Citación electrónica de la Inspección de Trabajo: cómo llega
Cómo llega hoy una citación de la Inspección de Trabajo: notificación electrónica obligatoria para empresas, los diez días de la puesta a disposición y qué hacer al abrirla.
La imagen del inspector plantándose en el centro de trabajo sigue viva, pero hoy la mayoría de las actuaciones empiezan por otro sitio: un aviso en un buzón electrónico que alguien de la empresa tiene que abrir. El plazo empieza a correr aunque nadie lo abra.
Esta guía explica cómo llega la citación, qué norma la sostiene, qué pasa si nadie entra a leerla y qué se suele pedir cuando el asunto es el registro de jornada.
TL;DR
- Las personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración (art. 14.2.a) de la Ley 39/2015).
- Las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos y siempre que el interesado esté obligado a recibirlas así (art. 41.1).
- Se practican por comparecencia en la sede electrónica o a través de la dirección electrónica habilitada única (art. 43.1).
- Si nadie accede al contenido, a los diez días naturales desde la puesta a disposición la notificación se entiende rechazada (art. 43.2).
- La Inspección puede actuar por visita, por requerimiento de comparecencia o por expediente administrativo (art. 21.1 de la Ley 23/2015).
Qué obliga a la empresa a recibirla por vía electrónica
El artículo 14 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común separa dos situaciones. Las personas físicas eligen si se comunican con la Administración por medios electrónicos o no, y pueden cambiar de idea en cualquier momento. Las demás, no.
Su apartado 2 enumera quiénes están obligados «para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo». Encabezan la lista las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica. También quienes ejerzan una actividad profesional con colegiación obligatoria, para los trámites propios de esa actividad, y quienes representen a un obligado.
Traducido: una sociedad limitada no tiene la opción del papel. Una comunidad de bienes tampoco. Y si la gestoría actúa como representante, hereda la obligación.
Por dónde entra la notificación
El artículo 43.1 de la Ley 39/2015 fija dos vías, que cada Administración puede usar por separado o a la vez:
- Comparecencia en la sede electrónica del organismo actuante. La ley define comparecencia como el acceso al contenido de la notificación por el interesado o su representante, debidamente identificado.
- Dirección electrónica habilitada única, el buzón común al que se dirigen las notificaciones de las distintas Administraciones.
El apartado 4 del mismo artículo añade una tercera puerta de entrada práctica: el Punto de Acceso General electrónico funciona como portal desde el que acceder a las notificaciones.
Hay un matiz que confunde a mucha gente. El artículo 41.1 permite al interesado señalar un dispositivo electrónico o una dirección de correo para recibir avisos, y aclara expresamente que esos avisos no sirven «para la práctica de notificaciones». El correo que llega diciendo «tiene una notificación pendiente» es una cortesía, no la notificación. Y su ausencia no salva a nadie.
Los diez días que corren solos
Aquí está el punto que cuesta dinero.
El artículo 43.2 dice dos cosas seguidas. La primera: las notificaciones electrónicas se entienden practicadas «en el momento en que se produzca el acceso a su contenido». La segunda: cuando la notificación electrónica es obligatoria, o el interesado la ha elegido expresamente, «se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido».
Diez días naturales, no hábiles. Agosto cuenta. Un puente cuenta. Que la persona que tenía el acceso esté de vacaciones cuenta.
El procedimiento sigue su curso con la notificación rechazada. Y el artículo 40.2 recuerda qué contenía ese documento que nadie abrió: el texto íntegro de la resolución, si pone fin o no a la vía administrativa, los recursos que caben, el órgano ante el que presentarlos y el plazo para hacerlo. Perderse eso es perderse el calendario entero de la defensa.
La conclusión operativa es sencilla y aburrida: alguien tiene que mirar el buzón con una frecuencia inferior a diez días, todo el año, con sustituto asignado en vacaciones.
