Configurar ausencias y vacaciones en Tempika

Configurar ausencias y vacaciones en Tempika es el primer paso para que tanto los empleados como los responsables de RRHH trabajen sobre la misma fuente de verdad: quién está, quién falta, con qué motivo y si la empresa queda cubierta. Este tutorial recorre el proceso completo en orden: desde crear los tipos de ausencia según tu convenio colectivo hasta exportar el informe mensual que necesita nóminas, pasando por la asignación de saldo por empleado, el flujo de aprobación y la vista de calendario de equipo.

Si todavía no tienes claro cómo se integra la gestión de ausencias con el registro de jornada legalmente exigido, consulta primero qué exige el RDL 8/2019 sobre el registro de jornada. Este tutorial asume que ya dispones de ese contexto y que tu objetivo es operacionalizar en Tempika la política de ausencias de tu empresa.

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Gestión de ausencias y vacaciones en Tempika.

Tipos de ausencia en Tempika: vacaciones, bajas, permisos retribuidos y no retribuidos

Antes de configurar nada, conviene entender el catálogo de ausencias que Tempika permite gestionar y su correspondencia con las categorías laborales que la legislación española distingue.

Ausencias retribuidas con derecho legal o convencional

La norma de referencia es el artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que establece los permisos retribuidos mínimos a los que tiene derecho todo trabajador con independencia del convenio: matrimonio (15 días), nacimiento o adopción (tiempo ajustado por normativa vigente), fallecimiento de familiares (2-4 días según grado y distancia), traslado de domicilio (1 día), deber inexcusable de carácter público o personal, y funciones sindicales. La mayoría de convenios colectivos amplían o mejoran estos mínimos.

En Tempika estas ausencias se denominan permisos retribuidos. Se descuentan del tiempo de trabajo registrado sin afectar a la retribución del empleado ni a su saldo de vacaciones.

Vacaciones anuales

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales de vacaciones anuales retribuidas (que en la práctica equivalen a 22 días hábiles para una jornada de lunes a viernes). Los convenios colectivos pueden mejorar esa cifra pero nunca reducirla. Tempika gestiona el saldo vacacional en días hábiles, días naturales o en horas, según cómo lo defina tu política de empresa.

Ausencias no retribuidas

Incluyen reducciones de jornada por guarda legal, excedencias, permisos no retribuidos pactados individualmente o días de libre disposición no contemplados en convenio. Tempika las etiqueta de forma diferenciada para que el sistema de nóminas las trate con el código de incidencia correcto.

Incapacidades temporales (IT)

Las bajas médicas por enfermedad común o accidente (IT) no son técnicamente «ausencias configurables» en el mismo sentido, pero sí deben registrarse para que el cuadrante refleje la realidad y el responsable sepa que la plaza está vacante. Tempika incluye una categoría IT con campo para número de baja, fecha de inicio y fecha prevista de incorporación, de modo que el sistema puede notificar al responsable cuando la baja se aproxima a los hitos de 15, 30 o 60 días con relevancia a efectos de incapacidad permanente.

Tabla resumen de tipos canónicos

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Paso 1 — Crear y personalizar los tipos de ausencia según tu convenio

Accede a Ajustes → Ausencias → Tipos de ausencia. Tempika incluye por defecto los tipos más habituales (vacaciones, permiso retribuido, IT), pero lo habitual es que necesites personalizarlos o añadir categorías propias de tu convenio colectivo.

Crear un tipo nuevo

Haz clic en + Nuevo tipo. El formulario te pide:

• Nombre: utiliza la denominación exacta que emplea tu convenio para evitar confusiones (por ejemplo, «Días de libre disposición» en lugar de «Permiso personal»).
• Código de nómina: el código de incidencia que tu software de nóminas espera recibir. Si usas A3NOM, Nominasol o Sage, este campo es el nexo entre Tempika y el cierre mensual. Consulta la guía integración del fichaje con el flujo automático de nómina para los códigos por proveedor.
• Clase: retribuido / no retribuido / IT. Esta clasificación determina el tratamiento contable en el informe de ausencias.
• Unidad de medida: días hábiles, días naturales u horas. Para vacaciones, lo más habitual en España es días hábiles. Para permisos de horas (acudir al médico, tutorías escolares), selecciona horas.
• Requiere justificante: si el empleado debe adjuntar documentación (parte médico, certificado de defunción, convocatoria oficial). Cuando esta opción está activa, la solicitud queda en estado «pendiente de justificante» hasta que el archivo se adjunta.
• Visible para el empleado: si el empleado puede ver el saldo disponible de este tipo en su portal. Para IT o excedencias, puede no tener sentido mostrarlo.
• Color en calendario: elige colores distintos por tipo para que la vista de equipo sea inmediatamente legible.

