Importar empleados desde CSV: el alta inicial sin teclear

Dar de alta a ochenta personas a mano son ochenta oportunidades de escribir mal un apellido. Y un apellido mal escrito no es un problema estético: es el campo por el que después no cruza la nómina, no se identifica el fichaje y alguien acaba apareciendo dos veces en el registro.

La importación desde CSV resuelve eso en un paso. Lo que casi nunca se prepara bien es el fichero, y ahí es donde se pierde el tiempo que se pretendía ahorrar.

TL;DR

El artículo 34.9 del ET exige el registro del horario concreto de cada persona trabajadora. Sin alta correcta no hay registro correcto.

El campo que más se olvida y más daño hace es la jornada teórica por persona: sin ella, el sistema compara los fichajes contra un patrón que no es el de esa persona.

En contratos a tiempo parcial hay que cargar las horas pactadas y su distribución, porque el art. 12.4.a) del ET las exige en el contrato y el 12.4.c) impone totalización mensual.

UTF-8 y separador estable: en español la coma es separador decimal, y un fichero mal generado parte los valores en dos columnas.

No hace falta cargar datos que no se usan: rige la minimización del art. 5.1.c) del RGPD.

El histórico anterior es otra cosa distinta del alta: tiene su propio procedimiento y su plazo de conservación de cuatro años.

Los campos que importan

No todos los datos de una ficha de personal hacen falta para que el registro de jornada funcione. Estos sí:

Campo	Por qué es necesario
Identificador interno	Cruce con nómina y con el resto de sistemas
Nombre y apellidos	Identificación en el registro y en el export
Documento de identidad	Identificación inequívoca; evita duplicados por homonimia
Correo corporativo	Alta de acceso e invitación al sistema
Centro de trabajo	El artículo 34.6 exige calendario laboral expuesto en cada centro; y los convenios se aplican por centro
Fecha de alta	Delimita desde cuándo hay obligación de registro para esa persona
Tipo de contrato	Completo o parcial: cambia el régimen del artículo 12
Jornada teórica	Es el patrón contra el que se compara cada fichaje
Calendario u horario asignado	Determina días laborables, festivos y turnos
Rol en el sistema	Quién puede aprobar, quién solo ficha

Los cuatro últimos son los que rara vez vienen en el fichero que la asesoría envía, y son justo los que hacen que el sistema funcione bien desde el primer día.

Y estos no hacen falta para el registro de jornada, aunque estén en la ficha de personal: número de cuenta bancaria, situación familiar a efectos de retención, categoría salarial, dirección postal. Cargarlos porque «ya que estamos» va contra el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD, que exige datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad.

La jornada teórica: el campo que decide si el sistema sirve

Es el que más se subestima. Sin jornada teórica correcta por persona, el sistema no puede calcular nada útil: ni saldo, ni horas extraordinarias, ni cumplimiento.

Los casos que hay que distinguir en el fichero:

Jornada completa según convenio. Puede no ser cuarenta horas. El artículo 34.1 del ET fija cuarenta horas semanales de promedio en cómputo anual como máximo; muchos convenios están por debajo. Cargar cuarenta a todo el mundo produce saldos negativos falsos desde el primer mes.

Tiempo parcial. Las horas pactadas, no una fracción calculada. El artículo 12.4.a) exige que en el contrato figure «el número de horas ordinarias de trabajo al día, a la semana, al mes o al año contratadas, así como el modo de su distribución». Ese dato es el que hay que cargar.

Jornada reducida por conciliación. Quien tiene una reducción del artículo 37.6 del ET sigue teniendo contrato a jornada completa con jornada reducida temporalmente. Si se carga la jornada del contrato sin la reducción, cada día genera una diferencia que no existe.

Jornada intensiva por temporada. No es un dato de la persona, sino del calendario. Se carga en el calendario, no en la ficha.

La diferencia entre reducción y tiempo parcial está explicada en tipos de jornada laboral y el detalle del tiempo parcial, en media jornada: cuántas horas son.

Las trampas del fichero

Codificación. Si el CSV no está en UTF-8, las tildes y las eñes llegan rotas. «Muñoz» se convierte en algo que después no cruza con nada. Es el fallo número uno y el más fácil de evitar: guardar como CSV UTF-8, no como CSV a secas.

