Flujo de aprobación de horas: quién valida qué
Cómo diseñar un flujo de aprobación de horas: qué se aprueba, quién lo aprueba, en qué plazo y por qué aprobar no puede significar reescribir el registro de jornada.
En la mayoría de las empresas la aprobación de horas ocurre así: el día 28 alguien exporta el mes, lo abre en una hoja de cálculo, arregla lo que le parece raro y lo envía a la gestoría. Ese proceso tiene dos problemas. El primero es que llega tarde para arreglar nada de verdad. El segundo es más grave: convierte el registro de jornada en un borrador que alguien revisa, cuando la ley lo trata como un archivo que se conserva cuatro años y se entrega a quien lo pida.
Un flujo de aprobación bien montado no cambia lo que ocurrió: lo reconoce, lo clasifica y deja constancia de quién lo validó. Y lo hace en días, no en semanas.
TL;DR
- Lo que se aprueba no es el fichaje: es la calificación de lo que ocurrió (hora extra, ausencia, cambio de turno) y las correcciones solicitadas.
- El artículo 34.9 del ET obliga a conservar cuatro años el registro con hora concreta y a tenerlo a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
- El artículo 35.5 del ET obliga a totalizar la jornada en el periodo de abono y entregar copia del resumen al trabajador con el recibo.
- En contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) añade totalización mensual, entrega del resumen y conservación mínima de cuatro años.
- Aprobar no es editar: una corrección sin autor, fecha y motivo destruye el valor probatorio del archivo.
Qué se aprueba y qué no
La primera decisión de diseño es la que más flujos estropea: pensar que hay que aprobar los fichajes. No hay que aprobarlos. El fichaje documenta un hecho, y un hecho no se valida.
| Elemento | ¿Se aprueba? | Quién |
|---|---|---|
| Hora de entrada y salida registrada | No | Nadie: es un hecho |
| Solicitud de corrección de un fichaje | Sí | Responsable directo |
| Calificación de un exceso como hora extraordinaria | Sí | Responsable directo, y personal si supera umbral |
| Compensación de horas extra con descanso | Sí | Responsable directo |
| Justificación de una ausencia | Sí | Personal, con el justificante |
| Cambio de turno entre dos personas | Sí | Responsable de ambos, si son equipos distintos |
| Cierre mensual del periodo | Sí | Personal |
La segunda fila es la clave del sistema. Cuando alguien olvida fichar la salida, el flujo correcto no es que administración lo arregle: es que la persona solicite la corrección, indique qué pasó y alguien la apruebe. El apunte resultante lleva autor, fecha y motivo, y el archivo sigue siendo defendible. El procedimiento está en cómo corregir un fichaje erróneo.
Los tres niveles que funcionan
Nivel 1 — Responsable directo, en 48 horas. Ve lo de su equipo y aprueba correcciones y calificaciones. Su ventaja es el contexto: sabe si el martes hubo una incidencia que alargó el turno. Su límite es el volumen: si le llegan cincuenta solicitudes al mes, dejará de mirarlas.
Nivel 2 — Administración de personal, en el cierre semanal. Revisa lo que el nivel 1 aprobó, con foco en lo que tiene efecto económico o de cumplimiento: horas extraordinarias, descansos comprometidos, ausencias sin justificante.
Nivel 3 — Cierre del periodo. Una sola persona cierra el mes. A partir de ahí, cualquier cambio queda como corrección posterior al cierre, identificada como tal.
Ese tercer nivel es el que da sentido al resto. Sin cierre, todo queda abierto para siempre y nunca se sabe qué versión del mes se envió a la nómina.
El plazo importa más que el organigrama
Un flujo mensual llega tarde por una razón simple: nadie recuerda qué pasó el día 4 cuando lo revisa el día 28. La aprobación tardía se convierte en aprobación automática, y una aprobación automática no aporta nada al archivo.
La regla práctica que funciona: lo que se aprueba en 48 horas se aprueba con criterio; lo que se aprueba en 30 días se aprueba en bloque.
Eso obliga a organizar el flujo al revés de como suele hacerse:
- Detección el mismo día. El sistema señala fichajes ausentes o incompletos hoy, no al cerrar el mes.
- Solicitud por parte de quien lo vivió, con motivo.
- Aprobación del responsable en 48 horas.
- Revisión de administración en el cierre semanal, solo sobre lo relevante.
- Cierre mensual, que ya solo suma.
