Software de fichaje para gestorías y asesorías: guía

Una gestoría o asesoría laboral tiene, en materia de fichaje, una exposición doble: debe cumplir las obligaciones de registro de jornada para su propia plantilla y, si ofrece ese servicio a clientes, gestionar los registros de trabajadores de otras empresas con la responsabilidad de que cada dato sea exacto, íntegro y recuperable cuando la Inspección de Trabajo los requiera.

Este artículo explica qué exige la ley, qué diferencia a las gestorías y qué características concretas debe tener el software de fichaje para gestorías y asesorías que cubra ambos frentes sin multiplicar la carga operativa.

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Resumen rápido (TL;DR)

• El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin excepciones, a registrar diariamente la jornada de cada empleado y conservar esos datos cuatro años.
• Las gestorías y asesorías laborales tienen dos obligaciones simultáneas: el fichaje de su propia plantilla y, si lo ofrecen como servicio, el de sus clientes.
• El software que elijas debe garantizar aislamiento real de datos entre empresas (RLS fail-closed), integridad verificable del registro y sin biometría.
• Tempika ofrece plan gratuito hasta 3 empleados y precios desde 0,99 €/empleado/mes, con datos en el Espacio Económico Europeo.

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La doble obligación de las gestorías y asesorías laborales

Como empleadores

La obligación es idéntica a la de cualquier empresa española. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en su redacción tras el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, exige registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición inmediata de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). No llevar ese registro es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros.

Muchas gestorías conocen bien la norma porque la aplican para sus clientes. El problema es que, con frecuencia, no aplican para sí mismas el mismo rigor. El especialista en labor de los demás es el peor calzado de la casa.

Como prestadores de servicios laborales

Si además llevas la nómina y el control horario de empresas cliente, esos clientes dependen de ti para que sus registros sean correctos y estén disponibles cuando la ITSS los requiera. Un fallo del software puede exponer al cliente a una sanción que le resulte difícil de aceptar. La combinación de ambos roles hace que el software que elijas tenga que resolver dos necesidades simultáneas sin fricciones entre ellas.

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Qué debe tener el software de fichaje para una gestoría

Gestión multi-empresa con datos segregados

El requisito más crítico para una gestoría que gestiona fichajes de varias empresas cliente es que los datos de cada empresa no se mezclen nunca entre sí. En términos técnicos, esto se llama aislamiento de datos a nivel de fila (Row Level Security o RLS): cada empresa solo puede ver y modificar sus propios registros, aunque compartan la misma plataforma.

Este aislamiento no es opcional. Si el software no lo garantiza con arquitectura fail-closed —el fallo por defecto deniega el acceso, no lo concede—, cualquier error de configuración puede filtrar datos de un cliente a otro, con las consecuencias de responsabilidad bajo el RGPD que eso implica. Pregunta explícitamente cómo está implementado el aislamiento antes de contratar.

Integridad del registro y prueba ante la Inspección

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS espera que el registro de jornada sea fiable y no haya sido manipulado. Cuando la Inspección visita a uno de tus clientes y pide los registros, no basta con presentar un Excel bien formateado: el inspector puede cuestionar si esos datos reflejan la realidad o han sido editados a posteriori.

Un software con integridad técnica real —ledger append-only con hash encadenado— hace detectable cualquier alteración. Un modo Inspección permite entregar la información en segundos sin preparar nada bajo presión. Para una gestoría con varios clientes, poder activar esa vista desde el panel central es una ventaja operativa concreta.

Sin biometría: el argumento que convence al cliente receloso

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) mantiene un criterio restrictivo sobre la biometría en el control de presencia: al ser datos de categoría especial según el artículo 9 del RGPD, su uso requiere una justificación específica y, en muchos casos, una Evaluación de Impacto que las pymes no suelen poder acometer. Un software con PIN o app móvil elimina este obstáculo, hace más sencilla la conversación con el cliente y simplifica el tratamiento de datos que tendrás que declarar como corresponsable.

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Cómo ofrecer el fichaje como servicio desde tu gestoría

Las gestorías que integran el control horario en su propuesta de servicios ganan un punto de contacto adicional con el cliente: los mismos datos que se usan para la nómina sirven para auditar horas extra y preparar documentación para la ITSS sin duplicar el trabajo.

Para que esto funcione, el software debe permitir que el gestor acceda a los registros de sus clientes desde un panel centralizado, sin credenciales distintas para cada empresa. El cliente, a su vez, debe poder revisar y corregir sus registros sin intermediación constante de la gestoría para acciones rutinarias.

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Errores frecuentes en gestorías y asesorías laborales

• Usar hojas de cálculo compartidas entre clientes. El riesgo de mezclar datos es real y la recuperabilidad ante la ITSS, mínima.
• No documentar las correcciones de fichaje. El CT 101/2019 presta atención especial a las modificaciones de registros ya guardados. Si un empleado olvidó fichar, la corrección debe quedar trazada: quién la hizo, cuándo y por qué.
• No verificar la exportabilidad de los datos antes de cambiar de proveedor. Cuatro años se pasan rápido; si el proveedor desaparece o cambia sus condiciones, el cliente puede quedarse sin acceso a sus propios registros.

Para revisar qué datos son obligatorios en cada registro y cómo estructurarlos, el artículo qué debe incluir el registro de jornada tiene el checklist completo.

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Preguntas frecuentes

¿Una gestoría tiene que llevar registro de jornada para sus propios empleados?

Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no hace excepciones por sector ni por tamaño. Una gestoría o asesoría laboral con trabajadores por cuenta ajena tiene exactamente las mismas obligaciones que cualquier otra empresa.

¿Puede una gestoría gestionar el fichaje de sus clientes con un solo software?

Sí, siempre que el software permita la gestión multi-empresa con datos segregados. El punto crítico es que el aislamiento de datos entre empresas sea arquitectónico —y no una simple configuración de permisos que pueda fallar—, de modo que un error de acceso no exponga registros de un cliente a otro.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de los clientes?

El artículo 34.9 ET obliga a conservar los registros durante cuatro años. Ese plazo corre para cada empresa cliente individualmente. Es fundamental asegurarse de que el software o el propio cliente tiene garantizada la exportación de los registros si cambia de proveedor antes de que ese plazo expire.

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Próximo paso

Si gestionas una gestoría o asesoría laboral y quieres ver cómo quedaría el panel multi-empresa con tu cartera real, revisa las funcionalidades en el detalle de producto de Tempika o consulta los planes y precios disponibles. El plan gratuito cubre hasta 3 empleados —suficiente para probar la plataforma con tu propia plantilla antes de ofrecérsela a tus clientes—, y el coste a partir de ese punto arranca desde 0,99 €/empleado/mes.

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Escrito por el Equipo Tempika (Summum Marketing). Última revisión: junio de 2026. Contenido orientativo, no asesoramiento legal. Las referencias normativas corresponden al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (redacción vigente tras el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo) y al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre registro de jornada.