El libro de visitas de la Inspección: por qué ya no existe
El libro de visitas dejó de ser obligatorio con la Ley 23/2015 y la Orden ESS/1452/2016. Qué lo sustituyó, qué hay que conservar y por qué el tipo sigue en la LISOS.
Sigue en el cajón de muchos despachos: un libro con tapas duras, hojas autocopiativas y dos o tres diligencias escritas a bolígrafo. Y sigue apareciendo en listas de «documentos obligatorios» que circulan por internet, en algunos casos con la papelería incluida.
No hay que comprarlo. La obligación de tenerlo desapareció hace años y el sistema que lo sustituyó funciona al revés: es el funcionario quien extiende el documento y quien lo entrega a la empresa. Esta guía explica exactamente qué cambió, qué hay que conservar todavía y por qué el nombre sigue apareciendo en la LISOS.
TL;DR
- El artículo 21.6 de la Ley 23/2015 ordena que los funcionarios extiendan diligencia por escrito de cada actuación y prohíbe expresamente imponer al inspeccionado la obligación de adquirir o diligenciar libros o formularios.
- Ese mandato lo desarrolló la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio (BOE-A-2016-8361), publicada el 12 de septiembre de 2016 y en vigor desde el 13 de septiembre de 2016.
- La empresa debe conservar cinco años cada ejemplar de diligencia recibido, contados desde su fecha de expedición.
- También hay que conservar los libros de visitas antiguos, cinco años desde la fecha de la última diligencia realizada.
- El artículo 50.3.b) de la LISOS todavía menciona el libro de visitas: el tipo sigue impreso, la obligación material que sancionaba ya no.
Qué había antes
Durante décadas, cada centro de trabajo tenía que tener un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección. La empresa lo compraba, lo habilitaba y lo custodiaba. El inspector, al visitar, escribía en él lo actuado.
El preámbulo de la Orden ESS/1452/2016 lo recuerda al citar el artículo 68 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 138/2000 y modificado en ese punto por el Real Decreto 689/2005: los requerimientos de subsanación de los técnicos habilitados «podrían reflejarse mediante diligencia en el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».
Ese era el mundo anterior: un libro comprado por la empresa como soporte de la actuación pública.
Qué lo terminó
La Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, invirtió el planteamiento en un solo apartado. Su artículo 21.6 dice:
«Los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.
Mediante Orden del titular del Ministerio de Empleo y Seguridad Social se determinarán los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados, teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.»
La frase destacada es la que acaba con el libro de visitas. No lo prohíbe por su nombre: prohíbe que la orden de desarrollo imponga a la empresa comprar o habilitar libros o formularios para documentar la actuación inspectora.
El desarrollo llegó con la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Se publicó el 12 de septiembre de 2016 y entró en vigor al día siguiente.
Qué hay ahora: la diligencia
El artículo 1 de la Orden fija el nuevo esquema: los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los subinspectores laborales, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o de cada comprobación por comparecencia en dependencias públicas, extenderán diligencia sobre esa actuación. Y se extiende una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias examinadas y las incidencias concurrentes.
El artículo 2 enumera lo que debe constar en cada diligencia: lugar y fecha de expedición, y si se practicó con ocasión de visita o de comparecencia; identificación del funcionario actuante y del cuerpo al que pertenece, con reseña de los demás funcionarios intervinientes si fueron varios; y los datos de la empresa o centro de trabajo, entre otros extremos.
El artículo 3 remite al modelo del anexo, admite el uso de medios electrónicos para elaborarlo y reparte las copias: una a la empresa, otra a los delegados de prevención cuando proceda conforme al artículo 40.3 de la Ley 31/1995, y otra al funcionario actuante para su archivo. En comunidades autónomas con lengua cooficial, el modelo se confecciona en versión bilingüe.
El artículo 4 detalla cómo llega el ejemplar a la empresa: por remisión por cualquiera de los medios admitidos en derecho, o por entrega a la persona que atendió al funcionario. Si esa persona se niega a recibirlo, se notifica a la empresa por cualquier medio admitido en derecho; si se niega a firmar, o no puede o no sabe hacerlo, se hace constar en la propia diligencia.
| Libro de visitas | Diligencia de actuación | |
|---|---|---|
| Quién lo compra | La empresa | Nadie: lo extiende el funcionario |
| Dónde está | En el centro de trabajo | Se entrega o remite a la empresa |
| Soporte | Libro habilitado | Modelo del anexo, admite medios electrónicos |
| Conservación | Del libro | Cinco años por ejemplar |
Lo que la empresa sí tiene que conservar
Aquí está la parte que se olvida. El artículo 5 de la Orden impone dos obligaciones de conservación:
Las diligencias nuevas. Cada ejemplar entregado o remitido a la empresa debe conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante cinco años, contados desde la fecha de expedición de cada uno.
