Compliance laboral: qué es y por dónde empezar

En una empresa de treinta personas el cumplimiento laboral no suele fallar por mala fe. Falla porque nadie tiene una lista. El calendario laboral se colgó en el tablón hace dos años y sigue el mismo, los resúmenes mensuales del personal a tiempo parcial se entregan cuando alguien se acuerda, y el registro de jornada se lleva en una hoja de cálculo que solo abre una persona. Cada pieza por separado parece menor. Juntas son el contenido de un acta de infracción.

Compliance laboral es exactamente eso: convertir en lista, en calendario y en evidencia lo que hasta ahora dependía de la memoria de alguien. No hace falta un departamento para empezar; hace falta saber qué obligaciones existen, cuál es la consecuencia de incumplirlas y qué documento las acredita.

TL;DR

Las infracciones en el orden social se califican como leves, graves y muy graves según la naturaleza del deber infringido y la entidad del derecho afectado (art. 1.3 de la LISOS).

Prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción con carácter general, y a los cuatro en materia de Seguridad Social (art. 4 de la LISOS).

No exponer el calendario laboral vigente en lugar visible es infracción leve (art. 6.1 LISOS). Fallar en jornada, descansos, permisos o registro de jornada es grave (art. 7.5).

Desde cincuenta trabajadores hay dos obligaciones estructurales: plan de igualdad (art. 45.2 de la LO 3/2007) y sistema interno de información (art. 10.1.a) de la Ley 2/2023).

La Inspección actúa siempre de oficio, venga de una denuncia o de un plan programado (art. 20.3 de la Ley 23/2015).

Qué es exactamente el compliance laboral

No es una figura con definición legal propia. Es la práctica de organizar el cumplimiento de las obligaciones laborales de forma que puedan acreditarse: quién es responsable de cada una, cuándo vence, qué documento la prueba y dónde está guardado.

El marco sancionador que le da sentido sí tiene definición. El artículo 1 de la LISOS establece que constituyen infracciones administrativas en el orden social las acciones u omisiones de los distintos sujetos responsables tipificadas y sancionadas en esa ley y en las leyes del orden social, que no podrán ser objeto de sanción sin previa instrucción del oportuno expediente a propuesta de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y que se califican como leves, graves y muy graves en atención a la naturaleza del deber infringido y la entidad del derecho afectado.

El artículo 5.1 concreta el concepto: son infracciones laborales las acciones u omisiones de los empresarios contrarias a las normas legales, reglamentarias y cláusulas normativas de los convenios colectivos en materia de relaciones laborales, individuales y colectivas, de colocación, empleo, formación profesional para el empleo, trabajo temporal e inserción sociolaboral.

Dos consecuencias prácticas de esa redacción. La primera: el convenio colectivo forma parte del perímetro, no solo la ley. La segunda: el sujeto responsable es la empresa, aunque el incumplimiento material lo cometa una persona concreta por descuido.

La escalera de las sanciones, y por qué conviene conocerla

Calificación	Ejemplos en materia de tiempo de trabajo	Multa (art. 40.1 LISOS)
Leve	No exponer el calendario laboral vigente en lugar visible (art. 6.1)	70 a 750 € según grado
Grave	Transgresión de jornada, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada (art. 7.5)	751 a 7.500 € según grado
Muy grave	Impago y retrasos reiterados en el pago del salario (art. 8.1)	7.501 a 225.018 € según grado

El artículo 7.5 de la LISOS es el que concentra casi todo lo relacionado con el tiempo de trabajo: tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto.

Los tramos exactos y los criterios de graduación están desarrollados en la guía sobre cuantía de las multas por registro de jornada.

Y el plazo importa tanto como el importe. El artículo 4 de la LISOS establece que las infracciones en el orden social prescriben a los tres años contados desde la fecha de la infracción, con reglas propias para Seguridad Social —cuatro años—, prevención de riesgos laborales —uno, tres y cinco años según calificación— y sociedades cooperativas. Ese plazo es el que explica por qué la conservación de documentación no es un capricho: si la evidencia no existe cuando se pide, la defensa se queda sin material. El detalle está en la guía sobre prescripción de las infracciones laborales.

El primer mapa: qué revisar y con qué prueba

Un mapa de cumplimiento laboral útil para una empresa pequeña cabe en una tabla. Estas son las obligaciones que aparecen antes en cualquier actuación inspectora, con la norma que las impone y el documento que las acredita.

Registro diario de jornada. El artículo 34.9 del ET obliga a garantizar el registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona, a organizarlo y documentarlo mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal, y a conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Prueba: el propio registro, exportable por periodos.

Resumen mensual del personal a tiempo parcial. El artículo 12.4.c) del ET obliga a registrar día a día, totalizar mensualmente y entregar copia del resumen con el recibo de salarios. En caso de incumplimiento, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. Prueba: el resumen entregado, no solo generado.

Resumen de horas extraordinarias. El artículo 35.5 del ET exige registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Calendario laboral. El artículo 34.6 del ET obliga a elaborarlo anualmente y a exponer un ejemplar en lugar visible de cada centro de trabajo. No hacerlo es infracción leve del artículo 6.1 de la LISOS. Prueba: el calendario del año en curso, visible.

Política interna de tiempo de trabajo. No es obligatoria por sí misma, pero es la que da coherencia a todo lo anterior y la que se enseña cuando hay que explicar un criterio. El modelo está en la guía sobre política de control horario.

