Copia de seguridad de los datos de fichaje: qué exigir

La obligación de conservar el registro de jornada durante cuatro años se contrata con una firma y se incumple sin que nadie se entere. Basta con que el proveedor tenga un incidente y no pueda restaurar, o con que la empresa cambie de sistema y descubra que los datos anteriores solo se pueden consultar desde una herramienta que ya no paga.

Cuatro años es un plazo largo en la vida de un contrato de software. Este artículo enumera qué hay que exigir para que el registro siga existiendo al final de ese plazo, y qué dice la norma que lo respalda.

TL;DR

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.

El artículo 32.1.c) del RGPD exige, entre las medidas de seguridad, la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.

El artículo 32.1.b) exige garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas.

En contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) del ET impone conservar los resúmenes mensuales durante un mínimo de cuatro años.

Poder sacar los datos en formato abierto no es una preferencia técnica: sin ello, el fin del contrato hace inaccesible una obligación legal que sigue viva.

Las dos obligaciones que hay que cumplir a la vez

La laboral: cuatro años y disponibles

El artículo 34.9 del ET dice, en su tercer párrafo:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Dos verbos, dos exigencias distintas. Conservar es que el dato exista. Permanecer a disposición es que se pueda consultar y entregar. Un archivo que existe en una cinta que nadie sabe leer cumple lo primero y no lo segundo.

Y para los contratos a tiempo parcial hay una obligación adicional y acumulativa: el artículo 12.4.c) del ET establece que «el empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años». No es el mismo documento que el registro diario: es el resumen totalizado que se entrega con el recibo de salarios.

El desarrollo del plazo y su cómputo está en la guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.

La de protección de datos: seguridad y capacidad de restaurar

Los datos de fichaje son datos personales, y su tratamiento cae bajo el Reglamento (UE) 2016/679. Su artículo 32.1 obliga al responsable y al encargado del tratamiento a aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, «que en su caso incluya, entre otros»:

a) la seudonimización y el cifrado de datos personales;
b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento;
c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico;
d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas.

La letra c) es, literalmente, la obligación de tener copias de seguridad que funcionen. Y el artículo 32.2 precisa qué riesgos hay que ponderar al evaluar la adecuación del nivel de seguridad: «los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos».

A esto se suma el principio del artículo 5.1.f), que exige tratar los datos «de tal manera que se garantice una seguridad adecuada […] incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental». Y el 5.2, que responsabiliza al responsable del tratamiento de cumplir todo lo anterior y de ser capaz de demostrarlo.

Ese último inciso es el que convierte «tenemos backups» en insuficiente: hay que poder acreditarlo.

Las siete preguntas que hay que hacer al proveedor

No son preguntas técnicas: son las que determinan si al cuarto año seguirá existiendo un registro entregable.

1. ¿Con qué frecuencia se hace la copia y cuánto se retiene? Una copia diaria retenida siete días no cubre un borrado que se detecta dos meses después. Frente a un plazo legal de cuatro años, la retención relevante es la de largo plazo, no la de la última semana.

2. ¿Se ha probado la restauración? Una copia que nunca se ha restaurado es una hipótesis. El artículo 32.1.d) del RGPD exige precisamente «un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas».

3. ¿Cuánto tarda una restauración? El artículo 32.1.c) habla de restaurar «de forma rápida». Si la Inspección pide un periodo concreto y la respuesta es «en dos semanas», la copia existe pero no cumple su función.

4. ¿Dónde están los datos? La ubicación condiciona el régimen de transferencias internacionales y los tiempos de respuesta ante un incidente.

5. ¿En qué formato puedo sacarlos? Es la pregunta que más veces se omite y la que más caro sale. Un formato propietario ata la obligación legal a la vigencia del contrato.

6. ¿Qué pasa el día que termine el contrato? Cuánto tiempo se mantiene el acceso, cómo se entrega el histórico y cuándo se suprime del sistema del proveedor.

7. ¿Qué dice el contrato de encargo de tratamiento? Los datos de fichaje se tratan por cuenta de la empresa, que es responsable del tratamiento. El reparto de obligaciones —medidas de seguridad, notificación de brechas, devolución o supresión al finalizar— tiene que estar por escrito.

El formato: por qué importa más de lo que parece

Hay tres motivos, y solo uno es técnico.

El primero es de entrega inmediata. El artículo 13.3.c) de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, establece que cuando los libros, registros, documentos o información que el obligado deba conservar se conserven en soporte electrónico, «deberá suministrarse en dicho soporte y en formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado en el momento en que se realice la actuación inspectora, cuando así fuese requerido». Una copia de seguridad que solo se puede leer con el software del proveedor no es un formato compatible de uso generalizado.

El segundo es de continuidad. La obligación de conservar cuatro años es de la empresa, no del proveedor. Si al cambiar de sistema el histórico se queda dentro del anterior, la empresa sigue obligada y ya no puede cumplir. La mecánica de un cambio ordenado está en la guía sobre migrar de sistema de fichaje sin perder datos y en conservar el histórico de fichajes en una migración.

