Control horario en ONG y entidades sin ánimo de lucro

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada de cada persona trabajadora sin excepciones basadas en la forma jurídica del empleador. Una fundación, una asociación o una ONG con personal asalariado está sujeta exactamente a las mismas reglas que una empresa mercantil. Sin embargo, el tercer sector presenta particularidades que hacen que la puesta en práctica del fichaje genere más dudas que en otros contextos: la mezcla de voluntarios y asalariados, el trabajo de campo y la presión presupuestaria son los tres frentes que más confusión crean.

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TL;DR

• Cualquier entidad sin ánimo de lucro con trabajadores asalariados debe registrar la jornada desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo).
• Los voluntarios no tienen contrato laboral y no entran en el registro de jornada. Sí lo hacen quienes tienen contrato y alta en Seguridad Social.
• El tercer sector suma tres complicaciones habituales: movilidad, trabajo por proyectos y presupuesto ajustado.
• No llevar el registro es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros.
• Existen soluciones sin hardware físico ni costes desproporcionados, incluido un plan gratuito para hasta tres empleados.

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La obligación existe también en el tercer sector

La pregunta más frecuente que llega de ONG y fundaciones es directa: ¿nos afecta realmente la obligación de fichar? La respuesta es igualmente directa: sí, si la entidad tiene personal asalariado.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a «garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Esta redacción no hace ninguna excepción por sector, por forma jurídica ni por tamaño de plantilla. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), cuando actúa sobre una entidad sin ánimo de lucro, aplica exactamente el mismo Criterio Técnico 101/2019 que en cualquier empresa comercial. Si tu entidad es una cooperativa, las particularidades de los socios trabajadores las tratamos en la guía de control horario en cooperativas y asociaciones.

No llevar el registro —o llevarlo de forma incompleta— es una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS, con sanciones de entre 751 y 7.500 euros. El carácter no lucrativo de la entidad no atenúa la infracción ni reduce la cuantía de la multa.

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Voluntarios y trabajadores asalariados: la línea que decide quién ficha

Este es el punto de mayor confusión en el sector. La distinción es conceptualmente clara, pero en la práctica puede volverse borrosa.

¿Quién no necesita fichar?

Los voluntarios reconocidos como tales bajo la Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado, no tienen contrato laboral y no están sujetos al Estatuto de los Trabajadores. La obligación de registro de jornada es exclusiva de la relación laboral; si no existe esa relación, no existe la obligación.

¿Quién sí necesita fichar?

Toda persona con contrato de trabajo firmado y alta en la Seguridad Social, sea cual sea el tipo de contrato: indefinido, temporal, a tiempo parcial, formativo o de sustitución. El educador social con contrato de ocho horas diarias, la coordinadora de proyectos con jornada completa y el auxiliar administrativo a tiempo parcial están todos dentro de la obligación. Que trabajen junto a veinte voluntarios no cambia nada.

La zona de riesgo: el voluntariado encubierto

La ITSS presta atención a situaciones en las que la relación real con una persona es laboral pero se ha formalizado como voluntariado. Las señales de alerta son las compensaciones económicas que superan los gastos acreditados, la subordinación a un horario fijo y la permanencia continuada. Si la Inspección reclasifica la relación como laboral, la ausencia de registros de jornada pasa a ser una infracción grave de forma inmediata.

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Tres particularidades del tercer sector que complican el fichaje

Trabajo por proyectos y múltiples financiadores

Muchas ONG organizan su actividad en proyectos con financiadores distintos —fondos europeos, subvenciones autonómicas, convenios con administraciones—, cada uno con sus requisitos de justificación. El registro de jornada puede servir de base para imputar horas a cada proyecto, simplificando la rendición de cuentas. Conviene que el sistema elegido permita asociar un fichaje o un bloque de horas a un proyecto o centro de coste concreto, no solo al empleado.

Trabajo de campo y movilidad

Educadores de calle, trabajadores sociales que hacen visitas domiciliarias, equipos de cooperación que actúan en diferentes municipios: en el tercer sector es habitual que parte de la plantilla trabaje fuera de cualquier sede fija. El fichaje mediante aplicación móvil resuelve este escenario sin necesidad de hardware, y puede funcionar incluso con conexión inestable gracias a la sincronización diferida cuando se recupera la red. Lo relevante, según el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, es que cada fichaje quede vinculado al trabajador de forma fiable y que el registro refleje la jornada real, no un horario nominal.

