Roles y permisos en el software de fichaje
Cómo repartir roles y permisos en el software de fichaje: qué ve cada perfil, por qué el acceso total no se sostiene y qué exige la ley sobre disponibilidad del registro.
En la mayoría de las implantaciones, los permisos se configuran el primer día con dos perfiles: administrador y empleado. Administrador lo ve todo porque «hay que poder trabajar», y empleado no ve nada porque nadie se planteó que tuviera que ver algo. Dos años después hay siete personas con perfil de administrador, una de ellas ya no trabaja en el departamento, y ningún registro de quién consultó qué.
El reparto de accesos no es una cuestión de comodidad. Es la parte del sistema que decide si el tratamiento de datos de jornada de toda la plantilla es proporcionado o no lo es.
TL;DR
- El artículo 34.9 del ET obliga a que el registro esté a disposición de tres destinatarios: las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección.
- El perfil «empleado que no ve nada» incumple la primera de esas tres.
- Cada acceso adicional necesita justificarse por su finalidad: el artículo 20.3 del ET somete las medidas de control a «la consideración debida a su dignidad».
- En grupos y multicentro, el ámbito importa tanto como el rol: el administrador de una sociedad no debería ver la plantilla de otra.
- Un registro de quién consultó y quién modificó es lo que permite demostrar el cumplimiento cuando alguien pregunta.
Lo que la ley obliga a que alguien vea
El tercer párrafo del artículo 34.9 del ET:
«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Tres destinatarios, y el primero es la propia plantilla. Un sistema donde la persona no puede consultar sus fichajes sin pedirlos por correo cumple la letra a medias: la información existe, pero la disponibilidad depende de que alguien conteste.
El acceso de la representación legal tiene su propio artículo, y merece tratamiento aparte porque genera más preguntas que ninguno: está desarrollado en el acceso de los representantes al registro de jornada.
Los cinco perfiles que cubren casi todo
| Perfil | Qué ve | Qué puede hacer | Ámbito |
|---|---|---|---|
| Persona trabajadora | Sus propios fichajes y ausencias | Fichar, solicitar correcciones y ausencias | Ella misma |
| Responsable de equipo | Fichajes y ausencias de su equipo | Aprobar correcciones, calificar horas, publicar cuadrante | Su equipo |
| Administración de personal | Datos necesarios para nómina y cumplimiento | Cerrar periodos, generar resúmenes y exports | Su empresa o centro |
| Responsable de cumplimiento | Registros y trazas | Consultar y exportar; no editar | Su empresa |
| Administrador del sistema | Configuración | Altas, calendarios, permisos | Su empresa |
Dos separaciones que evitan la mayoría de los problemas:
Administrar el sistema no es ver los datos. Quien configura calendarios y da altas no necesita, por ese motivo, consultar los fichajes de nadie. Son funciones distintas y conviene que sean perfiles distintos, aunque en una empresa pequeña recaigan en la misma persona.
Consultar no es editar. El perfil que revisa el cumplimiento debería poder mirar y exportar sin poder cambiar. Un archivo que cualquiera puede modificar pierde su valor como prueba, y el primero que lo pierde es la propia empresa cuando lo necesita. Si quieres llevar este mismo reparto de responsabilidades a otros procesos de la empresa, no solo al fichaje, una matriz RACI deja por escrito quién es responsable, quién aprueba, a quién se consulta y a quién solo se informa.
Por qué el «acceso total» no se sostiene
La objeción habitual es práctica: «somos veinte personas, complicar los permisos es absurdo». El problema aparece cuando hay que explicar por qué una persona concreta accedió a los fichajes de otra.
El artículo 20.3 del ET permite al empresario adoptar «las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad». Esa facultad es de la empresa y para una finalidad concreta. No es un permiso genérico para que cualquiera consulte la jornada de cualquiera.
Y en el plano de protección de datos, la pregunta es siempre la misma: ¿qué finalidad justifica que esta persona vea estos datos? Si la respuesta es «por si acaso», no hay finalidad. El marco de responsabilidad, con el reparto entre empresa y proveedor, está en tu proveedor de fichaje es encargado del tratamiento, y lo que la plantilla puede exigir, en derechos del trabajador sobre sus datos de fichaje.
El ámbito: la mitad del permiso que se olvida
Un rol responde a «qué puede hacer». El ámbito responde a «sobre quién». Casi todas las configuraciones flojas fallan en el segundo.
Por centro de trabajo. La responsable de la tienda de Valladolid gestiona su tienda. Que pueda consultar la de Zaragoza no aporta nada a su trabajo.
Por empresa. En un grupo, cada razón social es un empleador distinto a efectos del artículo 34.9, y el archivo de cada una responde por separado. El desarrollo está en registro de jornada en grupos de empresas.
Por equipo. Dentro de un mismo centro puede haber varios responsables. El cuadrante de uno no necesita al equipo del otro.
Por periodo. Quien entra hoy no necesita ver el histórico de hace tres años, aunque el archivo exista y se conserve.
El caso multicentro, con la complicación añadida de calendarios y festivos locales distintos, está en cuadrantes en empresas multicentro.
Lo que hay que poder demostrar
Un reparto de permisos bien hecho se nota cuando alguien pregunta. Cuatro cosas conviene poder responder sin buscar:
- Quién tiene cada perfil hoy. Una lista mantenida a mano se desfasa siempre y en silencio: alguien cambia de departamento y conserva el acceso. Conviene revisarla con periodicidad fijada, no cuando surge la duda.
- Quién ha consultado qué. Sin traza de accesos, la única respuesta posible es «no lo sé».
- Quién ha modificado qué, cuándo y por qué. Una corrección sin autor ni motivo vacía el archivo de valor probatorio. El procedimiento está en cómo corregir un fichaje erróneo.
- Qué pasa cuando alguien se va. La baja en el sistema forma parte de la salida, igual que devolver el portátil.
El primer punto es el que más se descuida y el que más rápido se degrada. La lista de quién es administrador se hizo un día y nadie la ha vuelto a mirar.
El acceso de la representación legal es otra cosa
Conviene separarlo del reparto interno de perfiles, porque su origen no es una decisión de la empresa sino un mandato del Estatuto. El tercer párrafo del artículo 34.9 sitúa a los representantes legales entre los destinatarios de la puesta a disposición del registro, junto con la plantilla y la Inspección.
Y esa posición viene reforzada por la función de vigilancia: el artículo 64.7.a).1.º del ET atribuye al comité de empresa una labor «de vigilancia en el cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral, de seguridad social y de empleo, así como del resto de los pactos, condiciones y usos de empresa en vigor, formulando, en su caso, las acciones legales oportunas ante el empresario y los organismos o tribunales competentes». El artículo 62.2 extiende esas mismas competencias a los delegados de personal.
La contrapartida está en el artículo 65 del ET, que impone a los miembros del comité —y a los expertos que les asistan— el deber de sigilo sobre la información comunicada con carácter reservado, y establece que «ningún tipo de documento entregado por la empresa al comité podrá ser utilizado fuera del estricto ámbito de aquella ni para fines distintos de los que motivaron su entrega». Ese deber «subsistirá incluso tras la expiración de su mandato».
De ahí una decisión de diseño que conviene tomar con criterio: puesta a disposición no es lo mismo que acceso permanente al sistema. Lo primero lo impone el artículo 34.9 y se resuelve entregando el registro del ámbito correspondiente. Lo segundo, si se concede, es un perfil más que hay que definir, acotar por ámbito y revisar como cualquier otro. El detalle está en el acceso de los representantes al registro de jornada.
Errores que se repiten
Un solo perfil de administrador compartido. Si tres personas usan el mismo acceso, no hay trazabilidad de nada. Cada persona, su usuario.
Dar permisos «temporales» que nunca se retiran. El acceso que se abrió para cubrir unas vacaciones sigue abierto en marzo.
Confundir jerarquía con necesidad. Que alguien esté por encima en el organigrama no significa que necesite ver los fichajes de todo el mundo.
Dejar a la plantilla sin acceso a sus propios datos. Es la parte del artículo 34.9 que más se incumple, y la más fácil de resolver.
No revisar nunca. Una configuración de permisos es una lista mantenida a mano: se desfasa sola. Fijar una revisión periódica es más barato que descubrirlo por un incidente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver mis propios fichajes?
Sí. El artículo 34.9 del ET establece que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras durante los cuatro años de conservación, junto con sus representantes legales y la Inspección.
¿Puede mi jefe ver los fichajes de otro departamento?
Habría que justificar qué finalidad lo hace necesario. El acceso se define por función, no por posición en el organigrama.
¿Debe administración poder editar directamente un fichaje?
Técnicamente suele poder, pero la vía correcta es la corrección motivada con autor y fecha. Un archivo editable sin rastro deja de servir como prueba, también para la empresa.
¿Cómo se reparten los permisos en un grupo de empresas?
Por razón social, porque la obligación del artículo 34.9 recae sobre cada empresa empleadora. Quien administra una filial no debería acceder a la plantilla de otra.
¿Hay que registrar quién consulta los fichajes?
Ninguna norma laboral lo exige con ese detalle, pero sin traza de accesos es imposible demostrar que el tratamiento fue proporcionado si alguien lo cuestiona.
¿Con qué frecuencia hay que revisar los permisos?
La ley no fija plazo. Lo que sí es seguro es que una lista de accesos sin revisión periódica se desfasa, y que nadie se entera hasta que hay un problema.
Cómo lo resuelve Tempika
En Tempika los permisos combinan rol y ámbito: qué puede hacer un perfil y sobre qué empresa, centro o equipo. Cada persona ve sus propios fichajes desde su acceso, sin pedirlos, que es lo que hace efectiva la parte del artículo 34.9 sobre disponibilidad para la plantilla.
Las modificaciones no se hacen sobre el dato: se registran como correcciones con autor, fecha y motivo sobre un histórico encadenado con hash apunte a apunte, así que la trazabilidad no depende de que alguien se acuerde de anotarla. El modo Inspección exporta el periodo por persona en CSV, XML y PDF.
Puedes revisar las funcionalidades de Tempika o consultar el planteamiento completo en la página de cumplimiento.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
¿Lo ponemos en marcha hoy?
14 días gratis, sin tarjeta. Listo en 15 minutos.
Sin tarjeta · Sin permanencia · Baja en 1 clic