Baja imprevista: protocolo para sustituir sin improvisar
Protocolo para cubrir una baja imprevista: quién decide, en qué orden se busca cobertura, qué límites legales no se pueden saltar y cómo queda todo en el registro de jornada.
Son las seis y media de la mañana y falta una persona en el turno de las siete. A partir de ahí, en la mayoría de las empresas empieza la misma escena: alguien coge el teléfono y llama por orden de simpatía hasta que alguno lo descuelga. Funciona, y por eso nunca se cambia. El coste no aparece ese día: aparece en la nómina del mes, en el descanso que alguien perdió dos veces seguidas y en el registro de jornada que refleja un turno que nadie planificó.
Un protocolo de cobertura no elimina las bajas. Elimina las decisiones tomadas a las seis y media de la mañana por quien casualmente cogió el teléfono.
TL;DR
- Antes de llamar a nadie hay que comprobar dos límites: el descanso de doce horas entre jornadas del artículo 34.3 del ET y el descanso semanal del artículo 37.1.
- Las horas extraordinarias son voluntarias salvo pacto en convenio o contrato, dentro de los límites del artículo 35.4 del ET.
- El tope anual de horas extraordinarias es de ochenta, con las salvedades del artículo 35.2 y 35.3.
- El contrato de sustitución del artículo 15.3 del ET exige especificar el nombre de la persona sustituida y la causa, y permite solapar como máximo quince días.
- La persona que cubre ficha desde el primer minuto: el artículo 34.9 no hace excepciones por urgencia.
Los tres límites que hay que comprobar antes de llamar
La llamada de las seis y media suele hacerse sin mirar nada. Estas tres comprobaciones se hacen en menos de un minuto si el cuadrante está a mano, y evitan la mayoría de los incumplimientos del sector.
Descanso entre jornadas. El artículo 34.3 del ET: «Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas». Quien salió anoche a las once no puede entrar a las siete. Es el error más frecuente en coberturas de urgencia y el más fácil de detectar después, porque el propio registro lo enseña.
Descanso semanal. El artículo 37.1 del ET reconoce el derecho a «un descanso mínimo semanal, acumulable por periodos de hasta catorce días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo». Para menores de dieciocho años, dos días ininterrumpidos.
Voluntariedad de la hora extraordinaria. El artículo 35.4 del ET: «La prestación de trabajo en horas extraordinarias será voluntaria, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o contrato individual de trabajo, dentro de los límites del apartado 2». Y el apartado 2 fija ese límite: «El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año», con reducción proporcional para quien tenga jornada anual inferior a la general de la empresa, y sin computar las que se hayan compensado con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
Hay una excepción que conviene conocer, y no cubre lo que la gente cree que cubre. El artículo 35.3 excluye del cómputo «el exceso de las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes». Una baja médica no es un siniestro. Esa salvedad no da cobertura a la cobertura de turnos.
El protocolo, en cinco escalones
La utilidad de un protocolo está en el orden: cada escalón se agota antes de pasar al siguiente, y todos los mandos usan el mismo.
1. Reorganización interna sin horas extra. ¿Se puede cubrir moviendo tareas dentro del turno presente? Es la opción de coste cero y la que menos se explora.
2. Bolsa de personas disponibles que hayan manifestado su disponibilidad por adelantado. No es lo mismo llamar en frío que llamar a quien ya dijo que sí en la lista de este mes. Y el orden de la lista se rota, para que no recaiga siempre en los mismos.
3. Cambio de turno entre compañeros. Alguien entra hoy y libra otro día. Su gestión está en intercambio de turnos entre empleados y en cambio de turno a petición del trabajador.
4. Horas extraordinarias, con las comprobaciones del apartado anterior y con la decisión ya tomada sobre si se abonan o se compensan con descanso. La comparación está en compensar horas extra con descanso o con dinero.
5. Contratación externa, si la ausencia va para largo.
El cuarto escalón trae una decisión que conviene tener resuelta de antemano. El artículo 35.1 del ET establece que, mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, se optará entre abonar las horas extraordinarias «en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido», y que «en ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización».
Es decir: si no hay pacto, el defecto legal es el descanso, no el dinero.
Si la ausencia va para largo: el contrato de sustitución
Cuando la baja se prevé de semanas o meses, el cauce es el artículo 15.3 del ET:
«Podrán celebrarse contratos de duración determinada para la sustitución de una persona trabajadora con derecho a reserva de puesto de trabajo, siempre que se especifique en el contrato el nombre de la persona sustituida y la causa de la sustitución. En tal supuesto, la prestación de servicios podrá iniciarse antes de que se produzca la ausencia de la persona sustituida, coincidiendo en el desarrollo de las funciones el tiempo imprescindible para garantizar el desempeño adecuado del puesto y, como máximo, durante quince días.»
Dos exigencias formales que se saltan con frecuencia: el nombre de la persona sustituida y la causa. Un contrato de sustitución genérico no cumple el precepto.
