Control horario del PAS y personal no docente en centros educativos

El control horario del personal no docente en los centros educativos es una de las obligaciones legales que más preguntas genera entre directores, gerentes y responsables de recursos humanos del sector de la enseñanza privada y concertada. La razón es sencilla: un colegio agrupa bajo el mismo techo a colectivos laborales muy distintos —docentes titulados, personal de administración y servicios, monitores, auxiliares de extraescolares y personal de refuerzo— cada uno sujeto a un convenio colectivo, una jornada y un régimen de actividad diferente.

Esta guía analiza en profundidad el marco legal aplicable, cómo diferenciar las horas lectivas de las no lectivas en el registro, cómo gestionar el personal no docente y los sustitutos, qué ocurre con los periodos sin actividad escolar y qué espera la Inspección de Trabajo cuando visita un centro educativo. Al final encontrarás un bloque de preguntas frecuentes pensado para directores de colegio y responsables de RRHH. Para el marco general del sector, consulta la guía completa del control horario en educación: colegios y centros.

Marco legal: el ET y los convenios de la enseñanza privada y concertada

La obligación de llevar un registro de jornada diario y conservarlo durante cuatro años procede del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Esa obligación no admite excepciones sectoriales: afecta a todos los empleadores con trabajadores por cuenta ajena, con independencia del sector, del tamaño del centro o de si el colegio es privado o concertado.

No obstante, el marco convencional del sector educativo introduce matices importantes que deben reflejarse en el sistema de fichaje.

Convenios colectivos de la enseñanza privada y concertada

El sector de la enseñanza privada en España se regula principalmente a través de dos convenios colectivos estatales:

Convenio colectivo general de centros y servicios de atención a personas con discapacidad: afecta a parte del personal auxiliar en centros de educación especial.
Convenio colectivo general de centros de enseñanza privada de régimen general o enseñanza reglada: el más importante para la mayoría de colegios privados. Regula la jornada del profesorado y del personal no docente.
Convenio colectivo para el personal de empresas de enseñanza privada sostenidas total o parcialmente con fondos públicos (centros concertados): cubre a los colegios concertados con la Administración y establece una jornada específica para docentes y PAS (Personal de Administración y Servicios).

Además de los convenios estatales, muchas comunidades autónomas tienen convenios de ámbito autonómico o provincial que prevalecen cuando mejoran las condiciones del convenio estatal. Antes de implantar cualquier sistema de fichaje es imprescindible identificar qué convenio resulta de aplicación y cuál es la jornada anual pactada para cada categoría profesional.

La importancia de este punto es doble: por un lado, el sistema de registro debe respetar exactamente la jornada máxima establecida por el convenio; por otro, la ITSS utiliza el convenio aplicable como referencia al contrastar los datos del registro durante una inspección.

Para profundizar en los aspectos legales generales del registro de jornada, consulta nuestra guía sobre qué cambia con el registro horario digital obligatorio en 2026.

Jornada lectiva y no lectiva: cómo separar horas de docencia y de preparación

Uno de los aspectos que más confusión genera en los centros educativos es la distinción entre la jornada lectiva y la jornada no lectiva del personal docente, y cómo debe reflejarse esa distinción en el registro de jornada.

Qué se entiende por horas lectivas

Las horas lectivas son aquellas en las que el docente imparte clase directamente a los alumnos. El número máximo de horas lectivas semanales lo establece el convenio colectivo aplicable: en la mayoría de convenios de enseñanza privada se sitúa entre 23 y 25 horas semanales para la educación primaria y secundaria.

Estas horas tienen una característica que las hace relativamente sencillas de registrar: se desarrollan en el aula, en el centro, en presencia de los alumnos. Son, por tanto, horas de trabajo presencial con ubicación física conocida.

Qué se entiende por horas complementarias o de permanencia

Los convenios colectivos del sector educativo distinguen, junto a las horas lectivas, una serie de horas de permanencia obligatoria en el centro destinadas a tareas distintas de la docencia directa: reuniones de claustro, tutorías con familias, atención a alumnos, coordinación de equipos docentes y actividades complementarias organizadas por el colegio.

Estas horas también deben registrarse, son trabajo efectivo y forman parte de la jornada anual del docente.

El problema de las horas no presenciales: preparación, corrección y comunicación

La parte más compleja del registro de jornada docente es la que corresponde a las horas de preparación de clases, corrección de exámenes y comunicación con familias realizadas fuera del centro. Esta actividad es inherente a la profesión docente y los convenios la reconocen como parte de la jornada anual, pero su carácter no presencial dificulta su registro objetivo.

La solución práctica más común —y la que admite la doctrina de la ITSS con menor conflictividad— es la siguiente:

Calcular la jornada anual total del docente según el convenio aplicable.
Restar las horas lectivas y las horas de permanencia presencial en el centro.
El resultado son las horas «de libre disposición» del docente para preparación no presencial. Estas horas se anotan en el sistema como un bloque de jornada asignada que no requiere fichaje en tiempo real, pero sí consta en el cuadrante individual.

Este enfoque permite cumplir con la obligación de registro (existe constancia de la jornada total y su distribución) sin exigir al docente que fiche desde casa cada vez que prepara una unidad didáctica, lo que resultaría desproporcionado y generaría resistencia en los equipos.

El software de control horario debe permitir configurar tipologías de tiempo diferenciadas: horas lectivas presenciales, horas de permanencia presenciales y horas de preparación asignadas. Esto facilita tanto la gestión interna como la presentación de datos ante una inspección.

Personal no docente (conserjes, administrativos, monitores): mismo sistema, distintas jornadas

El Personal de Administración y Servicios (PAS) de un colegio —conserjes, administrativos, personal de secretaría, auxiliares, personal de limpieza— está sujeto a la misma obligación de registro de jornada que el personal docente, pero sus condiciones laborales son diferentes y deben configurarse por separado en el sistema.

Perfil	Jornada habitual	Particularidad del registro
Conserje	Jornada partida o continua, 40 h/semana	Apertura/cierre de instalaciones; puede haber guardia nocturna
Administrativo/secretaría	Jornada continua de mañana, reducida en verano	Registro estándar con posible teletrabajo parcial
Monitor de comedor	Jornada parcial fija (mediodía)	Jornada muy corta; el sistema debe admitir fichajes de 1-2 horas sin errores
Auxiliar de educación especial	Jornada lectiva sincronizada con los docentes	Puede tener guardias y sustituciones de último momento
Personal de limpieza	Jornada vespertina o nocturna	A menudo subcontratado; si es propio, fichaje obligatorio

Una exigencia crítica del sistema es que el software de control horario para centros escolares permita definir cuadrantes distintos por perfil dentro de la misma cuenta del centro. La alternativa —un único cuadrante genérico— produce inconsistencias que la ITSS detecta con facilidad: un conserje que «ficha» según el horario de los profesores, o un monitor de comedor al que se le asignan 8 horas cuando su contrato es a tiempo parcial.

Los monitores de comedor merecen mención especial. En muchos centros su gestión recae en una empresa auxiliar de servicios de restauración escolar. Si el colegio los contrata directamente, están bajo la obligación de registro estándar. Si la empresa de comedor es un tercero, la obligación recae sobre ese empleador, no sobre el colegio. Aclarar esta relación contractual antes de configurar el sistema evita errores frecuentes.

Fichaje del personal de refuerzo y sustitutos sin acceso a sistemas corporativos

Los centros educativos tienen una rotación de personal significativa por sustituciones de baja, permisos o refuerzo educativo financiado por la Administración. Este personal —a menudo docentes que se incorporan por primera vez al centro o que cubren ausencias de muy pocos días— tampoco está exento de la obligación de registro de jornada desde el primer día de trabajo.

El problema operativo es claro: un sustituto que llega un lunes a las 8:00 no tiene credenciales en el sistema de fichaje del colegio, no tiene smartphone corporativo y puede que ni siquiera conozca las instalaciones.

Tarjeta NFC o QR como método de fichaje para personal sin smartphone

La solución más eficaz y sin fricción para este perfil es el fichaje mediante tarjeta NFC o código QR en un terminal físico instalado en la entrada del centro o en la sala de profesores.

El funcionamiento es simple:

El responsable de RRHH o secretaría genera en el sistema de control horario una tarjeta de acceso provisional (NFC o QR impreso) antes de que el sustituto llegue al centro.
Al llegar, el sustituto aproxima la tarjeta al terminal o escanea el QR con su propio móvil. El sistema registra la entrada asociada a su perfil.
No se necesita descarga de aplicación, formación previa ni contraseña.

Este método es igualmente válido para personal de refuerzo que trabaja varios días seguidos sin acceso a herramientas digitales del centro, para monitores de extraescolares con contratos de pocas horas semanales, y para personal de apoyo de entidades externas (psicólogos, logopedas) que acceden regularmente al centro pero no son empleados propios.

Desde el punto de vista del RGPD, la tarjeta NFC o el QR no recogen datos biométricos y encajan perfectamente en la base legal del artículo 6.1.c del RGPD (cumplimiento de una obligación legal), sin necesidad de obtener consentimiento explícito del trabajador. Esto evita la problemática que plantean los sistemas de fichaje por huella o reconocimiento facial, especialmente relevante a la luz de las resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que han reforzado las restricciones al uso de datos biométricos en el ámbito laboral.

Para conocer en detalle las implicaciones legales del uso de datos biométricos en el fichaje, consulta nuestro análisis sobre biometría en el fichaje y la AEPD.

Conciliación y permisos en el sector educativo: integración con la gestión de ausencias

El sector educativo concentra un porcentaje elevado de trabajadoras con hijos en edad escolar y con jornadas que, en teoría, facilitan la conciliación. Sin embargo, la gestión de permisos, reducciones de jornada y ausencias en un colegio privado o concertado es más compleja de lo que parece.

Tipos de ausencia más frecuentes en centros educativos

Bajas médicas (IT): el sustituto que cubre la baja debe entrar en el sistema desde el primer día, como se ha explicado en la sección anterior.
Permiso por cuidado de hijo menor de doce años (artículo 34.8 ET): el trabajador puede solicitar adaptación de jornada. El sistema de control horario debe reflejar exactamente el horario adaptado acordado, sin que el resto de la plantilla lo confunda con una jornada irregular no autorizada.
Reducción de jornada por guarda legal (artículo 37.6 ET): la reducción puede afectar horas lectivas o de permanencia, y el convenio educativo puede tener reglas específicas sobre cómo se distribuye. El cuadrante individual del docente afectado debe actualizarse en el sistema antes de que surta efecto.
Permisos retribuidos (matrimonio, fallecimiento de familiar, traslado de domicilio…): el artículo 37.3 ET establece los mínimos, pero el convenio educativo puede ampliarlos. Deben constar en el registro como ausencia justificada con el tipo correcto.

La integración entre el módulo de control horario y el módulo de gestión de ausencias es crítica en un centro educativo. Cuando ambos módulos están desconectados, es habitual que el registro de jornada marque «ausencia injustificada» en días en que el trabajador está de permiso retribuido, generando conflictos con el comité de empresa y dificultando la acreditación ante la ITSS.

Un sistema integrado permite que, en el momento en que RRHH aprueba un permiso de maternidad o una reducción de jornada, el cuadrante del empleado se actualice automáticamente y el módulo de fichaje no marque incidencia cuando ese trabajador no ficha durante ese periodo.

Vacaciones de verano y periodos sin actividad: cómo queda el registro de jornada

Una pregunta que aparece de forma recurrente en los equipos de dirección de colegios es qué ocurre con el registro de jornada durante los periodos de vacaciones de verano, Navidad y Semana Santa, y si es necesario «fichar» durante esas semanas.

La respuesta depende de la situación contractual de cada trabajador.

Personal docente en vacaciones: sin obligación de fichaje

Durante el periodo de vacaciones anuales retribuidas del docente, no existe obligación de fichaje porque no hay prestación de servicios. Las vacaciones constan en el sistema como periodo de ausencia retribuida autorizada. El registro de jornada se «pausa» durante esos días y no genera incidencias.

Lo que sí debe constar en el sistema es la planificación de vacaciones: qué días disfruta cada trabajador, cuándo comienzan y cuándo terminan, para que el cuadrante anual cuadre con la jornada pactada en el convenio.

Personal con contrato fijo-discontinuo o de temporada

Algunos centros educativos contratan a monitores de extraescolares, auxiliares de servicios o personal de comedor mediante contratos fijos-discontinuos que se activan al inicio del curso escolar y se suspenden durante el verano. Para este personal, el registro de jornada solo aplica durante el periodo de actividad. El sistema de fichaje debe reflejar con precisión las fechas de inicio y fin de cada campaña, para que no existan periodos de «fichaje esperado» durante la suspensión del contrato.

Guardias de verano: registro obligatorio

Si el centro mantiene actividad durante el verano —campamentos, escuela de verano, guardia de secretaría— el personal que trabaja durante esas semanas está obligado a registrar su jornada con la misma precisión que durante el curso. No existe ninguna excepción para los periodos estivales.

La tentación de relajar los controles en verano, cuando la actividad es mínima, es un error frecuente que la ITSS ha sancionado en varios centros educativos. Si el centro abre aunque sea un día a la semana para atender familias o coordinarse con el equipo, ese trabajo debe quedar registrado.

La Inspección de Trabajo en centros educativos: particularidades del sector

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) actúa en los centros educativos privados con los mismos poderes de inspección que en cualquier empresa, con algunas particularidades derivadas de la naturaleza del sector.

Qué pide la ITSS en una visita a un colegio

Según el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, el registro de jornada debe:

Ser diario, no semanal ni mensual.
Contener la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, sin excepción.
Conservarse durante cuatro años y estar disponible para los representantes de los trabajadores y la propia ITSS.
Reflejar las horas ordinarias y extraordinarias por separado.

En un centro educativo, la ITSS presta atención especial a tres puntos:

Coincidencia entre el cuadrante y el convenio: si el convenio fija 23 horas lectivas semanales para los docentes, el registro debe mostrar exactamente eso, ni más ni menos de forma sistemática. Las desviaciones puntuales son comprensibles; los patrones constantes de incumplimiento, no.
Registro del personal de refuerzo y sustitutos: es el punto más débil de muchos centros. Si un sustituto trabajó cinco días y no aparece ningún fichaje a su nombre, la ITSS lo interpreta como una omisión intencionada del registro, aunque la explicación sea simplemente que «no tuvo tiempo de darse de alta en el sistema».
Personal de empresas auxiliares: la ITSS puede verificar si el personal de limpieza o comedor subcontratado tiene su propio registro de jornada. Si detecta que ese personal trabaja en las instalaciones del colegio sin registro, aunque dependa formalmente de otra empresa, puede iniciar actuaciones contra la empresa auxiliar y, en algunos casos, señalar al colegio como corresponsable si existe cesión ilegal de trabajadores.

Las sanciones por ausencia o insuficiencia del registro de jornada se tipifican como infracciones graves en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), con multas que oscilan entre 751 y 7.500 euros por infracción según el artículo 40.1.b de la LISOS.

Para prepararse ante una visita de la ITSS, consulta nuestra guía sobre cómo preparar una visita de la Inspección de Trabajo en materia de registro horario.

Cómo implantar el control horario sin interrumpir la actividad docente

Uno de los frenos más habituales para implantar un sistema de fichaje en centros educativos es el temor a que el proceso de registro interfiera con la actividad docente. Un profesor que entra a las 8:00 y tiene clase a las 8:05 no puede perder tiempo haciendo cola ante un terminal de fichaje.

Estas son las claves para una implantación exitosa que no genere fricciones:

1. Terminal NFC en la entrada, sin PIN ni contraseña

Un terminal instalado en la entrada del centro, en la sala de profesores o en secretaría, permite fichar en menos de dos segundos con una tarjeta NFC. No requiere código PIN ni contraseña. El sistema registra automáticamente la entrada o la salida según el último estado del trabajador.

2. App móvil para el personal que lo prefiera

Para docentes que llegan con sus propios dispositivos y prefieren fichar desde el móvil, la aplicación móvil conectada al mismo sistema es la alternativa equivalente. Ambos métodos —terminal NFC y app— alimentan el mismo registro y son igualmente válidos.

3. Configuración por perfiles desde el primer día

Antes de la implantación, el responsable de RRHH carga en el sistema la plantilla completa con los cuadrantes de cada perfil: docentes, PAS, monitores, personal de refuerzo. Esto evita que el primer día de uso el sistema marque «jornada excedida» o «entrada fuera de cuadrante» porque nadie ha configurado los horarios correctos.

4. Formación en 15 minutos en claustro o reunión de equipos

La formación al personal no requiere sesiones largas. En un claustro de 15 minutos —o en la reunión de inicio de curso— se explica el funcionamiento básico: cómo fichar la entrada, la salida y los descansos, y a quién dirigirse en caso de incidencia. El resto de la funcionalidad (consulta de cuadrante, solicitud de ausencias) la aprende el personal a su ritmo desde la app.

