Control horario en administración de fincas

Un despacho de administración de fincas tiene dos problemas de tiempo de trabajo, y solo uno es suyo.

El primero es el de su propia plantilla: administrativos, contables y administradores que atienden a los propietarios en horario de oficina y luego van a juntas que terminan a las once de la noche. El segundo es el de los porteros y conserjes de las comunidades que gestiona, donde la empleadora es la comunidad de propietarios pero quien lleva la gestión laboral, en la práctica, es el despacho.

Ambos tienen obligación de registro. Y el segundo tiene un régimen de jornada propio que casi nadie aplica.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET obliga a la empresa a registrar el horario concreto de inicio y finalización de cada persona y a conservarlo cuatro años. Alcanza al despacho y a la comunidad de propietarios que tiene personal.

Las juntas fuera de horario son jornada. Si se suman a un día completo, generan horas extraordinarias con el régimen del art. 35 del ET.

Una junta que termina tarde mueve la hora mínima de entrada del día siguiente: doce horas de descanso entre jornadas (art. 34.3 ET).

Los empleados de fincas urbanas con plena dedicación tienen régimen propio en el artículo 3 del RD 1561/1995: jornada entre apertura y cierre de portales, con descansos que mantengan el trabajo efectivo dentro del máximo del art. 34.

Ese mismo artículo permite un mínimo de diez horas de descanso entre jornadas, compensando la diferencia hasta doce por periodos de hasta cuatro semanas.

La comunidad de propietarios que tiene personal es empleadora a efectos del art. 1.2 del ET, sin umbral de plantilla.

Dos empleadores distintos

Conviene separarlos desde el principio, porque las obligaciones no se mezclan:

	Despacho de administración de fincas	Comunidad de propietarios
Empleador	El despacho	La comunidad
Personal	Administrativos, contables, administradores	Portero, conserje, personal de limpieza propio
Régimen de jornada	General del ET	Art. 3 del RD 1561/1995 si es empleado de fincas urbanas con plena dedicación
Quién debe garantizar el registro	El despacho	La comunidad
Quién lo gestiona en la práctica	El despacho	Habitualmente, también el despacho

La última fila es donde nace el riesgo. El despacho gestiona nóminas y seguros sociales de las comunidades, y con frecuencia se da por hecho que el registro de jornada del portero «lo lleva alguien». En la mayoría de los casos, no lo lleva nadie.

El artículo 1.2 del ET define como empresarios a «todas las personas, físicas o jurídicas, o comunidades de bienes que reciban la prestación de servicios» de trabajadores por cuenta ajena. Una comunidad con un portero contratado es empleadora, y el artículo 34.9 no tiene umbral de plantilla: con una sola persona, la obligación es completa.

El régimen de los empleados de fincas urbanas

El artículo 3 del RD 1561/1995, dictado al amparo del artículo 34.7 del ET, regula el tiempo de trabajo de este colectivo. Su apartado 1:

«El tiempo de trabajo de los empleados de fincas urbanas con plena dedicación estará comprendido entre las horas establecidas para la apertura y cierre de los portales. Dichos trabajadores deberán disfrutar cada día de trabajo, y dentro de las horas de servicio, de uno o varios períodos de descanso, en la forma que se determine por convenio colectivo o, en su defecto, mediante acuerdo con el titular del inmueble, de manera que el tiempo de trabajo efectivo no exceda de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo establecida con carácter general en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.»

La estructura es peculiar: el tiempo de servicio va de apertura a cierre de portales, y dentro de él se sitúan uno o varios periodos de descanso que hacen que el tiempo de trabajo efectivo no supere el máximo ordinario del artículo 34.

Es decir: presencia larga, trabajo efectivo dentro del límite legal, y descansos intercalados fijados por convenio o, en su defecto, por acuerdo con el titular del inmueble.

Eso significa que el registro no puede ser de dos marcas. Tiene que capturar los periodos de descanso, porque son ellos los que separan el tiempo de servicio del tiempo de trabajo efectivo.

El apartado 2 añade el régimen de descansos:

«Los trabajadores a que se refiere el apartado anterior deberán disfrutar de un mínimo de diez horas consecutivas de descanso entre jornadas, compensándose la diferencia hasta las doce horas establecidas con carácter general en el apartado 3 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores por períodos de hasta cuatro semanas.»