Separador de campos frente a separador decimal. En español la coma es el separador decimal. Un fichero con coma como separador de campos convierte «7,5» en dos columnas. Las salidas: usar punto y coma como separador de campos, o entrecomillar los valores.

Ceros a la izquierda. Los identificadores que empiezan por cero pierden el cero cuando la hoja de cálculo los interpreta como número. Hay que forzar el formato texto en esas columnas.

Fechas ambiguas. 03/09/2026 puede leerse como 3 de septiembre o como 9 de marzo según el sistema. El formato ISO —AAAA-MM-DD— elimina la ambigüedad.

Duplicados por homonimia. Dos personas con el mismo nombre y apellido existen. El documento de identidad es lo que las distingue; sin él, el sistema no puede detectar el duplicado.

Espacios invisibles. Un espacio al final de un correo o de un identificador rompe el cruce y no se ve en pantalla. Conviene limpiar espacios antes de importar.

El orden correcto de las operaciones

Calendarios y horarios primero. Si se cargan las personas antes que sus calendarios, hay que volver a pasar por cada ficha.
Centros de trabajo. Los calendarios y los convenios se asignan por centro.
Plantilla. Con jornada teórica, tipo de contrato y calendario ya existentes para poder referenciarlos.
Roles y permisos. Quién aprueba a quién.
Prueba con un grupo pequeño. Cinco personas de perfiles distintos —jornada completa, parcial, con reducción, a turnos— antes de cargar las ochenta.
Verificación de una jornada real. Que alguien fiche un día completo y comprobar que el saldo sale a cero.
Carga del resto.
Comunicación a la plantilla antes de que empiece a fichar.

El paso 6 es el que separa una implantación limpia de un mes de incidencias. Si el saldo de una jornada normal no sale a cero, algo está mal en la jornada teórica o en el calendario, y es mejor descubrirlo con cinco personas que con ochenta.

El paso 8 no es cortesía. La implantación de un sistema de registro afecta a la organización del trabajo, y el artículo 34.9 remite su organización y documentación a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Cómo plantear esa comunicación está en cómo comunicar el control horario a la plantilla, y el proceso completo, en cómo implantar el registro de jornada paso a paso.

Alta inicial no es lo mismo que histórico

Son dos operaciones distintas y conviene no mezclarlas.

El alta carga a las personas y su configuración para que puedan empezar a fichar.

El histórico carga los registros de jornada anteriores procedentes del sistema previo. Tiene otra lógica y otro motivo: el artículo 34.9 obliga a conservar los registros cuatro años, y esa obligación no desaparece al cambiar de proveedor. Si el sistema anterior se apaga y el histórico no se ha exportado, la empresa pierde la prueba de tres años de cumplimiento.

Dos cautelas sobre el histórico:

Exportarlo antes de cancelar el contrato con el proveedor anterior, no después.
Marcarlo como importado, para que no se confunda con los apuntes generados en el nuevo sistema. Un registro migrado y uno nativo tienen distinto valor probatorio, y mezclarlos sin distinción resta credibilidad al conjunto.

El procedimiento está en migrar de sistema de fichaje sin perder datos, y la parte de conservación, en conservar el registro de jornada cuatro años y en conservar el histórico de fichajes en una migración.

Protección de datos en la carga

Tres puntos que suelen pasarse por alto en el momento del alta:

Minimización. El artículo 5.1.c) del RGPD exige datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Un fichero de alta con datos bancarios y situación familiar excede lo que el registro de jornada necesita.

Registro de actividades de tratamiento. La implantación del sistema es un tratamiento que debe figurar en el registro del responsable. El modelo está en registro de actividades de tratamiento del fichaje.

Información a las personas. Antes de empezar a tratar sus datos en la nueva herramienta hay que informarles de la finalidad, la base jurídica —el cumplimiento de la obligación legal del artículo 34.9 del ET—, los destinatarios y el plazo de conservación.

Si el proveedor de software actúa como encargado del tratamiento, hace falta el contrato del artículo 28.3 del RGPD, con la misma lógica que se aplica a la asesoría laboral y que está explicada en ceder datos de empleados a la gestoría.

Qué comprobar antes de dar por buena la carga

Comprobación	Cómo se hace
Nadie duplicado	Contar registros y contrastar con el número real de personas
Tildes y eñes intactas	Buscar caracteres extraños en apellidos
Jornada teórica correcta por persona	Muestreo de un contrato completo, uno parcial y uno con reducción
Calendario asignado a todos	Filtrar por calendario vacío
Centro asignado a todos	Filtrar por centro vacío
Fechas de alta coherentes	Ninguna anterior a la de constitución ni posterior a hoy
Saldo cero en una jornada normal	Fichar un día completo de prueba
Roles asignados	Que haya al menos un aprobador por equipo

La penúltima fila es la prueba real. Si un día de trabajo normal no cierra a cero, hay un error de configuración esperando a manifestarse en la primera nómina.

Errores frecuentes

Cargar cuarenta horas a todo el mundo. El artículo 34.1 fija un máximo, no la jornada aplicable. La real la fija el convenio o el contrato.

Olvidar las reducciones de jornada. Genera diferencias negativas en personas que no deben nada.

Guardar el CSV sin UTF-8. Rompe apellidos y correos.

Usar la coma como separador de campos con valores decimales. Parte los números en dos columnas.

Cargar las personas antes que los calendarios. Obliga a repasar ficha por ficha.

Meter datos que el registro no necesita. Va contra el principio de minimización.

Confundir alta con histórico. Son dos operaciones distintas, y el histórico tiene su propio plazo de conservación de cuatro años.

Empezar a fichar sin comunicarlo. El artículo 34.9 remite la organización del registro a convenio, acuerdo o decisión previa consulta con la representación legal.

Preguntas frecuentes

¿Qué campos mínimos hacen falta para dar de alta a la plantilla?

Identificador, nombre y apellidos, documento de identidad, correo, centro de trabajo, fecha de alta, tipo de contrato, jornada teórica, calendario asignado y rol en el sistema. Con eso el registro funciona correctamente desde el primer día.

¿Por qué es tan importante la jornada teórica?

Porque es el patrón contra el que se compara cada fichaje. Sin ella no hay saldo fiable, ni cálculo de horas extraordinarias, ni comprobación de cumplimiento.

¿Cómo evito que se rompan las tildes?

Guardando el CSV con codificación UTF-8 y comprobando una muestra de apellidos con eñes y acentos después de importar.

¿Qué separador conviene usar?

Punto y coma para los campos, dejando la coma libre como separador decimal. La alternativa es entrecomillar todos los valores.

¿Puedo cargar también el histórico de fichajes anterior?

Sí, y conviene hacerlo antes de cancelar el sistema anterior. La obligación de conservar cuatro años del artículo 34.9 del ET no desaparece al cambiar de proveedor. El histórico debe quedar marcado como importado para distinguirlo de los apuntes nativos.

¿Hay que informar a la plantilla?

Sí. Antes de tratar sus datos en la nueva herramienta hay que informar de la finalidad, la base jurídica, los destinatarios y el plazo de conservación. Y el artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a convenio, acuerdo de empresa o decisión previa consulta con la representación legal.

¿Qué hago si el saldo de prueba no sale a cero?

Revisar en este orden: jornada teórica de esa persona, calendario asignado, festivos del centro y tratamiento de la pausa. En casi todos los casos el error está en uno de esos cuatro.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika la carga inicial se hace desde un CSV con validación previa: el sistema muestra qué filas entrarían y cuáles darían error antes de escribir nada, con el motivo de cada rechazo. Los duplicados por documento se detectan en esa fase, no después.

La jornada teórica y el calendario se asignan en la propia importación, de modo que no hay que repasar ficha por ficha. Y el histórico anterior se carga como bloque marcado como importado, distinguible de los apuntes generados en la plataforma, para que el valor probatorio de cada tramo quede claro.

A partir del primer fichaje, cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, de modo que cualquier modificación posterior queda detectada. El export sale en CSV, XML y PDF.

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Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores y del Reglamento (UE) 2016/679 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.