Qué modalidad de actuación es la que llega
No toda comunicación de la Inspección es lo mismo. El artículo 21.1 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social describe tres modalidades:
| Modalidad | En qué consiste | Cómo suele llegar |
|---|---|---|
| Visita al centro de trabajo | Sin necesidad de aviso previo | En persona, sin notificación previa |
| Requerimiento de comparecencia | Se cita a quien resulte obligado ante el funcionario actuante, con la documentación que se señale | Notificación electrónica |
| Expediente administrativo | Cuando el contenido de la actuación permite iniciarla y terminarla | Notificación electrónica |
El artículo añade que las actuaciones pueden realizarse por uno o varios funcionarios y extenderse durante el tiempo necesario. Su apartado 2 permite además actuar mediante comprobación de datos que ya obren en las Administraciones Públicas, sin pisar la empresa.
De las tres, la que llega por buzón electrónico y con lista de documentos es el requerimiento de comparecencia. Es también la que da margen para preparar la respuesta, porque señala qué hay que aportar y cuándo.
Qué se pide cuando el asunto es el registro de jornada
El requerimiento concreta la documentación en cada caso. Cuando la materia es tiempo de trabajo, el punto de partida es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección.
Sobre esa base, lo habitual es que se pidan también los documentos que le dan contexto: el acuerdo o la decisión que organiza y documenta el registro, que el mismo artículo 34.9 exige adoptar mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal; y, si hay contratos a tiempo parcial, los resúmenes mensuales del artículo 12.4.c) del ET, que además obliga a conservarlos un mínimo de cuatro años.
Qué se suele solicitar en una actuación de este tipo está desarrollado en la guía sobre qué pide la Inspección de Trabajo en materia de control horario. Y si lo que llega es una visita sin aviso, la preparación previa está en cómo prepararse para una visita de la Inspección.
Lo que no conviene hacer
Ignorar el buzón. El plazo del artículo 43.2 corre igual. A los diez días naturales la notificación se tiene por rechazada y el expediente avanza.
Reconstruir el registro después de recibir la citación. El registro se exige diario. Fabricarlo en bloque el fin de semana anterior a la comparecencia crea un problema distinto y peor, que es el que trata la guía sobre sanciones por manipulación de datos del registro de jornada.
Retrasar la respuesta sin más. El artículo 50.3.a) de la LISOS califica como infracción leve el mero retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia, salvo que se trate de documentos requeridos en el curso de una visita y que debieran estar en el centro de trabajo. Y el apartado 2 del mismo artículo califica como graves, con carácter general, las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones inspectoras.
Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa pedir que le notifiquen en papel?
No. El artículo 14.2.a) de la Ley 39/2015 obliga a las personas jurídicas a relacionarse electrónicamente para cualquier trámite de un procedimiento administrativo. La elección de medio que reconoce el apartado 1 es solo para personas físicas no obligadas.
¿Cuándo se entiende notificada la citación?
En el momento del acceso a su contenido, según el artículo 43.2. Si nadie accede, y la vía electrónica es obligatoria, a los diez días naturales desde la puesta a disposición se entiende rechazada.
¿Los diez días son hábiles?
Naturales. El precepto lo dice así.
¿Vale como notificación el correo de aviso?
No. El artículo 41.1 permite señalar un dispositivo o una dirección de correo para el envío de avisos, y precisa que no sirven para la práctica de notificaciones.
¿Puede la gestoría recibirlas en nombre de la empresa?
Sí, actuando como representante. El artículo 14.2.d) de la Ley 39/2015 incluye entre los obligados a relacionarse electrónicamente a quienes representen a un interesado que a su vez lo esté. Conviene dejar por escrito quién revisa el buzón y con qué periodicidad.
¿Y si la actuación es una visita sin aviso?
Entonces no hay notificación previa: el artículo 21.1 de la Ley 23/2015 permite la visita a los centros de trabajo sin necesidad de aviso previo.
Cómo lo resuelve Tempika
Cuando el requerimiento pide un periodo concreto, el trabajo no debería consistir en cruzar hojas de cálculo con correos. En Tempika el modo Inspección extrae el intervalo solicitado por persona y por centro, con las incidencias y las correcciones a la vista, en CSV, XML y PDF.
Cada apunte guarda su autor, su fecha y, si se corrigió, el motivo, de modo que lo que se entrega es lo que se registró en su día y no una reconstrucción. Puedes ver cómo queda organizado en la página de cumplimiento de Tempika o revisar antes qué debe incluir el registro de jornada.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente de la Ley 39/2015, de la Ley 23/2015, del Estatuto de los Trabajadores y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
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