Y permite acumular por periodos de hasta cuatro semanas el medio día del descanso semanal del artículo 37.1, o separarlo del día completo para disfrutarlo en otro día de la semana.

Diez horas, con compensación de la diferencia. Las dos horas restantes no desaparecen: se difieren y se compensan en un plazo de hasta cuatro semanas. Sin contador, esa compensación se pierde.

El artículo 4 del mismo Real Decreto contiene un régimen próximo para guardas y vigilantes no ferroviarios que, sin exigírseles vigilancia constante, tengan asignado el cuidado de una zona limitada con un lugar destinado a descansar en condiciones adecuadas: su jornada puede extenderse hasta doce horas diarias, con los mismos descansos del artículo 3.

Las juntas de propietarios

El problema propio del despacho. Una junta empieza a las 19:00 y termina a las 22:30. El administrador ha trabajado desde las 9:00.

Tres consecuencias:

1. Es jornada. No es una gestión personal ni una cortesía comercial: es la prestación del servicio contratado. Se registra.

2. Genera horas extraordinarias. El artículo 35.1 del ET define como extraordinarias las realizadas sobre la duración máxima de la jornada ordinaria, y permite abonarlas —nunca por debajo del valor de la hora ordinaria— o compensarlas con tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. El tope anual es de ochenta horas, sin contar las compensadas con descanso en esos cuatro meses (art. 35.2).

3. Mueve el día siguiente. El artículo 34.3 exige doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente. Quien termina a las 22:30 no puede empezar antes de las 10:30.

La tercera es la que se incumple de forma sistemática y silenciosa, porque solo se ve cruzando dos días. En temporada de juntas —cuando se concentran varias en la misma semana— el incumplimiento se acumula sin que nadie lo advierta. Está en descanso entre turnos: obligaciones legales.

Y hay un límite que conviene tener presente: el artículo 34.3 fija en nueve horas el máximo de horas ordinarias diarias de trabajo efectivo, salvo otra distribución establecida por convenio o, en su defecto, acuerdo con los representantes, respetando siempre el descanso entre jornadas. El mapa completo está en jornada máxima legal en España.

Visitas a inmuebles y desplazamientos

El administrador no pasa el día en el despacho: visita fincas, acude a peritajes, se reúne con presidentes de comunidad. Eso plantea las mismas cuestiones que en cualquier trabajo con desplazamiento:

Dónde se ficha. Obligar a volver al despacho para marcar la salida añade tiempo sin valor. Lo razonable es fichar donde termina la actividad.
Qué pasa con los desplazamientos. El artículo 34.5 del ET computa el tiempo de trabajo con la persona ya en su puesto. Cuando el puesto es variable, el criterio sobre los desplazamientos debe fijarse por convenio o acuerdo de empresa, no improvisarse.

El planteamiento para perfiles móviles está en fichaje para trabajadores móviles sin oficina, y el del sector de despachos profesionales, en control horario en despachos de abogados y en software de fichaje para gestorías y asesorías.

Protección de datos: dos responsables distintos

Cuando el despacho gestiona el registro de jornada del portero de una comunidad, no es el responsable del tratamiento: lo es la comunidad. El despacho actúa como encargado.

Eso exige el contrato del artículo 28.3 del RGPD, con su contenido tasado: objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos, categorías de interesados y las estipulaciones sobre instrucciones documentadas, confidencialidad, seguridad, subencargados, asistencia, devolución o supresión al terminar y auditorías.

Y el artículo 33.1 de la LOPDGDD confirma que el acceso del encargado a los datos necesarios para prestar el servicio no se considera comunicación de datos, siempre que se cumpla la normativa. Sin ese contrato, el «siempre que» no se cumple.

El planteamiento completo está en ceder datos de empleados a la gestoría: lo que exige el RGPD.

Qué se arriesga cada uno

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, referidos a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto.

Una infracción grave se sanciona, según el artículo 40.1.b) de la LISOS, con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. No hay reducción por el tamaño del empleador: una comunidad de propietarios con un portero está expuesta a los mismos tramos. Los criterios de graduación están en cuantía de las multas por registro de jornada.