El tercero es de derechos individuales. El artículo 20.1 del RGPD reconoce al interesado el derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable, «en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica», y a transmitirlos a otro responsable, cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se efectúe por medios automatizados. Este derecho es del interesado y tiene sus propias condiciones de aplicación; no es la vía por la que una empresa recupera su histórico de un proveedor, pero sí un motivo más para que los datos vivan en formatos legibles. Los derechos de la plantilla sobre estos datos están tratados en la guía sobre derechos del trabajador sobre los datos de fichaje.

Conservar no es guardar para siempre

Hay una tensión que conviene resolver por escrito. El artículo 34.9 del ET obliga a conservar cuatro años. El artículo 5.1.e) del RGPD impone el principio de limitación del plazo de conservación: los datos serán «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento».

Las dos normas se concilian sin dificultad: cuatro años es el tiempo necesario porque una obligación legal lo impone. Lo que no está justificado es guardar los fichajes indefinidamente «por si acaso». Un sistema bien configurado tiene, además de la política de copias, una política de supresión con fecha.

Ese punto conviene tenerlo escrito en el documento interno de la empresa, junto con quién puede acceder al registro y para qué. El modelo está en la guía sobre el protocolo de fichaje como documento interno.

Qué hacer cuando la copia falla

Si se pierden datos de fichaje, no estamos ante un incidente informático sino ante dos problemas simultáneos.

El laboral. Un tramo de registro que no existe es un registro incompleto a efectos del artículo 34.9. El artículo 7.5 de la LISOS califica de infracción grave la transgresión de las normas en materia de registro de jornada, sancionable según el artículo 40.1.b) con multa de 751 a 7.500 euros según el grado.

El de protección de datos. El artículo 4.12 del RGPD define la violación de la seguridad de los datos personales como «toda violación de la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos». La pérdida está expresamente incluida: un borrado irrecuperable es una brecha aunque nadie haya accedido a nada. Las obligaciones de notificación que se activan entonces están desarrolladas en la guía sobre brecha de seguridad con datos de empleados.

Reconstruir el tramo perdido es posible, pero la reconstrucción tiene que quedar identificada como tal, con autor, fecha y motivo, y sin presentarse como si fueran apuntes originales. El procedimiento está en la guía sobre cómo corregir un fichaje erróneo.

Preguntas frecuentes

¿Está obligada la empresa a tener copia de seguridad del registro de jornada?

De forma directa, el artículo 34.9 del ET obliga a conservar los registros cuatro años y a mantenerlos a disposición. Y el artículo 32.1.c) del RGPD exige, entre las medidas de seguridad del tratamiento, la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los fichajes?

Cuatro años, según el artículo 34.9 del ET. Para contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) fija además un mínimo de cuatro años para los resúmenes mensuales.

¿Puedo tener los datos solo en el sistema del proveedor?

Es habitual, pero la obligación de conservación es de la empresa. Lo prudente es poder extraer el histórico en un formato abierto y hacerlo con periodicidad, para no depender de la vigencia del contrato ni de la continuidad del proveedor.

¿En qué formato hay que poder entregar el registro a la Inspección?

En soporte electrónico y en formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado en el momento de la actuación, cuando así se requiera, conforme al artículo 13.3.c) de la Ley 23/2015.

¿Perder fichajes es una brecha de seguridad?

Sí, si hay destrucción o pérdida de datos personales. El artículo 4.12 del RGPD incluye expresamente la pérdida accidental o ilícita en la definición de violación de la seguridad de los datos personales.

¿Puedo guardar los fichajes más de cuatro años?

El artículo 5.1.e) del RGPD impone conservar los datos no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Superado el plazo legal que justifica la conservación, hace falta otra base que lo sostenga; en su defecto, procede la supresión.

¿Y si cambio de software?

El histórico debe seguir siendo accesible durante los cuatro años. Antes de migrar conviene extraer el periodo completo en formato abierto y comprobar que se puede leer sin el sistema de origen.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika el histórico no queda encerrado. El modo Inspección genera el periodo completo por persona en CSV y XML —formatos abiertos y procesables, que es lo que exige el artículo 13.3.c) de la Ley 23/2015— y el export descargable en PDF. Esa misma exportación es la que permite guardar una copia propia fuera del sistema con la periodicidad que la empresa decida.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior, de modo que una alteración posterior del histórico es detectable en lugar de invisible, y las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo. El registro se conserva durante los cuatro años del artículo 34.9 del ET sin depender de que nadie se acuerde de archivarlo.

Puedes revisar el detalle en las funcionalidades de Tempika o consultar los requisitos legales de la app móvil en la guía sobre app móvil de fichaje y requisitos legales.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LISOS y de la Ley 23/2015 consultada en el BOE, y del Reglamento (UE) 2016/679 en el texto publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea, a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.