Repartir las nóminas en PDF con recibí en Tempika

Repartir las nóminas en PDF con recibí es lo que hace la pantalla de distribución de nóminas de Tempika: RR. HH. sube los PDF que le ha entregado la gestoría, cada uno se asigna a su persona, la persona recibe un aviso, abre su nómina en «Mis documentos» y firma el recibí. La empresa ve en una tabla quién la ha recibido, quién la ha abierto y quién la ha firmado.

Tempika no hace la nómina oficial: esa la sigue haciendo tu gestoría o tu software de nómina. Esta guía cubre solo el reparto del PDF ya hecho. Si además quieres una nómina de apoyo (cotización, retención y AT/EP), existe en la pantalla de cálculo de nómina, pero es independiente de este reparto.

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Qué necesitas antes de empezar

• Los PDF de las nóminas del mes, un fichero por persona.
• Un rol de RR. HH. o de administración. Un responsable de equipo sin ese rol no ve las nóminas de nadie más.
• Que las personas estén dadas de alta en Tempika. Puedes repartir también la última nómina de quien se ha dado de baja en los últimos 90 días.

Si tu gestoría te manda un solo PDF con todas las nóminas juntas, hay que partirlo antes de subirlo: Tempika reparte ficheros ya separados, no divide un PDF único.

Paso 1. Elige el periodo y los ficheros

Entra en Distribución de nómina desde el menú (pantalla /nomina/distribucion).

1. En Periodo elige el mes (formato AAAA-MM).
2. En Ficheros de nómina (PDF) selecciona uno o varios PDF a la vez.

Antes de subir nada, el navegador comprueba cada fichero y rechaza los que no valen, diciéndote el motivo:

• Solo se admiten PDF, y se comprueba el contenido, no solo la extensión.
• Cada fichero puede pesar hasta 10 MB.

Si cambias el periodo después de preparar ficheros, hay que volver a confirmarlos: lo preparado para un mes no vale para otro.

Paso 2. Comprueba el emparejamiento y pulsa «Confirmar» en cada fila

Tempika propone a qué persona corresponde cada PDF leyendo el nombre del fichero:

• por el código de la persona (la referencia externa que tengas en su ficha, por ejemplo el número de empleado de tu programa de nómina), o
• por su nombre y apellidos, sin tener en cuenta las tildes.

Es solo una propuesta. En cada fila ves a quién se ha asignado y si la propuesta salió del código o del nombre. Puedes cambiarla con el desplegable, y las filas sin persona asignada no se envían. Ninguna fila se envía sola: tienes que pulsar Confirmar en cada una. Con Quitar sacas un fichero del lote.

Algunos detalles que evitan errores:

• No se empareja por DNI: el DNI no se usa para asignar nóminas.
• Si una misma persona aparece en más de una nómina del lote (por ejemplo, por una paga extra), Tempika te avisa y te pide una confirmación aparte al confirmar esas filas.
• Si subes dos veces el mismo fichero para la misma persona, la segunda vez no se duplica ni se vuelve a avisar: aparece como ya distribuida.

Paso 3. Pulsa «Subir y distribuir»

El botón Subir y distribuir sube cada PDF al almacén cifrado de tu organización y lo asigna a su persona. El envío se hace por tandas de 20 nóminas. Antes de crear el documento, el servidor comprueba que el fichero existe, que es un PDF y que pesa lo declarado. Un fichero que no llegó a subirse queda marcado con error y no se distribuye: puedes reintentarlo.

Al terminar, la pantalla resume cuántas se han distribuido, cuántas no se han podido emparejar (con el motivo) y cuántas ya estaban distribuidas.

Qué ve y qué hace la persona

Cada persona recibe un aviso en la campana de Tempika y por correo. El aviso no incluye datos de la nómina. La nómina aparece en Mis documentos, en la web y en el móvil, donde puede abrirla y descargarla. Solo ve las suyas.

Desde ahí firma el recibí. Esa firma es una firma electrónica avanzada, no cualificada: queda registrada con su identidad, la fecha y hora y su dirección IP, y genera un justificante verificable. Sirve como constancia de que la persona recibió su nómina. No es una firma con certificado de un prestador cualificado y no debe presentarse como tal.

Seguimiento: entregada, abierta, firmada

Debajo del formulario, la tabla del periodo muestra el estado de cada nómina:

Encima de la tabla tienes los totales de entregadas, abiertas, firmadas y pendientes, y un enlace Ver PDF en cada fila.

Quién ve las nóminas

• RR. HH. y administración ven, descargan y reparten las nóminas de toda la plantilla.
• Cada persona ve solo las suyas.
• Un responsable de equipo sin rol de RR. HH. no ve las nóminas de su equipo.
• El soporte de Tempika, cuando entra en una cuenta para ayudar, no ve las nóminas.

Límites que conviene tener claros

• Solo PDF, hasta 10 MB cada uno y 20 por tanda de envío.
• Hace falta que el almacén de ficheros esté activado en tu cuenta; si no lo está, la pantalla lo indica y no deja distribuir, para no crear nóminas que nadie podría abrir.
• El recibí es firma electrónica avanzada, nunca cualificada.
• Tempika reparte el PDF que le subes; no lo genera ni lo corrige. Si una nómina era errónea, la gestoría emite la correcta y se reparte de nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la gestoría subir las nóminas directamente? La pantalla es para RR. HH. y administración de la empresa. La gestoría entrega los PDF y los sube quien tenga ese rol.

¿Se puede repartir de golpe la nómina de todo el mes? Sí: selecciona todos los PDF a la vez, confirma las filas y pulsa Subir y distribuir. Se envían en tandas de 20.

¿Qué pasa si un PDF no se empareja? Aparece sin persona asignada y no se envía. Elige a mano a la persona en el desplegable y confirma la fila, o quítalo del lote.

¿Cómo lo hago junto con la exportación a la gestoría? Son pantallas distintas: el reparto lleva el PDF a cada persona; la exportación lleva los datos de jornada a tu gestoría. Puedes ver cómo se prepara esa parte en integración del fichaje con la nómina.

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Este artículo tiene carácter informativo general sobre el funcionamiento de Tempika. La conservación de las nóminas y el contenido de los recibos dependen de la normativa laboral y de tu convenio; consulta a tu gestoría ante cualquier duda.