Y una utilidad práctica poco explotada: esos quince días de solape sirven para el traspaso. En puestos con conocimiento específico, aprovecharlos es la diferencia entre una sustitución que funciona y una que consume más tiempo del que ahorra.
El derecho a la reserva de puesto viene del artículo 48.1 del ET: «Al cesar las causas legales de suspensión, el trabajador tendrá derecho a la reincorporación al puesto de trabajo reservado, en todos los supuestos a que se refiere el artículo 45.1 excepto en los señalados en las letras a) y b), en que se estará a lo pactado». La incapacidad temporal está en la letra c) del artículo 45.1, así que la reserva opera.
Todo lo que pase, se registra
El artículo 34.9 del ET no se suspende por urgencia. La cobertura genera apuntes por los dos lados:
| Situación | Qué queda en el registro |
|---|---|
| Persona ausente | El día, identificado con su causa: incapacidad temporal |
| Quien cubre con turno propio | Jornada normal, con su hora de inicio y fin |
| Quien cubre con horas extra | Jornada real, y el exceso identificado como tal |
| Quien entra por cambio de turno | Su jornada del día, y el día que libra a cambio |
| Persona contratada para sustituir | Registro desde el primer día de prestación |
La cuarta fila esconde el error más habitual: se anota el turno que se cubre y se olvida el día que se libra a cambio, con lo que el cómputo anual de esa persona queda mal. Y la tercera, el segundo: el exceso se «arregla» reduciendo la hora de salida en lugar de reconocerse. El artículo 35.5 del ET obliga a registrar la jornada día a día a efectos del cómputo de horas extraordinarias y a totalizarla en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
Cómo dejar constancia de la ausencia está en cómo justificar una ausencia en el registro de jornada, y el circuito de los partes médicos, en baja médica: partes, plazos y qué registra la empresa.
Errores que se repiten
Llamar sin mirar el cuadrante. Las doce horas del artículo 34.3 se incumplen sin querer y quedan escritas en el registro.
Recurrir siempre a los mismos. Suele ser quien nunca dice que no. Es una acumulación de horas extraordinarias concentrada en pocas personas y un problema de clima que llega tarde.
Presentar la hora extra como una obligación. El artículo 35.4 la hace voluntaria salvo pacto en convenio o contrato individual.
Cerrar la jornada con la hora prevista. Si el turno se alargó, se registra lo que ocurrió. Corregir sin motivo es peor que la hora extra.
No cerrar la sustitución. Cuando la persona se reincorpora, hay que dar de baja el contrato de sustitución y devolver el cuadrante a su estado. La reincorporación, paso a paso, está en reincorporación tras baja médica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llamar a alguien en su día de descanso para cubrir una baja?
Se puede pedir, pero hay límites. El artículo 37.1 del ET reconoce un descanso mínimo semanal de día y medio ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta catorce días, y el artículo 35.4 hace voluntarias las horas extraordinarias salvo pacto en convenio o contrato individual.
¿Puede entrar a las siete quien salió a las once de la noche?
No. El artículo 34.3 del ET exige un mínimo de doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
¿Cuántas horas extraordinarias puede hacer una persona al año?
Ochenta, según el artículo 35.2 del ET, con reducción proporcional para jornadas anuales inferiores a la general de la empresa. No se computan las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
¿Una baja médica es un «siniestro» a efectos del artículo 35.3?
No. Esa salvedad se refiere al exceso de horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes. La cobertura de un turno por enfermedad no encaja ahí.
¿Qué tiene que decir el contrato de sustitución?
El nombre de la persona sustituida y la causa de la sustitución, según el artículo 15.3 del ET. Además, la prestación puede iniciarse antes de la ausencia, con solape máximo de quince días.
¿Se paga la hora extra o se compensa con descanso?
Lo que diga el convenio o el contrato individual. En ausencia de pacto, el artículo 35.1 del ET establece que se compensarán mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
Cómo lo resuelve Tempika
El protocolo solo funciona si la información está delante cuando hay que decidir. En Tempika el panel diario muestra quién falta hoy, quién está disponible y quién tiene el descanso comprometido, de modo que la llamada de las seis y media deja de hacerse a ciegas.
Las alertas avisan cuando una cobertura rompe el descanso entre jornadas o cuando alguien se acerca a su tope anual de horas extraordinarias, y llegan a tiempo de cambiar la decisión. La sustitución queda en el cuadrante con su motivo, las ausencias tienen categoría propia con flujo de aprobación y las correcciones se apuntan con autor, fecha y motivo sobre un histórico encadenado con hash. El modo Inspección exporta el periodo por persona en CSV, XML y PDF.
Puedes revisar las funcionalidades de Tempika o empezar con el plan gratuito para equipos de hasta 3 personas, sin tarjeta.
Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.
¿Lo ponemos en marcha hoy?
14 días gratis, sin tarjeta. Listo en 15 minutos.
Sin tarjeta · Sin permanencia · Baja en 1 clic