Control horario en academias de idiomas y centros privados

En una academia de idiomas la unidad de medida es la clase, no la hora. Los cuadrantes se hacen por grupos, los profesores cobran por sesión y todo el mundo habla de «horas lectivas». El problema aparece cuando hay que documentar la jornada, porque el Estatuto no conoce las horas lectivas: conoce el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de trabajo.

Y entre una cosa y otra hay tiempo que existe, se trabaja y no aparece en ningún sitio.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET exige registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona, no las horas lectivas impartidas.

La mayoría de los contratos son a tiempo parcial: el art. 12.4.c) del ET obliga a totalizar mensualmente y entregar el resumen con el recibo, con presunción de jornada completa si no se cumple.

El artículo 12.4.b) permite una única interrupción en la jornada diaria parcial partida, salvo previsión del convenio. Un profesor con clases a las 10, a las 16 y a las 20 hace dos.

Las horas complementarias exigen pacto escrito, jornada mínima de diez horas semanales en cómputo anual y preaviso de tres días.

El artículo 34.5 del ET computa el tiempo de trabajo con la persona ya en su puesto: cuando hay varias sedes, el tratamiento de los desplazamientos debe quedar fijado por convenio o acuerdo.

La preparación y la corrección son trabajo si se exigen; el convenio o el contrato deben decir cómo se computan.

La distancia entre «hora lectiva» y jornada

Un profesor con dieciocho horas lectivas semanales no trabaja dieciocho horas. Alrededor de cada clase hay actividad que forma parte del puesto:

Actividad	¿Es jornada?
Impartir la clase	Sí, sin discusión
Preparación y corrección exigidas por el centro	Sí, si se exige; el convenio o el contrato fijan su cómputo
Reuniones de coordinación y claustro	Sí
Atención a alumnos y familias fuera de clase	Sí
Elaboración y corrección de pruebas de nivel	Sí
Desplazamiento entre sedes dentro de la jornada	Depende de lo pactado; conviene fijarlo por escrito
Formación obligatoria impuesta por el centro	Sí; y el art. 23.1.d) del ET considera tiempo de trabajo efectivo la formación de adaptación al puesto

La última fila merece atención. El artículo 23.1.d) del ET reconoce el derecho a la formación necesaria para la adaptación a las modificaciones operadas en el puesto, a cargo de la empresa, y añade: «El tiempo destinado a la formación se considerará en todo caso tiempo de trabajo efectivo». No es permiso ni ausencia: es jornada.

Lo que hay que resolver por escrito es la proporción entre horas lectivas y horas de trabajo asociado. Si el convenio lo fija, manda el convenio. Si no, es el contrato o el acuerdo de empresa el que debe hacerlo, porque de esa proporción sale la jornada teórica contra la que se compara todo lo demás.

El régimen del tiempo parcial

Aquí está el riesgo real del sector. Buena parte de los contratos son de diez, quince o veinte horas semanales, y eso activa el artículo 12.4.c) del ET:

«La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.»

Con conservación de los resúmenes durante cuatro años y una consecuencia expresa:

«En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.»

Y el artículo 12.4.a) añade la presunción por defecto de forma: si el contrato no consta por escrito con el número de horas ordinarias y su distribución, también se presume celebrado a jornada completa.

En una academia con quince profesores a tiempo parcial, esa presunción multiplica cualquier reclamación. Y el requisito que más se incumple no es el registro, sino la entrega del resumen mensual con la nómina.

El desarrollo está en registro de jornada en tiempo parcial y en media jornada: cuántas horas son.

La trampa de las tres franjas

El artículo 12.4.b):

«Cuando el contrato a tiempo parcial conlleve la ejecución de una jornada diaria inferior a la de los trabajadores a tiempo completo y esta se realice de forma partida, solo será posible efectuar una única interrupción en dicha jornada diaria, salvo que se disponga otra cosa mediante convenio colectivo.»

Un horario típico de academia —una clase a las 10:00, otra a las 16:00 y otra a las 20:00— produce dos interrupciones. Sin previsión del convenio, ese cuadrante incumple el precepto.

La salida no es esconderlo: es agrupar las clases del mismo profesor en una o dos franjas, o comprobar qué dice el convenio aplicable. Cómo identificarlo está en convenio colectivo y registro de jornada por sector.

Horas complementarias, no extraordinarias

Cuando un profesor a tiempo parcial cubre una sustitución, lo que hace son horas complementarias. El artículo 12.4.c) prohíbe las extraordinarias en tiempo parcial salvo el supuesto del artículo 35.3 —siniestros y daños extraordinarios y urgentes—.

Reglas del artículo 12.5 que condicionan la operativa diaria:

Pacto expreso por escrito, específico respecto al contrato.
Solo en contratos con jornada no inferior a diez horas semanales en cómputo anual.
Las pactadas, hasta el treinta por ciento de las ordinarias; el convenio puede fijar otro porcentaje entre el treinta y el sesenta.
Preaviso mínimo de tres días, salvo plazo inferior en convenio.
Se retribuyen como ordinarias y constan en el recibo individual de salarios.
En contratos indefinidos de al menos diez horas semanales caben además complementarias voluntarias de hasta el quince por ciento, ampliable al treinta por convenio, cuya negativa no es sancionable.

El preaviso de tres días choca con la práctica de cubrir una baja el mismo día. La vía limpia para eso es el acuerdo voluntario, no la imposición. Está en horas complementarias en tiempo parcial.

Clases fuera del centro

Muchas academias imparten grupos en las instalaciones del cliente. Eso plantea dos cuestiones.

