Exportar fichajes para la gestoría: formatos y periodicidad

El día 25 de cada mes se repite la misma escena: alguien de administración abre la hoja de cálculo, filtra el mes, copia, pega, ajusta las columnas que la asesoría pidió el año pasado y lo manda por correo. Dos horas de trabajo que producen un fichero cuya exactitud nadie puede comprobar después.

El problema no es el tiempo. Es que ese fichero es la base de la nómina y, si mañana alguien reclama, la empresa tiene que poder demostrar de dónde salió cada cifra.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de cada persona y a conservarlo cuatro años. Enviar el export no traslada esa obligación a la asesoría.

El artículo 35.5 del ET obliga a totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y entregar copia del resumen al trabajador con el recibo.

En tiempo parcial, el artículo 12.4.c) del ET exige totalización mensual y entrega del resumen con la nómina, con presunción de jornada completa si no se cumple.

La periodicidad natural del envío es mensual, alineada con el periodo de abono.

La asesoría es encargada del tratamiento, no cesionaria: exige contrato con el contenido del artículo 28.3 del RGPD.

Rige la minimización del art. 5.1.c) del RGPD: fuera geolocalizaciones, identificadores de dispositivo y diagnósticos médicos.

Tempika exporta en **CSV, XML y PDF.

Qué necesita realmente la asesoría

Menos de lo que se le suele mandar. Para confeccionar una nómina y presentar los seguros sociales, el bloque de tiempo de trabajo se reduce a esto:

Campo	Para qué
Identificador de la persona	Cruce con su ficha en el software de nómina
Periodo (mes de devengo)	Delimita el cálculo
Horas ordinarias realizadas	Base del cómputo
Horas extraordinarias, separadas de las compensadas con descanso	Se retribuyen o no según cómo se traten
Horas complementarias, en tiempo parcial	Se retribuyen como ordinarias y constan en el recibo
Horas nocturnas	Para el plus del convenio, si lo hay
Horas en festivo y domingo	Para pluses de convenio
Ausencias por tipo y días	Descuentos, complementos y bajas
Permisos retribuidos, por tipo	No se descuentan, pero deben constar

Y lo que no hace falta:

Geolocalización de cada fichaje. No interviene en el cálculo de nada.
Identificador de dispositivo o dirección IP. Tampoco.
Diagnóstico médico. Los datos de salud son categoría especial del artículo 9 del RGPD; para la nómina basta el tipo de ausencia y sus fechas.
Comentarios internos sobre desempeño o incidencias.
Marcas individuales de cada día, salvo que la asesoría las necesite para un caso concreto. Lo habitual es que le baste la totalización.

Esa última fila ahorra la mitad del fichero. Un export con doce mil líneas de marcas individuales cuando la asesoría solo va a usar veinte totales es exactamente lo que el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD pide evitar.

Periodicidad: por qué mensual

El artículo 35.5 del ET fija el ritmo para las horas extraordinarias:

«A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.»

Y el artículo 12.4.c), para el tiempo parcial:

«La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.»

Los dos preceptos apuntan al mismo punto del calendario: el cierre del periodo de abono. Enviar a la asesoría en ese momento no es una decisión de conveniencia, sino la consecuencia de una obligación que la empresa ya tiene.

Dos advertencias de calendario:

El corte. Muchas asesorías piden los datos el día 20 o 22 para poder cerrar la nómina a fin de mes. Eso deja los últimos días del mes fuera del cálculo. La solución habitual es enviar el mes cerrado y ajustar en el siguiente, pero conviene que esté escrito y que la persona lo sepa: su nómina de septiembre puede incluir horas de agosto.

El resumen al trabajador. Es obligación de la empresa, no de la asesoría. Y va con el recibo de salarios. Si se envía el fichero a la gestoría pero no se entrega el resumen a la persona, el artículo 12.4.c) queda incumplido y se activa la presunción de jornada completa en contratos parciales.

Formatos

Lo que existe hoy en Tempika: CSV, XML y PDF.

