Baja médica: partes, plazos y qué registra la empresa

Desde abril de 2023 la persona que causa baja médica no tiene que llevar el parte a la empresa. La copia se le entrega a ella, los datos viajan por vía telemática y la empresa los recibe del Instituto Nacional de la Seguridad Social. Muchas plantillas siguen pidiendo el papel por costumbre, y muchos trabajadores siguen llevándolo por si acaso.

El cambio no eliminó obligaciones para la empresa: las movió. Ahora hay un plazo de tres días hábiles que corre desde que llega la comunicación, y su incumplimiento tiene tipificación propia. Este artículo ordena quién hace qué, en qué plazo, y cómo queda el día de baja en el registro de jornada.

TL;DR

El facultativo entrega una copia del parte a la persona trabajadora; ya no hay copia para la empresa (artículo 7.1 del RD 625/2014, en la redacción dada por el RD 1060/2022).

El servicio público de salud o la mutua remite los datos al INSS de manera inmediata y, en todo caso, el primer día hábil siguiente al de expedición.

El INSS comunica a la empresa los datos administrativos como máximo el primer día hábil siguiente al de su recepción.

La empresa debe transmitir por el sistema RED los datos que determine la orden ministerial, de forma inmediata y en un plazo máximo de tres días hábiles desde que recibe la comunicación (artículo 7.2).

La incapacidad temporal suspende el contrato (artículo 45.1.c) del ET), pero el día no se deja en blanco en el registro de jornada: se identifica con su causa.

Qué cambió y qué no

El Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, modificó el Real Decreto 625/2014, que regula la gestión y el control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días. La redacción vigente del artículo 7.1 lo dice sin rodeos:

«El facultativo que expida el parte médico de baja, confirmación o alta entregará a la persona trabajadora una copia de este.

El servicio público de salud o, en su caso, la mutua o la empresa colaboradora remitirá los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social, por vía telemática, de manera inmediata, y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.»

Una copia, para la persona. El circuito hacia la empresa pasa por el INSS, no por el bolsillo del trabajador.

Lo que no cambió: la empresa sigue teniendo obligaciones de comunicación, la baja sigue suspendiendo el contrato y el registro de jornada sigue siendo obligatorio para el resto de la plantilla y para los días trabajados de quien causa baja a media jornada.

El circuito, en orden y con plazos

Paso	Quién	Plazo
Emisión del parte y entrega de copia	Facultativo del servicio público de salud, mutua o empresa colaboradora	En el acto médico
Envío de los datos al INSS	Servicio público de salud, mutua o empresa colaboradora	Inmediato y, en todo caso, el primer día hábil siguiente al de expedición
Comunicación a la empresa	INSS	Como máximo el primer día hábil siguiente al de su recepción
Transmisión de datos por el sistema RED	Empresa	Inmediato y, en todo caso, máximo tres días hábiles desde la recepción de la comunicación

El artículo 7.2 del RD 625/2014 recoge los dos últimos pasos:

«El Instituto Nacional de la Seguridad Social, a su vez, comunicará a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta emitidos por los facultativos del servicio público de salud o de la mutua, referidos a sus personas trabajadoras, como máximo, en el primer día hábil siguiente al de su recepción en dicho Instituto […]

Las empresas tienen la obligación de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial.»

El mismo apartado precisa que esa transmisión no será obligatoria cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa no tenga obligación de incorporarse al sistema RED. Y cierra con la consecuencia: el incumplimiento «podrá constituir, en su caso, una infracción de las tipificadas en el artículo 21.4 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social». Ese apartado tipifica como infracción leve «no facilitar o comunicar fuera de plazo a las entidades correspondientes los datos, certificaciones y declaraciones que estén obligados a proporcionar, u omitirlos, o consignarlos inexactamente».

Los tres días hábiles empiezan a contar desde que llega la comunicación del INSS, no desde que el trabajador avisa por teléfono. Quien tenga configurado el buzón de la Seguridad Social para que lo vea una sola persona conviene que lo revise: si esa persona está de vacaciones, el plazo corre igual.

Los partes de confirmación: cuatro grupos, cuatro ritmos

El artículo 2.3 del RD 625/2014 organiza los procesos en cuatro grupos según la duración estimada por el médico que emite el parte.

Menos de cinco días naturales. El facultativo «emitirá el parte de baja y el parte de alta en el mismo acto médico», consignando en el parte la fecha del alta, que podrá ser la misma que la de la baja o cualquiera de los tres días naturales siguientes. La persona trabajadora puede solicitar un reconocimiento el día fijado como alta, y el facultativo podrá emitir parte de confirmación si considera que no ha recuperado su capacidad laboral.

Entre cinco y treinta días naturales. El parte de baja consigna la fecha de revisión, que no excederá en más de siete días naturales a la baja inicial. Tras el primer parte de confirmación, los sucesivos no podrán emitirse con una diferencia de más de catorce días naturales entre sí.

Entre treinta y uno y sesenta días naturales. Primera revisión también dentro de los siete días naturales siguientes a la baja. Después del primer parte de confirmación, los sucesivos, con un máximo de veintiocho días naturales entre sí.

Sesenta y uno o más días naturales. La primera revisión no excederá en más de catorce días naturales a la baja inicial. Tras el primer parte de confirmación, los sucesivos, con un máximo de treinta y cinco días naturales entre sí.

