Mitos del registro de jornada que siguen circulando

Siete años después de que el registro de jornada pasara a ser obligatorio para todas las empresas, la mitad de lo que se repite sobre él sigue siendo falso. Algunas de esas ideas vienen de la etapa anterior, cuando el registro solo alcanzaba a las horas extraordinarias y al tiempo parcial. Otras son inventos comerciales.

Aquí van doce, contrastadas una a una con el artículo que las desmiente. Sin excepciones amables: si es falso, se dice.

TL;DR

No hay umbral de plantilla: la obligación del artículo 34.9 del ET rige desde la primera persona contratada.

La ley no impone soporte ni tecnología: exige registro diario con inicio y fin concretos.

La huella no es obligatoria; hay métodos que no tratan datos biométricos.

El registro se conserva cuatro años, no uno ni cinco.

La flexibilidad horaria no exime: el propio artículo 34.9 dice «sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo».

Mito 1: «Las empresas pequeñas no tienen que registrar»

Falso. El artículo 34.9 del ET no fija umbral de plantilla ni de facturación. Dice «la empresa garantizará el registro diario de jornada […] de cada persona trabajadora». Una empresa con una sola persona contratada tiene la misma obligación que una con mil.

Lo que sí cambia con el tamaño es la vía de organización del registro. El mismo apartado remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa. Donde no hay representación, esa consulta no puede practicarse, y lo que queda es documentar la decisión adoptada.

Mito 2: «El papel ya no vale»

Falso. El artículo 34.9 no menciona ningún soporte. Un registro en papel es válido si es diario, incluye el horario concreto de inicio y finalización, está organizado y documentado por la vía del precepto y se conserva cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.

Otra cosa es que el papel cumpla peor tres exigencias que sí están: la disponibilidad durante cuatro años, la trazabilidad de las correcciones y la totalización mensual que el artículo 12.4.c) exige en el tiempo parcial. El análisis está en ¿sigue valiendo firmar el parte de horas?.

Mito 3: «Hay que fichar con huella dactilar»

Falso, y peligroso. Ninguna norma impone la biometría. El artículo 34.9 no menciona tecnología alguna.

Además, tratar datos biométricos para identificar de forma unívoca a una persona no es un método más entre otros: entra en una categoría con régimen propio. Por qué conviene evitarla en el fichaje está desarrollado en biometría en el fichaje y criterio de la AEPD y en datos biométricos y artículo 9 del RGPD. Hay alternativas —PIN individual, QR, NFC, app— que cumplen igual sin tratar esos datos.

Mito 4: «Los directivos no fichan»

Falso con matices, y los matices importan. El artículo 34.9 se refiere a «cada persona trabajadora». Quien tiene relación laboral común entra, con independencia de su cargo.

La discusión real está en otro sitio: en si la relación es laboral común o una relación laboral especial de alta dirección, que tiene su propio régimen. Esa calificación no se decide por el título en la tarjeta. El detalle está en registro de jornada de directivos y altos cargos.

Mito 5: «Con flexibilidad horaria no hace falta registrar»

Falso, y lo desmiente el propio precepto. El artículo 34.9 termina su primer párrafo con esta coletilla: «sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo».

La flexibilidad afecta a cuándo se trabaja, no a si se registra. Es más: cuanto más flexible es el horario, más útil resulta el registro, porque es el único documento que dice qué pasó de verdad. Las adaptaciones de jornada del artículo 34.8 tampoco eximen.

Mito 6: «El registro se guarda cinco años»

Falso. Son cuatro. El artículo 34.9 dice: «La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años».

La confusión suele venir de otro plazo real que sí es de cinco años, pero de otro documento: el artículo 5 de la Orden ESS/1452/2016 obliga a conservar cada ejemplar de diligencia de la Inspección durante cinco años desde su fecha de expedición. Dos documentos, dos plazos. El detalle de la conservación del registro está en conservar el registro de jornada cuatro años.

Mito 7: «Registrar las horas totales del día es suficiente»

Falso. El artículo 34.9 exige el «horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo». Ocho horas anotadas en una casilla no dicen a qué hora empezó ni a qué hora terminó, y por tanto no permiten comprobar ni el descanso de doce horas entre jornadas del artículo 34.3 ni el trabajo nocturno del artículo 36.1.

Mito 8: «El registro solo sirve para las horas extra»

Fue cierto hasta 2019. El artículo 35.5 sigue exigiendo el registro día a día «a efectos del cómputo de horas extraordinarias», y esa era la única obligación general antes de que el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019 añadiera el apartado 9 al artículo 34.

