Encajar la formación dentro de la jornada planificada

La formación es el bloque de horas que peor encaja en un cuadrante. No genera facturación inmediata, se programa con meses de antelación y siempre acaba desplazándose al final de la tarde o a un sábado, con el argumento de que «así no se pierde producción». Ese argumento es exactamente el que produce la mayoría de las reclamaciones del área.

Porque no toda la formación es igual a efectos de tiempo de trabajo. Hay cursos cuyo tiempo la ley considera en todo caso trabajo efectivo, hay un permiso retribuido de veinte horas anuales que muchas empresas desconocen, y hay formación en prevención que debe impartirse dentro de la jornada siempre que sea posible. Distinguirlos es lo que permite planificar diciembre y enero sin abrir un frente.

TL;DR

La formación necesaria para la adaptación a las modificaciones del puesto corre a cargo de la empresa y su tiempo «se considerará en todo caso tiempo de trabajo efectivo» (art. 23.1.d) del ET).

Quien tenga al menos un año de antigüedad tiene derecho a un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo vinculada a la actividad de la empresa, acumulables hasta cinco años (art. 23.3 ET).

La formación en prevención debe impartirse dentro de la jornada siempre que sea posible o, en su defecto, con descuento del tiempo invertido, y su coste no recae en ningún caso sobre los trabajadores (art. 19.2 de la Ley 31/1995).

Existe además el derecho a los permisos necesarios para concurrir a exámenes cuando se cursan con regularidad estudios para obtener un título académico o profesional (art. 23.1.a ET).

Todo ello es materia de tiempo de trabajo: el art. 7.5 de la LISOS cita expresamente el artículo 23 del ET entre los preceptos cuya transgresión es infracción grave.

Las cuatro figuras del artículo 23

El artículo 23.1 del ET reconoce cuatro derechos distintos, y conviene no mezclarlos porque tienen efectos diferentes sobre el cuadrante.

Letra	Derecho	Efecto sobre la jornada
a)	Permisos necesarios para concurrir a exámenes, preferencia a elegir turno y a acceder al trabajo a distancia, cuando se cursan con regularidad estudios para un título académico o profesional	Ausencia por el tiempo del examen; condiciona la asignación de turno
b)	Adaptación de la jornada ordinaria para la asistencia a cursos de formación profesional	Reordena el horario, no necesariamente lo reduce
c)	Permisos de formación o perfeccionamiento profesional con reserva del puesto de trabajo	Ausencia con reserva de puesto
d)	Formación para la adaptación a las modificaciones operadas en el puesto de trabajo	Tiempo de trabajo efectivo en todo caso, a cargo de la empresa

La letra d) es la más contundente y la que más se ignora:

«A la formación necesaria para su adaptación a las modificaciones operadas en el puesto de trabajo. La misma correrá a cargo de la empresa, sin perjuicio de la posibilidad de obtener a tal efecto los créditos destinados a la formación. El tiempo destinado a la formación se considerará en todo caso tiempo de trabajo efectivo.»

«En todo caso» significa que no depende del convenio, ni de la voluntad de las partes, ni de si el curso se imparte fuera del horario habitual. Si se cambia un sistema, un equipo o un procedimiento y hay que formar a la plantilla para que pueda seguir haciendo su trabajo, ese tiempo es jornada.

El artículo 23.2 remite a la negociación colectiva los términos del ejercicio de estos derechos, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, directa o indirecta, entre trabajadores de uno y otro sexo.

El permiso de veinte horas del artículo 23.3

Es un derecho autónomo, distinto de los anteriores, y su redacción tiene varios condicionantes que conviene leer juntos:

«Los trabajadores con al menos un año de antigüedad en la empresa tienen derecho a un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa, acumulables por un periodo de hasta cinco años. El derecho se entenderá cumplido en todo caso cuando el trabajador pueda realizar las acciones formativas dirigidas a la obtención de la formación profesional para el empleo en el marco de un plan de formación desarrollado por iniciativa empresarial o comprometido por la negociación colectiva. Sin perjuicio de lo anterior, no podrá comprenderse en el derecho a que se refiere este apartado la formación que deba obligatoriamente impartir la empresa a su cargo conforme a lo previsto en otras leyes. En defecto de lo previsto en convenio colectivo, la concreción del modo de disfrute del permiso se fijará de mutuo acuerdo entre trabajador y empresario.»

