿Qué ocurre si un empleado ficha más horas de las que permite el techo de bolsa del convenio?

Tempika registra la jornada real íntegra (cumpliendo el art. 34.9 ET, que exige el dato real y no el teórico). Sin embargo, las horas que superen el techo de bolsa pactado en el convenio se redirigen automáticamente al contador de horas extraordinarias, con la correspondiente alerta al responsable. Así el sistema te avisa de que algo está saliendo del marco del convenio antes de que se acumule una deuda invisible.

¿Se puede configurar una bolsa de horas diferente por departamento?

Sí. Mediante los «perfiles de bolsa» que describimos en la sección de configuración, puedes asignar parámetros distintos (techo, plazo de compensación, preaviso) a departamentos o grupos de empleados diferentes dentro de la misma empresa. Esto es útil cuando el convenio sectorial se aplica a parte de la plantilla y un convenio de empresa cubre al resto, o cuando distintos centros de trabajo tienen condiciones pactadas diferentes.

¿Qué pasa con el saldo de bolsa si un empleado causa baja (IT, baja voluntaria, despido)?

En caso de baja médica (incapacidad temporal, IT), el saldo de bolsa queda suspendido durante el periodo de IT: no se generan nuevos movimientos ni vencen los plazos acumulados hasta ese momento. Al reincorporarse, los plazos se reanudan desde donde se dejaron.

En caso de extinción del contrato (baja voluntaria, despido, fin de contrato temporal), el saldo positivo a favor del empleado que quede pendiente de compensar se convierte automáticamente en una deuda económica de la empresa, que debe liquidarse en el finiquito. Tempika genera un informe de liquidación de bolsa en el momento en que se registra la extinción del contrato, con el detalle de las horas pendientes y su valoración económica al precio de hora ordinaria (o al precio de hora extra si el convenio así lo exige por incumplimiento del plazo).

¿Puedo importar el historial de bolsa de horas de otro sistema al migrar a Tempika?

Sí, mediante la herramienta de importación masiva disponible en Ajustes → Importaciones → Saldo inicial de bolsa. Puedes cargar un CSV con el saldo de apertura de cada empleado en la fecha de migración, de forma que el historial previo quede registrado como saldo inicial y el sistema continue desde ese punto sin empezar de cero. La integridad del saldo importado se marca en el historial como «saldo inicial migrado», distinguiéndolo de los movimientos generados por Tempika desde la fecha de activación.

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Próximos pasos para una gestión completa de la bolsa de horas

Configurar la bolsa de horas en Tempika es el punto de partida, pero la gestión completa del tiempo de trabajo implica coordinarlo con el resto del sistema:

1. Define los cuadrantes de turnos antes de activar la bolsa si tu empresa trabaja con turnos rotativos: la jornada teórica de cada turno debe estar configurada para que el cálculo del saldo sea correcto. Consulta cómo gestionar cuadrantes de turnos en Tempika.

2. Conecta el registro con nóminas: el acumulado mensual de bolsa pierde utilidad si no llega correctamente a la plataforma de nóminas. Revisa las opciones de integración en integración del fichaje con nómina: flujo automático.

3. Revisa el cumplimiento legal de tu configuración: la bolsa bien configurada en el sistema solo es defensible si el convenio o acuerdo que la ampara está en regla. La guía sobre la ley de registro horario digital y la sección de cumplimiento de Tempika te dan el contexto normativo completo.

4. Consulta los planes disponibles: si todavía estás evaluando si Tempika se adapta al tamaño y estructura de tu empresa, la sección de precios detalla qué funcionalidades de bolsa de horas están disponibles en cada plan.

La bolsa de horas bien gestionada no es una fuente de conflictos, sino todo lo contrario: cuando empleado y empresa ven el mismo saldo en tiempo real, cuando los vencimientos no sorprenden a nadie y cuando el informe de Inspección se genera en tres clics, la flexibilidad laboral deja de ser un riesgo y se convierte en una ventaja operativa real.

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Equipo Tempika — Diseñado por Summum Marketing

Fuentes normativas: art. 34.2, 34.9 y 35.2 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, BOE ELI ET); Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo; Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre actuación en materia de registro de jornada; Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social; Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto (LISOS).