Los libros antiguos. También deben conservarse a disposición de la Inspección los libros de visitas y los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la orden, por un periodo de cinco años a contar desde la fecha de la última diligencia realizada en ellos.
De modo que el libro del cajón no se compra ni se estrena, pero tampoco se tira sin mirar la fecha de la última anotación. Si esa última diligencia es de hace más de cinco años, el deber de conservación del artículo 5.2 ya se ha agotado; si es más reciente, sigue vivo.
Conviene además no confundir este plazo con el del registro de jornada. Son documentos distintos y plazos distintos: la diligencia se conserva cinco años según la Orden; el registro de jornada, cuatro años según el artículo 34.9 del ET. El detalle de este último está en la guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.
Por qué el libro sigue apareciendo en la LISOS
Esta es la parte que despista, y merece precisión.
El artículo 50 de la LISOS, que tipifica las infracciones por obstrucción a la labor inspectora, mantiene en su apartado 3 la lista de infracciones leves, y su letra b) sigue diciendo:
«b) La falta del Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en el centro de trabajo.»
El tipo continúa impreso en el texto consolidado. Lo que ha desaparecido es la obligación material a la que se refería: desde el artículo 21.6 de la Ley 23/2015 y la Orden ESS/1452/2016, a la empresa no se le puede imponer adquirir o habilitar el libro. Un tipo sancionador cuyo presupuesto de hecho ya no puede exigirse se queda sin objeto, aunque el legislador no haya pasado la goma por esa letra.
La lectura práctica: nadie tiene que comprar un libro de visitas por miedo a esa letra b). Lo que sí sigue plenamente vivo es el resto del artículo 50. Su apartado 2 califica como graves, con carácter general, las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones inspectoras. Y su apartado 4.a) califica como muy graves las que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia de inspectores y subinspectores en el centro de trabajo, así como la negativa a identificarse o a dar razón de la presencia de quienes estén realizando cualquier actividad en él.
Qué debería haber en el centro de trabajo hoy
En lugar del libro, tres cosas:
El registro de jornada al día. Con el horario concreto de inicio y fin de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de plantilla, representantes e Inspección (art. 34.9 del ET). Qué se suele pedir está en qué pide la Inspección de Trabajo en materia de control horario.
El documento que organiza el registro. El propio artículo 34.9 exige organizarlo y documentarlo mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Ese documento se guarda: es la respuesta a «¿quién decidió que se fichara así?». Un modelo está en la política de control horario de la empresa.
Las diligencias recibidas. Las de los últimos cinco años, localizables.
Y si lo que llega es una visita sin aviso, la preparación previa está en cómo prepararse para una visita de la Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener libro de visitas en 2026?
No. El artículo 21.6 de la Ley 23/2015 prohíbe que la orden de desarrollo imponga a los interesados adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para documentar las actuaciones inspectoras, y la Orden ESS/1452/2016 implantó en su lugar el modelo de diligencia que extiende el propio funcionario.
¿Desde cuándo?
La Orden ESS/1452/2016 se publicó el 12 de septiembre de 2016 y entró en vigor el 13 de septiembre de 2016.
¿Puedo tirar el libro antiguo?
Depende de la fecha de la última diligencia anotada. El artículo 5.2 de la Orden obliga a conservar los libros de visitas y los modelos anteriores durante cinco años desde esa fecha.
¿Cuánto hay que guardar las diligencias nuevas?
Cinco años desde la fecha de expedición de cada ejemplar, según el artículo 5.1 de la Orden.
¿Quién firma la diligencia?
La suscribe el funcionario actuante. A la empresa se le entrega o remite un ejemplar. Si la persona que atiende se niega a firmar, o no puede o no sabe, se hace constar en la propia diligencia (artículo 4.2).
¿Y si en la web de una papelería lo siguen vendiendo como obligatorio?
Que se venda no lo hace exigible. La referencia legal es el artículo 21.6 de la Ley 23/2015 y la Orden ESS/1452/2016.
Cómo lo resuelve Tempika
El libro de visitas se acabó, pero la lógica de fondo no: cuando la Inspección aparece o cita, la empresa tiene que poder poner encima de la mesa lo que se le pide, sin reconstruirlo. En Tempika el modo Inspección extrae el periodo solicitado por persona y por centro, con las incidencias y las correcciones a la vista, en CSV, XML y PDF.
Cada apunte conserva su autor y su fecha, y las correcciones guardan el motivo, de modo que lo que se entrega es lo que se registró en su día. Puedes ver cómo queda organizado en la página de cumplimiento de Tempika o repasar antes qué debe incluir el registro de jornada.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente de la Ley 23/2015, de la Orden ESS/1452/2016, del Estatuto de los Trabajadores y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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