Reordenar y desactivar tipos

Los tipos se pueden reordenar arrastrando para que los más usados aparezcan primero en el formulario de solicitud. Los tipos obsoletos (por cambio de convenio) se desactivan sin borrar: las solicitudes históricas quedan intactas con el tipo original.

Un ejemplo real: hostelería con convenio provincial

Un restaurante sujeto al convenio de hostelería de su comunidad autónoma suele necesitar estos tipos:

1. Vacaciones (22 días hábiles — si el convenio no mejora el mínimo)
2. Permiso por matrimonio (15 días naturales, art. 37.3.a ET)
3. Permiso por nacimiento (tiempo variable según modalidad contractual)
4. Asuntos propios (2 días anuales — mejora habitual en convenio sectorial)
5. IT enfermedad común
6. IT accidente laboral (código diferenciado a efectos de informe a Mutua)
7. Permiso sindical (delegados)

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Paso 2 — Asignar días disponibles por empleado o por grupo

Una vez definidos los tipos, el sistema necesita saber cuántos días o horas dispone cada empleado en cada período. Ve a Ausencias → Saldos.

Asignación masiva por grupo o categoría

Si todos los empleados de un mismo grupo tienen el mismo saldo de vacaciones (lo más frecuente), usa la función Asignación masiva:

1. Selecciona el tipo de ausencia (por ejemplo, «Vacaciones»).
2. Selecciona el período (normalmente el año natural o el período del convenio, que puede ir de junio a mayo en hostelería).
3. Selecciona el grupo o categoría profesional.
4. Indica el saldo en días hábiles (o en horas si así lo configuraste).
5. Confirma. Tempika aplica el saldo a todos los empleados del grupo en un solo paso.

Ajuste individual

Los casos especiales —empleado de nueva incorporación (vacaciones proporcionales al tiempo trabajado en el año, art. 38.2 ET), empleado con jornada reducida, acuerdo individual— se gestionan desde el perfil individual: Empleados → [nombre] → Ausencias → Saldos.

El campo «Saldo proporcional» calcula automáticamente los días que corresponden según la fecha de alta si así lo configuras. Para un empleado que se incorporó el 1 de julio en un año de 22 días hábiles de vacaciones, el sistema asignará 11 días (segunda mitad del año).

Saldo acumulado y caducidad

Tempika permite configurar si el saldo no consumido en un período caduca el 31 de diciembre (lo más habitual), se traslada al siguiente ejercicio durante un número de meses o se traslada sin límite temporal. Esta configuración se realiza en Ajustes → Ausencias → Política de caducidad y puede definirse por tipo de ausencia.

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Paso 3 — Configurar el flujo de aprobación (empleado → mando → RRHH)

El flujo de aprobación es el mecanismo por el que una solicitud de ausencia pasa de «pedida» a «aprobada» o «denegada». Tempika soporta flujos de uno, dos o tres niveles.

Flujo de un nivel (RRHH aprueba directamente)

En empresas pequeñas o con RRHH centralizado, el flujo más sencillo es que la solicitud llegue directamente al administrador de RRHH. En Ajustes → Ausencias → Flujo de aprobación selecciona «Un nivel» y designa al aprobador (puede ser un usuario concreto o el rol «Administrador»).

Flujo de dos niveles (mando intermedio + RRHH)

El flujo habitual en empresas medianas:

1. El empleado solicita la ausencia.
2. El mando directo (supervisor de departamento) recibe la notificación y aprueba o deniega en primera instancia.
3. Si el mando aprueba, la solicitud sube a RRHH para validación final (útil cuando RRHH necesita confirmar que no se supera el límite de ausentes simultáneos o que la persona tiene saldo suficiente).

Para configurarlo: selecciona «Dos niveles», asigna el campo «Aprobador de primer nivel» a «Responsable directo del empleado» (el sistema tomará el responsable definido en el perfil del empleado) y el «Aprobador de segundo nivel» al rol «RRHH» o a un usuario concreto.