Cinco elementos que resuelven casi todas las dudas de aplicación:

Antigüedad mínima de un año en la empresa.
Veinte horas anuales, retribuidas.
Vinculada a la actividad de la empresa: no es un permiso para cualquier formación.
Acumulables hasta cinco años: se puede concentrar el derecho de varios ejercicios.
Se entiende cumplido cuando la persona pueda realizar acciones formativas en el marco de un plan de formación de iniciativa empresarial o comprometido por la negociación colectiva.

Y una exclusión expresa que ordena el resto: no se computa en este permiso la formación que la empresa deba impartir obligatoriamente a su cargo conforme a otras leyes. La formación en prevención de riesgos laborales, por ejemplo, no consume esas veinte horas.

En defecto de previsión en convenio, el modo de disfrute se fija de mutuo acuerdo. Diciembre es buen momento para cerrarlo, porque el derecho es anual y la acumulación exige llevar la cuenta de un ejercicio a otro.

La formación en prevención: régimen propio

El artículo 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales impone al empresario garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva, tanto en el momento de su contratación —cualquiera que sea la modalidad o duración— como cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñe o se introduzcan nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo. Añade que esa formación deberá centrarse específicamente en el puesto o función de cada trabajador, adaptarse a la evolución de los riesgos y repetirse periódicamente si fuera necesario.

Su apartado 2 es el que afecta al cuadrante:

«La formación a que se refiere el apartado anterior deberá impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo o, en su defecto, en otras horas pero con el descuento en aquélla del tiempo invertido en la misma. La formación se podrá impartir por la empresa mediante medios propios o concertándola con servicios ajenos, y su coste no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores.»

Traducido: la regla por defecto es dentro de jornada. Impartirla fuera es la excepción, y cuando ocurre hay que descontar de la jornada el tiempo invertido. No es una compensación negociable: es lo que dice el precepto.

Cómo se encaja en el cuadrante sin romperlo

Decidir antes la calificación de cada acción. Antes de programar, hay que saber si el curso es del artículo 23.1.d) —tiempo de trabajo efectivo en todo caso—, del artículo 19 de la Ley 31/1995 —dentro de jornada siempre que sea posible—, del permiso de veinte horas del artículo 23.3 o de otra categoría. De esa decisión depende todo lo demás.

Usar la distribución irregular si hace falta mover horas. El artículo 34.2 del ET permite distribuir irregularmente la jornada a lo largo del año por convenio o acuerdo y, en defecto de pacto, el diez por ciento de la jornada, respetando los descansos mínimos y con un preaviso mínimo de cinco días sobre el día y la hora de la prestación resultante. Es el instrumento para comprimir la jornada de un día y liberar la mañana de formación de otro.

Vigilar los límites que la formación desplaza. Una sesión que termina a las 21:00 tras una jornada normal empuja contra las doce horas de descanso entre jornadas del artículo 34.3 del ET y contra el límite de nueve horas ordinarias diarias. Es el punto donde más se incumple sin querer.

Comprobar el efecto sobre las horas extraordinarias. Si la formación es tiempo de trabajo efectivo y produce un exceso sobre la jornada pactada, se aplica el artículo 35 del ET: tope de ochenta horas extraordinarias al año, abono en cuantía no inferior al valor de la hora ordinaria o compensación por descanso equivalente y, en ausencia de pacto, compensación mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

Contar con el turno. El artículo 23.1.a) reconoce preferencia a elegir turno de trabajo a quien cursa con regularidad estudios para la obtención de un título académico o profesional. En un cuadrante rotativo eso condiciona el reparto y conviene tenerlo escrito, no resolverlo caso a caso.