Las alertas del paso 1 son las que hacen posible el resto. Su planteamiento está en alertas de horas extra.
Lo que la ley obliga a entregar
Aquí es donde el flujo deja de ser una cuestión de gestión y pasa a ser de cumplimiento. El artículo 35.5 del ET:
«A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.»
Entregar copia del resumen no es opcional ni depende de que alguien la pida. Y para contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) va más allá:
«A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5.
El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.
En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.»
La consecuencia de esa última frase es desproporcionada respecto al esfuerzo que ahorra saltarse el trámite. Un flujo de aprobación que termine sin generar y entregar el resumen mensual deja abierta una presunción de jornada completa.
Aprobar no es reescribir
El punto donde más flujos se estropean es el que parece más inocente: dar a alguien permiso para «ajustar» horas directamente sobre el registro.
El artículo 34.9 obliga a conservar los registros cuatro años y a mantenerlos «a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social». Un archivo editable sin rastro no cumple la función que la norma le asigna: si cualquiera puede cambiar una hora sin dejar constancia, el archivo no acredita nada frente a nadie, tampoco frente a la empresa cuando le convenga.
La diferencia práctica entre las dos formas de hacerlo:
| Enfoque | Qué queda | Qué vale como prueba |
|---|---|---|
| Editar el apunte | El valor final | Poco: no se sabe qué había antes |
| Corregir con rastro | El apunte original, la corrección, el autor, la fecha y el motivo | El archivo completo, con su historia |
La segunda forma produce más filas y menos problemas. Y para el caso en que alguien haya manipulado el registro de verdad, el análisis está en sanciones por manipulación de datos del registro de jornada.
Cómo encaja con la nómina
El flujo de aprobación termina donde empieza el cálculo de la nómina, y ese traspaso es el punto donde se pierde la información con más frecuencia. Tres reglas simples:
Lo que va a nómina sale del periodo cerrado, no de una exportación intermedia. Si se envían dos versiones, la segunda genera una regularización que nadie entiende tres meses después.
El registro de jornada no se sustituye por el resumen enviado. El archivo de cuatro años es el detalle diario, no el total mensual.
Las correcciones posteriores al cierre se identifican como tales. Es normal que existan; lo anormal es que se confundan con el cierre original.
La integración con el sistema de nómina está desarrollada en integración del control horario con el software de nómina, y el caso general de conexión con otros sistemas, en integración por API del registro de jornada con el ERP.
Preguntas frecuentes
¿Hay que aprobar todos los fichajes?
No. El fichaje documenta un hecho. Lo que se aprueba son las correcciones solicitadas y la calificación de lo ocurrido: horas extraordinarias, ausencias, cambios de turno.
¿Quién debe aprobar las horas extraordinarias?
La ley no designa un cargo. Lo razonable es que la calificación la valide quien conoce el contexto —el responsable directo— y que administración revise lo que tenga efecto económico antes del cierre.
¿Tengo que entregar a la plantilla un resumen de horas?
Sí. El artículo 35.5 del ET obliga a totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y a entregar copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. En tiempo parcial, el artículo 12.4.c) exige además totalización mensual y entrega del resumen junto al recibo de salarios.
¿Puede administración editar directamente un fichaje?
Técnicamente suele poder. El problema es que un archivo editable sin rastro pierde valor probatorio. La vía correcta es la corrección motivada con autor y fecha.
¿Qué pasa si nadie aprueba nada durante un mes?
El registro sigue siendo válido: los fichajes documentan lo ocurrido. Lo que falta es la calificación y las correcciones, que es precisamente lo que después hace falta para justificar la nómina y para responder ante una reclamación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los resúmenes mensuales?
En contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) exige conservarlos un periodo mínimo de cuatro años. El registro diario del artículo 34.9 se conserva también cuatro años.
Cómo lo resuelve Tempika
En Tempika la aprobación es multinivel y no pasa por editar el registro. Quien vivió la incidencia solicita la corrección con su motivo, quien la aprueba deja su nombre y su fecha, y el apunte original permanece: el histórico se encadena con hash apunte a apunte, así que la trazabilidad no depende de que nadie se acuerde de anotarla.
Las ausencias tienen categoría propia y su propio flujo, el panel diario señala los fichajes incompletos el mismo día y las alertas avisan cuando alguien se acerca a los límites de jornada. El modo Inspección entrega el periodo cerrado por persona en CSV, XML y PDF.
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Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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