Notificaciones automáticas

Cada transición en el flujo genera una notificación por correo electrónico y por la app móvil. En Ajustes → Notificaciones → Ausencias puedes personalizar qué eventos disparan notificación (solicitud recibida, aprobada, denegada, cancelada por el empleado) y si se incluye el motivo cuando se deniega.

Delegación de aprobación cuando el responsable está de baja o de vacaciones

Este es un punto que muchas empresas olvidan configurar y que genera bloqueos en verano o en períodos de mayor absentismo. Tempika tiene una función de delegación temporal de aprobación accesible desde el perfil del aprobador: Mi perfil → Delegación de aprobación.

El aprobador (o el administrador en su nombre) puede designar a un sustituto para un rango de fechas concreto. Durante ese período, las solicitudes que llegarían al aprobador principal se redirigen automáticamente al sustituto. Al terminar el período, el flujo recupera su configuración original sin intervención manual.

Recomendaciones para la delegación:

• Configura la delegación antes de que el aprobador salga de vacaciones, no el mismo día.
• El sustituto recibe una notificación de bienvenida indicando que es aprobador delegado desde X hasta Y.
• Las solicitudes ya en curso (pendientes de decisión) se reasignan al sustituto solo si así lo indica la configuración («reasignar pendientes»). Si no, las pendientes las verá el aprobador original al volver.
• Para mandos intermedios que se van de vacaciones ellos mismos: es habitual que su propia solicitud de vacaciones bloquee el flujo si no hay delegación. Tempika detecta esta situación y avisa al administrador al crear la solicitud.

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Cómo solicita el empleado una ausencia desde la app y desde el portal web

Una vez que el sistema está configurado, el empleado no necesita ayuda de RRHH para pedir una ausencia. El proceso es:

Desde la app móvil

1. Abre Tempika y toca el icono de Ausencias en la barra inferior.
2. Toca + Nueva solicitud.
3. Selecciona el tipo de ausencia (solo se muestran los tipos que tienen el campo «Visible para el empleado» activo).
4. Indica las fechas de inicio y fin. El sistema descuenta automáticamente los fines de semana y los festivos según el calendario laboral asignado al empleado (festivos nacionales + autonómicos + locales), y muestra los días hábiles que se consumirán del saldo.
5. Si el tipo requiere justificante, aparece un campo para adjuntar un archivo (foto de la cámara o PDF desde el almacenamiento del teléfono).
6. Campo de comentario opcional (el empleado puede añadir contexto para el aprobador).
7. Toca Enviar solicitud.

El empleado recibe confirmación instantánea de que la solicitud se ha registrado y puede seguir su estado desde la sección Mis ausencias.

Desde el portal web (escritorio)

El flujo es idéntico con la ventaja de que en escritorio el empleado puede ver el calendario de equipo antes de elegir las fechas, lo que le ayuda a identificar períodos con muchos compañeros ausentes y evitar solapamientos antes de que RRHH los rechace.

Saldo visible en tiempo real

En ambos canales, el empleado ve su saldo disponible antes y después de la solicitud. Si intenta pedir más días de los disponibles, el sistema muestra un aviso (configurable como error bloqueante o como advertencia con posibilidad de continuar si el aprobador lo autoriza expresamente).

Cancelación por el empleado

El empleado puede cancelar una solicitud mientras está en estado «pendiente» o, si ya está aprobada, solicitar la cancelación (que requiere la misma aprobación que la solicitud original, para que RRHH pueda actualizar la planificación del equipo).

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Vista de calendario de equipo: detectar solapamientos y garantizar cobertura

La vista de Calendario de equipo es la herramienta clave para responsables de RRHH y mandos intermedios. Accede desde Ausencias → Calendario.

Qué muestra el calendario

• Ausencias aprobadas de todos los miembros del equipo (o de los equipos que el usuario tiene permiso para ver), codificadas por color según el tipo.
• Solicitudes pendientes de aprobación, distinguidas visualmente de las ya aprobadas (trazo discontinuo o color más tenue, configurable).
• Festivos del calendario laboral asignado a cada empleado.
• IT activas: las bajas médicas en curso también aparecen para que el responsable vea el impacto real en la disponibilidad.

Filtros y segmentación

El calendario se puede filtrar por equipo o departamento, por tipo de ausencia y por rango de fechas. En empresas con varias sedes o delegaciones, el filtro por sede permite ver la disponibilidad local sin ruido de otras ubicaciones.

Alertas de cobertura mínima

En Ajustes → Ausencias → Cobertura mínima puedes definir el número mínimo de personas presentes por equipo en cada franja horaria o en cada día. Cuando una nueva solicitud de ausencia llevaría el número de presentes por debajo del mínimo configurado, el aprobador recibe un aviso durante el proceso de aprobación. La alerta no bloquea automáticamente la aprobación (para no quitar flexibilidad al responsable), pero garantiza que la decisión se toma con información.

Integración con Google Calendar y Outlook

Las ausencias aprobadas pueden sincronizarse con el calendario personal del empleado (Google Calendar u Outlook) mediante un feed iCal de solo lectura que Tempika genera por usuario. Esto evita que el empleado tenga que registrar la misma ausencia en dos sitios.

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Integrar las ausencias con el cuadrante de turnos planificado

En empresas con turnos rotativos —hostelería, retail, seguridad, logística— la ausencia de un empleado tiene impacto inmediato en la planificación de turnos. Tempika gestiona esta intersección automáticamente cuando el módulo de cuadrantes está activo. Consulta la guía gestionar cuadrantes de turnos en Tempika para la configuración completa del módulo; aquí se explica solo la integración con ausencias.

Qué ocurre cuando una ausencia se aprueba en un turno ya planificado

Cuando el sistema aprueba una solicitud de ausencia que coincide con turnos ya asignados al empleado, Tempika actúa de la siguiente manera según la configuración elegida:

1. Modo aviso: el turno permanece asignado pero aparece marcado en rojo como «empleado ausente». El responsable decide manualmente si lo cubre, lo elimina o lo reasigna.
2. Modo automático con lista de disponibles: Tempika genera una propuesta de sustitución basada en los empleados del mismo equipo que tienen disponibilidad (no tienen turno, no están de vacaciones, no han superado su jornada máxima semanal). El responsable aprueba o rechaza la propuesta con un clic.

El modo se elige en Ajustes → Cuadrantes → Impacto de ausencias.

Cobertura mínima y bloqueo de vacaciones en períodos críticos

Si tienes períodos en los que es crítico no reducir la plantilla —apertura de una campaña, fechas señaladas, eventos— puedes marcar esas fechas como «período de alta demanda» en el calendario de Tempika. Durante esos períodos, las solicitudes de vacaciones quedan en estado «pendiente con restricción» y el aprobador recibe un aviso que le recuerda la restricción configurada antes de aprobar.

Esta funcionalidad no sustituye al acuerdo previo con los representantes de los trabajadores o al convenio colectivo sobre fijación del calendario vacacional (art. 38.3 del Estatuto de los Trabajadores, que exige que la empresa comunique las fechas con al menos dos meses de antelación), pero sí ayuda a que RRHH no las apruebe por error en períodos restringidos.

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Exportar el informe de ausencias para el cierre de nómina mensual

Al cierre de cada mes, RRHH necesita un resumen de todas las ausencias del período para pasarlo al gestor de nóminas o al software de nómina propio. Tempika genera este informe en Ausencias → Informes → Informe mensual de ausencias.

Qué incluye el informe

El informe agrupa por empleado y tipo de ausencia:

Las ausencias en estado «pendiente» al cierre del mes aparecen marcadas diferenciadamente para que RRHH las gestione antes de cerrar nómina.

Formatos de exportación

El informe se puede exportar en:

• CSV: para importación directa en A3NOM, Nominasol, Sage Nómina u otros sistemas mediante el campo «Código de nómina» que configuraste en cada tipo.
• Excel: con formato legible por el gestor externo o para revisión interna.
• PDF: para archivar en el expediente del empleado o como justificante ante la Inspección de Trabajo (la ITSS puede requerir los registros de ausencias como parte del control horario, según el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS).

Archivado y conservación

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, exige conservar los registros de jornada durante cuatro años. Los informes de ausencias forman parte de ese acervo documental. Tempika archiva los informes exportados en el historial de la empresa y los mantiene accesibles durante ese período mínimo. Para conocer los detalles del deber de conservación, consulta conservación del registro de jornada: obligaciones a cuatro años.

Informe de ausencias acumulado anual

Además del cierre mensual, Tempika genera un informe anual de absentismo que calcula el índice de absentismo por empleado, departamento y tipo de ausencia. Este informe es especialmente útil para la negociación colectiva y para identificar patrones de absentismo que puedan requerir intervención de RRHH o del servicio de prevención de riesgos laborales.

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Preguntas frecuentes de administradores RRHH sobre ausencias en Tempika

¿Puedo importar el saldo de vacaciones desde una hoja de Excel si venimos de otro sistema?

Sí. En Ajustes → Importaciones → Saldos de ausencias Tempika acepta un archivo CSV con el esquema [empleado, tipo de ausencia, período, saldo en días/horas]. El sistema valida el archivo antes de importar y avisa de filas con errores (empleados no encontrados, tipos no configurados). La importación es reversible durante las 24 horas siguientes si se detecta algún error tras el proceso.

¿Qué ocurre si un empleado solicita días que no tiene en su saldo?

El comportamiento depende de tu configuración. En Ajustes → Ausencias → Saldo negativo puedes elegir entre tres opciones: (a) bloquear la solicitud e impedir que el empleado la envíe; (b) permitir la solicitud pero avisar al empleado y al aprobador del déficit; o (c) permitirla sin aviso y gestionar la situación manualmente en nóminas. La opción (b) es la más habitual: da flexibilidad pero mantiene la información.

¿Se pueden configurar ausencias de medio día o por horas?

Sí, siempre que el tipo de ausencia esté configurado con unidad de medida «horas». En ese caso, el formulario de solicitud muestra campos de hora de inicio y hora de fin en lugar de fechas completas. El saldo se descuenta en horas, no en días. Esta configuración es la adecuada para permisos como asistencia médica, tutorías o gestiones puntuales.

¿El empleado puede ver las ausencias de sus compañeros?

Por defecto, el empleado solo ve sus propias ausencias aprobadas y el número de compañeros ausentes en un día dado (sin nombre), para que pueda elegir bien sus fechas. Si quieres que vean los nombres —útil en equipos pequeños donde todos se conocen—, activa la opción «Mostrar equipo en calendario» en el perfil del equipo. Esta decisión tiene implicaciones de privacidad que debes reflejar en tu política de privacidad interna conforme al artículo 13 del RGPD.

¿Cómo se gestionan las ausencias de trabajadores a tiempo parcial?

El saldo vacacional para trabajadores a tiempo parcial se calcula de forma proporcional a la jornada pactada, conforme al artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores y a la jurisprudencia del TJUE (STJUE de 22 de abril de 2010, asunto C-486/08, Zentralbetriebsrat der Landeskrankenhäuser Tirols). Tempika aplica esta proporcionalidad automáticamente cuando el contrato del empleado está marcado como «tiempo parcial» y la jornada ordinaria está correctamente configurada. Si tu empresa también opera con horas complementarias para estos empleados, consulta el artículo sobre gestión de la bolsa de horas en Tempika.

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Conclusión y próximos pasos

Configurar ausencias y vacaciones en Tempika con el rigor que requiere la normativa española —art. 37 y 38 ET, RDL 8/2019 para la conservación de registros, convenio aplicable— no exige semanas de implantación si se sigue el orden correcto: tipos de ausencia bien definidos según convenio, saldo asignado por empleado o grupo, flujo de aprobación adaptado a tu estructura organizativa y delegaciones previstas para los períodos críticos.

Con estas bases en su lugar, los empleados ganan autonomía para gestionar sus ausencias sin depender de una llamada a RRHH, los mandos intermedios ven en tiempo real el impacto en la cobertura del equipo y el departamento de RRHH cierra el mes con un informe listo para nóminas sin consolidar hojas de cálculo manuales.

Si tu empresa está en proceso de implantación completa del registro de jornada digital, el siguiente paso lógico es revisar la guía paso a paso para implantar el registro de jornada. Si ya tienes el fichaje activo y quieres completar la integración con el proceso de nómina, consulta integración del fichaje con el flujo automático de nómina.

¿Quieres ver cómo Tempika se adapta a las necesidades concretas de tu sector? Consulta las guías para hostelería, retail o empresas de seguridad, o solicita una demostración sin compromiso en la página de producto de Tempika.

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Este artículo tiene carácter informativo general. La configuración óptima de la gestión de ausencias depende del convenio colectivo aplicable y de los acuerdos individuales o colectivos vigentes en cada empresa. Para casos específicos, consulta a tu asesor laboral.