Presupuesto ajustado: cumplimiento sin hardware costoso

Las entidades sin ánimo de lucro trabajan con márgenes presupuestarios ajustados. Invertir en terminales físicos de fichaje de punto fijo no siempre es viable. La ley no exige ningún formato concreto de fichaje: es válida la aplicación móvil, el acceso web desde un ordenador de la oficina o una tablet compartida en un punto común. Para organizaciones de hasta tres personas asalariadas, existen planes gratuitos que cubren la obligación legal sin coste mensual. Para equipos más grandes, los planes de pago comienzan desde 0,99 €/empleado/mes. La ausencia de biometría —huella dactilar o reconocimiento facial— simplifica además el cumplimiento del artículo 9 del RGPD sobre categorías especiales de datos, un alivio relevante para entidades que ya gestionan datos sensibles de personas vulnerables.

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El convenio colectivo del tercer sector y la jornada

El III Convenio Colectivo Estatal del Tercer Sector de Acción Social es el convenio de referencia para muchas organizaciones de servicios sociales, integración y cooperación al desarrollo. Establece condiciones específicas de jornada anual y distribución irregular que pueden diferir de los mínimos legales generales. Antes de configurar el sistema de fichaje, conviene revisar el convenio aplicable —puede ser este u otro de ámbito autonómico— y asegurarse de que el registro refleja sus particularidades. Para saber qué datos concretos exige la ley con independencia del convenio, el checklist de qué debe incluir el registro de jornada cubre los elementos obligatorios.

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Errores frecuentes que detecta la Inspección en entidades sin ánimo de lucro

• No registrar a empleados por confundirlos con voluntarios. El criterio es la existencia de contrato de trabajo y alta en Seguridad Social, no el tipo de tarea que desempeña la persona.
• Registros idénticos para todos los empleados durante semanas. Cuando todos los miembros del equipo tienen el mismo horario exacto al segundo durante un período prolongado, la Inspección lo interpreta como un registro nominal, no como un reflejo de la jornada real.
• Omitir a los trabajadores a tiempo parcial. Los contratos a tiempo parcial están expresamente sujetos al registro de jornada y, además, obligan a entregar al trabajador el resumen mensual junto con la nómina (artículo 12.5.h del Estatuto de los Trabajadores).
• No conservar los registros durante cuatro años. El plazo es el mismo que para cualquier empresa y no admite excepciones por el carácter no lucrativo de la entidad.
• Falta de acceso del trabajador a su propio registro. La ley exige que los registros estén disponibles para la persona trabajadora, sus representantes y la ITSS.

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Preguntas frecuentes

¿Están obligadas las ONG a registrar la jornada aunque sean entidades sin ánimo de lucro?

Sí. La obligación nace de la existencia de una relación laboral, no del tipo de entidad empleadora. Si la organización tiene trabajadores asalariados con contrato y alta en Seguridad Social, debe llevar el registro de jornada igual que cualquier empresa, sin importar si es fundación, asociación, ONG o cooperativa de iniciativa social.

¿Hay que registrar la jornada de los voluntarios?

No. Los voluntarios no tienen relación laboral y no están sujetos al artículo 34.9 ET. Si la relación real tiene características laborales —horario fijo, subordinación, retribución encubierta—, la Inspección puede reclasificarla, con todas las consecuencias para el registro de jornada.

¿Cómo gestionar el fichaje de trabajadores en trabajo de campo o con movilidad?

Mediante una aplicación móvil con sincronización diferida para zonas sin cobertura. No es necesario hardware físico: la ley no exige ningún soporte concreto, solo que el sistema sea fiable y no permita manipular los datos de forma retroactiva.

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Próximos pasos

Si gestionas los recursos humanos o la dirección de una entidad sin ánimo de lucro, el primer paso es revisar qué personas con contrato de trabajo tienes en la organización y si su jornada está siendo registrada y conservada correctamente. El checklist de qué debe incluir el registro de jornada te da los criterios exactos que comprueba la Inspección.

Si ya tienes claro lo que necesitas y buscas una herramienta que se adapte a las particularidades del tercer sector —trabajo móvil, sin hardware costoso, sin biometría, con imputación de horas a proyectos—, puedes revisar el detalle de producto de Tempika o consultar directamente los planes y precios, incluido el plan gratuito para hasta tres empleados.

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Escrito por el Equipo Tempika (Summum Marketing). Última revisión: junio de 2026. Contenido orientativo, no asesoramiento legal. Las referencias normativas corresponden al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores en su redacción tras el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo y al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS.