Registro de jornada en micropymes: qué obliga de verdad
Registro de jornada en micropymes: no hay umbral de plantilla. Qué obliga el art. 34.9 ET, qué pasa si no hay representantes y cómo se gradúa la multa.
«Somos cinco, esto no va con nosotros.» Es la frase que más se repite en las empresas pequeñas cuando sale el tema del fichaje, y es exactamente la que no se sostiene: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no contiene ningún umbral de plantilla. Una empresa con una sola persona contratada tiene la misma obligación que una de mil, con las mismas cuatro palabras.
Lo que sí cambia con el tamaño son dos cosas: cómo se organiza el registro cuando no hay representación legal de los trabajadores, y cómo se gradúa la sanción si el asunto llega a un acta. Ninguna de las dos exime; ambas conviene conocerlas antes de que aparezca el problema.
TL;DR
- El artículo 34.9 del ET no establece umbral de plantilla, ni excepción por sector, ni por tipo de contrato. Obliga desde la primera persona contratada.
- La organización del registro se hace por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Si no los hay, decide la empresa.
- Hay representación legal desde más de diez personas, y puede haberla entre seis y diez si la plantilla lo decide por mayoría (art. 62.1 del ET).
- La cifra de negocios y el número de personas afectadas son criterios de graduación de la sanción (art. 39.2 de la LISOS), no causas de exención.
- No exponer el calendario laboral vigente es infracción leve (art. 6.1 LISOS); fallar en el registro de jornada es grave (art. 7.5).
El texto no admite lectura por tamaño
El artículo 34.9 del ET dice, íntegro:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Tres frases, ninguna condicionada al tamaño. Lo que hay que registrar es el horario concreto de inicio y fin de cada persona; lo que se puede decidir es cómo se organiza y documenta.
Sí existe una puerta abierta para diferenciar por actividad, pero no está usada. El artículo 34.7 del ET habilita al Gobierno a establecer especialidades en las obligaciones de registro de jornada para sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran. Es una habilitación por peculiaridad de la actividad, no por número de empleados, y desarrollarla requiere una norma que a día de hoy no está publicada.
El detalle que sí cambia: no hay a quién consultar
El segundo párrafo del artículo 34.9 establece una escalera: negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
En una micropyme el tercer escalón suele quedar cojo, y por una razón legal. El artículo 62.1 del ET establece que la representación de los trabajadores en la empresa o centro de trabajo que tengan menos de cincuenta y más de diez trabajadores corresponde a los delegados de personal, y que igualmente podrá haber un delegado de personal en aquellas empresas o centros que cuenten entre seis y diez trabajadores, si así lo decidieran estos por mayoría.
| Plantilla del centro | Representación legal | Consecuencia sobre el art. 34.9 |
|---|---|---|
| Hasta 5 personas | No procede | La decisión sobre cómo se organiza el registro es de la empresa |
| Entre 6 y 10 | Posible, si la plantilla lo decide por mayoría | Si se ha elegido delegado, hay que consultarle |
| Más de 10 y menos de 50 | Delegados de personal | Consulta previa obligatoria antes de decidir |
Que la decisión sea de la empresa no significa que pueda quedar sin escribir. El artículo 34.9 exige que el registro se organice y documente, y esa documentación es precisamente lo que se enseña cuando alguien pregunta por qué se ficha así y no de otra manera. Un documento de una página con el método, los horarios de referencia, el procedimiento de corrección y quién aprueba resuelve el requisito. El modelo está en la guía sobre protocolo de fichaje como documento interno, y una versión más amplia, en la de política de control horario.
Conviene revisar antes el convenio colectivo aplicable: si regula el registro, es su redacción la que ocupa el primer escalón de la escalera. Cómo identificar el que rige en cada centro está en la guía sobre convenio colectivo y registro de jornada por sector.
Las obligaciones que en una plantilla corta se olvidan
En una empresa pequeña las obligaciones documentales no se incumplen por decisión, se incumplen porque no hay nadie cuya tarea sea acordarse. Estas cuatro son las que aparecen antes en cualquier actuación:
El registro diario, todos los días, de todo el mundo. Incluye a quien trabaja media jornada, a quien va tres días por semana y a la persona de administración que lleva el propio registro. La única excepción del ET en materia de tiempo de trabajo es la del personal de alta dirección con relación laboral especial, materia tratada en la guía sobre registro de jornada de directivos y altos cargos.
El resumen mensual del personal a tiempo parcial. El artículo 12.4.c) del ET obliga a registrar día a día, totalizar mensualmente y entregar copia del resumen con el recibo de salarios, y a conservar esos resúmenes un mínimo de cuatro años. Si no se cumple, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. En una empresa de cinco personas con tres a tiempo parcial, eso es la mitad de la plantilla.
El resumen de horas extraordinarias. El artículo 35.5 del ET exige registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
El calendario laboral expuesto. El artículo 34.6 del ET obliga a elaborarlo anualmente y a exponer un ejemplar en lugar visible de cada centro de trabajo. No hacerlo es infracción leve del artículo 6.1 de la LISOS: «No exponer en lugar visible del centro de trabajo el calendario laboral vigente». Es la infracción más barata de cometer y también la más barata de evitar.
Qué pasa si llega la Inspección a una empresa de cinco personas
Pasa lo mismo que en una de quinientas, con importes distintos.
El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto.
El artículo 40.1.b) de la LISOS sanciona la infracción grave con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.
Y el artículo 39.2 explica de dónde sale el grado:
«Calificadas las infracciones, en la forma dispuesta por esta ley, las sanciones se graduarán en atención a la negligencia e intencionalidad del sujeto infractor, fraude o connivencia, incumplimiento de las advertencias previas y requerimientos de la Inspección, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores o de beneficiarios afectados en su caso, perjuicio causado y cantidad defraudada […]».
La cifra de negocios y el número de personas afectadas están ahí, y juegan a favor de una empresa pequeña. Pero también están el incumplimiento de requerimientos previos y la intencionalidad, que juegan en contra de quien ya fue advertido y no corrigió. El tramo mínimo de la infracción grave arranca en 751 euros: para una micropyme no es una cifra irrelevante. Los criterios completos están en la guía sobre cuantía de las multas por registro de jornada.
Hay además una vía intermedia que conviene conocer. El artículo 22.1 de la Ley 23/2015 permite al inspector advertir y requerir al sujeto responsable, en vez de iniciar un procedimiento sancionador, cuando las circunstancias del caso así lo aconsejen y siempre que no se deriven perjuicios directos a los trabajadores o a sus representantes. Es la razón por la que llevar el registro imperfecto pero llevarlo no equivale a no llevarlo.
Cómo montarlo sin que consuma tiempo de nadie
Que el fichaje esté donde está la persona. En una empresa pequeña nadie tiene tiempo de pasar por un sitio a marcar. El móvil, el navegador o una tablet en la entrada resuelven el 99 % de los casos.
Un único sistema para toda la plantilla, incluida la dirección. Los sistemas paralelos generan totales que no cuadran, y en una plantilla corta la diferencia se ve a la primera.
Que los totales se calculen solos. El resumen mensual del personal a tiempo parcial y el de horas extraordinarias no son informes de gestión: son documentos que hay que entregar con la nómina. Si hay que hacerlos a mano, se dejan de hacer en el primer mes con trabajo.
Que las correcciones dejen rastro. Los olvidos de fichaje son normales y hay que poder arreglarlos sin borrar el dato original. El procedimiento correcto está en la guía sobre cómo corregir un fichaje erróneo.
Que el histórico sobreviva al cambio de herramienta. Los cuatro años del artículo 34.9 siguen corriendo aunque cambie el proveedor. Cómo hacerlo sin perder nada está en la guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa de menos de diez trabajadores tiene que llevar registro de jornada?
Sí. El artículo 34.9 del ET no establece ningún umbral de plantilla. La obligación existe desde la primera persona contratada, con el mismo contenido: horario concreto de inicio y fin, registro diario y conservación durante cuatro años.
¿Y un autónomo con un solo empleado?
Igualmente. Lo determinante es que exista una relación laboral por cuenta ajena. El caso está desarrollado en la guía sobre control horario para autónomos con empleados.
Si no tenemos representantes legales, ¿cómo se organiza el registro?
El artículo 34.9 del ET remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Si no los hay —lo habitual por debajo de once personas, según el artículo 62.1 del ET—, la decisión corresponde a la empresa, que igualmente debe organizar y documentar el registro.
¿Se aplica una multa menor por ser una empresa pequeña?
No hay una multa reducida por tamaño, pero el artículo 39.2 de la LISOS incluye la cifra de negocios y el número de personas afectadas entre los criterios de graduación. La infracción grave sigue arrancando en 751 euros en su grado mínimo.
¿Vale un cuaderno o una hoja de cálculo?
La ley no impone un formato. Exige que el registro sea diario, incluya el horario concreto de inicio y fin, se conserve cuatro años y esté a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. El problema práctico de los soportes modificables no es que estén prohibidos: es que no permiten demostrar que un apunte no se cambió después.
¿Y el calendario laboral?
El artículo 34.6 del ET obliga a elaborarlo anualmente y a exponer un ejemplar en lugar visible de cada centro de trabajo. No hacerlo es infracción leve según el artículo 6.1 de la LISOS.
Cómo lo resuelve Tempika
Una empresa de cinco personas no necesita un proyecto de implantación: necesita que el registro esté hecho cuando alguien lo pida. Con Tempika se ficha desde el móvil, desde el navegador o desde un kiosko en tablet con PIN, la app funciona sin cobertura y sincroniza al recuperarla, y los totales por persona y periodo se calculan solos, incluido el resumen mensual que exige el artículo 12.4.c) del ET para el personal a tiempo parcial.
Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que una modificación posterior es detectable y las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo. Cuando llega un requerimiento, el modo Inspección entrega el periodo completo en CSV, XML y PDF.
Puedes ver qué obliga exactamente la norma en la guía de la ley de registro horario o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LISOS y de la Ley 23/2015 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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