5. Integración con las herramientas de gestión existentes

Si el colegio ya usa un software de gestión escolar (para matrículas, notas, comunicación con familias), la implantación del control horario es más sencilla si el sistema de fichaje exporta datos en formatos estándar (CSV, PDF, Excel) que puedan incorporarse al sistema de nóminas o al gestor laboral de la asesoría externa.

Para comparar los criterios clave a la hora de elegir el sistema más adecuado para un colegio o centro educativo, consulta nuestra guía de cómo elegir el software de control horario y la página de funcionalidades de Tempika con todas las opciones disponibles.

También puedes revisar el sector educativo en Tempika para ver las especificidades de configuración disponibles para centros escolares.

Preguntas frecuentes de directores de colegio y responsables de RRHH

¿Están obligados los colegios concertados a llevar registro de jornada aunque reciban financiación pública?

Sí. Los colegios concertados son empresas privadas que suscriben un contrato-programa con la Administración para impartir enseñanza sostenida con fondos públicos, pero su personal no tiene la condición de funcionario. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores les es plenamente aplicable. La financiación pública no exime de la obligación de registro; la excepción —que se establece para los funcionarios públicos en régimen estatutario— no les alcanza.

¿Cómo se registran las horas de guardia de patio de un docente?

Las guardias de patio son horas de permanencia presencial en el centro, asignadas para supervisar el recreo u otras actividades no lectivas. Deben figurar en el cuadrante del docente como horas de guardia —diferenciadas de las horas lectivas, pero igualmente registradas— y se computan a efectos de la jornada semanal y anual. Si el docente realiza más guardias de las previstas en su cuadrante por sustitución de un compañero ausente, esas horas adicionales deben quedar reflejadas como horas extraordinarias o compensatorias según lo pactado en el convenio.

¿Puede el colegio utilizar los datos de fichaje para controlar la puntualidad de los docentes y aplicarles descuentos salariales?

El uso de los datos de fichaje con fines disciplinarios o de descuento salarial solo es posible si el colegio ha informado a los trabajadores de ese uso de forma expresa y previamente, en cumplimiento del artículo 13 del RGPD (información al interesado cuando los datos se obtienen del propio trabajador) y del artículo 87 de la LOPDGDD (intimidad ante la utilización de dispositivos de control en el ámbito laboral). El registro de jornada se establece con la finalidad de acreditar el cumplimiento normativo del artículo 34.9 ET; extender su uso a finalidades disciplinarias requiere informar específicamente de ello en el registro de actividades de tratamiento y en la información facilitada a los trabajadores.

¿Qué ocurre si un docente trabaja parte de su jornada en las instalaciones y parte en casa (teletrabajo o trabajo a distancia)?

Si el colegio ha pactado trabajo a distancia con algún docente (por ejemplo, para tareas administrativas o de corrección), debe tener un acuerdo de trabajo a distancia en los términos del artículo 7 de la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. El registro de jornada se aplica igualmente: el trabajador ficha desde casa, mediante la app o el portal web, y el sistema registra el inicio y el fin de la jornada con independencia del lugar de prestación. El software de control horario debe admitir el registro de ubicaciones distintas (en centro / en remoto) sin que eso afecte a la validez del registro.

¿Con qué antelación hay que comunicar a los docentes que se va a implantar un sistema de fichaje?

No existe un plazo legalmente tasado, pero la negociación colectiva y el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores exigen que el comité de empresa o los delegados de personal sean informados y consultados sobre los cambios que afecten a las condiciones de trabajo, incluida la implantación de sistemas de control de presencia. La práctica recomendada es informar al comité con al menos 15 días de antelación, explicar el tipo de datos que se recogerán, la finalidad y los plazos de conservación, y publicar la política de privacidad actualizada antes de poner el sistema en marcha.

Conclusión: un registro correcto protege al centro y a los trabajadores

El control horario en centros educativos no es burocracia adicional: es la herramienta que permite al colegio acreditar que cumple con el Estatuto de los Trabajadores, con el convenio colectivo aplicable y con el RGPD, y que protege a los docentes y al PAS frente a situaciones de horas extra no reconocidas o jornadas mal computadas.

Una implantación bien planificada —con cuadrantes correctos por perfil, terminal NFC o app para el fichaje, gestión integrada de ausencias y documentación disponible para la ITSS— se convierte en un activo para el centro: reduce conflictos con el comité de empresa, facilita la sustitución ágil de personal y simplifica la tarea de la asesoría laboral en el cierre mensual de nóminas.

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Control horario del personal no docente en colegios