Lo que queda en el registro

El artículo 34.9 del ET obliga a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, y a conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Las horas de formación que son tiempo de trabajo efectivo se registran como jornada, con su categoría propia para poder distinguirlas después. Las que corresponden al permiso del artículo 23.3 se marcan como permiso retribuido de formación, con su cómputo contra las veinte horas anuales. Y las horas de examen del artículo 23.1.a) se anotan como ausencia justificada con su motivo.

Dejar cualquiera de las tres en blanco produce el mismo efecto: una jornada incompleta sin explicación. El procedimiento general está en la guía sobre cómo justificar una ausencia en el registro de jornada.

Y hay un motivo específico para hacerlo bien en esta materia. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, y en general el tiempo de trabajo «a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores». El artículo 23 está citado por su número. La sanción, según el artículo 40.1.b), va de 751 a 7.500 euros según el grado.

Preguntas frecuentes

¿La formación es tiempo de trabajo?

Depende de qué formación. El artículo 23.1.d) del ET establece que el tiempo destinado a la formación necesaria para la adaptación a las modificaciones operadas en el puesto de trabajo se considerará en todo caso tiempo de trabajo efectivo. Otras acciones formativas tienen su propio régimen.

¿Qué son las veinte horas anuales de formación?

Un permiso retribuido reconocido por el artículo 23.3 del ET a quienes tengan al menos un año de antigüedad en la empresa, de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo vinculada a la actividad de la empresa, acumulables por un periodo de hasta cinco años.

¿Puedo usar ese permiso para cualquier curso?

No. El precepto exige que la formación esté vinculada a la actividad de la empresa, y excluye expresamente la que la empresa deba impartir obligatoriamente a su cargo conforme a otras leyes.

¿La formación en prevención puede darse fuera de la jornada?

El artículo 19.2 de la Ley 31/1995 exige impartirla dentro de la jornada siempre que sea posible, y en su defecto en otras horas pero con el descuento en la jornada del tiempo invertido. Su coste no recae en ningún caso sobre los trabajadores.

¿Tengo derecho a permiso para ir a un examen?

El artículo 23.1.a) del ET reconoce el derecho a los permisos necesarios para concurrir a exámenes cuando se cursan con regularidad estudios para la obtención de un título académico o profesional, junto con la preferencia a elegir turno de trabajo.

¿Hay que registrar las horas de formación?

Sí. El artículo 34.9 del ET obliga al registro diario de jornada. Las horas que son tiempo de trabajo efectivo se registran como jornada, y las que corresponden a un permiso, con su categoría de permiso.

Cómo lo resuelve Tempika

La formación se descuadra cuando vive en un calendario aparte. En Tempika las sesiones se programan en el mismo cuadrante que el resto de la jornada, con su tipo —tiempo de trabajo efectivo, permiso retribuido de formación o ausencia por examen—, así que el parte del día muestra qué se hizo y bajo qué concepto en lugar de un bloque de horas sin etiquetar.

Antes de publicar el cuadrante, el sistema avisa si una sesión que termina tarde deja menos de doce horas de descanso hasta la jornada siguiente o si empuja la jornada diaria por encima de las nueve horas ordinarias. Y el saldo del permiso de veinte horas del artículo 23.3 del ET se lleva por persona y por año, con su acumulación, que es exactamente lo que se pierde cuando la cuenta va en una hoja de cálculo.

Cada apunte se encadena mediante hash con el anterior —el verifyChain—, así que las correcciones quedan trazadas con autor, fecha y motivo, y el modo Inspección entrega el periodo en CSV, XML y PDF.

Puedes revisar el detalle en las funcionalidades de Tempika o repasar el método completo en la guía de planificación de turnos.

Contenido elaborado por el Equipo Tempika (Summum Marketing) con la redacción vigente del Estatuto de los Trabajadores, de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y de la LISOS consultada en el BOE a 31 de julio de 2026. Tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico especializado.