Papel, Excel, app o biometría: ¿cuál eliges?
Cada método de fichaje tiene un coste, un riesgo legal y una facilidad de uso distintos. Los comparamos uno al lado del otro, sin venderte humo.
Ningún método gana en las cinco columnas a la vez
El papel y el Excel no cuestan nada de entrada, pero fallan justo donde más pesa: se pueden alterar sin dejar rastro. Una app o un kiosko cuestan algo más, pero dejan un registro pensado para resistir una inspección. Y la biometría, aunque parezca la opción más avanzada, abre un frente distinto: el RGPD.
SAN 4128/2023 (un Excel editable sin trazabilidad no es un registro fiable); RGPD (la biometría es dato de categoría especial). Compara las cinco filas de la tabla antes de decidir.
Comparativa
Papel, Excel, app/kiosko o biometría, lado a lado
Ninguna columna gana en las cinco filas a la vez: compara coste, riesgo legal, facilidad de uso, fiabilidad ante una inspección y cumplimiento RGPD antes de decidir.
Coste inicial
- Papel:
- Casi 0 €
- Excel:
- Casi 0 €
- App/Kiosko:
- Bajo (gratis hasta 3 personas)
- Biometría:
- Medio-alto (lector físico)
Riesgo legal ante una inspección
SAN 4128/2023 (un Excel editable sin trazabilidad no es un registro fiable)
- Papel:
- Alto
- Excel:
- Alto
- App/Kiosko:
- Bajo
- Biometría:
- Alto
Facilidad de uso
- Papel:
- Alta al fichar, baja para consultar
- Excel:
- Media (depende de cada persona)
- App/Kiosko:
- Alta
- Biometría:
- Alta si el sensor funciona bien
Fiabilidad ante una inspección
- Papel:
- Baja: sin sello de tiempo verificable
- Excel:
- Baja: editable sin dejar rastro
- App/Kiosko:
- Alta, si el registro es inalterable
- Biometría:
- Alta identificando a la persona
Cumplimiento RGPD
RGPD (la biometría es dato de categoría especial).
- Papel:
- Riesgo bajo
- Excel:
- Riesgo bajo
- App/Kiosko:
- Depende del proveedor
- Biometría:
- Riesgo alto
Comparativa orientativa, no un dictamen legal. El riesgo real depende de tu sector, tu plantilla y cómo uses cada sistema en la práctica. Ante una duda concreta, consulta con tu gestoría o un asesor laboral antes de decidir.
Qué comparamos
Tres criterios, no una opinión
Coste, riesgo legal y RGPD son los tres frentes donde más se juega la decisión. Facilidad de uso y fiabilidad ante una inspección, en la tabla de arriba.
Coste inicial ≠ coste real
Papel y Excel no cuestan nada de entrada. El tiempo de administración, los errores de traspaso y el riesgo de que un dato no cuadre en una inspección se pagan después, no al empezar.
El riesgo legal no es igual en las cuatro columnas
La ley no prohíbe expresamente el Excel, pero la Sentencia de la Audiencia Nacional 4128/2023 consideró que una hoja editable y sin historial no es un sistema fiable, porque se puede modificar sin dejar rastro.
La biometría no es la opción más segura
La huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial (art. 9 del RGPD). En una relación laboral el consentimiento del trabajador no vale como base jurídica, y la AEPD ya ha sancionado a empresas por fichar así.
Por qué Tempika es app/kiosko, no biometría
Un registro fiable, sin pedirte datos biométricos
Tempika se ficha desde web, móvil o kiosko. Cada fichaje se encadena con hash de forma inmutable, así que una alteración posterior se delata sola, sin huella dactilar ni reconocimiento facial.
Cero biometría
Detectamos fichajes fraudulentos con reglas explicables (ubicación imposible, dispositivo inusual), no con huella ni reconocimiento facial. Sin el riesgo del art. 9 RGPD desde el diseño.
Fichaje offline-first real
El sello se guarda en el momento real del fichaje, no en el de subida: sigue funcionando sin cobertura y sincroniza al volver la conexión.
Registro encadenado, exportable
Cada fichaje queda encadenado con hash de forma inmutable. Exporta el histórico completo en vez de reconstruirlo a mano ante una inspección.
Esto pesa más donde la plantilla rota, como en peluquerías, talleres o clínicas dentales. Si ya usas Excel y quieres saber si tu forma actual cumple, revisa el checklist de cumplimiento del registro de jornada, consulta el resto de herramientas gratuitas, o mira directamente nuestros planes y precios.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre qué método de fichaje elegir
Respuestas claras. Cuando algo depende de tu sector o tu plantilla, lo decimos.
Prueba un registro sin biometría, sin permanencia
Web, móvil o kiosko, con cada fichaje encadenado de forma inmutable. Empieza gratis y decide con datos reales, no con una hoja de cálculo.
Sin tarjeta · Sin permanencia · Baja en 1 clic