Dónde se ficha. Obligar a pasar por la academia para marcar añade desplazamientos sin sentido. Lo razonable es fichar en el punto donde empieza la actividad, con app móvil, sin necesidad de conexión permanente.

Qué pasa con el desplazamiento. El artículo 34.5 del ET fija la regla de medición: el tiempo de trabajo se computa de modo que al comienzo y al final de la jornada la persona se encuentre en su puesto. En un centro fijo eso es sencillo. Con varias sedes o con clases en empresas, el criterio sobre los desplazamientos entre una y otra debe estar fijado por convenio o por acuerdo de empresa, no improvisarse cada mes.

Lo que no funciona es dejarlo sin decidir: el tiempo se consume igual, y la discusión llega cuando alguien reclama.

Para el personal que se mueve, el planteamiento está en fichaje para trabajadores móviles sin oficina y en fichaje móvil: ventajas y límites legales.

Cómo se ficha

Situación	Método
Profesorado en sede fija	Kiosko con PIN o NFC en la entrada, o navegador
Clases en empresa o en otra sede	App móvil, con funcionamiento sin cobertura
Administración y recepción	Navegador
Dirección con varias sedes	App móvil

Dos reglas comunes:

Sin biometría. Los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona son categoría especial del artículo 9 del RGPD. El PIN o el NFC cumplen igual. Está en biometría en el fichaje: por qué mejor evitarla.

Con criterios de uso escritos. Si se usa la app en el móvil personal, el artículo 87.3 de la LOPDGDD obliga a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales con participación de la representación legal y a informar de ellos a la plantilla. Y conviene ofrecer alternativa a quien no quiera instalar nada.

Si conviven varios métodos, las reglas para evitar dobles están en fichar desde varios dispositivos. El planteamiento general del sector educativo, en registro de jornada en educación: colegios y academias y en registro de jornada en centros de FP.

Qué se arriesga la academia

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, referidos a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto. Los artículos 12 y 23 aparecen citados de forma expresa, y los dos son centrales en este sector.

Una infracción grave se sanciona, según el artículo 40.1.b) de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. Los tramos están en cuantía de las multas por registro de jornada.

Y por encima de la multa, la presunción de jornada completa del artículo 12.4.c) actúa en cada reclamación individual, que es donde el coste se dispara.

Checklist de inicio de curso

Fijar la jornada teórica de cada profesor a partir de las horas lectivas más el trabajo asociado, con el criterio escrito.
Revisar los horarios partidos y comprobar que ningún contrato parcial acumula más de una interrupción sin cobertura de convenio.
Comprobar los pactos de horas complementarias de quien vaya a cubrir sustituciones.
Fijar el criterio de desplazamientos entre sedes y a clases en empresa.
Configurar la totalización mensual y la entrega del resumen para los contratos parciales.
Cargar el calendario con festivos, periodos sin clase y horarios especiales.
Exponer el calendario laboral en cada centro, como exige el artículo 34.6 del ET.
Comunicar el sistema al profesorado nuevo antes de la primera clase.

Preguntas frecuentes

¿Hay que registrar las horas lectivas o la jornada?

La jornada. El artículo 34.9 del ET exige el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona. Las horas lectivas son una parte de esa jornada, no su equivalente.

¿La preparación de clases cuenta como jornada?

Si el centro la exige, forma parte del puesto. Cómo se computa —qué proporción sobre las horas lectivas— debe estar fijado en el convenio, en el contrato o en un acuerdo de empresa.

¿Puede un profesor a tiempo parcial tener clases en tres franjas del día?

El artículo 12.4.b) permite una única interrupción en la jornada diaria parcial partida, salvo que el convenio colectivo disponga otra cosa. Tres franjas producen dos interrupciones.

¿Cómo se cubren las sustituciones?

Con horas complementarias, que exigen pacto expreso por escrito, jornada mínima de diez horas semanales en cómputo anual y preaviso de tres días salvo plazo inferior en convenio. Sin ese preaviso, la vía es el acuerdo voluntario.

¿Y el desplazamiento a una clase en una empresa?

El artículo 34.5 computa la jornada con la persona en su puesto. El tratamiento del desplazamiento entre sedes o hasta el cliente debe fijarse por convenio o acuerdo de empresa; dejarlo sin decidir traslada la discusión al momento de la reclamación.

¿Qué pasa si no entrego el resumen mensual a los profesores a tiempo parcial?

Se activa la presunción del artículo 12.4.c): el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

¿Se puede fichar desde el móvil en la clase de la empresa cliente?

Sí, y es lo razonable. El sistema debe permitir el fichaje sin conexión permanente y conservar la hora real del apunte al sincronizar.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika la jornada teórica de cada profesor se define una vez y el sistema compara contra ella, sin que nadie tenga que traducir horas lectivas a jornada cada mes. Los horarios partidos se registran con sus marcas reales, y el sistema avisa cuando un contrato parcial acumula más de una interrupción diaria.

Para las clases fuera del centro, el fichaje se hace desde el móvil, funciona sin cobertura y conserva la hora real del apunte al sincronizar. Los profesores con varias sedes fichan donde empieza su actividad, sin pasar por la academia.

En contratos parciales, el sistema genera la totalización mensual del artículo 12.4.c) y el resumen que hay que entregar con la nómina, con constancia de cuándo se puso a disposición, y lleva el control del tope de horas complementarias pactado.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior queda detectada. El export sale en CSV, XML y PDF.

Puedes ver el planteamiento del sector en la página de educación o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley Orgánica 3/2018 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.