Checklist para el despacho

Para su propia plantilla:

Registro diario con horario concreto de inicio y fin, incluidas las juntas.
Control de las horas extraordinarias con su plazo de compensación de cuatro meses y el tope anual de ochenta.
Comprobación del descanso de doce horas entre jornadas los días de junta.
Criterio escrito sobre desplazamientos a inmuebles.
Calendario laboral expuesto en el centro, según el artículo 34.6 del ET.

Para las comunidades que gestiona:

Identificar qué comunidades tienen personal contratado y verificar si llevan registro.
Comprobar si el convenio aplicable regula los periodos de descanso dentro del tiempo de servicio del artículo 3.1 del RD 1561/1995, o si hay que acordarlos con el titular del inmueble.
Activar el contador de compensación si se aplica el mínimo de diez horas de descanso entre jornadas.
Firmar el contrato de encargo del artículo 28.3 del RGPD con cada comunidad.
Conservar los registros cuatro años, con la comunidad como responsable.

El punto 6 suele ser el más revelador. En la mayoría de las carteras hay comunidades con personal cuyo registro de jornada no existe, y la responsabilidad es de la comunidad, no del despacho, pero el reproche llega al despacho igual.

Preguntas frecuentes

¿Una comunidad de propietarios está obligada a llevar registro de jornada?

Sí, si tiene personal contratado. El artículo 1.2 del ET considera empresarios a las personas físicas, jurídicas o comunidades de bienes que reciban la prestación de servicios de trabajadores por cuenta ajena, y el artículo 34.9 no establece umbral de plantilla.

¿Cuál es la jornada de un portero de finca urbana?

Para empleados de fincas urbanas con plena dedicación, el artículo 3.1 del RD 1561/1995 sitúa el tiempo de trabajo entre las horas de apertura y cierre de los portales, con uno o varios periodos de descanso dentro de las horas de servicio, fijados por convenio o acuerdo con el titular del inmueble, de manera que el tiempo de trabajo efectivo no exceda del máximo ordinario del artículo 34 del ET.

¿Cuánto descanso hay entre jornadas en ese régimen?

Un mínimo de diez horas consecutivas, compensándose la diferencia hasta las doce del artículo 34.3 del ET por periodos de hasta cuatro semanas.

¿Las juntas de propietarios son jornada laboral?

Sí. Es prestación del servicio contratado. Si se suman a una jornada completa generan horas extraordinarias, con el régimen del artículo 35 del ET.

¿Puedo entrar al día siguiente a la hora de siempre después de una junta que acabó a las 22:30?

Solo si median doce horas desde el final de la jornada, según el artículo 34.3 del ET. En ese caso, no antes de las 10:30.

¿Quién es responsable de los datos del portero, la comunidad o el despacho?

La comunidad es la responsable del tratamiento; el despacho actúa como encargado y necesita el contrato del artículo 28.3 del RGPD.

¿Y si el portero es de una empresa de servicios subcontratada?

Entonces el empleador es esa empresa, y la obligación de registro recae sobre ella. Lo que conviene es que el contrato de servicios lo deje claro por escrito.

Cómo lo resuelve Tempika

Tempika permite gestionar varias entidades desde una misma cuenta, lo que encaja con la realidad de un despacho que administra su propia plantilla y, además, el personal de las comunidades de su cartera. Cada comunidad es su propio ámbito, con sus registros separados y su responsable, sin mezclar datos entre unas y otras.

Para los empleados de fincas urbanas, el registro captura los periodos de descanso dentro del tiempo de servicio, que es lo que separa la presencia del trabajo efectivo en el régimen del artículo 3 del RD 1561/1995. Y cuando se aplica el mínimo de diez horas entre jornadas, el sistema lleva el contador de horas pendientes de compensar en el plazo de cuatro semanas.

Para el despacho, las juntas se registran donde ocurren, desde el móvil, y el sistema recalcula la hora mínima de entrada del día siguiente según las doce horas del artículo 34.3, avisando si el horario previsto la incumple.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior queda detectada. El export sale en CSV, XML y PDF, separado por entidad.

Puedes ver el planteamiento para despachos profesionales en la página de despachos o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, del RD 1561/1995, del Reglamento (UE) 2016/679 y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.