En cualquiera de los cuatro grupos, el facultativo puede fijar la revisión en un periodo inferior. Y el artículo 2.4 añade que, siempre que se produzca una modificación o actualización del diagnóstico, se emitirá un parte de confirmación con la nueva duración estimada, y los siguientes se expedirán en función de ella.

Conviene entender qué significa esto para el cuadrante: la duración estimada no es una fecha de vuelta. Es el ritmo al que se revisará la baja. Planificar la reincorporación sobre esa estimación es la causa más frecuente de huecos de cobertura de última hora.

Qué hace la empresa con el registro de jornada

El artículo 45.1.c) del ET incluye la incapacidad temporal entre las causas de suspensión del contrato de trabajo. Suspendido el contrato, no hay prestación de servicios que registrar.

Lo que no hay es permiso para dejar el calendario en blanco. El artículo 34.9 del ET obliga a un registro diario y a conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Un hueco sin explicación admite dos lecturas —ausencia justificada o jornada no declarada— y solo una favorece a la empresa. El día se marca con su causa: incapacidad temporal.

Hay además tres situaciones que sí generan apuntes de jornada:

El día en que se causa la baja. Si la persona trabajó por la mañana y acudió al médico por la tarde, esa mañana es jornada y se registra con su hora de inicio y su hora de fin.
El día del alta. Igual, en sentido inverso.
La cobertura de la ausencia. Quien sustituye trabaja, y sus horas —incluidos los excesos— tienen que aparecer. La sustitución con contrato del artículo 15.3 del ET permite que la prestación de servicios se inicie antes de que se produzca la ausencia, coincidiendo en el desarrollo de las funciones el tiempo imprescindible y, como máximo, durante quince días.

El procedimiento general para dejar constancia de una ausencia está en la guía sobre cómo justificar una ausencia en el registro de jornada, y el protocolo de cobertura, en baja imprevista: protocolo para sustituir sin improvisar.

Errores que se repiten

Seguir exigiendo el papel. Desde la reforma de 2023 la copia es para la persona trabajadora. Pedirla como requisito para justificar la ausencia genera fricción y no aporta nada al circuito administrativo.

Contar los tres días hábiles desde la llamada del trabajador. El artículo 7.2 los cuenta desde la recepción de la comunicación del INSS.

Confundir duración estimada con fecha de vuelta. La estimación fija el ritmo de revisión, no el día de reincorporación.

Dejar el día en blanco en el registro. Suspensión del contrato no es exención de registro: es un apunte con causa en lugar de horas.

Tratar datos de salud que la empresa no necesita. Lo que llega del INSS son datos identificativos de carácter meramente administrativo. Guardar diagnósticos que nadie ha pedido es abrir un tratamiento de categoría especial sin necesidad.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que llevar el parte de baja a mi empresa?

No. El artículo 7.1 del RD 625/2014, en su redacción vigente, establece que el facultativo entrega una copia a la persona trabajadora, y que los datos se remiten al INSS por vía telemática. La empresa los recibe del INSS.

¿En qué plazo tiene que actuar la empresa?

De forma inmediata y, en todo caso, en un plazo máximo de tres días hábiles desde la recepción de la comunicación de la baja médica, transmitiendo por el sistema RED los datos que determine la orden ministerial (artículo 7.2).

¿Qué pasa si la empresa incumple ese plazo?

El propio artículo 7.2 remite al artículo 21.4 de la LISOS, que tipifica como infracción leve no facilitar o comunicar fuera de plazo a las entidades correspondientes los datos que se esté obligado a proporcionar, omitirlos o consignarlos inexactamente.

¿Cada cuánto se emiten los partes de confirmación?

Depende del grupo de duración estimada. Tras el primer parte de confirmación, el intervalo máximo es de catorce días naturales en procesos estimados entre cinco y treinta días, de veintiocho en los estimados entre treinta y uno y sesenta, y de treinta y cinco en los de sesenta y uno o más.

En bajas muy cortas, ¿hay parte de alta desde el principio?

Sí. En procesos de duración estimada inferior a cinco días naturales, el facultativo emite el parte de baja y el de alta en el mismo acto médico, consignando la fecha del alta, que puede ser la misma de la baja o cualquiera de los tres días naturales siguientes.

¿Hay que registrar la jornada de alguien que está de baja?

No hay jornada que registrar mientras el contrato está suspendido, pero el día debe constar en el registro con su causa. Sí se registran el día de la baja y el del alta si hubo prestación efectiva.

Cómo lo resuelve Tempika

En Tempika la incapacidad temporal es un tipo de ausencia con categoría propia y flujo de aprobación, no un hueco. El calendario muestra el periodo completo con su causa, así que el export no obliga a explicar de memoria por qué faltan doce días de alguien. El panel diario señala quién no ha fichado hoy y qué ausencias siguen abiertas, que es la comprobación que evita descubrir un vacío al cerrar la nómina.

Las correcciones —el medio día trabajado antes de acudir al médico, por ejemplo— quedan trazadas con autor, fecha y motivo sobre un histórico encadenado con hash. El modo Inspección entrega el periodo por persona en CSV, XML y PDF.

Puedes revisar las funcionalidades de Tempika o consultar los planes, incluido el gratuito para equipos de hasta 3 personas.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, la LISOS y el Real Decreto 625/2014 —modificado por el Real Decreto 1060/2022— consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.