Cada uno sirve para algo distinto:

Formato	Para qué sirve
CSV	Importar en el software de nómina de la asesoría. Es el formato universal y el que casi todas aceptan
XML	Integración estructurada, con esquema y validación; menos frágil que el CSV frente a cambios de columnas
API REST	Elimina el envío manual: la asesoría o su software consultan directamente

Sobre el CSV hay dos detalles que causan más incidencias de las que parece:

Codificación: sin UTF-8, las tildes y las eñes llegan rotas y los apellidos dejan de cruzar con la ficha del trabajador.
Separador decimal: en español la coma es el separador decimal y también suele ser el separador de campos. Un fichero mal generado convierte 7,5 horas en dos columnas.

Conviene acordar con la asesoría un formato concreto —columnas, orden, codificación, separador— y no cambiarlo cada mes. Un fichero estable se importa solo; uno que cambia obliga a revisión manual.

Cómo se envía sin romper el RGPD

La asesoría que hace las nóminas trata datos por cuenta de la empresa. Es encargada del tratamiento, no cesionaria. El artículo 33.1 de la LOPDGDD lo dice expresamente: el acceso del encargado a los datos necesarios para prestar el servicio no se considera comunicación de datos, siempre que se cumpla la normativa.

Ese «siempre que» exige tres cosas:

Contrato de encargo con el contenido del artículo 28.3 del RGPD: objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos, categorías de interesados y las estipulaciones sobre instrucciones documentadas, confidencialidad, seguridad, subencargados, asistencia al responsable, devolución o supresión al final y auditorías.
Autorización de subencargados: el software de nóminas y el alojamiento de la asesoría lo son.
Seguridad del envío conforme al artículo 32 del RGPD, que menciona expresamente el cifrado entre las medidas apropiadas.

El desarrollo completo está en ceder datos de empleados a la gestoría: lo que exige el RGPD.

Un adjunto sin cifrar en el correo ordinario, con la plantilla completa dentro, es el punto más débil de todo el proceso. Y es también el más fácil de arreglar.

Tres modelos de trabajo con la asesoría

1. Export manual mensual. Alguien genera el fichero y lo envía. Es lo más común y lo más frágil: depende de una persona, se hace bajo presión de calendario y no deja constancia de qué se envió exactamente.

2. Acceso directo con rol limitado. La asesoría entra con su propio usuario y ve lo que necesita, sin envío de ficheros. Elimina el adjunto, reduce la superficie de datos y deja trazado cada acceso.

3. Integración por API. El software de la asesoría consulta los totales del periodo directamente. Es el modelo con menos intervención manual y menos margen de error de transcripción.

El segundo es el que mejor relación esfuerzo-resultado tiene en pymes: no requiere desarrollo y quita de en medio el correo con el adjunto. El planteamiento desde el lado de la asesoría está en software de fichaje para gestorías y asesorías, y el enfoque de integración, en integración del registro de jornada con ERP y en integración del fichaje con la nómina.

Lo que no se traslada a la asesoría

Hay una idea extendida y falsa: que enviar los datos a la gestoría descarga a la empresa de la obligación de conservarlos.

El artículo 34.9 del ET obliga a la empresa a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Si un inspector se presenta, no vale decir que los tiene la asesoría.

Y el artículo 33.3 de la LOPDGDD lo confirma para el final de la relación: cuando exista previsión legal que obligue a conservar los datos, no procede su destrucción y deben devolverse al responsable, «que garantizará su conservación mientras tal obligación persista».

Cómo mantener ese histórico está en conservar el registro de jornada cuatro años.

Qué se arriesga la empresa

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, referidos a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto.

Una infracción grave se sanciona, según el artículo 40.1.b) de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. Los tramos están en cuantía de las multas por registro de jornada.

Checklist del envío mensual

Cerrar el mes en el registro antes de exportar, con las incidencias resueltas.
Totalizar por persona: ordinarias, extraordinarias (separando las compensadas), complementarias, nocturnas, festivos y ausencias por tipo.
Revisar el contenido contra el principio de minimización antes de enviar.
Exportar en el formato acordado, con codificación UTF-8 y separadores estables.
Enviar por canal seguro, no como adjunto sin cifrar.
Entregar el resumen a cada persona con el recibo de salarios, que es obligación propia de la empresa.
Archivar el fichero enviado con su fecha, para poder reconstruir después qué se comunicó.
Conservar el registro original cuatro años, con independencia del envío.

El punto 7 es el que se salta siempre y el que resuelve las discusiones de febrero sobre lo que se mandó en octubre.

Errores frecuentes

Enviar el volcado completo. Con marcas individuales, geolocalizaciones e identificadores de dispositivo cuando la asesoría solo usa los totales.

Adjuntar el parte de baja con diagnóstico. Los datos de salud son categoría especial. Basta el tipo de ausencia y sus fechas.

Cambiar el formato cada mes. Obliga a revisión manual en destino y multiplica los errores de importación.

Generar el CSV sin UTF-8. Los apellidos con tildes dejan de cruzar con las fichas.

No entregar el resumen mensual a la plantilla. Es obligación de la empresa por los artículos 35.5 y 12.4.c) del ET, y su incumplimiento en tiempo parcial activa la presunción de jornada completa.

Dar por hecho que la gestoría conserva el registro. El plazo de cuatro años del artículo 34.9 recae sobre la empresa.

Trabajar sin contrato de encargo. Sin él, el envío no se ampara en el artículo 33.1 de la LOPDGDD.

Preguntas frecuentes

¿Con qué periodicidad hay que enviar los fichajes a la gestoría?

Lo natural es mensual, coincidiendo con el cierre del periodo de abono. El artículo 35.5 del ET obliga a totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, y el artículo 12.4.c) impone totalización mensual en tiempo parcial.

¿Qué datos necesita exactamente?

Identificador de la persona, periodo, horas ordinarias, extraordinarias separadas de las compensadas con descanso, complementarias en tiempo parcial, nocturnas, festivos y ausencias por tipo. Poco más.

¿Puedo mandarle la geolocalización de los fichajes?

No debería. El artículo 5.1.c) del RGPD exige datos limitados a lo necesario, y la posición de cada marca no interviene en el cálculo de la nómina.

¿En qué formato conviene exportar?

CSV para importar en el software de nómina y XML cuando se quiere una estructura validable. En Tempika los tres están disponibles hoy.

¿Hace falta contrato con la asesoría?

Sí. La asesoría es encargada del tratamiento y el artículo 28.3 del RGPD exige un contrato por escrito con contenido mínimo tasado.

¿La gestoría conserva el registro por mí?

No. El artículo 34.9 del ET impone a la empresa conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

¿Y si la asesoría pide un formato que mi sistema no genera?

Lo habitual es acordar un CSV con las columnas que su software espera. Si el volumen lo justifica, la vía sin fricción es que la asesoría acceda con su propio usuario o consulte por API, sin ficheros de por medio.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika el cierre mensual no se prepara: existe. Los totales por persona —ordinarias, extraordinarias con su tratamiento, complementarias, nocturnas, festivos y ausencias por tipo— están calculados de forma continua, así que exportar es elegir el periodo, no reconstruir el mes.

La asesoría puede trabajar de dos formas. Con acceso propio y rol limitado, viendo solo lo que necesita, sin adjuntos por correo y con cada consulta trazada en el audit log. O con export en CSV, XML y PDF, con las columnas acotadas al fin y codificación estable.

El resumen mensual que la empresa debe entregar a cada persona con la nómina se genera solo, con constancia de cuándo se puso a disposición. Y cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que el fichero que llega a la asesoría procede de un registro cuya integridad puede comprobarse.

Puedes ver el detalle en las funcionalidades de Tempika o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, del Reglamento (UE) 2016/679, de la Ley Orgánica 3/2018 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.