Desde entonces hay dos obligaciones que conviven: la del 34.9, general y sobre toda la jornada, y la del 35.5, con su finalidad propia y su entrega de resumen en el recibo. La cronología completa está en historia del control horario.

Mito 9: «Si el trabajador firma, ya está todo cubierto»

Falso. La firma no aparece en el artículo 34.9. No es un requisito legal y no convalida un registro incorrecto.

Firmar una hoja con las horas del cuadrante en lugar de las reales no mejora nada: convierte un documento incorrecto en un documento incorrecto y aceptado. La firma se pone sobre lo que ocurrió.

Mito 10: «Con el cuadrante publicado basta»

Falso. El cuadrante es planificación; el registro, documentación de lo realmente trabajado. Cuando el registro coincide clavado con el cuadrante todos los días del año, deja de parecer un registro.

Distinto es el calendario laboral, que sí es una obligación autónoma: el artículo 34.6 exige elaborarlo anualmente y exponer un ejemplar en lugar visible de cada centro de trabajo. Tres documentos distintos con tres funciones distintas, como se detalla en sincronizar turnos con Google Calendar y Outlook.

Mito 11: «No pasa nada si no se registra: como mucho, un aviso»

Falso. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, referidos a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del ET. Y el artículo 40.1.b) sitúa la multa entre 751 y 7.500 euros según el grado.

Es verdad que el artículo 22 de la Ley 23/2015 permite al inspector advertir y requerir en vez de iniciar un procedimiento sancionador, cuando las circunstancias lo aconsejen y no se deriven perjuicios directos a los trabajadores. Pero eso es una posibilidad, no un derecho de la empresa. Y desatender un requerimiento previo es criterio expreso de agravación en el artículo 39.2 de la LISOS.

Mito 12: «Hay sistemas homologados oficialmente»

Falso. No existe homologación oficial de sistemas de registro de jornada en la normativa española. El artículo 34.9 no crea ningún registro de proveedores ni ninguna acreditación.

Lo que la ley exige es que el registro sea diario, incluya el horario concreto de inicio y fin, esté organizado y documentado por la vía del propio precepto y se conserve cuatro años a disposición de tres destinatarios. Cualquier sistema que cumpla eso cumple. Los criterios para elegir están en cómo elegir software de control horario.

Los cinco datos que sí son ciertos

La obligación alcanza a toda persona trabajadora, desde la primera.
El registro es diario, con inicio y fin concretos.
Se conserva cuatro años y está a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.
Se organiza y documenta por convenio, acuerdo de empresa o decisión previa consulta.
Incumplirlo es infracción grave, sancionable entre 751 y 7.500 euros según el grado.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que fichar una empresa de dos personas?

Sí. El artículo 34.9 del ET no establece umbral de plantilla.

¿Es obligatorio un sistema digital?

No. La ley no impone soporte. Lo que impone es registro diario, con inicio y fin concretos, conservado cuatro años y disponible para plantilla, representantes e Inspección.

¿Cuántos años hay que guardar el registro?

Cuatro, según el artículo 34.9. Los resúmenes mensuales del tiempo parcial, un mínimo de cuatro años según el artículo 12.4.c).

¿Los cargos directivos fichan?

Quien tiene relación laboral común, sí. La cuestión relevante es si la relación es común o de alta dirección, con su régimen propio.

¿Puedo usar huella para fichar?

Ninguna norma lo exige, y tratar datos biométricos tiene un régimen específico. Existen alternativas que no los tratan.

¿Sirve el cuadrante como registro?

No. El cuadrante planifica; el registro documenta lo realmente trabajado. Además, el calendario laboral del artículo 34.6 es una obligación distinta y adicional.

Cómo lo resuelve Tempika

La mayoría de estos mitos nacen de una confusión entre lo que la ley pide y lo que alguien vende. Tempika parte de lo primero: registro diario con inicio y fin concretos, categorías separadas para permisos, vacaciones y ausencias, correcciones que conservan autor, fecha y motivo, e histórico accesible durante los cuatro años del artículo 34.9.

El marcaje se hace desde la app, el kiosko en tablet con PIN, el QR o NFC, sin huella ni reconocimiento facial. Y cuando llega un requerimiento, el periodo se exporta desde el modo Inspección en CSV, XML y PDF.

Puedes empezar por la página principal de Tempika o repasar el marco completo en la guía de la ley del registro horario digital.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la LISOS, de la Ley 23/2015 y de la Orden ESS/1452/2016 consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.