Los dos umbrales que cambian el tamaño del problema

Cincuenta personas: plan de igualdad

El artículo 45.2 de la Ley Orgánica 3/2007 establece que, en el caso de las empresas de cincuenta o más trabajadores, las medidas de igualdad deberán dirigirse a la elaboración y aplicación de un plan de igualdad, con el alcance y contenido establecidos en ese capítulo, objeto asimismo de negociación en la forma que determine la legislación laboral.

El apartado 3 añade un supuesto que se olvida: también hay que elaborar y aplicar un plan cuando así lo establezca el convenio colectivo aplicable, en los términos previstos en él, con independencia del tamaño de la plantilla. Merece la pena comprobarlo antes de dar por hecho que el umbral es solo numérico.

El artículo 7.13 de la LISOS califica como infracción grave el incumplimiento de las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la LO 3/2007, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo aplicable.

Cincuenta personas: sistema interno de información

El artículo 10.1.a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, obliga a disponer de un sistema interno de información a las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores. Las que tengan entre cincuenta y doscientos cuarenta y nueve pueden compartir entre sí el sistema y los recursos destinados a gestionar las comunicaciones, respetando las garantías de la ley.

El artículo 9.2 de la misma ley fija dos plazos que hay que tener en el procedimiento escrito:

Acuse de recibo al informante en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses desde la recepción —o desde el vencimiento del plazo de siete días si no se remitió acuse—, ampliable hasta otros tres meses adicionales en casos de especial complejidad.

Añade además la obligación de remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

Protección de datos: la capa que se olvida

El cumplimiento laboral y el de protección de datos se cruzan justo donde la empresa controla. Tres artículos de la Ley Orgánica 3/2018 marcan el terreno:

El artículo 87 obliga a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales, con participación de los representantes de los trabajadores en su elaboración, e informar de esos criterios a la plantilla.
El artículo 88 obliga al empleador, previa audiencia de los representantes, a elaborar una política interna sobre las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital, dirigida también a quienes ocupen puestos directivos.
El artículo 90 permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del ET, previa información expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes.

Cómo se aplica esto al fichaje en concreto está en la guía sobre derechos del trabajador sobre los datos de fichaje y en el repaso de resoluciones de la AEPD sobre control horario.

Cómo llega la Inspección, y por qué da igual el origen

Un malentendido frecuente: creer que si nadie denuncia no pasa nada. El artículo 20.3 de la Ley 23/2015 dice lo contrario con claridad:

«La Inspección de Trabajo y Seguridad Social actuará de oficio siempre, como consecuencia de orden superior, de orden de servicio derivada de planes o programas de inspección, a petición razonada de otros órganos, en virtud de denuncia o por propia iniciativa de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, conforme a criterios de eficacia y oportunidad […]».

La denuncia es uno de los cinco orígenes posibles, no el principal ni el único. Los planes y programas de inspección seleccionan sectores y empresas por criterios propios. La preparación de una visita está detallada en la guía sobre cómo prepararse para una visita de la Inspección.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener un programa de compliance laboral?

No existe una obligación general de tener un programa formal con ese nombre. Lo que sí es obligatorio es cumplir cada una de las normas que ese programa organiza, y poder acreditarlo. La ventaja del enfoque es que convierte obligaciones dispersas en un calendario con responsables.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar la documentación?

Depende de la obligación. El registro de jornada, cuatro años según el artículo 34.9 del ET; los resúmenes mensuales del personal a tiempo parcial, un mínimo de cuatro años según el artículo 12.4.c). Como referencia general del riesgo, las infracciones en el orden social prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción, y a los cuatro las de Seguridad Social.

¿Desde cuántos trabajadores hay que tener plan de igualdad?

Desde cincuenta, según el artículo 45.2 de la LO 3/2007. También hay que elaborarlo cuando lo establezca el convenio colectivo aplicable, con independencia del número de personas, y cuando lo acuerde la autoridad laboral en sustitución de sanciones accesorias.

¿Y canal interno de denuncias?

Desde cincuenta trabajadores contratados, según el artículo 10.1.a) de la Ley 2/2023. Las empresas de entre cincuenta y doscientos cuarenta y nueve pueden compartir el sistema y sus recursos.

¿Puede sancionarme la Inspección si nadie ha denunciado?

Sí. El artículo 20.3 de la Ley 23/2015 recoge cinco orígenes de la actuación inspectora, entre ellos las órdenes de servicio derivadas de planes o programas de inspección y la propia iniciativa del inspector.

¿Por dónde empiezo si no tengo nada montado?

Por lo que se pide primero en cualquier actuación: registro de jornada de los últimos cuatro años, calendario laboral del año expuesto, resúmenes mensuales del personal a tiempo parcial y contratos con su jornada. Después, los umbrales de cincuenta personas si corresponde.

Cómo lo resuelve Tempika

Buena parte del mapa anterior es tiempo de trabajo, y ahí es donde Tempika sustituye la memoria por evidencia. El registro diario se lleva solo desde el móvil, el navegador o el kiosko en tablet; los totales por persona y periodo salen sin recalcular nada; y el saldo de horas, los permisos y las ausencias quedan cada uno en su categoría en lugar de convertirse en huecos que después hay que explicar.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que una modificación posterior es detectable y queda trazada con autor, fecha y motivo. Cuando llega el requerimiento, el modo Inspección entrega el periodo completo en CSV, XML y PDF, sin tener que reconstruir meses a mano.

Puedes ver el planteamiento completo en cumplimiento con Tempika o revisar la guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años, que es la obligación con la que más gente tropieza al cambiar de sistema.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente de la LISOS, del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley 23/2015, de la Ley 2/2023, de la LO 3/2007 y de la LOPDGDD consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.