Registro de jornada en grupos de empresas y multicompañía
Registro de jornada en grupos de empresas: quién es el empleador a efectos del artículo 34.9, cómo se separa por razón social y qué pasa cuando alguien presta servicios para dos sociedades.
Un grupo con cinco sociedades tiene cinco obligaciones de registro de jornada, no una. El Estatuto de los Trabajadores no conoce la figura del «grupo» como empleador: conoce a la empresa con la que cada persona tiene firmado el contrato. Cuando el sistema de fichaje se monta pensando en el organigrama y no en las razones sociales, el resultado es un archivo que no se puede entregar tal cual a la Inspección sin trabajo de reconstrucción.
El problema se agrava con las personas que prestan servicios para más de una sociedad del grupo, que es la situación más común en direcciones financieras, servicios centrales y equipos técnicos compartidos.
TL;DR
- El artículo 34.9 del ET impone el registro a la empresa, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora. La unidad obligada es la razón social empleadora.
- Los cuatro años de conservación y la puesta a disposición de plantilla, representantes e Inspección corren para cada sociedad.
- Compartir un mismo software es perfectamente válido; lo que no puede compartirse es el resultado sin separar por empleador.
- Cuando la prestación se reparte entre sociedades, hay que decidir y documentar cómo se imputa el tiempo antes de que llegue el primer conflicto.
- El artículo 43 del ET define la cesión ilegal, y un registro que muestre a alguien trabajando siempre para otra sociedad es una pista incómoda.
La unidad obligada es la razón social, no el grupo
El artículo 34.9 empieza así: «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Y termina: «La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».
El sujeto es la empresa. En un grupo, la empresa es cada una de las sociedades que figura como empleadora en los contratos. Eso tiene tres consecuencias operativas inmediatas:
- La consulta previa se hace por empresa. El segundo párrafo del 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa. Un acuerdo firmado por la matriz no vincula automáticamente a la filial que tiene su propia representación.
- La conservación se responde por empresa. Si la sociedad B se vende o se disuelve, alguien tiene que poder entregar sus cuatro años.
- La entrega a la Inspección se hace por empresa. Un actuario que inspecciona la sociedad C pide los registros de la sociedad C, no un volcado del grupo con una columna de filtro.
Un software, varios empleadores: cómo se separa
Nada obliga a contratar cinco herramientas. Lo que hay que garantizar es que el sistema sepa a qué empleador pertenece cada apunte y pueda emitir el archivo de cada uno por separado.
| Elemento | Cómo debe quedar |
|---|---|
| Persona trabajadora | Vinculada a la razón social con la que tiene contrato, con su CIF |
| Centro de trabajo | Identificado, porque puede no coincidir con la sede de la sociedad |
| Convenio aplicable | Por empresa y actividad, no por grupo |
| Calendario laboral | Por centro: los festivos locales cambian entre provincias |
| Export | Filtrable por empleador, con periodo cerrado y sin mezclar sociedades |
| Permisos de consulta | El administrador de una filial no debería ver la plantilla de otra |
La última fila es la que más se descuida y la que más incomoda cuando alguien la mira con lupa: dar a la responsable de personal de la sociedad A acceso a los fichajes de la sociedad B es un tratamiento de datos que necesita justificarse. El reparto de accesos por perfil está desarrollado en la guía sobre roles y permisos en el software de fichaje.
Sobre el calendario conviene recordar el artículo 34.6 del ET: «Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo». Cada centro, cada ejemplar. Un grupo con centros en tres provincias tiene tres calendarios que no coinciden.
Cuando alguien trabaja para dos sociedades del grupo
Este es el nudo. Las situaciones que se confunden entre sí son tres y tienen tratamientos distintos.
Un solo contrato con una sociedad que presta servicios a las demás. Es lo más frecuente en servicios centrales. La persona tiene un empleador, y ese empleador es quien registra su jornada completa. Que su trabajo beneficie a otras sociedades del grupo es un asunto de facturación intragrupo, no de registro. Aquí conviene mirar el artículo 42 del ET sobre subcontratación de obras y servicios, cuyo apartado 2 establece la responsabilidad solidaria de la empresa principal por las obligaciones de Seguridad Social contraídas durante la vigencia de la contrata, y por las de naturaleza salarial durante el año siguiente a la finalización del encargo.
Dos contratos, uno con cada sociedad. Aquí hay dos empleadores y dos registros. Cada uno documenta su parte de jornada. El límite conjunto no desaparece: el artículo 34.3 del ET fija que entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán como mínimo doce horas, y ese descanso es de la persona, no de cada contrato por separado. Si los dos registros, sumados, dejan a alguien con nueve horas entre el fin de una jornada y el inicio de la otra, el problema existe aunque cada archivo por separado parezca impecable.
Prestación de hecho para otra sociedad sin cauce. Esta es la que abre riesgo. El artículo 43.2 del ET entiende que se incurre en cesión ilegal «cuando el objeto de los contratos de servicios entre las empresas se limite a una mera puesta a disposición de los trabajadores de la empresa cedente a la empresa cesionaria, o que la empresa cedente carezca de una actividad o de una organización propia y estable, o no cuente con los medios necesarios para el desarrollo de su actividad, o no ejerza las funciones inherentes a su condición de empresario». Y el 43.3 hace responder solidariamente a cedente y cesionario de las obligaciones contraídas con los trabajadores y con la Seguridad Social.
El registro de jornada no crea esa situación, pero la retrata. Un archivo que muestra a alguien fichando sistemáticamente en el centro de otra sociedad, con el horario de esa sociedad, es un dato que después hay que explicar.
Errores que se repiten en grupos
Un único «calendario del grupo». Los festivos autonómicos y locales no son los mismos en Valladolid que en Las Palmas. El artículo 34.6 habla de cada centro de trabajo.
Registrar por departamento en lugar de por empleador. El organigrama funcional y el mapa societario casi nunca coinciden. El que manda a efectos del 34.9 es el segundo.
Un solo export para todo el grupo. Sirve para gestión interna. No sirve para entregar en una actuación inspectora que afecta a una sociedad concreta. Lo que suele pedirse en esas visitas está en la guía sobre qué pide la Inspección de Trabajo en control horario.
Trasladar a las filiales el acuerdo de la matriz sin consulta propia. El 34.9 remite a los representantes legales «en la empresa». Si la filial tiene los suyos, hay que consultarles.
Perder el histórico al reordenar el grupo. Fusiones, escisiones y cambios de razón social no reinician el plazo de cuatro años. El tratamiento de esos casos está en conservar el registro de jornada cuatro años y en conservar el histórico de fichajes en una migración.
Preguntas frecuentes
¿Puede un grupo llevar un solo registro de jornada para todas sus sociedades?
Puede usar un solo sistema, pero el resultado tiene que poder separarse por empleador. La obligación del artículo 34.9 recae sobre la empresa, y en un grupo hay tantas empresas como razones sociales empleadoras.
¿El acuerdo de empresa sobre el registro firmado en la matriz vale para las filiales?
El segundo párrafo del artículo 34.9 remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa. Si la filial tiene representación propia, la consulta le corresponde a ella.
Si alguien tiene contrato con dos sociedades del grupo, ¿se suman las jornadas?
Cada empleador registra su parte. Los límites de descanso sí se miran sobre la persona: el artículo 34.3 exige un mínimo de doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
¿Quién conserva los cuatro años si una sociedad del grupo desaparece?
La obligación es de la empresa, así que la reorganización tiene que resolver a quién queda el archivo. Es un punto que conviene cerrar por escrito antes de la operación, no después.
¿El registro puede usarse para acreditar una cesión ilegal?
Es un elemento de prueba más. El artículo 43.2 del ET define la cesión ilegal por la realidad de la prestación, y un registro que sitúa a alguien de forma continuada en el centro y el horario de otra sociedad es un dato que apunta en esa dirección.
¿Hace falta un calendario laboral por cada centro?
El artículo 34.6 obliga a elaborar anualmente el calendario laboral y a exponer un ejemplar en lugar visible de cada centro de trabajo. Con centros en provincias distintas, los festivos locales difieren.
Cómo lo resuelve Tempika
Tempika separa por empresa desde la raíz: cada persona cuelga de la razón social con la que tiene contrato, y los cuadros de mando, los calendarios y los exports respetan esa frontera. El modo Inspección entrega el periodo por empleador en CSV, XML y PDFue una actuación sobre una sociedad concreta no obliga a recortar a mano un volcado del grupo.
Los permisos son por perfil y por ámbito, así que la responsable de personal de una filial ve su plantilla y no la de las demás. Cada apunte se encadena con hash con el anterior y las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo. Puedes revisar el marco legal completo en la guía sobre la ley del registro horario digital o consultar las funcionalidades de Tempika.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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