Qué datos ve la empresa cuando fichas

Pulsas «entrar» a las 8:57 y el sistema guarda algo. La pregunta razonable es qué. La respuesta corta es: menos de lo que la mayoría teme y, a la vez, algo más de lo que la mayoría imagina, porque casi ningún sistema guarda solo la hora.

Este artículo repasa qué datos genera un fichaje, cuáles necesita la empresa para cumplir con la ley, cuáles son opcionales y por tanto discutibles, y qué queda fuera de lo que puede tratarse por mucho que la tecnología lo permita.

---

TL;DR

• Lo que la ley obliga a registrar es corto: el artículo 34.9 del ET pide el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona.
• El artículo 20.3 del ET permite medidas de vigilancia y control «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad».
• La geolocalización exige información previa, expresa, clara e inequívoca (artículo 90.2 de la LOPDGDD).
• No caben cámaras ni grabación de sonido en vestuarios, aseos o comedores (artículo 89.2 de la LOPDGDD).
• El propio artículo 34.9 obliga a que el registro esté a disposición de las personas trabajadoras: puedes ver lo tuyo.

---

Lo que la ley obliga a registrar

El artículo 34.9 del ET es más escueto de lo que suele suponerse:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

Dos datos: hora de inicio y hora de fin, asociados a una persona y a un día. Nada más obligatorio. Lo demás que un sistema pueda capturar es una decisión de la empresa, y toda decisión de tratar datos personales tiene que justificarse por sí misma.

El mismo apartado añade la obligación de conservar cuatro años y de tener los registros «a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social». Esa primera mención importa: el registro no es un archivo interno de la empresa al que la plantilla no accede. Es un archivo que la plantilla puede consultar.

---

Lo que un sistema típico guarda de verdad

Las tres filas centrales son las que generan más dudas. Dispositivo e IP no aparecen en el ET, pero se registran por una razón defendible: sin ellos, un fichaje hecho por otra persona es indetectable. Ubicación es distinto: puede tener justificación en trabajo móvil y no tenerla en una oficina donde todo el mundo está en el mismo sitio.

---

La ubicación: lo que sí y lo que no

El artículo 90.1 de la LOPDGDD permite a los empleadores tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización «para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo».

El apartado 2 añade la obligación de información previa:

«Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.»

Dos matices que se pierden en el debate habitual:

Una cosa es la ubicación en el momento del fichaje y otra el seguimiento continuo. Capturar la posición al pulsar «entrar» es un dato puntual. Mantener el rastro durante toda la jornada es otro tratamiento, mucho más difícil de justificar cuando la finalidad declarada es cumplir el artículo 34.9.

El marco es el del artículo 20.3 del ET, que permite al empresario adoptar «las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad». La dignidad no es una fórmula decorativa: es el límite que el propio precepto impone.

El detalle está en geolocalización y fichaje: qué es legal y, para trabajo de campo, en fichaje geolocalizado en trabajo de campo.

---

Lo que la empresa no puede ver

El contenido de tus comunicaciones por el hecho de fichar. El artículo 87 de la LOPDGDD reconoce el derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a disposición por el empleador, y permite el acceso «a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos», con criterios de utilización establecidos con participación de los representantes de los trabajadores.

Imágenes o sonido en zonas de descanso. El artículo 89.2 de la LOPDGDD es categórico: «En ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos».

Tu diagnóstico médico. Lo que el Instituto Nacional de la Seguridad Social comunica a la empresa en una baja son «los datos identificativos de carácter meramente administrativo» relativos a los partes, según el artículo 7.2 del RD 625/2014. El registro refleja que hay una ausencia por incapacidad temporal, no por qué.

Tu actividad fuera de la jornada. El artículo 88 de la LOPDGDD reconoce el derecho a la desconexión digital «a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar», y obliga al empleador, previa audiencia de los representantes, a elaborar una política interna al respecto.

---

Quién dentro de la empresa ve qué

Que la empresa sea responsable del tratamiento no significa que cualquiera de sus integrantes pueda consultar los fichajes de cualquiera. El acceso se organiza por perfiles y por necesidad:

• La persona trabajadora, sus propios registros. Lo exige el artículo 34.9.
• Su responsable directo, los de su equipo, para gestionar turnos y ausencias.
• Administración de personal, los necesarios para nómina y cumplimiento.
• La representación legal, en los términos del artículo 34.9, que los sitúa expresamente entre quienes tienen el registro a su disposición.
• La Inspección, cuando actúa.

Un sistema en el que todo el mundo ve a todo el mundo no falla por incumplir un artículo concreto: falla porque no puede justificar por qué esa persona necesitaba esos datos. El reparto por perfiles está en roles y permisos en el software de fichaje, y el acceso de la representación, en el acceso de los representantes al registro de jornada.

---

Preguntas frecuentes

¿Puedo consultar mis propios fichajes?

Sí. El artículo 34.9 del ET establece que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, durante los cuatro años de conservación.

¿Puede la empresa saber dónde estoy cuando ficho desde el móvil?

Solo si el sistema captura la ubicación y la empresa ha informado previamente de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características del dispositivo, como exige el artículo 90.2 de la LOPDGDD. Sin esa información previa, el tratamiento no es correcto.

¿Fichar con el móvil significa que me siguen todo el día?

No tiene por qué, y son tratamientos distintos. Capturar la posición en el instante del fichaje y rastrear la posición durante toda la jornada no son lo mismo ni se justifican igual.

¿Puede la empresa poner una cámara en la zona del reloj de fichar?

Depende de dónde esté. El artículo 89.2 de la LOPDGDD prohíbe la videovigilancia y la grabación de sonidos en lugares destinados al descanso o esparcimiento, como vestuarios, aseos y comedores.

¿Ve mi empresa por qué estoy de baja?

Lo que recibe del INSS son datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes, según el artículo 7.2 del RD 625/2014. El diagnóstico no forma parte de lo que la empresa necesita para gestionar la ausencia.

¿Puede mi jefe ver los fichajes de otro departamento?

Habría que justificar por qué los necesita. La minimización no es una preferencia de diseño: es lo que sostiene que el tratamiento sea proporcionado.

---

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika cada persona ve sus propios fichajes desde su acceso, sin pedirlos a nadie, que es lo que hace real la parte del artículo 34.9 sobre disponibilidad para la plantilla. Los permisos son por perfil y por ámbito: quien gestiona un centro ve su centro.

El registro guarda lo que hace falta para que el archivo sirva —hora, persona, dispositivo, correcciones con autor y motivo— y cada apunte se encadena con hash con el anterior, de modo que una modificación posterior es detectable. Los exports del modo Inspección salen en CSV, XML y PDF.

Puedes revisar el planteamiento en la página de cumplimiento o entrar por la página principal para probar el plan gratuito de hasta 3 personas, sin tarjeta.

---

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LOPDGDD y del Real Decreto 625/2014 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.